Adobe InCopy CC Workflow Guide
Executive overview
Effective publishing demands tightly choreographed collaboration among editorial groups 
and design groups working against ever-present, urgent deadlines. With a more efficient 
workflow, editorial and design professionals can devote more time to the quality of the work 
and less to the mechanics of the publishing process.
Regardless of company size, a large number of publications are created by small, tightly knit 
teams of editors and designers. Publications created by fairly small workgroups need an 
efficient workflow but often make do with a combination of Microsoft Word, a page layout 
application, and many rounds of paper proofs. Because these tools and techniques are not 
designed for tight collaboration, combining them in editorial workflows often leads to delays, 
inefficient workarounds, and compromised quality. 
Adobe InCopy CC software is a professional writing and editing program that integrates tightly 
with Adobe InDesign CC software to deliver a complete solution for collaborative editorial 
workflow for any size publishing workgroup. InCopy CC lets writers and editors simultaneously 
develop their individual stories directly in the InDesign CC layout, even while the designers 
are working on the same layout in InDesign.  Because InCopy CC and InDesign CC use the 
same technology for composing text and displaying graphics, writers, editors, and designers 
can visualize exactly how copy and layout interact—throughout the workflow, rather than just 
at the end.
This guide explains how using InCopy CC and InDesign CC together reduces review-and-
revision cycles between editors and designers, improves editorial control over copy, and gets 
publications to market faster. It also provides a step-by-step overview of how to set up an 
effective InCopy CC workflow that’s easily customized for your workgroup’s needs.
Adobe® InCopy® CC and InDesign® CC 
Collaborative Editorial Workflow 
Table of contents
1  Executive overview
2   Bridging the gap between  
editorial and design
  Moving to an InCopy CC  
workflow
  Step-by-step InCopy CC 
workflow examples
14   Appendix A: InCopy CCand 
InDesign CC workflow features 
19   Appendix B: InCopy CC and 
Microso晴 Word integration 
features
Print pdf to tiff - software control cloud:C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net, ASP.NET MVC, Ajax, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for How to Convert PDF File to Tiff Image File
www.rasteredge.com
Print pdf to tiff - software control cloud:VB.NET PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in vb.net, ASP.NET MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free VB.NET Guide to Render and Convert PDF Document to TIFF
www.rasteredge.com
2
Adobe InCopy CC Workflow Guide
Bridging the gap between editorial and design
An ideal workflow enables everyone to focus on his or her own work without being slowed 
down, rushed, or hindered by others. However, publishing teams often devise an approach to 
working together that is less than ideal.
Conventional publishing workflows: Linear and iterative
Many of the challenges faced by smaller publishing workgroups stem from the lack of an 
integrated workflow solution. They combine word processing and page layout applications 
from different vendors instead. Although both types of applications are well suited for their 
respective purposes—developing copy and designing pages—they are not conducive to 
seamless collaboration. In particular, writers and editors cannot see copy in the context of a 
layout until it is placed in the page layout application. Once it is, they can no longer work on it 
directly. Neither editorial nor design has an easy way of assessing precisely how their work will 
come together: how the copy will fit the layout or how images and other design elements will 
complement the copy. 
To solve this problem, various workarounds have become standard practice. These 
workarounds often include numerous hard-copy proofs marked up by editors and submitted 
to the designer, who then makes the required changes in the layout. This editing cycle can be 
repeated multiple times, resulting in additional material costs, and more important, a 
significant decrease in efficiency and job satisfaction.
Conventional linear workflow
Copy 
to proof
Second layout 
proof
Final 
copy
nth layout 
proof
Final layout 
for printer
Copy 
to edit
First layout 
proof
?
Content is developed “blind” with respect to the publication’s layout file. Only a晴er the layout proofing rounds begin 
can editors fix copyfi瑴ing problems. 
Editors lose direct control of the editorial process, and designers are forced to serve as their 
eyes and hands. Frustration can be high, errors are common, and quality may suffer.
If editorial and design proceed concurrently, without the right collaboration tools in place, 
editorial may produce copy that’s too long, too short, or poorly suited to its visual context. 
Design may produce layouts and graphics that don’t complement the copy, or they lose 
precious time reformatting content when stories are updated. Also, editors may hover over 
designers, making over-the-shoulder copy corrections. 
The InDesign CC and InCopy CC workflow: Concurrent and collaborative
Implementing an InDesign CC and InCopy CC workflow transforms the production process by 
making it easy for editors and designers to work together. 
Using InDesign CC, the designer makes layout content editable by InCopy users by putting 
individual spreads or the complete document on a networked file server. Using InCopy on 
their local computers, one or more editors can open this file from the server at the same time, 
editing their stories within the layout, without having to wait for a printout. 
As editors save their changes to stories in the layout, the system keeps everyone else who’s 
working on the publication up to date with their revisions. Since InCopy users are working in 
the live layout file, they can “write to fit” (or edit to fit) from the start, dramatically reducing the 
number of proofing rounds required. 
A cross-platform solution
InCopy CC for Windows® flawlessly opens InDesign 
CC files created on a Mac and vice versa. 
Mac OS 
Windows
Mac OS 
Windows
software control cloud:C# PDF Print Library: Print PDF documents in C#.net, ASP.NET
Annotate PDF. WPF: Export PDF. WPF: Print PDF. PDF Create. Create PDF from Word. Create PDF from Excel. Create PDF from PowerPoint. Create PDF from Tiff. Create
www.rasteredge.com
software control cloud:VB.NET PDF Print Library: Print PDF documents in vb.net, ASP.NET
Annotate PDF in WPF. Export PDF in WPF. Print PDF in WPF. PDF Create. Create PDF from Word. Create PDF from Excel. Create PDF from PowerPoint. Create PDF from Tiff
www.rasteredge.com
3
Adobe InCopy CC Workflow Guide
InCopy CC and InDesign CC parallel workflow (simple overview) 
Shared layout  
and content  
on server 
INDESIGN 
Designer 
INCOPY
Writer
Editor
Proofreader
Final layout 
for printer 
周e designer places the InDesign layout on a central file server. Text and image frames in the layout 
are assigned for review and editing to a contributing member of the editorial workflow. Multiple 
InCopy users can open spreads and edit content from the same layout file concurrently while it’s on 
the server, even if the designer has it open in InDesign. 
However, to protect the integrity of the design, InCopy allows editors to edit only the contents 
of text and image frames that the designers have designated as editable in the layout. Editors 
cannot change page geometry (move or resize frames, add or delete frames or pages, apply 
text wrap, and so on). While they can apply local text formatting and any text styles that are 
associated with the layout to their stories, editors cannot add, delete, or modify any of the 
styles. If the designer is working on the same layout concurrently and saves changes to it in 
InDesign, any editor who has it open in InCopy is notified that the design is out of date. 
Choosing File > Update Design in InCopy immediately refreshes the layout to reflect the latest 
state of the publication, without losing any of the InCopy user’s edits.
When the editors have completed their work on the stories and the designer has updated all 
the InCopy content in the layout, the file is ready for preflighting and handoff to a 
commercial printer.
Off-the-shelf  
InCopy CC and  
InDesign CC 
周ird-party developer 
solutions that add 
structure and features 
to the InCopy and 
InDesign workflow 
SI enterprise-level 
production and 
management systems 
with InCopy and 
InDesign at the core 
Cost of entry
Low
Moderate
High 
Workgroup size 
(per publication) 
2–15
5–30
15–100+ 
Technology 
infrastructure 
Folders and files on a 
networked file server 
File server or simple 
database running on the 
file server 
High-end database 
running on a dedicated 
database server 
Customizable UI
Yes
May be enabled
May be enabled 
Extensible
Minimal
Minimal
High 
Support services
Standard
Varies
High 
More information
www.adobe.com/incopy
www.adobe.com/
products/plugins/incopy
www.adobe.com/
products/incopy/
integrated
Selecting the right implementation of InCopy 
Large publishing workgroups tend to invest 
in highly structured workflows supported by 
features such as automatic routing, user roles, 
and database reporting. Because smaller 
workgroups don’t need this kind of structure, 
InCopy CC paired with InDesign CC provides a 
simple, flexible solution that enables team 
members to work in parallel without interfering 
with one another’s work. The basic InCopy CC 
and InDesign CC workflow is ideal for project 
teams of 2 to 15 people, such as small to midsize 
book publishers, weekly newspapers, corporate 
communications teams, and monthly maga- 
zine publishers. Consult the table at the le晴 for 
guidance on selecting the right way to integrate 
InCopy based on the size and complexity of 
your organization. 
A powerful tool for editors
InCopy CC delivers an impressive array of power-
user tools in a user-friendly package. Here is a 
brief overview:
Parallel workflow—Accelerate production by 
working simultaneously instead of in sequence. 
Designers can work on an InDesign document 
while writers edit the same document’s text 
in InCopy, without fear of overwriting one 
another’s work.
Page visualization—Write and edit to fit the 
layout precisely. View accurate feedback on the 
status of copyfi瑴ing, line endings, and hyphen-
ation, or simply view a story as it appears on 
the original page layout. Writers are notified of 
changes to the InDesign layout so they can copy-
fit as needed to a changing design. 
Productivity—Meet deadlines more efficiently 
using editorial features such as a powerful Find/
Change command; extensive paragraph, charac-
ter, and table styles; dynamic cross-references; 
and support for rapid editing and forma瑴ing 
using only the keyboard.
software control cloud:C# Create PDF from Tiff Library to convert tif images to PDF in C#
Create PDF from Tiff. |. Home ›› XDoc.PDF ›› C# PDF: Create PDF from Tiff. C#.NET PDF - .NET PDF Library for Creating PDF from Tiff in C#.
www.rasteredge.com
software control cloud:VB.NET PDF - Print PDF with VB.NET WPF PDF Viewer
Annotate PDF in WPF. Export PDF in WPF. Print PDF in WPF. PDF Create. Create PDF from Word. Create PDF from Excel. Create PDF from PowerPoint. Create PDF from Tiff
www.rasteredge.com
4
Adobe InCopy CC Workflow Guide
Moving to an InCopy CC workflow
Making the transition to an InCopy workflow is surprisingly easy and flexible. InDesign CC 
contains all the tools necessary for design and production staff to participate in the workflow, 
so all that’s needed is to install InCopy CC on the editorial workstations. InCopy can be flexibly 
integrated with any stage of the editorial process. An editor may begin composing a story 
directly in InCopy (in a standalone InCopy file or an empty placeholder text frame in the layout 
file) or may choose to import finished content created in Word and use InCopy only for late-
stage copyfitting in the layout. 
Publishers with a local network file server can choose to implement a layout-based workflow, 
an assignment-based workflow, or a combination of the two. To accommodate off-network 
InCopy users, or if no local server is available, remote workflows can be set up with email-
based assignments. These options, described in the following paragraphs, allow publishers to 
customize their workflow based on the speed of the local network, the size of the layout files, 
the number of editors involved in the same project, and whether users are on- or off-site.
Layout-based workflow. The most straightforward way to implement an InCopy workflow is to 
place the InDesign layout (INDD) file on a local network file server and have all publication 
staff work with it directly off the server. Designers open the file over the network in InDesign. 
Editors and writers open the same InDesign layout over the network with the File > Open 
command in InCopy, allowing them to see and edit their stories “live” in the actual layout. One 
InDesign user and one or more InCopy users may open and work on the same layout file 
concurrently. 
Initially, an InDesign layout file is read-only when opened in InCopy. To make content editable 
for InCopy users, the designer needs to export the layout’s text and image frames to InCopy 
content (ICML) files, saving them on the server in a project subfolder. The layout’s content 
(text and images) is now linked to the exported files. Editors can open the layout in InCopy 
and edit the content in the linked frames. A built-in check-in/checkout system prevents more 
than one user from editing the same content in the layout at the same time.
Layout-based workflow
InDesign layout and 
linked content files on 
network server
INDD
ICML
C
B
A
A
B
C
Writer
Editor
Proofreader
A
B
C
A
B
C
A
B
C
INCOPY
Designer
(opens layout from 
server)
A
B
C
INDESIGN
open over the network       
linked files
Final layout 
for output
Assignment-based workflow. Assignment (ICMA) files are subsets of full InDesign layout 
(INDD) files, often containing only one or two spreads from a much larger InDesign document, 
and so are faster to open over the network. Even if network speed is not an issue, assignments 
allow the designer to provide editors with a single document containing only the content for 
which they are responsible. 
Ada’s four pages
Joe’s two pages
Mary’s six pages
Full InDesign layout
INCOPY
INDESIGN
Multiple InCopy assignment (ICMA) files can be created and managed from a single InDesign layout file.  
Here the designer has exported three assignments, one for each of the editors working on the publication.
Understanding linked content (ICML) files 
Most content in an InDesign layout (INDD) file 
is contained in a text or image frame. Design-
ers create these frames, position them on the 
page, and fill them with text or graphics using 
InDesign tools. Some frames may be empty 
“placeholders,” awaiting content.  
In the InCopy CC workflow, designers can export 
the formatted contents of any text or image 
frame, or even an empty one, to an exter-nal 
InCopy (ICML) file. This creates a dynamic link 
between the ICML file and the content in the 
source frame in the INDD file. 
Only the contents of linked frames (those that 
are linked to external ICML files) are editable 
by InCopy users. Other frames’ content that the 
designer did not export, such as page folios and 
background images, are visible in the InCopy 
layout view, but are not editable.
INDD
INDD
ICML
C
B
A
A
B
C
ICML
software control cloud:C# WPF PDF Viewer SDK to view, annotate, convert and print PDF in
as well. Users can export and convert PDF to Word, Tiff, TXT and various of image file formats. Print PDF in WPF PDF Viewer. By using
www.rasteredge.com
software control cloud:C# WPF PDF Viewer SDK to print PDF document in C#.NET
Annotate PDF. WPF: Export PDF. WPF: Print PDF. PDF Create. Create PDF from Word. Create PDF from Excel. Create PDF from PowerPoint. Create PDF from Tiff. Create
www.rasteredge.com
5
Adobe InCopy CC Workflow Guide
Assignments are easy to create. Using the InDesign Assignments panel, the designer sets up 
assignment files by exporting to a new assignment the text and image frames for a specific 
editor. InDesign automatically creates assignment and content subfolders in the layout’s 
project folder on the network file server. It saves new ICMA files in the assignments subfolder, 
and from the frames selected by the designer, it exports linked ICML files to the content 
subfolder. Editors open their own assignment files in InCopy to edit their content. The same 
check-in/checkout system prevents the designer from modifying a frame’s content while an 
editor is working on it, and vice versa.  
INCOPY
INDESIGN
Final layout 
for printer
ICML
ICMA
C
B
A
Designer
(layout may be local, as 
shown, or on server)
A
Assignment-based workflow
InCopy assignments and linked  
content files on network server
Proofreader
Editor
A
C
C
Writer
B
B
A
open over the network       
linked files
Remote workflow. If an editor is off-site and cannot access the file server, or if a publishing 
team doesn’t have access to a central file server, InCopy can be used remotely. This solution 
requires the use of assignments for any editor who is working remotely, even if the workgroup 
is using a layout-based workflow locally. 
After creating an assignment for an editor, the designer chooses the Package For InCopy 
command in InDesign, which creates a single, compressed ICAP  file that can be emailed to the 
editor or uploaded to an FTP server. The package file contains everything an InCopy user 
needs to view the layout and edit content within it, including the assignment file and all the 
linked content files associated with it. When the designer packages an assignment, the system 
also checks out all its content from the local server on the remote editor’s behalf, preventing 
local users (including the designer) from editing the content while it’s being worked on by the 
off-site editor. 
ICMA
INDD
A
B
C
A
B
C
Remote workflow (email-based assignments)
Remote editor
1.  Designer creates an assignment
and then emails an InCopy 
assignment package (ICMA and 
ICML files) to editor.
3.  Editor creates an InDesign 
assignment package with 
updated content and emails it to 
designer.
4.  Designer opens
package; InDesign 
automatically
updates layout’s 
content with
editor’s changes.
2.  Editor opens 
package, edits 
content in InCopy 
assignment, and
saves changes.
Designer
ICAP
INDESIGN
INCOPY
IDAP
When the remote editor opens the packaged assignment on his or her own computer, the file 
automatically unpacks itself, opening the assignment file in InCopy and allowing the editor to 
edit its content. When finished, the editor can use the same procedure for packaging the 
assignment and modified stories into a single file and sending it off, either to another editor as 
an InCopy package (ICAP) file or back to the designer as an InDesign package (IDAP) file. When 
the designer receives and opens an IDAP file, it automatically unpacks itself, checks the 
content back in, and allows the designer to update the layout with the editor’s changes. 
About file types
The InCopy CC workflow entails working with 
three main types of files (in bold) and three 
others that are used in special situations. Each 
type has its own filename extension to distin-
guish it in the operating system, the InCopy CC 
Story bar, and InCopy CC and InDesign CC status 
messages.
INDD
周e InDesign layout, containing 
a mix of native, embedded, and 
linked page elements in frames. 
ICML
周e native format for InCopy 
documents. When the content of a 
text or graphics frame in InDesign 
is exported from the InDesign 
layout to InCopy format, the 
resulting ICML file is known as a 
“linked content file” because it’s 
linked to the layout. 
ICMA
An InCopy assignment file, 
containing layout previews from 
a subset of the InDesign (INDD) 
file and full editorial access to the 
linked content (ICML) in the text 
and image frames the designer 
associated with it.
ICMT
An InCopy template for a  
standalone ICML file.
ICAP
An InCopy package file used in 
remote workflows, containing an 
assignment (ICMA) file and all its 
associated ICML files.
IDAP
An InDesign package file used in 
remote workflows, containing 
an ICMA file and its associated 
ICML files.
software control cloud:VB.NET Create PDF from Tiff Library to convert tif images to PDF
Word, C# extract text from PDF, C# convert PDF to Jpeg, C# compress PDF, C# print PDF, C# merge PDF files, C# view PDF online, C# convert PDF to tiff, C# read
www.rasteredge.com
software control cloud:VB.NET PDF - WPF PDF Viewer for VB.NET Program
annotate PDF document with various notes and shapes, convert PDF to Word document, Tiff image, TXT file and other images file formats, and print PDF document.
www.rasteredge.com
6
Adobe InCopy CC Workflow Guide
Step-by-step InCopy CC workflow examples
Chicago Wilderness magazine: Current issue
Chicago Wilderness is a 124-page, full-color, quarterly magazine offering its outdoor enthusiast 
subscribers in-depth articles about Chicago-area wilderness destinations, news about nature 
conservancy efforts, and colorful wildlife photography. 
In this step-by-step scenario, a designer named Peter, a writer named Kate, and a copyeditor/
proofreader named Gina are working on the fall 2010 issue. Since the InDesign layout is a 
single, 124-page file on the server, too large for the editors to comfortably open and work on 
over their network, Chicago Wilderness uses an assignment-based workflow. Kate will write 
copy for the feature on restoration efforts at nearby Wolf Lake. Peter, the designer, needs to 
create an InCopy assignment for her that includes all the elements in the article.
Set up an assignment in InDesign
In InDesign, on the four pages in the layout allotted for the Wolf Lake story, Peter roughs out a 
design with images and placeholder text frames and then selects frames from the first spread 
and drags them on top of the New assignment icon 
at the bottom of the Assignments panel. 
He names the assignment “Wolf Lake” and clicks OK (see sidebar at left). InDesign 
automatically saves this file in the project’s assignments folder, CW_Fall10 Assignments, which 
it created and named based on the name of the InDesign layout. The exported ICML files, one 
for each content frame Peter included in the assignment, are automatically saved to a content 
folder within the CW_Fall10 Assignments folder. 
周e first spread of Kate’s feature article on Wolf Lake. 周e frame at the top right, and the series of threaded frames 
(comprising a single story) at the bo瑴om, have been exported to icml format and associated with Kate’s 
assignment. You can see the names of the two linked icml files in the Assignments panel in InDesign. 
On the second spread reserved for Kate’s feature, Peter adds the remaining frames to Kate’s 
assignment by dragging and dropping them onto the Wolf Lake entry in the Assignments 
panel. He chooses Update Selected Assignment from the Assignments panel menu and alerts 
Kate, the writer, that the assignment is ready for her to work on.
Write and edit content in InCopy
In InCopy, Kate opens the Wolf Lake.icma file from the CW_Fall10 Assignments folder on the 
server. The assignment file is much smaller than the InDesign layout because it includes only 
the two spreads containing her story frames, not the entire 124-page layout. Kate selects the 
name of the assignment in the Assignments panel and clicks the Check Out icon 
at the 
bottom of the panel to prevent others from editing the same stories while she’s working on 
them. She begins writing the main feature story.
A
B
C
A. 周e Assignments panel in InCopy lists the editable content in the active file.  B. Before she can begin writing, Kate 
checks out the stories by selecting the name of the assignment and then clicking the Check Out icon at the bo瑴om of 
the panel.  C. 周e pencil icons confirm the checkout.
About assignment options
An assignment includes an assignment name, the 
name of the InCopy user who will work on the 
assignment, and a color for identifying assigned 
frames in InCopy and InDesign. Additional 
controls determine how much context a writer or 
editor sees when working on an assignment:
Placeholder Frames creates an assignment
that includes all spreads containing assigned 
frames. However, only assigned frames display 
their text or graphics content and can be 
checked out; all other frames appear empty. 
For writers and editors who prefer to focus 
exclusively on their content, this option elimi-
nates nonessential information.
Assigned Spreads creates an assignment
that includes all spreads containing assigned 
frames. All frames—not just assigned frames—
display their text or graphics content. However, 
only assigned frames can be checked out. 周is 
is the default option.
All Spreads creates an assignment that
includes all pages and spreads regardless 
of whether they contain assigned frames. 
However, only assigned frames can be checked 
out. 周is option lets writers and editors 
see their work in the context of the entire 
InDesign layout.
7
Adobe InCopy CC Workflow Guide
As she works, Kate switches among one of the three page views in InCopy CC: Layout, Story, 
and Galley. When she just wants to get the words down on “paper,” she uses Story view. When 
she wants to see line breaks and line numbers, she chooses Galley view. 
Story and Galley view, easily accessible by tabs at the top of the window, show the editable text content (including 
overset text) of the current InDesign layout or assignment in one scrolling window, without distracting text 
forma瑴ing and surrounding page elements. Galley view (le晴) includes line numbers and stays true to the layout’s 
line breaks. Story view (right) flows text to the edge of the window, as in Word, so less scrolling is required. Gray 
story bars separate individual stories.
When she wants to see her words in context with the design, Kate works in Layout view. Text 
formatting, image wraps, footnotes, page jumps, folios, background colors, and other page 
elements appear exactly as they do in InDesign. Kate can zoom in (up to 4,000%) for close-up 
work of text set in small type sizes or zoom out for an overall look at multiple spreads at once. 
The InCopy CC Layout view in normal mode (left) shows nonprinting frame edges, ruler guides, bleeds, the 
pasteboard, and content status icons. Page elements that are not editable are screened back as a visual cue. 
Switch to Preview mode (right) to hide the pasteboard and see an accurate print preview of all content in the 
layout. Content can be edited in either mode.
Regardless of which view Kate’s working in, the Copyfit Info panel keeps her up to date with 
her progress. If her text exceeds the amount of space allotted to the story in the layout, she 
can access the overset copy in Galley or Story view and edit to fit.
周e Copyfit Info panel provides continuously updated statistics on the current story’s word, line, and character 
count and its column depth. A visual and numeric indicator also tracks underset or overset status. 
Format text in InCopy
Since InCopy has the same text engine and styling options as InDesign, Kate can be confident 
that the formatting she applies to text in InCopy will carry through to the InDesign layout. All 
the paragraph and character styles that the designer created and saved in the InDesign layout 
are available to InCopy users working on the same layout, helping to ensure that the 
Icon
Name
Location
Available
Assignments panel, text 
frames, and graphic 
frames
In Use by (name)
Assignments panel, text 
frames, and graphics 
frames
Editing
Assignments panel, text 
frames, and graphics 
frames
Available and 
Out of Date
Text frames and graphic 
frames
In Use by (name) 
and Out of Date
Text frames and graphic 
frames
Assignment or 
Layout 
Out of Date
Assignments panel
Text Content 
Out of Date
Assignments panel
Text Content 
Up to Date
Assignments panel
Graphics Content 
Out of Date
Assignments panel
Graphics Content 
Up to Date
Assignments panel
Simple access control and synchronization
Straightforward check-in and checkout of linked 
content frames prevents a co-worker from 
editing a story you’re currently working on and 
keeps everyone informed as to who is working 
on which content at any given time. Easy-to-
spot visual indicators (such as the Out Of Date 
symbol) in InCopy and InDesign alert you when 
a colleague working concurrently on the same 
document has modified content or page geome-
try or checked out a content item. Modified items 
can be brought up to date with a simple click. 
Workflow status icons
8
Adobe InCopy CC Workflow Guide
formatting applied by individual editors in InCopy remains consistent with the designer’s 
intent throughout the publication.  
Complicated text forma瑴ing is easily applied in InCopy 
by selecting the desired styles, which were created by 
the designer, from the panels (le晴). Editors can also 
use the Quick Apply feature (above) to locate and 
apply the styles from the keyboard.
Kate would like a long subhead to extend across both columns in the story. Since she cannot 
create new text frames, she chooses to manually apply the Span Columns paragraph format (a 
new feature in InCopy CC) to the subhead.  
Editors don’t need additional text frames to change the number of columns a paragraph spans in a multicolumn 
text frame. As with all the text forma瑴ing a瑴ributes, the Span Columns se瑴ing can be included in a paragraph 
style and applied to text by applying the style. If editors need to apply some forma瑴ing that isn’t available in a 
style, they can apply it as a manual override.
Update design in InCopy
While Kate is working on the Wolf Lake feature story, Peter (the designer) continues to work 
on the magazine layout in InDesign, creating and designing other pages. He has just learned 
that there will be one more image in Kate’s feature, so he has to modify other elements to 
make room. While he cannot edit the contents of the frames Kate has checked out, he still has 
full control over the page geometry and can add, remove, and resize elements. He places an 
image on top of the main body of her story and turns on Text Wrap so it pushes Kate’s text to 
either side of the image instead of overlapping it. Peter chooses Update Out-of-Date 
Assignments to alert Kate to the change.
In InDesign, the crossed-out pencil icons on text frames (and their equivalents in the Assignments panel) tell Peter 
that someone has checked out the content to work on it. If he hovers his cursor over any workflow icon, a tool tip 
appears with the name of the user who checked it out and other details. Peter cannot edit the contents of a frame 
another user has checked out, but he is always able to change its page geometry in InDesign. 
Using Track Changes
Turn on Enable Tracking in InCopy or InDesign to 
record edits made by every user to a story. You 
can view the tracked-changes markup in Galley 
or Story view (InCopy) or the Story Editor (InDe-
sign). Use the Changes menu or toolbar to hide, 
show, navigate, and accept or reject changes. You 
can also track changes across multiple stories, 
customize the way tracked changes are displayed 
onscreen, and (from InCopy) print out the 
tracked-changes markup.
Story or Galley view shows tracked-changes markup 
(top), and the Change Info panel reveals details of each 
specific change (bo瑴om).
Copy and paste forma瑴ing with the  
Eyedropper Tool
Instead of using menus and panels, some editors 
may prefer a more visual approach to forma瑴ing 
text. 周e Eyedropper tool lets users “pick up” text 
forma瑴ing from sample text in Layout 
view and then apply it to text elsewhere 
in the document by simply clicking 
or dragging over it with the “loaded” 
Eyedropper tool.
9
Adobe InCopy CC Workflow Guide
In InCopy, Kate notices the alert 
in her Assignments panel that the assignment itself is out 
of date. She chooses Update Design from the panel menu to see Peter’s latest changes to the 
page geometry. Fortunately, the copy she has written for the main story still fits, even with the 
new image forcing the text to wrap around it. She continues working until she is finished with 
the main body, saves her changes, and turns her attention to the pull quote on the last page.
Update copy in InDesign
In InDesign, Peter sees an Out Of Date icon 
appear on the Wolf Lake text frames and next 
to the entry for the story in his Assignments panel, alerting him that Kate saved her edits, and 
now the content he sees in her feature is out of date. Peter selects the story’s entry in his 
Assignments panel and then clicks the Update Content button 
at the bottom of the panel 
to review Kate’s finished copy. He is glad to see she was able to accommodate the 
last-minute change.
When Kate has completed all the copy for the feature story, she closes the assignment file. 
InCopy alerts her that she still has some content checked out and offers to check it in for her. 
Kate clicks OK to have InCopy save any unsaved changes and check all the content back into 
the workflow in one step. 
Peter now has all of Kate’s updated content, and he completes the layout for the Wolf Lake 
feature story. Next, it’s Gina’s turn to copyedit and proofread. Using the assignment Options 
dialog box in InDesign, Peter reassigns the Wolf Lake assignment to Gina and notifies her that 
it’s ready. 
Copyedit and proofread in InCopy
In InCopy, Gina opens the Wolf Lake assignment and checks out all its content by clicking the 
Assignments panel’s Check Out icon 
. She reviews the stories for poor hyphenation, bad 
line breaks, and widows and orphans, confident that what she sees in InCopy precisely 
matches the InDesign layout. 
Working with tracked changes
Before she makes any edits to the file, Gina chooses Enable Tracking In All Stories from the 
Changes menu in InCopy. This will allow Kate to review Gina’s (and any other user’s) changes 
to the copy before accepting or rejecting them. When Kate checks out the story, she can 
review Gina’s edits and accept or reject them singly or all at once, leaving other user’s tracked 
changes intact. 
Finish up in InDesign
By this time, all the writers have checked in all the stories from the assignments they had open, 
Gina has copyedited them all, and Kate has accepted or rejected everyone’s changes. In 
InDesign, Peter updates all content, makes a few last-minute refinements, and then proceeds 
with his normal preflighting routine in preparation for creating a press-ready PDF file from the 
InDesign layout. 
The results: With the InCopy/InDesign workflow enabling them to work concurrently in tight 
collaboration, the Chicago Wilderness team has shaved considerable time off their magazine 
production schedule.
InCopy CC for web, EPUB, and XML workflows In 
addition to print publications, InCopy CC can 
streamline content creation for websites and 
other distribution methods involving XML. Both 
InDesign CC and InCopy CC allow users to create 
XML tags and apply them to text selec-tions. Tags 
are maintained in the text flow during all check-in 
and checkout procedures as a file is being 
collaboratively produced. The current XML 
structure of a file can be previewed and edited in 
either program’s Structure pane. 
InCopy CC can open XML files and convert them 
to standalone InCopy (ICML) files, as well as 
export a story to XML format.
Click a tag in the Tags panel (top) to apply it to selected 
text. In Layout view (middle), tagged text is surrounded 
by nonprinting brackets. Tags are easier to see in Story 
or Galley view (bo瑴om) and may be hidden 
for readability.
Adobe InCopy CC Workflow Guide 
10
Chicago Wilderness magazine: Upcoming issue
This example demonstrates how editors can benefit from the InCopy workflow at any point in 
the process, even before an InDesign layout is ready for them. In this scenario, Robert, the 
managing editor for Chicago Wilderness, wants to begin working on a two-page review of 
Goose Lake Prairie, a popular regional destination. Goose Lake Prairie is one of the four places 
slated to be reviewed in an upcoming issue’s periodic reviews section, “Into the Wild.” By 
specifying a few basic settings in a standalone InCopy file, Robert can get a head start on his 
review and be confident that it will fit the InDesign layout that Peter will create in a few weeks.
Set copyfitting parameters in InCopy
Robert creates a new InCopy document. In the New Document dialog box, from the Document 
Preset menu he chooses the Into the Wild preset that Peter helped him prepare earlier. The 
preset specifies the page size and the main content area’s width and target word count. If he 
preferred, he could enter a target line count, page count, or column depth using any available 
measuring unit. 
周e New Document dialog box in InCopy lets you define a target story length. Writers may prefer to set a 
target column depth in any unit of measurement, including agates for newspapers.
Because styles affect copyfit, Robert uses commands in InCopy to import selected paragraph, 
character, and table styles from the InDesign layout of the most recent “Into the Wild” section, 
helping to ensure his InCopy text formatting will be consistent.
Because InCopy and InDesign 
share a text composition 
engine, writers are assured 
that the forma瑴ing and styles 
they apply to text in InCopy 
will be honored in the 
InDesign layout file. 
Now Robert is ready to write. He prefers to start in Story view, putting words down quickly as 
they come to him. Since the InCopy file is not linked to any InDesign layout yet, he 
understands that the Layout view won’t show him his story in the context of other elements 
on the final designed page, but it is still useful for checking formatting and line breaks. 
While the Info column in Galley or Story view (le晴) lists the names of the styles applied to paragraphs, only 
Layout view (right) shows text in its forma瑴ed state. 
Printing and exporting to PDF
Some InCopy users find it difficult to edit 
on screen, preferring to review paper proofs and 
mark them up as in a traditional workflow. This is 
easy to do in InCopy CC. In this workflow, it’s 
usually the InCopy users themselves who then 
apply their handwritten edits to the actual text 
onscreen. 
Editors are offered a lot of choices in the Print 
dialog box. 周ey can print the full layout as single 
pages or as spreads, with images or without. 
周ey can also print out either galleys (with accu-
rate line breaks) or text content as seen in Story 
view and choose the typeface, font size, and line 
spacing they prefer, even if it’s not what they use 
onscreen. Story and Galley printouts can option-
ally include inline notes and tracked changes.  
You don’t need to use Adobe Acrobat® so晴ware 
to create a PDF file from InCopy; a custom PDF 
engine is part of the program. To make a PDF 
file of a layout or an assignment, choose File > 
Export, and then choose Adobe PDF from the 
Format menu. PDF export options are nearly 
identical to Print options (for example, PDF files 
can be made from the Layout, Story, or Galley 
view), with a few additional features. One of 
these is the ability to convert inline notes to 
annotations (“comments”) when exporting 
the Layout view to PDF—something not even 
InDesign CC can do.
Documents you may be interested
Documents you may be interested