Time-Saving Tips 
Following are some tips that have saved time for those who routinely 
rewrite documents in plain English: 
Photocopy the document, single sided, on 11" x 17" paper (ledger paper) 
to 120% of its original size. This gives you room to make notes in the 
margins and helps to save your eyesight. Keep your original document 
handy. You’ll use it again later. 
Read through the ledger-sized copy and take notes. In the margin of 
each paragraph, jot down the main and supporting points. (We suggest 
using a pencil unless you’re one of those people who does crossword 
puzzles in ink.) If you can’t find these points too easily, it may mean the 
paragraph is a hodgepodge of unrelated topics. 
This stage of the process can be “space-consuming.” In your workspace 
or in a conference room, tape or tack the pages of your document to the 
wall. If it’s too long, you may want to spread out just your outline and 
summary. 
Then, thinking of your investors, physically move the pages into the 
order that makes the most sense. If only parts of pages need to be 
moved, cut them out and move just the parts. Remember to group like 
information together. 
a plain english handbook 55 
8  
Image from pdf to ppt - Library control component:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Image from pdf to ppt - Library control component:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
When you start to reorder your document by moving pages or parts of 
pages, write on the page or section: 
•  where it appeared in the original document (the page number and 
paragraph, if applicable); and 
•  a number or letter to indicate its place in the new draft. 
It’s a good idea to keep the notes and questions you wrote in the mar­
gins distinct from your cross-reference marks by writing them in a dif­
ferent color. Use colored pencils, since it’s likely you’ll move sections 
around more than once. 
Once you have finished physically reorganizing the document, you may 
want to outline the new organization. On a separate piece of paper, 
write the names for the new sections you created. Under each section 
name, write down its major elements. This is the outline of your 
plain English draft and, with some revisions, will become your table 
of contents. 
Keep in mind that the most effective outlines are more like sketches— 
just detailed enough to set priorities and create logical relationships. 
Next to each entry on your outline, be sure to note where this informa­
tion appeared in the original document. This is very important. Cross-
referencing accurately now may save you hours of backtracking later. 
Tape your reordered sections on blank pieces of ledger size paper and 
photocopy them. This will be the master document from which you’ll 
rewrite. As you rewrite, each time you complete a sentence or 
paragraph, draw a line through it in pencil. This way you’ll be sure to 
account for all the original content in your rewrite. 
• 
56 a plain english handbook 
Library control component:C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document
PowerPoint to Image. Adobe PDF to Image. Tiff to Image. Dicom to Image. Microsoft PowerPoint to PDF. C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document.
www.rasteredge.com
Library control component:How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF
in WPF, C#.NET PDF Create, C#.NET PDF Document Viewer, C#.NET PDF Windows Viewer, C#.NET convert image to PDF How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF.
www.rasteredge.com
Using Readability 
Formulas 
and Style Checkers 
Readability formulas determine how difficult a piece of writing is to 
read. However, you should be aware of a major flaw in every readability 
formula. 
No formula takes into account the content of the document being 
evaluated. In other words, no formula can tell you if you have conveyed 
the information clearly. For the most part, they count the numbers of 
syllables and words in a sentence and the number of sentences in the 
sample. Of course, if you applied a readability formula to a traditional 
disclosure document, it would fail miserably. But keep in mind that by 
some formulas’ calculations, Einstein’s theory of relativity reads at a 
5th grade level. 
Some computerized style checkers analyze your grammar and identify 
the passive voice. They may suggest ways to make your writing more 
“readable.” Take their suggestions as just that—suggestions. The final 
test of whether any piece of writing meets its goal of communicating 
information comes when humans read it. 
• 
a plain english handbook 
57 
9  
Library control component:How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
Text Search. Insert Image. Thumbnail Create. Convert PDF to Word. |. Home ›› XDoc.Word ›› C# Word: Convert How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word.
www.rasteredge.com
Library control component:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
C# TIFF - Conversion from Word, Excel, PPT to TIFF. Learn How to Change MS Word, Excel, and PowerPoint to TIFF Image File in C#. Overview
www.rasteredge.com
58 a plain english handbook 
Library control component:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
VB.NET PowerPoint processing control add-on can do PPT creating, loading provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image to pdf files and
www.rasteredge.com
Library control component:VB.NET PowerPoint: Read & Scan Barcode Image from PPT Slide
VB.NET PPT PDF-417 barcode scanning SDK to detect PDF-417 barcode image from PowerPoint slide. VB.NET APIs to detect and decode
www.rasteredge.com
Evaluating the 
Document 
You can evaluate your document by testing it with a focus group. 
Experts call this “audience-centered” testing because it focuses on the 
interaction between a particular document and a representative sample 
of its readers. While the results are reliable, focus groups require time 
and money. 
Focus group testing tends to work better with shorter documents or 
portions of longer ones. You can also test the portions of your docu­
ment that you plan to use repeatedly. At the very least, you’ll have help­
ful feedback on the sections that investors are most likely to read and 
on the language that appears most frequently in your disclosure docu­
ments. Based on the test results, you can isolate the parts that cause 
the most confusion and fix them. 
If you don’t have the budget to test your document formally through 
focus groups, improvise. Ask individuals in your office who most 
closely resemble your investors to read your draft document and listen 
closely to their reactions. Ask others who have some distance from 
the project to read it. A fresh pair of eyes often picks up the “obvious” 
problems that those who have worked with the document miss. 
• 
a plain english handbook 
59 
10  
Library control component:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
slide(s) into image source. If you want to create a featured PPTX to PDF converting application, you may need other VB.NET APIs to customize PPT (.pptx) to
www.rasteredge.com
Library control component:VB.NET PowerPoint: VB Codes to Create Linear and 2D Barcodes on
The created Interleaved 2 of 5 barcode image on PPT PowerPoint PDF 417 barcode library is a mature and This PPT ISBN barcode creator offers users the flexible
www.rasteredge.com
60 a plain english handbook 
11  
Reading List 
If you want more information on how to write in plain English, 
we’ve listed just a few of the many resources available, including those 
from the SEC. You may want to visit your local library to review these 
books or a broader selection. Goldstein and Lieberman’s book, The 
Lawyer’s Guide to Writing Well, includes a comprehensive list of books 
about legal writing. We are not endorsing any of these books, but have 
included them as a resource for your convenience. 
Claire Kehrwald Cook,  Line by Line 
(Houghton Mifflin, 1985). 
Alan J. Davis, Graphs and Doublespeak, Quarterly Review of Doublespeak, 
Volume XVIII, Number 4, July 1992. 
Bryan A. Garner,  The Elements of Legal Style 
(Oxford University Press, 1991). 
_______, A Dictionary of Modern Legal Usage 
(Oxford University Press, 2nd ed., 1995). 
Tom Goldstein and Jethro K. Lieberman,  The Lawyer’s Guide 
to Writing Well 
(University of California Press, 1989). 
Karen Elizabeth Gordon,  The Transitive Vampire: A Handbook 
of Grammar for the Innocent, the Eager, and the Doomed 
(Times Books, 1984). 
_______, The New Well-Tempered Sentence, A Punctuation Handbook 
for the Innocent, the Eager, and the Doomed 
(Ticknor & Fields, 1993). 
a plain english handbook 
61 
William Lutz,  The New Doublespeak: Why No One Knows 
What Anyone’s Saying Anymore 
(HarperCollins, 1996). 
David Mellinkoff, Legal Writing: Sense & Nonsense 
(West Publishing Company, 1982). 
William Strunk, Jr., and E.B. White,  Elements of Style 
(Macmillan, 3rd rev. ed., 1981). 
Edward R. Tufte,  The Visual Display of Quantitative Information 
(Graphics Press, 1983). 
Robin Williams,  The Mac Is Not a Typewriter 
(Peachpit Press, 1990). 
Richard C. Wydick, Plain English for Lawyers 
(Carolina Academic Press, 2nd ed., 1985). 
William Zinsser, On Writing Well 
(Harper & Row, 4th ed., 1988). 
SEC publications 
Before & After Plain English Examples and Sample Analyses 
(SEC Division of Corporation Finance, April 4, 1998). 
Plain English Pilot Program: Selected Plain English Samples 
(SEC Division of Corporation Finance, January 28, 1998).  
Securities Act Release No. 33-7380, Plain English Disclosure, 
proposing release, (January 14, 1997) 62 FR 3512 (January 21, 1997).  
Securities Act Release No. 33-7497, Plain English Disclosure, 
adopting release, (January 28, 1998) 63 FR 6370 (February 6, 1998).  
•  
62 a plain english handbook 
12 
Keeping in Touch 
with Us 
We hope that this handbook will prove useful to you in drafting and 
creating plain English documents. Although we have drawn the sugges­
tions in the handbook from those who have written plain English 
documents and from experts in the field, we realize that much more 
will be learned along the way that can benefit all of us. 
We would appreciate receiving your suggestions on how we can 
improve this handbook. We would also like to collect as many examples 
of “befores” and their plain English “afters” as possible, as well as any 
tips that helped you save time and energy. 
Please forward your suggestions and “before” and “after” examples to: 
Nancy M. Smith 
Director 
Office of Investor Education and Assistance 
SEC 
450 5th Street, N.W. 
Washington, D.C. 20549  
• 
a plain english handbook 
63 
64 a plain english handbook 
Documents you may be interested
Documents you may be interested