FLUENCY User Manual 
V2.5.04 
June 10, 2011 
Translation Accelerated 
Make Every Second Count 
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Fluency User Manual v2.4.11 © 2009-2011 Western Standard Translation. All rights reserved. 
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Table of Contents 
Overview ........................................................................................................................................................ 4
System Requirements ....................................................................................................................................... 4
Disclaimer .............................................................................................................................................. 4
Getting Started ................................................................................................................................................ 5
Your First Translation ............................................................................................................................. 5
Getting to Know the Interface .................................................................................................................. 6
Welcome Center ................................................................................................................................. 6
Panes ................................................................................................................................................. 6
Multiple Document Interface ............................................................................................................... 8
Toolbars............................................................................................................................................. 9
Importing Source Text/Document ........................................................................................................... 11
Loading from the File Menu .............................................................................................................. 11
Copy & Paste ................................................................................................................................... 11
Translation File Settings ........................................................................................................................ 12
Step 1: Fluency Translation File (.ftf) ................................................................................................. 12
Step 2: Project name ......................................................................................................................... 12
Step 3: Fluency Translation File Settings ............................................................................................ 12
Step 4: Select Source and Target Local ............................................................................................... 13
Step 5: Specify a Domain and Client .................................................................................................. 13
Step 6: Indicate whether to Pre-scan document for TM matches and/or Pre-translate document with Bing
and Google
Compare ...................................................................................................................... 13
Step 7: Advanced Settings (optional) .................................................................................................. 14
Optional: Edit/Change Fluency Translation File Settings ...................................................................... 15
Using Fluency’s Dynamic Resources ...................................................................................................... 15
Use Translation Memory Matches ...................................................................................................... 15
Use the Gloss as a Reference ............................................................................................................. 16
Dynamic Tabs in the Resource Pane Right .......................................................................................... 17
Translation within Target Text Pane ....................................................................................................... 19
Saving and Loading Files .................................................................................................................. 19
Saving Your Completed Translation ................................................................................................... 21
Advanced Features ......................................................................................................................................... 21
File Formats ......................................................................................................................................... 21
.doc, .docx, .rtf files .......................................................................................................................... 21
.html, .xml, .ttx, .inx, .idml, .hmxp, .mif, .xliff, .sdlxliff files ................................................................ 22
PowerPoint and Publisher files ........................................................................................................... 22
Excel files ........................................................................................................................................ 22
PDF files .......................................................................................................................................... 22
Bilingual Word files .......................................................................................................................... 22
Advanced Formatting ............................................................................................................................ 23
Footnotes/Endnotes ........................................................................................................................... 23
Table of Contents ............................................................................................................................. 23
Headers/Footers ................................................................................................................................ 23
Superscript/Subscript ........................................................................................................................ 23
Hyperlink ......................................................................................................................................... 23
Final Edit and Save As .......................................................................................................................... 23
Segment Filter ...................................................................................................................................... 24
Preferences ........................................................................................................................................... 24
Project setup ......................................................................................................................................... 25
Loading a project .............................................................................................................................. 26
Editing Project settings ...................................................................................................................... 26
Project Statistics ............................................................................................................................... 26
Segmentation Options ........................................................................................................................... 26
Segmentation Rules .......................................................................................................................... 26
Segmentation Exceptions .................................................................................................................. 27
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Convert OpenOffice Text Document to PDF with embedded fonts. An advanced .NET control to change ODT, ODS, ODP forms to fillable PDF formats in Visual C# .NET.
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C# PDF Field Edit Library: insert, delete, update pdf form field
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convert pdf to url online; convert pdf to html with images
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Segment Filters ................................................................................................................................. 27
Translation Memories ............................................................................................................................ 27
Importing/Exporting Your TMs ......................................................................................................... 28
Manage TMs .................................................................................................................................... 29
Translation Memory Database Structure ............................................................................................. 29
Auto TM Lookup .............................................................................................................................. 30
Personal Terminology ........................................................................................................................... 31
Importing/Exporting Your Personal Terminology ................................................................................ 31
Adding to Your Personal Terminology/Adding Tracked Terms ............................................................ 32
Auto Terminology Lookup ................................................................................................................ 33
Enforce Tracked Terms ..................................................................................................................... 34
Turn Off Track Terms ....................................................................................................................... 34
Use Personal Terminology ................................................................................................................. 35
Enforce Personal Terminology ........................................................................................................... 35
Terminology Database Structure ........................................................................................................ 35
Transcription Tools ............................................................................................................................... 35
Load Transcription Project ................................................................................................................ 35
New Transcription Project ................................................................................................................. 36
Recognize Image (OCR) ................................................................................................................... 36
Translation Alignment Tool ................................................................................................................... 36
Project Profiler...................................................................................................................................... 37
Chat ..................................................................................................................................................... 38
Enterprise......................................................................................................................................... 38
Stand-alone ...................................................................................................................................... 39
Metric <> English Conversion ............................................................................................................... 39
Currency Conversion ............................................................................................................................. 39
Desktop/Laptop Synchronization Wizard ................................................................................................ 39
Generate Quality Assurance Report ........................................................................................................ 39
Keyboard Shortcuts ............................................................................................................................... 40
Trouble Shooting/FAQs ................................................................................................................................. 41
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Overview 
Fluency gives translators the interface and resources they need to translate quickly and efficiently in 
over 30 languages. While most users will find that the tutorial provided in the help menu is a sufficient 
introduction to get started translating, this guide is an in-depth resource for any further questions 
regarding Fluency, especially its Advanced Features.  
Fluency‘s included dictionaries and terminology are NOT meant to supercede or replace your own 
dictionaries, personal terminology, or client terminology. As such, these dictionaries and terminology lists 
are not separated by domain or locale. The terminology and dictionaries ARE meant to be a useful 
general-purpose resource. 
System Requirements  
Minimum Requirements 
 Windows XP or later Windows Operating System 
 Microsoft .NET 2.0 Framework with Service Pack 2 (will be installed with Fluency if .NET 2.0 is 
not already installed) 
 1 GB RAM 
 600MB to 5 GB Hard disk space (Single User/Stand Alone)  
 2 Ghz + AMD or Intel Processor 
Recommended Requirements 
 Windows XP or later Windows Operating System 
 Microsoft .NET 2.0 Framework with Service Pack 2 (will be installed with application if 2.0 is not 
already installed) 
 2 GB RAM 
 400 MB Hard disk space (Enterprise), 2 GB to 5 GB Hard disk space (Single User/Stand Alone) 
 Modern AMD or Intel Processor 
 Internet Connection for internet-based resources 
Disclaimer
THIS SOFTWARE IS PROVIDED BY THE COPYRIGHT HOLDERS AND CONTRIBUTORS "AS IS" AND 
ANY EXPRESS OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED 
WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE 
DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE COPYRIGHT OWNER OR CONTRIBUTORS BE LIABLE 
FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL 
DAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR 
SERVICES; LOSS OF USE, DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER 
CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY, OR 
TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OF 
THIS SOFTWARE, EVEN IF THE COPYRIGHT HOLDERS AND CONTRIBUTORS ARE ADVISED OF 
THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE.
VB.NET Create PDF Library SDK to convert PDF from other file
Best VB.NET component to convert Microsoft Office Word Create and save editable PDF with a blank page Create fillable PDF document with fields in Visual Basic
pdf to web converter; embed pdf into website
VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
Create fillable and editable PDF documents from Excel in Create searchable and scanned PDF files from Excel in VB Convert to PDF with embedded fonts or without
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Getting Started 
Your First Translation
The first time you open Fluency, you will be greeted with the welcome screen. This screen allows you to 
get started with translating a file quickly by clicking Translate a File. If you decide to turn off the welcome 
center in the future, go to File > Open > Source file. This will open a file dialog box that will allow you to 
choose the source file to translate. If you do not see the file in this dialog box, it is probably a file type that 
Fluency doesn‘t support. Once you have selected the file, press open. Fluency will load the source file, 
and open a Translation File Settings window. In this window, the first textbox tells Fluency where to save 
the Fluency Translation File (.ftf) that will save all of your translation work for this document. By default, 
this will be saved next to the source file. To change where the ftf file is located, click the ―…‖ button and 
browse to the location where you want the file saved. The second textbox asks for a project name. 
Fluency will automatically fill this box with the filename with the language pair appended to the end. Next, 
you must choose the source language (which will in most cases be automatically detected), target 
language, source locale, and target locale. Once these are selected, fill in the domain and client 
textboxes. While these are technically optional, if you need to export a Translation Memory (TM) for a 
client in the future, we strongly recommend labeling each file with the appropriate client to simplify the TM 
export process. The domain is also useful as a filter for relevant TM matches. To pre-scan your document 
for TM matches, click the appropriate checkbox and then adjust the accuracy slider bar to determine what 
percent the segment must match for pre-population. You can also check the box for Google/Bing 
compare that will perform machine translation on each segment and keep the pre-populate matching 
translations in the target of the sentence. These compared machine translations will be labeled with CTM 
in the notes and will be highlighted in purple until CTM is removed. Finally, press the OK button. 
Fluency will segment the file and search for either TM matches or machine translation matches if these 
options are selected. The source text window will display the source text. If the file format of the source 
text is a Word document, an RTF file, or PDF/DOC conversion file you will see the file displayed in a 
completely graphical manner with all images, formatting, and layout preserved exactly as in the original. 
For other file formats, there are varying degrees of graphical representation. The first segment will be 
background highlighted in the source window. To translate this segment, type the translation in the target 
text window. Apply inline formatting in the Target text window as appropriate. Once you are done with the 
translation for this segment, use the green arrow keys on the target text toolbar to proceed to the next 
sentence or just press enter. The Target Preview window will be automatically updated with the 
translation for that segment. All untranslated sentences will be displayed with the placeholder ―<segment 
#>.‖ Continue until each segment is complete. (If you selected the option to pre-scan for TM matches, 
each segment that did not have a match is marked as unfinished and highlighted in yellow. See 
Unfinished Segment on page 10 for more information.)  
During translation, Fluency provides many resources to aid the translator. The Translation Memory 
Matches window will automatically lookup the active segment in the TM database and return any relevant 
matches. To see extended information about any TM match, click on it in the window and refer to the 
extended TM info tab that will appear on the bottom right of the Fluency interface. To use the segment in 
translation, double click on it. Fluency will also look up each term in your personal terminology and 
Fluency‘s terminology database and return a gloss for each term in the center window. If the gloss is 
incorrect for the context, click on the source word in the gridview and see extended glossary information 
to the right. Fluency also includes large monolingual dictionaries and access to concordance search and 
online resources, which are located in the other tabs in the bottom right section of Fluency and will 
automatically research the word that is highlighted.  
Once this is document translation is completed, go to File > Save As to save out the translated document. 
By default Fluency will default save out to the same file format of the source. If you need to make 
formatting changes before saving out or minor editing, you can use the Final Edit and Save As option in 
the File menu which will give you a side-by-side source/target view in an editing environment much like 
VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to
Convert to PDF with embedded fonts or without original fonts fast. Convert multiple pages PowerPoint to fillable and editable PDF documents.
convert pdf into html; convert pdf to html online for
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Create PDF files from both DOC and DOCX formats. Convert multiple pages Word to fillable and editable PDF documents.
adding pdf to html page; export pdf to html
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Word. From that environment you can save out the completed file or save your changes and return to the 
translation interface in Fluency. 
Getting to Know the Interface
Welcome Center
The Fluency Welcome Center presents a few of the ways to get started with Fluency. The functions and 
processes associated with each button are documented further under the corresponding section (e.g., 
Import Translation Memories is documented under the Translation Memories section of this manual). To 
hide this on start-up, uncheck the ‗Show on start up‘ checkbox in the bottom left hand corner. 
Panes
The Fluency workspace is divided into several panes designed to accelerate the translation process by 
providing as many resources and tools as possible in one viewing area, thereby minimizing the time 
wasted by leaving the project to research terminology. 
The many panes in the Fluency interface are dynamic and therefore fully adjustable. Simply place your 
cursor between panes and drag to adjust the relative size of the panes. The Source Text, Target Preview, 
Target Text, and Resources can all be undocked as well. 
C# Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in C#.
Convert multiple pages Word to fillable and editable PDF documents in both .NET WinForms and ASP.NET. Convert both DOC and DOCX formats to PDF files.
how to change pdf to html format; convert pdf into webpage
C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF
Convert multiple pages PowerPoint to fillable and editable PDF documents. Easy to create searchable and scanned PDF files from PowerPoint.
convert pdf to web link; embed pdf into webpage
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1. Source Text Pane: This is the pane where you import or paste source text—source text is the 
text you are interested in translating into a target language. To undock the Source Text Pane (or 
any other undockable pane), right click on the pane and click ‗Undock‘. To redock the pane, either 
close the window by clicking on the red ‗X‘ or right click on the window and click ‗Dock‘. 
2. Target Text Pane: The workspace to enter your translation. This pane is synchronized with the 
sentence highlighted within the Source Text Pane. As you navigate to other sentences in the 
source language (by double-clicking a different sentence or by clicking the Sentence Navigation 
buttons in the Target Menu Bar), the Target Text Pane changes accordingly—either bringing up 
your previous work on a sentence or clearing to begin translation of a new sentence or segment.  
3. Target Preview: Shows an overview of the completed Target Text as you move through your 
translation, providing context for your unfinished translation. This window is read-only, though if 
you right-click you see a formatting capabilities made available to you as your work through your 
translation including font, text color, and background text color. 
4. Resource Pane Left: 
a. Glossary (Grid-view/Textbox): The Glossary Tab is a grid-view displaying a word-by-
word (or phrase-by-phrase) dictionary match. This will by default display Fluency 
terminology, but will be overridden by client/personal terminology. Client/personal 
terminology is highlighted in blue. Only one gloss will show in this view. To view other 
definitions, click on the word in question. You can also double click any word to place it in 
the Target Text box. 
b. Translation Memory Matches Tab: This tab allows you to search for TMs on the 
sentence level. There is an additional option for an exhaustive search that will find 
smaller or less-likely matches. (Note that this is a separate function and requires you to 
click the Exhaustive Search button). You can also specify whether you want to search for 
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a fuzzy or approximate TM match by checking the Use Fuzzy Matching checkbox. The 
light gray text above the TM match will display metadata about the unit. If further 
information is available, you can click on the match and to open the extended TM view 
that appears as a tab in the other resources section. 
5. Resource Pane Right: This pane contains numerous tabbed resources for word or phrase look-
up, including:  
a. Fluency Dictionary Tabs: Built-in dictionary resources, including source-language to 
target-language dictionaries, source-language to source-language dictionaries, and 
target-language to target-language dictionaries (A to B, A to A, B to B). Machine 
Translation of the selected source term is shown on these tabs (Can use Google 
Translate
or Bing
depending on your preference setting. APIs also available for 
Systran). 
b. Concordance Search Tab: An ad hoc search function enabling the lookup of any word 
or phrase in translation memories-either in the source or in the target language; i.e., you 
may search for text in the current project or some previously completed project.  
c. Online Resource Tabs: Google Search
, online dictionaries or thesauri, up to four user-
specified websites. 
Each resource tab will auto-populate based on the word highlighted in the Glossary Tab, the word 
or words you select or hover over in the Source Text pane, text highlighted in Target Preview, or 
text manually entered into any of the ―Find‖ boxes in the Resource Tabs.  
Multiple Document Interface
Fluency allows you to have multiple documents open at the same time. To toggle back and forth between 
the documents, use the Window menu item. Under the Window menu item, the filename of each open 
document will appear. By clicking on name of the file you want, Fluency will display that document. There 
can only be one project open at a time, but you can open some or all of the files within that project. The 
‗X‘ button in the right hand corner (just below the red ‗X‘ used to close the program) will close the current 
document, and prompt you to save your translation progress if needed.  
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Toolbars
Primary Toolbar 
1. New Document: Open a new translation document window. 
2. Open: Open a source document, translation, or project file to begin or resume translation. 
3. Save: Saves the current document. 
4. Print: Prints the current document. 
5. Cut: Cut highlighted text. 
6. Copy: Copy highlighted text. 
7. Paste: Paste the text from the clipboard into the Pane that has focus (blinking cursor). 
8. Undo: Undoes the previous action when possible. 
9. Redo: Redoes the previous action when possible. 
10. Help: Opens this document. 
11. Merge: Merge two or more sentences/segments together. This is helpful when you wish to 
override the way Fluency splits up sentences/segments. 
12. Split: Split the selected sentence/segment into two sentences/segments. 
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13. Track and Add Terms (a.k.a. “Plus” button): Tracks terms or phrases within the Source Text 
and adds terms or phrases to your Personal Terminology for future use. 
14. Pause: Pauses/resumes the translation timer. 
15. Save TMs: Saves the translated segments of the current translation to the Fluency TM database. 
16. View/Preview File: This button will appear if the file format that you are working on cannot be 
displayed in a WYSIWYG manner in the Target Preview. It will open a web browser or the 
corresponding program to preview the translated document. 
17. Spell Check: Checks the current translation for spelling errors. 
18. Spell Check Label: Notifies the user which language is being used for spell checking 
19. Zoom: Sets the zoom percentage for Source Text, Target Preview, and Target Text. 
20. Refresh Preview: Will redraw Target Preview or regenerate Target Preview from Source Text 
formatting. 
21. Close Document: Closes the current document. 
Target Text Toolbar 
1. Sentence Navigation: Moves translation focus forward or backward to the sentence you want to 
work on (Source Text highlighted in red). The highlighted sentence is displayed in the Glossary 
and Resource Tabs are updated accordingly. Any text you put into the Translator‘s Workspace 
will be associated with the highlighted Source Text sentence/segment.  
2. Quick Tools 
a. CS: Copies source text of the current segment into the Target Text window. 
b. MT: Machine translates the current segment using Google Translate™ or Bing
c. CT: Copies the inline tags used in Fluency to represent untranslatable segments into the 
target Text box. If there are no tags in the current segment, nothing will be copied. 
3. Format Target Text: Bold, Italics, Underline, Strikethrough, superscript, subscript, and hyperlink 
4. Symbols: Insert euro symbol, or use the insert symbol from Microsoft Word to select other 
symbols for insertion. 
5. Unfinished Segment: Buttons for marking a segment as unfinished or finished. The unfinished 
segment button flags the unfinished segment to remind you it is unfinished. Left and right arrows 
(yellow) allow you to navigate between unfinished segments. These will be active only if there is 
an unfinished segment in the corresponding direction (left – an unfinished segment earlier in the 
document, right – an unfinished segment later in the document). Once you complete an 
unfinished segment, press the finished segment button. The green circle with a ―C‖ in the middle 
marks all segments as complete. If you pre-translate your translation with TMs, the segments that 
do not have matches will be marked as incomplete by default. 
Miscellaneous 
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