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How to Perform Scan to E-mail    49
8
Specify the following items as you require and click the [EDIT] but-
ton.
y FRAGMENT MESSAGE SIZE
Select the size of the message fragmentation.  If the size of attached file exceeds the 
selected size, this equipment divides the data into some small blocks.
y [FROM ADDRESS]
Press this button to edit the From Address for E-mail.  When the administrator enable the 
User Authentication for Scan to E-mail and set that From Address cannot be edited, you 
cannot edit the From Address.
y [FROM NAME]
Press this button to edit the From Name for E-mail.
When you press the [FROM ADDRESS] or [FROM NAME] button, the letter entry screen 
is displayed. Enter the value using the keyboard and digital keys, and press the [ENTER] 
button to set the entry.
9
Specify the following items as you require, and press the [Next] 
button.
y SINGLE/2-SIDED SCAN
[SINGLE] — Press this when scanning only the front page of originals.
[BOOK] — Press this when scanning both side of originals in the same direction.
[TABLET] — Press this when scanning front page in the general direction, and scanning 
back page rotated 180 degree.
y ROTATION
[0 degree] — Press this not to rotate the scanned image.
[90 degree right] — Press this to rotate the scanned image 90 degree on the right.
[180 degree] — Press this to rotate the scanned image 180 degree.
[90 degree left] — Press this to rotate the scanned image 90 degrees on the left.
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4 Scan to E-mail
50    How to Perform Scan to E-mail
y ORIGINAL MODE
[TEXT] — Press this when scanning the originals that contain texts.
[TEXT/PHOTO] — Press this when scanning originals that contain texts and photos.
[PHOTO] — Press this when scanning originals that contain photos printed on 
photographic paper.
[GRAY SCALE] — Press this when scanning originals as gray scale pictures.
y RESOLUTION
[600] — Press this when scanning originals in 600 dpi.
[400] — Press this when scanning originals in 400 dpi.
[300] — Press this when scanning originals in 300 dpi.
[200] — Press this when scanning originals in 200 dpi.
[150] — Press this when scanning originals in 150 dpi.
10
Specify the following items as you require, and press the [Next] 
button.
y ORIGINAL SIZE
Select the button of the original size, or select the [AUTO] button to automatically detects 
the original size.
When placing the different size originals on the Automatic Document Feeder, select the 
[MIXED ORIGINAL SIZE] button.
y EXPOSURE
Press light or dark buttons to specify the exposure for scanning manually, or press the 
[AUTO] button to select auto mode for the exposure mode for scanning.
y JPEG COMPRESS
Select the JPEG compression for scan data.  This can be set only when the [GRAY 
SCALE] button is selected at the ORIGINAL MODE option.
11
Specify the following items as you require, and press the [Enter] 
button.
y BACKGROUND ADJUSTMENT
Press light or dark buttons to specify the background for scanning manually.
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How to Perform Scan to E-mail    51
y SHARPNESS
Press light or dark buttons to specify the sharpness for scanning manually.
12
Press the [ENTER] button.
y The screen returns to the basic scan menu.
You can press the [START] button to start sending the E-mail at this screen without 
pressing the [ENTER] button.
13
Press the [SCAN!] button.
You can also set another scan agent, by pressing either the [SCAN TO E-FILING] button 
or [SCAN TO FILE] button to set the scanning conditions.
  P.26 “How to Perform Scan to e-Filing”
  P.36 “How to Perform Scan to File”
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PDF Viewer control as well as a powerful online PDF converter. Able to choose TIFF file compression mode. Convert PDF to image file formats with high quality
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4 Scan to E-mail
52    How to Perform Scan to E-mail
14
If the “To continue, place document on glass.  And press Scan!” 
message is displayed, place another original on glass and press 
[SCAN!] to scan another original, or press the [JOB FINISH] button 
to finish scanning.
y When the original is set on the Automatic Document Feeder, this screen is not dis-
played.  However, this screen is displayed when you press the [CONTINUE] button 
during scanning the originals.
y If you want to cancel the storage of the scanned data, press the [JOB CANCEL] but-
ton.
y You can change the setting of the original type and scanning conditions, using the 
[EDIT] button before pressing the [SCAN!] button.
Specifying Destinations
When pressing the [E-MAIL TO] button in the SCAN TO E-MAIL screen, the ADDRESS BOOK 
screen is displayed.
You can specify E-mail addresses for Scan to E-mail by following methods:
  P.52 “Entering an E-mail address manually”
  P.53 “Selecting from address book”
  P.54 “Searching with ID number for a contact”
  P.55 “Searching with search strings from address book”
  P.57 “Searching with search strings from LDAP server”
  P.59 “Selecting from groups”
  P.60 “Searching with ID number of a group”
  P.62 “Searching with group name”
Entering an E-mail address manually
1
Press the [E-MAIL ADDRESS] button.
y The letter entry screen is displayed.
software Library cloud:VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
PDF Viewer control as well as a powerful online PDF converter. Able to choose TIFF file compression mode. Convert PDF to image file formats with high quality
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software Library cloud:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
SharePoint. C#.NET control for splitting PDF file into two or multiple files online. Support to break a large PDF file into smaller files.
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How to Perform Scan to E-mail    53
2
Enter the E-mail address that you want to send using the keyboard 
and digital keys, and press the [ENTER] button to set the entry.
3
Press the [SETTINGS] button.
y The screen returns to the SCAN TO E-MAIL screen.
y Before pressing the [SETTINGS] button, you can specify other E-mail addresses as 
you require.
y You can confirm or remove the E-mail addresses that you specified in the DESTINA-
TION screen which can be displayed by pressing the [DESTINATION] button.
  P.63 “Confirming or removing E-mail addresses from destination”
Selecting from address book
1
Press the contacts that you want to send.
y The selected contacts are displayed as reversed buttons.  To cancel the selection, 
press the contact again, then the button will be a normal button.
software Library cloud:XDoc.HTML5 Viewer for .NET, Zero Footprint AJAX Document Image
View, Convert, Edit, Sign Documents and Images. Choose file display mode. We are dedicated to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
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software Library cloud:VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Convert smooth lines to curves. Detect and merge image fragments. Flatten visible layers. VB.NET Demo Code to Optimize An Exist PDF File in Visual C#.NET Project
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4 Scan to E-mail
54    How to Perform Scan to E-mail
2
Press the [SETTINGS] button.
y The screen returns to the SCAN TO E-MAIL screen.
y Before pressing the [SETTINGS] button, you can specify other E-mail addresses as 
you require.
y You can confirm or remove the E-mail addresses that you specified in the DESTINA-
TION screen which can be displayed by pressing the [DESTINATION] button.
  P.63 “Confirming or removing E-mail addresses from destination”
Searching with ID number for a contact
1
Press the [KNOWN ID] button.
y The KNOWN ID screen is displayed.
2
Enter the ID number of the contact that you want to search using 
the digital keys, and press the [ENTER] button.
y The ADDRESS BOOK screen that contains the contact of the specified ID is dis-
played.
How to Perform Scan to E-mail    55
3
Press the contact that you want to send, and press the [SETTINGS] 
button.
y The screen returns to the SCAN TO E-MAIL screen.
y Before pressing the [SETTINGS] button, you can specify other E-mail addresses as 
you require.
y You can confirm or remove the E-mail addresses that you specified in the DESTINA-
TION screen which can be displayed by pressing the [DESTINATION] button.
  P.63 “Confirming or removing E-mail addresses from destination”
Searching with search strings from address book
1
Press the [SEARCH ADDRESS] button.
y The ADDRESS SEARCH screen is displayed.
4 Scan to E-mail
56    How to Perform Scan to E-mail
2
Press the buttons to enter the search strings that you want to spec-
ify, and then enter the [SEARCH] button.
y When pressing each button, the letter entry screen is displayed.  Enter the value 
using the keyboard and digital keys, and press the [ENTER] button to set the entry.
It will search for the contacts that contain the search text in the specified items.
If the [DIR SERVICE] button is displayed as a selected button, this equipment will search 
for contacts in the LDAP server.  In that case, press the [DIR SERVICE] button to display 
the Directory Service Name screen and clear the selection of a directory service.  Then 
press the [ENTER] button to return the ADDRESS SEARCH screen.
3
Press the contact that you want to send, and press the [ENTER] 
button.
y The screen returns to the ADDRESS BOOK screen.
How to Perform Scan to E-mail    57
4
Press the [SETTINGS] button.
y The screen returns to the SCAN TO E-MAIL screen.
y Before pressing the [SETTINGS] button, you can specify other E-mail addresses as 
you require.
y You can confirm or remove the E-mail addresses that you specified in the DESTINA-
TION screen which can be displayed by pressing the [DESTINATION] button.
  P.63 “Confirming or removing E-mail addresses from destination”
Searching with search strings from LDAP server
To search contacts in the LDAP server, the directory service must be registered using Printer 
Utility by the network administrator.
1
Press the [SEARCH ADDRESS] button.
y The ADDRESS SEARCH screen is displayed.
4 Scan to E-mail
58    How to Perform Scan to E-mail
2
Press the [DIR SERVICE] button.
y The Directory Search Name screen is displayed.
When the [DIR SERVICE] button is displayed as a selected button, this equipment is cur-
rently configured to search a default directory service.
3
Select the directory service name that you want to search from, and 
press the [ENTER] button.
y The screen returns to the ADDRESS SEARCH screen.
4
Press the buttons to enter the search strings that you want to spec-
ify, and then enter the [SEARCH] button.
y When pressing each button, the letter entry screen is displayed.  Enter the value 
using the keyboard and digital keys, and press the [ENTER] button to set the entry.
It will search for the contacts that contain the search text in the specified items.
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