10 
Birth Certificate and National Passport  
Birth Certificate and National Passport for Dependents 
Civil Status Certificate  (i.e. Marriage Certificate / Divorce Certificate) 
Copies of Academic Certificates  
Notarized translations of any of the above mentioned documents  
Receipts for medical visits /examinations  
as required for medical clearance prior to receiving travel authorization 
Originals of travel documents (ticket stubs, taxi receipts, etc.) for all persons travelling at              
UNICEF’s expense (for reimbursement in accordance to UNICEF entitlements) 
Banking details for salary and entitlement deposits 
Completed United Nations Laissez Passez
application form (LP is the  document a staff member 
uses when travelling for official business on behalf of UNICEF or another UN organization) 
Six passport size photos per family member 
Vaccination record with up to date vaccines  
Shipment list if you have a contract of one year or more (for insurance purposes) 
Certificates that show you successfully completed the following  courses: Basic Security in the 
Field and Advanced Security in the Field 
I obtained medical clearance  prior to travelling  
G-4 Visa obtained if required prior to arrival New York (non-Americans arriving in NYHQ require a 
G-4 visa obtained from an American Embassy outside the US) 
I send my acceptance letter and it was received/acknowledged by UNICEF 
I have returned all the required HR forms to my HR contact point at Global Service Centre 
I was provided with travel authorization and informed HR of my expected date of arrival 
The following checklist will help you to make your arrival logistics  smooth and efficient. If you are 
an international staff member or a US citizen working at UNICEF HQ in New York, you will submit 
the documents below to the UNICEF New York DHR Office prior to commencing duty. 
UNICEF New York Headquarters 
New York Pre-Arrival Checklist 
Pdf to tiff file converter - control software system:C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net, ASP.NET MVC, Ajax, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for How to Convert PDF File to Tiff Image File
www.rasteredge.com
Pdf to tiff file converter - control software system:VB.NET PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in vb.net, ASP.NET MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free VB.NET Guide to Render and Convert PDF Document to TIFF
www.rasteredge.com
11 
Before You Arrive 
Vital Visa Information for Arriving in New York  
Before coming to the United States, make sure your visa status is in order.  A G4 visa for you and your family mem-
bers needs to be obtained before entering the USA, and can take minimum two weeks or longer. Though the visa 
desk in HQ makes the direct request to the US embassy closest to you, make sure that at least two weeks are set 
aside for the request to be processed. Required forms to be filled out can be found at the website of the US embas-
sies around the world (see Visa section below). 
If you are an international staff member and do not hold American citizenship, you will require a G-4 visa to work for 
UNICEF in New York. To obtain this visa you will need to complete an online or paper form called I-129. US embas-
sies overseas will allow you to complete and submit this form online. The processing time for the visa is different in 
each country, but for the visa application to be processed,  UNICEF’s HR department will need to arrange with the 
visa office to have a G-4 visa clearance cable send to the US Embassy where you are applying  for you G-4 visa. 
Prior to UNICEF officially requesting this cable, you will need to complete an internal form, the TTS1 (Request for US 
Visa) The cable finally send from the UN serves the purpose to confirm your upcoming employment with UNICEF / 
transfer to UNICEF HQ and it exempts you from paying G-4 VISA application fees for yourself and your dependents.  
INFORMATION ON THE I-129 APPLICATION FORM:  
• 
To download the I-129 form it is best that you, visit the website of the American Embassy in the country from 
which you are applying for the visa as they may have an online application process in place that will be faster than 
submitting a paper form. 
• 
All US visa related forms can also be downloaded from: http://www.uscis.gov/portal/site/uscis  
The G4 visa is a non-immigrant status granted to officials or employees of international organizations while stationed 
on official business in the USA. Authorization will be sent by the UN to the US Embassy or Consulate in your current 
duty station or an alternate place, requesting them to issue the necessary G4 visa (s). 
ON ARRIVAL IN NEW YORK  
Provide your HR Officer/Assistant a copy of your visa and the I-94 form (the white arrival card which is stapled into 
your passport at customs), as well as those of your family members residing with you.
Upon arrival in New York, due to strict security measures, be prepared for lengthy visa procedures. Note that some 
airline terminals at JFK airport have special booths for ‘G-4’ visas where the waiting lines might be shorter. 
After checking in with your UNICEF HR Officer or HR Assistant on your first official working day in New York, be sure 
to complete a Personnel Induction Questionnaire (P.1 form).  UNICEF will then send this form to the US Mission to 
inform them of your identity and status in the US.  This information is also the basis for subsequent visa extensions.  
If you have access to the UNICEF Intranet,  find further information on the HR portal: 
http://www.intranet.unicef.org/dhr/dhrsite.nsf/Site%20Pages/Page0102
control software system:Online Convert PDF file to Tiff. Best free online PDF Tif
Online PDF to Tiff Converter. Download Free Trial. Convert a PDF File to Tiff. Just upload your file by clicking on the blue button
www.rasteredge.com
control software system:C#: How to Use SDK to Convert Document and Image Using XDoc.
Sample Code. Here's a snippet of sample code for converting Tiff to PDF file using XDoc.Converter for .NET in C# .NET program. Six
www.rasteredge.com
12 
Preparing for Your Shipment’s Arrival in New York 
Customs Clearance (International Staff) 
SHIPMENT OPTIONS 
When you received your offer you were provided with two options for shipment. If you took the lump-sum option in 
lieu of UN arranged shipment, you are responsible for customs clearance. Your shipping agent will provide you with 
US custom papers and you need to complete them before your shipment leaves for the US. You shipment agent will 
also need to provide you with a OBL (Official Bill of Lading) and an arrival notice. Once you have those two docu-
ments, the UN  Transportation Operations Section can assist you to process a form called DS-1504 (Request for 
Customs Clearance of Merchandise) to assist with customs clearance.  
Prior to your shipment’s arrival, please contact the UNICEF Travel and Transport Administration Officer (see contact 
details below) and provide the following six documents and details: 
F
OR
FURTHER
INFORMATION
PLEASE
CONTACT
• 
Derrick Elliott, UNICEF Travel Section, phone (212) 326 7767, email: delliott@unicef.org  
• 
Christine Spencer at the UN Transportation Operation Section (phone 212.963.6202) 
• 
Constantino Abalos, UN Transport Operation Section (phone 212.963.9388), Room S-2012 (Secretariat              
Building) 
TO GET READY FOR THE DELIVERY OF YOUR SHIPMENT TO YOUR NEW HOME 
You will need to fax the approved DS-1504 form to your shipping agent to finalize the customs clearance and               
delivery of your goods.            
Please note:
After the events of September 11, 2001 there are now new rules for shipments to the US.  Shipments are subject to 
security screening on a random basis, and also by the Department of Agriculture in some cases. The charges for 
the screening are borne by the importer unless your shipper agrees otherwise.  If you live in an apartment the build-
ing management has to be advised by the shipper of their insurance coverage (“Certificate of Insurance”) and to 
agree to the delivery time, which usually needs to be Monday to Friday, between 9 to 5. 
 
Travel                   
Authorization 
Official Bill of Lading  
Inventory List of household 
goods 
Arrival Notice 
Shipper’s Contact 
Info 
Copy of your national          
passport 
Copy of your G-4 Visa 
Copy of your I-94                  
(front & back) 
control software system:C# PDF Convert: How to Convert Tiff Image to PDF File
from MS Office Excel, Word, and PPT, our .NET document converter SDK is also capable of transforming and converting Tiff image file to PDF file in C#
www.rasteredge.com
control software system:XDoc.Converter for .NET, Support Documents and Images Conversion
converter SDK supports various commonly used document and image file formats, including Microsoft Office (2003 and 2007) Word, Excel, PowerPoint, PDF, Tiff,
www.rasteredge.com
13 
Arrival in New York 
Obtaining a PID Number and UN Ground Pass 
OBTAINING A PERSONAL IDENTIFICATION  NUMBER (PID #) 
Holders of G-4 visas will need their visas renewed after contract extension. Your HR Officer/ HR Assistant will guide 
you in this process. To renew your visa you will need to know your Personal Identification Number (PID #). To find 
out your number, follow the steps below: 
• 
From the UNICEF Intranet Homepage find the link to iSeek
(and click) 
• 
Click on menu item “Topics” and then on “Travel” 
• 
On the sub-menu, click on “Visas” 
• 
Under G-4 Visas, click on “Find your PID number” 
• 
(To retrieve your PID number, enter your index number and date G4 f birth) 
Your PID # should be available 2-3 months after your arrival in the US. If it is not, please contact: delliott@unicef.org
Please note that your spouse and children will also need a PID number. If you arrive together, your application for 
the PID numbers will be processed on one form. If your dependents arrive after you, a separate form will need to be 
completed. To do so, contact your HR Officer. 
UN GROUNDS PASS  
To get your UN Grounds Pass your HR Officer will complete the necessary paper work and have it signed by an  au-
thorized staff member.  To obtain  the actual pass,  go to the corner of 45th Street and 1st Avenue and bring along 
the signed form and ID (i.e. your LP).  
If you will be located at the UNICEF offices at 633 Third Avenue, you will need to get your ground pass encoded in 
order to access the various floors occupied by UNICEF at this location. You will also require a special building pass 
to enter the premises. To do so,  stop by the office of the Facility Coordinator in room TA-22-70. 
control software system:C# Create PDF from Tiff Library to convert tif images to PDF in C#
Support to combine multiple page tiffs into one PDF file. Support SharePoint. Selection of turning tiff into searchable PDF or scanned PDF. Online
www.rasteredge.com
control software system:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Application. Best and professional adobe PDF file splitting SDK for Visual Studio .NET. outputOps); Divide PDF File into Two Using C#.
www.rasteredge.com
14 
Action / Process 
UNICEF DHR 
Responsibility 
Staff Member 
Responsibility 
Section 
Responsibility 
PRE-ARRIVAL: 
DHR sends pre-arrival package & informs on related 
actions. Newcomer reads information and follows up. 
UPON ARRIVAL: 
Meeting with HR Officer and submission of docu-
ments and forms.  
PROVISION OF HOST COUNTRY, PENSION, LIFE -  
& MEDICAL INSURANCE INFORMATION 
OFFICE SET-UP: 
Provide: work space, PC, phone, Lotus Notes, Intra-
net Access, essential office supplies &  introduction to 
the work team. 
SECURITY AND HOST COUNTRY BRIEFINGS IN 
CATEGORY C AND ABOVE DUTY STATIONS 
PROCESSING OF LAISSEZ PASSEZ APPLICA-
TION.  
SECTION, JOB-FUNCTION AND LEVEL-SPECIFIC 
INDIVIDUALIZED INDUCTION AND RELATED AC-
TIONS 
QUARTERLY SECTION INTRODUCTION AND 
WELCOME MEETING 
REQUEST / PROVIDE BUDDY AND/OR MENTOR 
PERFORMANCE MANAGEMENT PLANNING 
(Section overview and individual level) 
CONTACT POINT FOR NEWCOMER’S QUES-
TIONS AND CONCERNS—INFO PROVIDER 
NETWORKING within and across UN agencies as 
required and/or helpful for the  job function.  
Welcome to UNICEF New York Headquarters 
Arrival and Orientation Process Overview 
control software system:VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Professional VB.NET PDF file splitting SDK for Visual Studio and .NET framework 2.0. Split PDF file into two or multiple files in ASP.NET webpage online.
www.rasteredge.com
control software system:RasterEdge XDoc.Tiff for .NET - SDK for Tiff Document Imaging
Convert Word, Excel, PowerPoint to Tiff. Convert PDF to Tiff. Convert Jpeg Images to Tiff. Tiff File Process. Create, Load, and Save Tiff File.
www.rasteredge.com
15 
United Nations 
Headquarters  
(Secretariat) 
UNICEF House 
(Program Division) 
(DOC, UNICEF Store, 
UNICEF Nurse) 
UNICEF Overflow              
Offices @ 633        
Third Avenue 
DHR, Finance, Admin, Staff 
Well-Being Office 
UNFCU  
(3rd floor) 
Please note that “Google Maps” are a great navigation tool when you first come to New York and 
don’t know how to get from A to B. You can access Google Maps for Manhattan
via the following 
URLhttp://www.maps.google.com/nyc  
© 2008 Google—Map Data © Tele Atlas 
What You Need to Know About UNICEF 
Locations of UNICEF Offices and United Nations Secretariat 
Station to catch 
the subway and 
trains 
16 
I had a face-to-face meeting with my HR officer and/or HR Assistant within the first two days of 
my official arrival and was provided with the opportunity to ask clarifying questions 
I have received “Welcome to New York” info  either as a  CD, PDF file,  web link or hardcopy 
The induction process and info available New York information was discussed with me 
I have taken / signed the Oath of Office 
I am aware of the date of the next Orientation Briefing and I know that attendance is mandatory    
I have been provided with the forms and information needed to obtain a UN Grounds Pass and 
any other building passes required for my job function 
I have received a Salary Distribution form 
I have received an Education Grant form (if you have school-aged children) 
I am aware of Annual Leave, Home Leave and Sick Leave Staff Rules and Regulations 
I have received information on the options for medical and dental insurance  and have  been 
provided with a sign up form   
I have received life insurance and beneficiary forms to complete 
I was briefed on the mandatory retirement age  within the UN system 
I was provided with basic information about UNFCU and/or alternative banking options 
I know how to obtain telephone and IT services 
The HR team has briefed me to visit the Shipment and Visa Office and I know where to locate it    
I have received a P1 form and been advised on the importance of completing and submitting it; I 
understand how it relates to receiving a PID number for myself and my dependents. 
I know who is my HR Officer and HR Assistant and how to contact them 
I am aware of vital security and host country information for my new duty station 
I know how and where to obtain a security pass and have received the relevant form 
I know where I can find additional information needed for settling at this duty station 
I know the name and contact details of my section’s induction focal point 
Please check of the items on the list above, and if any information is missing, get in touch with 
your HR Officer or HR Assistant.  
Now that you have arrived at UNICEF New York Headquarters 
Week # 1 Arrival and Orientation Checklist 
17 
What You Need to Know About UNICEF 
Tracking List—First Week Meeting Schedule 
Name: 
Contact Details: 
Notes: 
18 
“Every beginning is a consequence. Every beginning ends something”  
(Paul Valery, French Poet) 
Many of us would agree that our lives consist of ongoing new beginnings and endings, and sometimes of an un-
easy space in between the two. William Bridges,  a business consultant dedicated to 
researching change, calls this experience the Neutral Zone. According to Bridges, “the 
Neutral Zone occurs in the lives of individuals, organizations and even whole nations.”  
It is uncomfortable because it forces us to let go of familiar circumstances and behav-
iours and to enter territory unknown. Any insecurities long shelved as overcome, might 
suddenly re-emerge full force, triggering feelings of intense anxiety and disorientation. 
However,  if    we  enter  this  zone  con-
sciously, it holds great potential for creativ-
ity and growth at all levels. As an individ-
ual, we may experience the neutral zone 
when our family circumstances change or 
when we move on to a new duty station. 
On an organizational level, the UN Reform 
and  Managed  Reassignment  Program 
might accelerate us into a Neutral Zone.  
Another very useful transition concept is that of culture shock. This does 
not only happen when moving to a new country, but can take place any 
time we enter an unfamiliar environment, which bombards us with lots of new information. At some point, after an 
initial honeymoon phase, we  experience infor-
mation overload resulting in mental fatigue and 
physiological stress. We are also challenged to 
modify our behaviour as previous ways of doing 
may not result in positive feedback from the new 
environment. Thus culture shock can be said to 
be a transitional growth experience. It is charac-
terized by the following phases, which may take 
anything between a few months to two years to 
complete: 
Honeymoon:  
Everything is great and we experience a sense 
of adventure and excitement. (Continued on next 
page) 
Initial Culture Shock:  
Mixed  feelings    and  frustrations  emerge.  We 
may doubt our decision to have engaged with the new setting. At the same time, being away from the familiar, we 
might experience a shrinking support system, in particular with international transitions. 
THE 
NEUTRAL ZONE
ENDING
NEW 
BEGINNING
It is not so much that 
we are afraid of  
change or in love with 
the old ways, but it is 
the place in between 
that we fear… It is like 
being between tra-
pezes… There is noth-
ing to hold onto. 
Marilyn Ferguson,   
Futurist
Honeymoon
Deeper 
Culture Shock
Surface 
Adjustment
Initial 
Culture Shock
Adaptation/ 
Integration
Change and Transition Management  
Adjusting to an Unfamiliar Cultural or Organizational Work 
Environment  
19 
CULTURE SHOCK AND THE FOUR STAGES OF COMPETENCE: 
Culture shock ties in closely with the four stages of 
competence. When we enter a new environment 
we tend to be unaware of what  we don’t know 
(unconscious incompetence), while when we have 
worked in a place for a long time, we become un-
aware of what we do know (unconscious compe-
tence). Having internal awareness of our stage of 
competence can assist us to understand adapta-
tion stress of self and others. 
Strategies  to  deal  with  change  include  timeline 
mapping of the change experience, having closure 
rituals for what is left behind and swiftly establish-
ing new routines in the  new organization or unfa-
miliar cultural environment. For international transi-
tions, it is useful to seek out cultural informants 
Documents you may be interested
Documents you may be interested