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Table of Contents
1. Contents...............................................................................................................................1
1.1 Introduction/Getting Started......................................................................................1
1.1.1 Creating an Account.........................................................................................1
1.1.2 Logging In.........................................................................................................2
1.1.3 Forgotten Password..........................................................................................2
1.1.4 Creating a New Project.....................................................................................3
1.2 My Projects................................................................................................................3
1.2.1 Project Filter......................................................................................................4
1.2.2 Project Index/Navigate......................................................................................5
1.2.3 Forms − How to Use.........................................................................................7
1.2.3.1 Form Navigation.......................................................................................8
1.2.3.2 Form Filling.............................................................................................10
1.2.3.3 Form Contact Data.................................................................................10
1.2.3.4 Transfer Form.........................................................................................11
1.2.4 Reuse of Form Data........................................................................................13
1.2.5 Integrated Dataset..........................................................................................13
1.2.6 Managing Categories......................................................................................13
1.3 My Contacts............................................................................................................14
1.4 My Account.............................................................................................................15
1.5 Help.........................................................................................................................15
1.6 Contact Us..............................................................................................................15
1.7 Helpline...................................................................................................................15
1.8 Logout.....................................................................................................................15
1.9 Other IRAS Functions.............................................................................................16
1.9.1 Import XML.....................................................................................................16
1.9.2 Export XML.....................................................................................................19
1.9.3 Electronic Authorisations................................................................................19
1.9.3.1 Electronic Authorisations Step by Step..................................................20
1.9.3.2 Electronic Authorisations Notes..............................................................21
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1. Contents
1.1 Introduction/Getting Started
This help manual should give you the information required to use IRAS. IRAS is not a form,
but a set of project information that is used to create the various forms needed for the relevant
approvals for a number of different review bodies. The concept of IRAS is to enable, as much
as possible, one time entry of information. This is also facilitated by the ability to import and
export information in XML format.
This manual should give you all the information you need to get started using IRAS and
further information is available on the site regarding the specific processes and information
required to apply to the various review bodies.
1.1.1 Creating an Account
If you do not have an account on the IRAS system, you can create an account at any time by
clicking the 'Create Account' link on the main menu bar on the IRAS login page. This will take
you to a form which must be filled in, in order to register an account. Most fields on this form
are required; however, if you are missing any required information the system will remind you
when you press the register button.
A valid email address is required to complete the registration process. After 'registering' your
details, IRAS will email you an activation code and a link which must be used to complete the
registration process. If for some reason you do not receive the automatic email, please call
the helpdesk/helpline who will be able to assist you in completing the registration process.
It is important to remember the following when registering:
Your email address that you enter should be accurate in order to receive the
automated activation email.
• 
If you do not receive the automated email after about 1 hour please telephone the
helpdesk/helpline for assistance.
• 
1
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Library SDK class:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Application. Best and professional adobe PDF file splitting SDK for Visual Studio .NET. outputOps); Divide PDF File into Two Using C#.
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You will need to create a password that includes both letters and numbers.
• 
Try and pick a password that no one will guess (avoid the obvious such as
family member names and birthdates).
• 
If you have any trouble at all please call the helpdesk/helpline during normal working
hours.
• 
1.1.2 Logging In
When  you access the IRAS system you will first encounter the 'Login Screen'.  To login you
must have a registered and verified account that is valid on IRAS (see next paragraph if you
are in doubt).Your username and password are case sensitive − that means you must use
capitals on the same letters you did when you registered. Once you have entered the details,
press the 'Submit' button and you will be taken to a list of your active projects on the My
Projects page. It is from this page you will be able to navigate into the data you maintain for
each individual project you have on the system.
Be aware that your account details from the NRES form can be used to login on both the old
NRES form site and IRAS. If you do not have an NRES form account, you can create a new
IRAS account by clicking 'Create Account' link on the login page. Information on creating an
account can be found at Creating an Account.
1.1.3 Forgotten Password
If you have forgotten your password you can get a reminder by using the 'Forgotten
2
Library SDK class:VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Convert smooth lines to curves. Detect and merge image fragments. Flatten visible layers. VB.NET Demo Code to Optimize An Exist PDF File in Visual C#.NET Project
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Library SDK class:VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
VB.NET Components to combine various scanned images to PDF, such as tiff, jpg, png, gif, bmp, etc. Append one PDF file to the end of another one in VB.NET.
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Password' link that can be found just below the login input boxes. If for some reason you have
forgotten all your account details, please contact the helpdesk who will assist you in
reactivating your account using the correct procedure.
1.1.4 Creating a New Project
Once you have logged in, you will be taken to the 'My Projects' page (1). Clicking on the
'Create New Project' button (2) on this page will create your first project. It is recommended
you read the next section − 'My Projects' before creating your first project.
1.2 My Projects
The 'My Projects' page is the first page you are directed to when you login. Once logged in,
you can always return to this page by clicking the 'My Projects' link on the 'Main Menu' bar of
IRAS (1). On this page you will see a number of sections. At the top of the page you will see
the usual IRAS 'Main Menu Bar'. Below that you will see the following sections:
3
Library SDK class:VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Professional VB.NET PDF file splitting SDK for Visual Studio and .NET framework 2.0. Split PDF file into two or multiple files in ASP.NET webpage online.
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Library SDK class:C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
scanned images to PDF, such as tiff, jpg, png, gif, bmp, etc. Merge Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. Append one PDF file to the end
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Project Categories: This section (2) lists all the available categories in which you can store
your sets of project information − in a sense they act in a similar way to directories on a
computer filing system. When your account is created, you will have a category to store your
new projects in called 'New Projects'. You can manage (add/delete/rename) your categories
and change the categories in which existing projects are stored by clicking on the link called
'Manage Categories' (3). This is located just to the bottom right of the list of your project
categories. This help manual contains more information on Managing Categories in a later
section. In this example we have created a new category called 'My Archived Projects'.
Import IRAS/EUDRACT from XML Button: The import button (4) allows you to create new
projects from the XML exports of the IRAS system and the EUDRACT system. More
information about importing XML can be found in the Import XML section of this manual.
Projects: When you select a category by clicking on it you will see a list of projects (5) you
have stored in that category. When you first access your account, you should have no
projects. To create a new project, simply click the 'Create New Project' button at the bottom of
the page. This will create a new 'unnamed' project and take you to the Project Filter for that
project. If you wish to return to your list of projects − just click the 'My Projects' link at the top
of the page.
If there are projects in a category, a list will appear showing their short title name (once
you have assigned one on the Project Filter page), the date it was created, its status and a
link to access the project data and forms.
Create New Project: You can create a new project from this page by clicking on the 'Create
New Project' button (6) at any time.
1.2.1 Project Filter
The 'Project Filter' page is critical to each project. It is this page that defines exactly which
forms will be made available to your project. As you go through the page, the questions may
change depending on your answers to previous questions on the page. It is extremely
important that you answer the questions on this page correctly; however, if you are not sure of
4
an answer you can always come back at anytime to continue or change the answers. If you
do come back at a later time, please be aware that this may change the number of forms you
need to fill out.
The forms that are raised for completion can be seen on the Project Index/Navigate page and
this can be accessed at anytime by pressing the 'Navigate' link in the top left corner of the
'Project Filter' page (or 'Navigate' while you are on any other form page), or clicking on a
specific project listed on the 'My Projects' page.
One of the first fields you will see on the 'Project Filter' is the text box asking for the 'Short
Title' for your project. You should put a name to remind you what the project is about − this
can be changed at a later date if you want − but it is this name which will help you identify a
particular on the 'My Projects' page.
It is important to realise that  there is only one 'Project Filter' per project.
1.2.2 Project Index/Navigate
This page is the main way of accessing your data and forms for a particular project. It can be
accessed by clicking on any Project listed on the My Projects page, or when you are in any
form or Project Filter − by clicking on the 'Navigate' button. This page also consists of many
active areas, but once you understand the basic principles of the page you will be able to
access all data and forms in your project very quickly.
Below the main IRAS menu bar you should find the following sections:
5
The Project Information Bar(1): This bar displays the basic information about the project
and the current project form that is selected (if any). It shows the project title (which is derived
from the short title once it has been entered on any form), followed by the project type and the
currently selected form for that project.
Project List: Underneath the Project Information Bar, on the left, you will find the 'Project 
List'. This is a list of all items in your project. It consists of 4 main parts:
A link to the Project Filter page (2).
• 
A link to the Integrated Dataset for your project (3).
• 
Links to the forms (4) that you will need to fill out for a particular research project. It is
important to be aware that the forms shown here are based on your answers to the
questions on the Project Filter.  It is from this list that you can select individual forms by
clicking on the appropriate form name. When you select a form, you will see the
selected form name in the Project Information Bar, and you will see the corresponding
form action tabs to the right.  
• 
Links to any site specific forms that are required for you project. For example an R&D
application may consist of one main R&D form and a number of related Site Specific
Information (SSI) forms. These forms would appear in this section (5).
• 
Form Action Tabs (6): The form action tabs can be seen to the right of the Project List. They
correspond to the currently selected item from the 'Project List'. This is a particularly important
part of the site. It allows you to see which questions are active on a form as well as complete
a number of additional tasks for the selected item from the list. Tabs that are unavailable are
greyed out and are not clickable. The available tabs will be different depending on which item
you have selected; however, the selection of tabs include the following:
Navigate: This tab is available on all forms. It shows you which questions are active
and which are not. Inactive questions are shaded blue and cannot be clicked on. Active
questions have a white background and clicking on them will take you directly to those
questions in the form. Questions are activated and deactivated depending on your
answers to questions in both the Project Filter and the form itself.
• 
6
Add SSI Forms: This tab only appears on the REC, R&D and GTAC forms. Selecting
this tab allows you to add individual Site Specific Information (SSI) forms to your
project.
• 
Checklist: This is not available on all forms. Where it exists, it takes you through a
submission checklist for that particular form. 
• 
Authorisations: Where this tab exists, it is possible to obtain electronic authorisations
rather than 'ink' signatures for the roles shown on the authorisations page. The person
authorising the form must have an IRAS account. The process for electronic
authorisations is explained later in this document.
• 
Save/Print: This tab explains the processes which must be followed in order to print
both blank copies of the various forms and copies of the form which you have filled in.
• 
Submission: The submission tab details the information and process you need to
carry out in order to submit the selected form to the appropriate regulatory body. If you
have printed your form for submission on a previous occasion − you will be able to see
a historic list of your submissions and access these forms and their matching XML
exports. This section is specific to each form. Therefore if you have submitted a form to
Ethics, you will not see your ethics submission when you look under the submission
tab for the R&D form, etc.
• 
Progress: Where an organisation processing your application has a direct link into the
IRAS system, you will be able to monitor the progress of your application through this
tab. This tab is specific to each form.
• 
Amendment: Once you have submitted an ethics form, and providing it is not a clinical
trial of a medicinal product, you will be able to raise amendment forms for ethics.
Guidance on amendment procedures for other forms will be found under these tabs as
available.
• 
Manage: The manage tab is only available to the Integrated Dataset. These are
actions you can do to the complete form − such as duplicate and export the XML of the
project.
• 
Transfer: Allows you to transfer a form to another IRAS user. You must use the email
address that the other IRAS user is registered with in order for the system to find the
other user.
• 
1.2.3 Forms − How to Use
As mentioned earlier, the forms that are accessible to you are determined by your answers in
the Project Filter. When you are in the Project Index/Navigate page you can see the form list
on the left hand side of the screen under the heading 'Project Forms' (1). You can select a
particular form by clicking on a form name(2).
7
The currently selected form can be identified as it will be highlighted with a blue background
and the form name will appear on the Project Information Bar and on headers in the tab
sections (3). Once selected you can use the tab section to perform various operations on that
form. Your form selection will be retained until you change it, or you are logged off the IRAS
system.
1.2.3.1 Form Navigation
Once you have selected your desired form, you can access the questions from the
'Navigation' tab. This will show you the active questions available to your form. Clicking on
any active link will take you directly to that section of the form.
8
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