Northwoods Software 
Mail Merge 
User Guide 
Mail Merge for: 
ACT! 2000 / 5 / 6 
ACT! 2005 / 2006 (Mail Merge version 7.*) 
ACT! 2007 (Mail Merge version 9.*) 
Text (.csv) files 
Excel (.xls) files 
March 2007 
Version 7.7 and 9.7 
Convert pdf into html code - SDK application API:C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
How to Convert PDF to HTML Webpage with C# PDF Conversion SDK
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Convert pdf into html code - SDK application API:VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
PDF to HTML Webpage Converter SDK for VB.NET PDF to HTML Conversion
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Table of Contents 
Table of Contents................................................................................................................2 
Mail Merge Overview.........................................................................................................4 
Running Mail Merge.......................................................................................................4 
Setting up an Account.....................................................................................................5 
Accounts Tab..................................................................................................................6 
SMTP server setup......................................................................................................6 
From Name / Reply To...............................................................................................6 
ACT Username / Password.........................................................................................6 
My Field (MF_) Data..................................................................................................6 
Authentication.............................................................................................................6 
Templates Tab.................................................................................................................7 
Template News / Preview panel.................................................................................9 
Edit Tab.........................................................................................................................10 
HTML Editor Tool Bar.............................................................................................11 
Merge Tab.....................................................................................................................12 
See section Queued Packages for more detail on queued emails.Start Merge… ......14 
Start Merge…............................................................................................................15 
ACT! Merge using Lookup.......................................................................................16 
ACT! Merge using Group.........................................................................................17 
What Start Merge Does.............................................................................................17 
Restarting an Interrupted Send..................................................................................18 
Bounces Tab..................................................................................................................19 
Handling of Returns: method 1 (Easy).....................................................................20 
Handling of Returns: method 2 (no so easy)............................................................21 
Processing Bounces: common to both methods........................................................22 
Exporting Bounces to ACT!.....................................................................................25 
Manual Bounce Handling.........................................................................................26 
ACT! Tab......................................................................................................................27 
Support Tab...................................................................................................................28 
Global Settings – To Name and Alternate Email Field............................................28 
Creating Templates...........................................................................................................29 
Merge Tags...................................................................................................................29 
Subject Line..............................................................................................................29 
Date Tags..................................................................................................................29 
My Field Tags...........................................................................................................31 
Company Tags..........................................................................................................31 
Conditional Tags.......................................................................................................32 
Dear Bob or Dear Sir/Madam...................................................................................32 
Prompting Dialog Tags.............................................................................................32 
Converting ACT! 6 .ADT templates.............................................................................34 
CTL files.......................................................................................................................35 
Queued Packages..........................................................................................................35 
Picture Considerations..................................................................................................36 
Tips...............................................................................................................................41 
Character Encodings.....................................................................................................42 
From Wikipedia, the free encyclopedia....................................................................42 
Integration with ACT! 2005 / 2006 / 2007.......................................................................43 
2
SDK application API:VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
outputOps). Divide PDF File into Two Demo Code Using VB.NET. This outputOps). Split PDF Document into Multiple PDF Files Demo Code in VB.NET. You
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Command Line..............................................................................................................43 
Integration with ACT! 6 and earlier..................................................................................44 
Internet / SMTP issues......................................................................................................47 
Port 25 Blocking...........................................................................................................47 
Running your Own SMTP Server.................................................................................47 
Commercial SMTP Services.........................................................................................48 
What Northwoods Does to send mail...........................................................................48 
Bounce Back Handling.................................................................................................49 
Tracking who reads your E-mail.......................................................................................50 
General Release Notes......................................................................................................51 
Notes for old Mail Merge Mania users.........................................................................51 
Templates..................................................................................................................51 
Accounts...................................................................................................................51 
CSV & Excel Merge.................................................................................................51 
HTML Editor............................................................................................................52 
Merge........................................................................................................................52 
End of MAIL MERGE User’s Guide...........................................................................52 
Addendum: Faxing with Mail Merge...........................................................................53 
Sample Fax Template:..............................................................................................56 
3
SDK application API:C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
from the ability to inserting a new PDF page into existing PDF page processing functions, such as how to merge PDF document files by C# code, how to
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SDK application API:C# PDF Convert to Images SDK: Convert PDF to png, gif images in C#
An advanced .NET control able to batch convert PDF documents to image formats in C#.NET. Turn multipage PDF file into single image files respectively in
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Mail Merge Overview 
Northwoods Mail Merge is a completely new version of our successful and popular Mail 
Merge Mania, which we first created for ACT! version 3. 
Note: In this document, when ACT! is used, we mean ACT! 2005, 2006 or 2007.  When 
we are talking about ACT! 6 or earlier, we use ACT! 6
Running Mail Merge 
You can run Northwoods Mail Merge from the Write menu in ACT!.  (This integration is 
not available in ACT! 6, but you can add your own custom menus.) 
Or, you run it from the Start Menu: 
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SDK application API:VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
In order to convert PDF document to Word file using VB.NET programming code, you have to integrate following assemblies into your VB.NET class application by
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SDK application API:C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
with specified zoom value and save it into stream The magnification of the original PDF page size Description: Convert to DOCX/TIFF with specified resolution and
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Setting up an Account 
Setting up an Account is the first thing to do.  The first time you Run Mail Merge, you 
will see the dialog: 
The Account Name will default to the last ACT! Username, or to “My Account” if that 
can’t be found. 
If you use Outlook 2003 or later, it is recommended you choose the “Copy Outlook Info” 
radio button.  The display is updated with the Outlook Accounts when you choose that 
option: 
5
SDK application API:C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
Merge several images into PDF. Insert images into PDF form field. Access to freeware download and online C#.NET class source code.
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SDK application API:C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
C# Demo Code: Combine and Merge Multiple PDF Files into One in .NET. This part illustrates how to combine three PDF files into a new file in C# application.
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After you set up an Account, you will be take to the Accounts Tab.  If you chose the 
Copy Outlook Account option, you will need to set the SMTP password field. 
Accounts Tab 
SMTP server setup 
SMTP Server, SMTP Login Username and Password are required. 
From Name / Reply To 
The From Name, From Email are required.  The Reply To is required for using the 
Bounceback POP based handling. 
ACT Username / Password 
Required for doing mail merges to ACT!. 
My Field (MF_) Data 
Enter any “My Field” (like your name or phone number) for personalizing a template that 
is used by more than 1 person in your organization. 
Authentication 
Note that there is no setting for authentication.  Mail Merge supports Plain (no 
authorization), Auth Login (the most popular these days) and CRAM-MD5 
automatically.  Mail Merge connects to the SMTP server and then responds to the 
authorization mechanism that the server requests. (If you need the now-rarely-used POP 
login authorization, contact us.) 
6
Templates Tab 
The Listbox shows the template files in the currently selected Template Folder.  The 
highlighted file is the “current template”.  Note that it shows the type as one of “html”, 
“html + text” or “text only”.    
If you create a file in the current Template Folder outside of MAIL MERGE, the listbox 
won’t be updated.  You can change the Template Folder to another location and then 
change it back, or you can just restart MAIL MERGE. 
Edit opens the selected template in the built-in HTML editor on the Edit Tab.  Double 
clicking in the listbox is a shortcut for Edit. 
There is currently no provision for editing Text templates, you must use Notepad and 
place the output in the Template Folder.  Note that the filename must be an exact match 
with HTML filename. 
Edit With (default HTML Editor) will open the selected template in the default HTML 
editor on this PC (provided one is installed).  Be sure to save the file before using it as a 
template in a mail merge.  (You can set the Default HTML Editor on your system with 
the Programs Tab of the Internet Explorer Tools > Internet Options Dialog.) 
The Template Folder dropdown gives you a choice of  multiple template folders. 
Duplicate will start the process of using an existing template to create a new one. 
Delete will delete the selected template. 
7
New Template creates a new HTML file in the built-in editor. 
New from Stationery brings up the following dialog: 
After you pick the stationery and enter a name for the template to be created, the 
stationery file and all the pictures it needs will be copied to your template folder with the 
name you provide. 
(the OE stationery templates use the <Body Background=file.gif> HTML tag and 
browser-based email readers strip this out)  We hope to "fix" these templates 
automatically in a future release. 
The Get More Stationery... button takes you to the Microsoft Outlook Express 
Stationery download page.  There is a LOT of stuff here. 
8
Template News / Preview panel 
On the right hand side of the Templates Tab is the CRMaddons News and Template 
Preview panel.  When you start up Mail Merge, the panel will show version information 
for Mail Merge, along with the latest news from the CRMaddons web site. 
By clicking on a template name on the Templates Listbox, a preview of the template will 
be show on the right.   You can hide the preview panel by clicking on the small button on 
the right hand side. 
9
Edit Tab 
The HTML editor is a simple editor utility optimized for creating HTML that is good for 
sending in E-mail.  It has basic facilities for formatting (fonts, bold, italics, underline, text 
justification, indenting, and lists) as well as Tables and the use of tables for laying out the 
page. 
10
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