Again, depending on the application, this may need to be done before selecting
the export command.
5
Select the appropriate data file format from those supported by your application.
“Tab-separated fields” is usually the best choice (note that it may appear under a
slightly different name—check the list in the first section of this chapter).
6
Specify the name of the output file. 
Be sure to choose a different name from your original application file. One con-
vention is to give the data file the name of the original file with a suffix indicat-
ing the file’s format. For example, a tab-separated fields format data file export-
ed from a database file named 
Employees
might be called 
Employees.tsv
. Another
common practice is to give such files the extension 
.
TXT
.
7
Begin the export operation by clicking on the appropriate button in the applica-
tion’s dialog (often 
Save
OK
or 
Output
).
Depending on your application, the steps above may need to be done in a differ-
ent order. For example, specifying the name of the output file might precede spec-
ifying the file format, or specifying the subset of a spreadsheet to be included (per-
haps by selecting the range you want) might need to be done before selecting the
export command. Check the manual for your application’s specific details.
Exporting Data from Database Applications: 
An Example from FileMaker Pro
FileMaker Prois one of the most popular Macintosh database programs. This sec-
tion goes through the export process for FileMaker Pro. The procedures for other
database applications are similar, although the menu names vary and the dialogs
look different.
1
Start FileMaker Pro and open the database file containing the data you want to
publish with InData and InDesign.
2
If necessary, select and sort the subset of the database records you want to
include.
This may be done either by using the 
Find
command to select a subset of the
database, or by using the 
Omit
and 
Omit Multiple...
commands to exclude certain
records. Sort the records into the order in which you want them to appear in the
InDesign document, using the 
Sort...
command.
3
Select the 
Export
command from the 
File
menu.
Preparing Data for Importing
Exporting Data from Database Applications
InData User’s Guide
79
Pdf to tiff converter online - software control dll:C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net, ASP.NET MVC, Ajax, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for How to Convert PDF File to Tiff Image File
www.rasteredge.com
Pdf to tiff converter online - software control dll:VB.NET PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in vb.net, ASP.NET MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free VB.NET Guide to Render and Convert PDF Document to TIFF
www.rasteredge.com
The 
Export
dialog will appear. Use this dialog to specify the name and location of
the export data file you are creating. You may choose any name you wish, but be
sure to use a different name from that of your original database file.
4
Select 
Tab-Separated Text
from the 
File Type
pop-up menu.
We strongly recommend that you use this format when exporting from FileMak-
er Pro. If you use the 
Comma-Separated Text
(comma-delimited) format instead,
the following fairly severe restrictions will apply:
u
You will lose the ability to access the subvalues in repeating fields.
u
You will lose any embedded carriage returns in data fields.
u
Field lengths will be truncated to 256 characters.
5
Click the 
New
button. The 
Export Field Order
dialog will appear:
You will use this dialog to specify the fields to include in the data file and their
order within each record.
The left list frame initially lists all the fields in the database. When the dialog
is exited, all of the fields listed in the right list frame will be exported, in the order
in which they appear. 
To designated a field for exporting, select it from the left list frame and then click
the 
Move
button. Select each field you want to export in turn, and continue this
process until all of the fields you want are listed in the right list box.
6
We recommend that you select the 
Don’t format output
radio button below the
field list box.
7
Click the 
OK
button to close the dialog and begin data exporting. Exit from File-
Maker Pro.
Exporting Data from Database Applications
Chapter 5:
80
InData User’s Guide
software control dll:Online Convert PDF file to Tiff. Best free online PDF Tif
Online PDF to Tiff Converter. Download Free Trial. Convert a PDF File to Tiff. Just upload your file by clicking on the blue button
www.rasteredge.com
software control dll:XDoc.Converter for .NET, Support Documents and Images Conversion
Tiff to image. Convert Dicom to image. Convert Word, Excel and PDF to image. Next Steps. Download Free Trial Download and try Converter for .NET with online support
www.rasteredge.com
Your data file is now ready for importing into InDesign using InData.
Handling FileMaker Pro Databases with Repeating Fields
Multivalued fields—fields which can take on more than one value per database
record—require no special handling when exporting them to InData and InDe-
sign as long as the export file format is 
Tab-Separated Text
. FileMaker Pro calls
such fields repeating fields.  
InData can access the separate values in repeating fields via its 
subfield
opera-
tion (see Chapter 7).
Exporting Data from Database Applications: 
An Example from Visual FoxPro
This section describes the export process for Visual FoxPro, using the Windows
version as its example.
1
Start Visual FoxProand then open the table from which you want to export data.
One way to do so is to issue the 
use
command in the command window.
2
Sort the data into the desired order. Often this can be accomplished by a
set order
to
command referencing an existing index.
3
Select 
Export
from the 
File
menu. The dialog on the left will appear:
Use the 
To
field to specify the output file’s name and location. We recommend
selecting the 
Delimited Text
option from the 
Type
popup menu and setting the
Field separator
to  {tab} and the 
Text delimiter
to a double quotation mark.
4
Click the 
Options...
button to access the 
Export Options
dialog (illustrated above
on the right). Press the 
Fields…
button in order to select the fields to be export-
ed. The 
Field Picker
dialog will appear:
Preparing Data for Importing
Exporting Data from Database Applications
InData User’s Guide
81
software control dll:C#: How to Use SDK to Convert Document and Image Using XDoc.
You may use our converter SDK to easily convert PDF, Word, Excel, PowerPoint, Tiff, and Dicom files to raster images like Jpeg, Png, Bmp and Gif.
www.rasteredge.com
software control dll:Online Convert PDF file to Word. Best free online PDF Conversion
Online Tiff to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a Tiff/Tif File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue button
www.rasteredge.com
Move each field that you want exported to the 
Selected Fields
list in turn. Note
that you can specify a different open database by selecting its name from the
From Table
list. Click 
OK
when all of the fields you want are in the 
Selected
Fields
list.
5
Use the 
Scope...
For…
and 
While…
buttons to specify conditions which will select
the subset of the data that you want to export. In our example, we have select-
ed records from where the country is the USA.
Note that you will almost certainly need to include a join condition if you are
exporting fields from more than one table.
6
Close the subordinate dialogs and click the 
OK
button in the 
Export
dialog when
you are ready to export the records.
Your data file is now ready for importing into InDesign using InData. (Be sure to
turn on the 
FoxBase/FoxPro-style quoting (not doubled)
option in your InData
data preferences.)
Note that the entire export operation could be performed from the command win-
dow with a 
Copy To
command like this one (assuming the database is already
open):
COPY TO Cust.Txt FIELDS cust_id, title, last, first, … ;
FOR country="USA" TYPE DELIMITEDWITH TAB ...
Exporting Data from Database Applications
Chapter 5:
82
InData User’s Guide
software control dll:VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
An advanced PDF converter tool, which supports to be integrated in .NET project, and compatible Export multiple pages PDF document to multi-page Tiff file.
www.rasteredge.com
software control dll:C# Create PDF from Tiff Library to convert tif images to PDF in C#
Best and free C# tiff to adobe PDF converter SDK for Visual Studio .NET. Selection of turning tiff into searchable PDF or scanned PDF.
www.rasteredge.com
Exporting Data from Spreadsheet Applications: 
An Example from Excel
This section goes through the export process for Excel. The procedures for other
spreadsheet applications are similar, although the menu names vary and the
dialogs look different.
1
Start Excel and then open the spreadsheet containing the data you want to pub-
lish using InData and InDesign.
2
If you want to export only a portion of the spreadsheet, then you have two
options:
u
You may remove all of the unwanted cells from the spreadsheet—or a copy of
it—before exporting.
u
Or, you may select only those rows and/or columns you want from the InDa-
ta control panel, or from the prototype itself.
Extra columns are ignored by leaving those fieldnames null in the InData 
fields
statement (or by omitting them at the end, or by just not using them in your pro-
totype). Extra rows are ignored by specifying starting and ending records via the
InData control panel’s 
Range…
button. The latter operation is practical only if all
the rows you want to keep are contiguous.
If you decide to remove extraneous data from the spreadsheet, do it at this point.
Also do any sorting you need at this point.
3
Select 
Save As…
from the 
File
menu.
4
Select the export data file name and location in the 
Save As
dialog.
You may choose any name you wish, but be sure to use a different name from that
of your original spreadsheet file. We suggest naming the data file something like
name.tsv where name is the name of the original spreadsheet.
Preparing Data for Importing
Exporting Data from Spreadsheet Applications
InData User’s Guide
83
software control dll:RasterEdge XDoc.Tiff for .NET - SDK for Tiff Document Imaging
VB.NET developers and end-users have quick evaluation on our product, we provide comprehensive .NET sample codings online for reference. Convert Tiff to PDF.
www.rasteredge.com
software control dll:C# HTML5 PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to
An advanced PDF converter tool, which supports to be integrated in .NET project, and compatible Export multiple pages PDF document to multi-page Tiff file.
www.rasteredge.com
5
Select 
Text (Tab delimited)
from the 
Save as Type
popup menu:
6
Click the 
Save
button to close the dialog and begin data exporting. Exit from
Excel. 
Your data file is now ready for importing into InDesign using InData.
Creating Data Files Manually
Data files for InData may also be createdby hand with any word processing pro-
gram or even within InDesign (in a text frame on the pasteboard). These data
files may use either the tab-delimited or comma-delimited format type. When typ-
ing your data, separate fields by tabs, and enter a carriage return at the end of
each record. Each record thus becomes one line (or paragraph, in a InDesign
story). If a field value contains a tab or a comma, enclose the entire value in dou-
ble quotation marks. If a field value contains a double quotation mark, then
enclose the entire field in double quotation marks and double the double quota-
tion mark . For example, typing 
"data with ""quotes"" embedded"
produces the field
value 
data with "quotes" embedded
.
If you’re using a word processing program, be sure to save the file in 
Text Only
format; consult your word processing program’s manual for details. If your word
processing package has two kinds of 
Text Only
formats (as does Microsoft Word),
choose the text format without line breaks.
It is also possible to use InDesign to maintain a simple database. The data lives
in a text story on the pasteboard, and it may be formatted with InData at any
time. You may want to create a InDesign template consisting of the data and pro-
totype. Then, any time you want to publish the data, you simply open the tem-
plate, import the data from the pasteboard with InData, and produce a new InDe-
sign document, leaving the original data and prototype unchanged for future use.
When you want to update the raw data, open the template, edit the data, and
then save the file as a template under its original name, replacing the old version.
Exporting Data from Spreadsheet Applications
84
InData User’s Guide
6
Conditional Data Importing
In this chapter, we’ll look at InData’s conditional importing facility. First, we’ll
consider some examples that commonly occur in prototypes, and then we’ll turn
to a discussion of conditional prototype statements in general.
Many times data files will contain records with some empty fields. For example,
a database of names and addresses will often allow two fields for the address, but
not all records will use both of them. When importing data like this, InData
allows you to conditionally import a field, so that the field will only be included
in the document if there is data in it. 
The prototype below illustrates this feature:
«fields last, first, addr1, addr2, city, state, zip¶
«first» «last»¶
«addr1»¶
«--only import field addr2 if there is something in it¶
«if addr2 is not empty»«addr2»¶
«endif»«city», «state» «zip»¶
The shaded part of the prototype tells InData to include the data in the field
addr2
and the following paragraph mark only if that field is not empty.
This example also illustrates the use of comments within InData prototypes. The
fourth line of the prototype is a comment, which is ignored during the import
process. When a comment designator, either a pair of hyphens or a single em-
dash, appears within a prototype statement, everything after it is treated as a
comment and ignored by InData until the close of the close of the prototype state-
ment (
»
mark, new paragraph, new box, and so on). For example, the following
two prototype statements are treated identically by InData:
«if last is not empty»
«if last is not empty — check for a valid, non-empty last name»
As illustrated, an em dash, “—”, may also be used as a comment introduction indi-
cator. 
InData User’s Guide
85
Note that double hyphens and em dashes are not treated as comment indicators
when they appear inside of quoted character strings within prototype statements,
as in this example:
«if code <> "XJ7--12A"»
if Statements
The basic form of an 
if
statement is:
«if condition» statements «endif»
where condition is a test to be performed and statements are any prototype state-
ments—often field placeholders and literal text—which are to be included for
each data record
only if
the stated condition is met (true). In the first example in
this chapter, the condition was 
addr2 is not empty
, and the  statement was
«addr2»¶
; the former checks whether the field 
addr2
is empty or not, and the lat-
ter tells InData to include the contents of the field 
addr2
and a paragraph mark
(carriage return). This test occurs for each imported record, and the 
addr2
field’s
contents and the paragraph mark are included 
only
when that field is not empty. 
It is important to note that the 
endif
statement comes after the paragraph mark
following the 
addr2
placeholder; otherwise, two paragraph marks would result,
regardless of the contents of field 
addr2
Thus, the paragraph mark is itself con-
ditionally included in the imported text based upon the contents of the field 
addr2
.
An 
if 
statement is not limited to selective inclusion of fields, however. For exam-
ple, an 
if 
statement may also be used to specify alternate formatting of a field
based on some condition. For example, the prototype below prints the 
zip
field in
18 point type if the 
state
field holds 
CA
and in normal 10 point type otherwise:
«fields last, first, addr, addr2, city, state, zip¶
«first» «last»¶
«addr»¶
«if addr2»«addr2»¶
«endif»«city», «state» «if state is "CA"»
«zip»
«else»«zip»«end if»¶
The 
zip
field’s contents will be inserted into each record in any case, but its for-
matting will depend on which particular field placeholder was selected, which in
turn depends on the contents of the state field.
The preceding prototype also illustrates a couple of other points about 
if
state-
ments. First, as its fourth line illustrates, the 
is not empty
keywords are option-
al in 
if 
statements testing only the presence of a single field:
«if addr2»
is equiv-
alent to 
«if addr2 is not empty»
.
if Statements
Chapter 6:
86
InData User’s Guide
Secondly, the preceding prototype also introduces the 
else
statement, which pre-
cedes statements to be processed if the condition is not true. The general form
of the 
if 
statement is thus:
«if condition» true-statements «else» false-statements «end if»
Both sets of statements may contain literal text, field placeholders, expressions
involving literal text and field placeholders, and additional prototype statements
(including nested 
if
statements).
Finally, note that 
endif
may also be written as two words: 
end if
(as in the final line
of the prototype). Both forms are equivalent. We will use the single word form
throughout this manual.
Constructing Conditions
As we’ve seen, one way to construct a condition in an if statement is to compare
the contents of a field against some other value (including the empty string). The
comparison possibilities include:
u
a literal value;
u
the contents of another field;
u
the contents of the same field in the previous record;
u
any expression (we’ll discuss some examples of these later in this chapter).
Here are some examples of conditions:
last = “Smith”
True if the 
last
field is “Smith”.
city <> old_city
True when the fields 
city
and 
old_city
contain different values.
dept <> prev dept
True when the value in the 
dept
field in the current record 
differs from the one in the previous record.
These examples introduce two new comparison operations using the symbols 
=
and 
<>
. The equals and not equals signs are examples of operators, which indi-
cate how the two items in the condition are to be compared.
InData provides a variety of operators for use in forming 
if
statement conditions.
They are intentionally similar to operators found in many programming lan-
guages. The InData comparison operators are listed in the following table.
OPERATOR
MEANING
EXAMPLES
is empty, = ""
Test whether a field is empty
«if a is empty»
(contains no data).
is not empty, <> ""
Test whether a field is not
«if a is not empty»
empty (contains data).
«if a»
Conditional Data Importing
Constructing Conditions
InData User’s Guide
87
OPERATOR
MEANING
EXAMPLES
is, =
Test whether the first value is
«if a = b»
the same as the second value.
«if a = "Smith"»
is not, <>,!=
Test whether the first value 
«if a is not prev a»
differs from the second value.
«if a <> "Smith"»
<
Test whether the first value is 
«if a < 10»
less than the second value.
«if a < “M”»
<=
Test whether the first  value is 
«if a <= b»
less than or equal to second.
«if 20 <= b»
>
Test whether the first value is 
«if a > 10»
greater than the second value.
«if a > b»
>=
Test whether the first value is 
«if a >= b»
greater than or equal to second.
«if a >= 100»
contains
Test whether the first  string 
«if a contains "ex"»
contains a specified substring.
«if a contains b»
is in
Test whether the first string 
«if "ex" is in a»
contained anywhere within
«if b is in a»
the second string.
is not in
Test whether the first string 
«if "z" is not in a»
is not present in the second.
«if b is not in a»
Note that 
contains
and 
is in
perform the same test; they simply include the sub-
string and main string in the opposite order. For example, the following two tests
are equivalent:
“J” is in first
first contains “J”
Although they are included in the table,
is empty
and 
is not empty
are not really
separate operators, but rather are special cases of the 
is
and 
is not
operators. 
«a
is empty»
is exactly equivalent to
«a=""» 
because 
is
is equivalent to 
=
, and 
empty
is a built-in constant equivalent to the empty (null) character string.
Comparisons are performed in the following manner. Each comparison operator
first attempts to compare the two items as numeric quantities; if it cannot do so
(because one or the other is not a well-formed number), then the two items are
compared on a character by character basis as character strings.
Comparisons of character strings are performed based on the strings’ relative
alphabetical order. Alphabetic case is taken into account only for character
strings which are otherwise equal. For example, case is not taken into account
when comparing 
Turtle
and 
dove
but it is taken into account when comparing
Dove
and 
dove
See the section in Chapter 13 entitled “How String Comparisons
are Performed” for details on InData’s comparison conventions.
Constructing Conditions
Chapter 6:
88
InData User’s Guide
Documents you may be interested
Documents you may be interested