Microsoft Outlook 2010  
Mail Merge 
Training User Guide 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Sue Pejic 
Training Coordinator 
Information Technology Services 
Email :  spejic@swin.edu.au 
Mobile :  0419 891 113 
 
 
 
Convert pdf to html5 - software Library dll:C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
How to Convert PDF to HTML Webpage with C# PDF Conversion SDK
www.rasteredge.com
Convert pdf to html5 - software Library dll:VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
PDF to HTML Webpage Converter SDK for VB.NET PDF to HTML Conversion
www.rasteredge.com
OUTLOOK
 
MAIL MERGE         
 
2  Mail Merge| Swinburne University of Technology                                                     Version 1.0  September 2011 
 
Table of Contents 
 
Mail Merge: ............................................................................................................................................. 3 
How to send a personalized e‐mail to many people at once ............................................................. 3 
Step 1: Select your contacts .................................................................................................................... 4 
Step 2: Mail Merge Dialog in Outlook – Choose E‐mail .......................................................................... 5 
Step 3: Composing your e‐mail… in Word .............................................................................................. 7 
Step 4: Preview your e‐mail .................................................................................................................... 9 
Step 5 – Using an Excel document ........................................................................................................ 10 
 
 
 
software Library dll:Online Convert PDF to HTML5 files. Best free online PDF html
Online PDF to HTML5 Converter. Download Free Trial. Convert a PDF file to HTML. Just upload your file by clicking on the blue button
www.rasteredge.com
software Library dll:XDoc.HTML5 Viewer for .NET, Zero Footprint AJAX Document Image
View, Convert, Edit, Sign Documents and Images. Online Demo See the HTML5 Viewer SDK for .NET in powerful & profession imaging controls, PDF document, image to
www.rasteredge.com
OUTLOOK
 
MAIL MERGE         
 
3  Mail Merge| Swinburne University of Technology                                                     Version 1.0  September 2011 
 
Mail Merge:  
Mail merge is a feature of Outlook and Word that allows you to send a set of contacts a personalized 
e‐mail as though they are the only person receiving the e‐mail. 
How to send a personalized e-mail to many people at once 
With this feature, you can personalize the e‐mail so that each of your recipients is the only person 
on the To: line and that the contents of the e‐mail change based on information you have for each 
contact. Instead of starting the e‐mail with “To whom it may concern,” you can have Outlook and 
Word automatically fill in the e‐mail with your recipient’s name (e.g. “Dear Dan,”). Mail merge in 
Outlook is pretty  hidden – most people don’t even know that you can send a personalized e‐mail to 
each contact in a set of contacts the way you can print a set of form letters in Word. As a matter of 
fact, Outlook’s mail merge feature is built on Word’s functionality, which might add to the confusion. 
With this post I hope to clarify how to use this feature to send an e‐mail to a group of people in your 
contacts. 
The basic steps to creating a mail merged e‐mail from Outlook are: 
Select your contacts in Outlook  
Select to send an e‐mail in the Mail Merge dialog and choose your subject  
Compose your e‐mail in Word – inserting fields where appropriate  
Preview and Send  
 
software Library dll:VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer. 3. Export To HTML5. Export and convert PDF to HTML5 file. 4. Export To DOCX.
www.rasteredge.com
software Library dll:C# HTML5 PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to
C# PDF - Convert PDF Online with C#.NET HTML5 PDF Viewer. 3. Export To HTML5. Export and convert PDF to HTML5 file. 4. Export To DOCX. Export PDF to DOCX document
www.rasteredge.com
OUTLOOK
 
MAIL MERGE         
 
4  Mail Merge| Swinburne University of Technology                                                     Version 1.0  September 2011 
 
Step 1: Select your contacts 
In Outlook, navigate to Contacts (Ctrl‐3) and select the set of contacts you want to send your e‐mail 
to: (hold the Ctrl key down and click on multiple contacts): 
Tip: Use categories for the set of people you want to e‐mail and then arrange your contacts by 
category. To send “mail merge” e‐mail to each of them, click on the category header.
 
Note: The mail merge feature does not work with personal distribution lists. (I’m sorry!!)  
Note 2: You will only be able to send e‐mails to contacts that have an e‐mail in the e‐mail field. 
 
software Library dll:XDoc.HTML5 Viewer, Create Web Doc & Image Viewer in C#.NET
RasterEdge. PRODUCTS: ONLINE DEMOS: Online HTML5 Document Viewer; Online XDoc.PDF Demo▶: Convert PDF to Word; Convert PDF to Tiff; Convert PDF to HTML;
www.rasteredge.com
software Library dll:VB.NET PDF- HTML5 PDF Viewer for VB.NET Project
Convert PDF Online in HTML5 PDF Viewer. With RasterEdge VB.NET HTML5 PDF Viewer, users can directly convert and export PDF to Tiff
www.rasteredge.com
OUTLOOK
 
MAIL MERGE         
 
5  Mail Merge| Swinburne University of Technology                                                     Version 1.0  September 2011 
 
Step 2: Mail Merge Dialog in Outlook – Choose E-mail
Next, in the menu bar, click Tools, then Mail Merge  
to get to this dialog: 
First, under“Contacts,” select “Only selected contacts” 
software Library dll:VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
RasterEdge. PRODUCTS: ONLINE DEMOS: Online HTML5 Document Viewer; Online XDoc.PDF Demo▶: Convert PDF to Word; Convert PDF to Tiff; Convert PDF to HTML;
www.rasteredge.com
software Library dll:C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
C# PDF - Convert PDF to JPEG in C#.NET. C#.NET PDF to JPEG Converting & Conversion Control. Convert PDF to JPEG Using C#.NET. Add necessary references:
www.rasteredge.com
OUTLOOK
 
MAIL MERGE         
 
6  Mail Merge| Swinburne University of Technology                                                     Version 1.0  September 2011 
 
Next, under “Merge options”, under “Merge to:” select “E-mail” 
A subject line will appear – fill it in with your subject. Note: your subject will be the same for all of your recipients. 
Click OK.
OUTLOOK
 
MAIL MERGE         
 
7  Mail Merge| Swinburne University of Technology                                                     Version 1.0  September 2011 
 
Step 3: Composing your e-mail… in Word
Word will be initialized and then appear. When starting a mail merge from within Word, the first step is to select 
the recipients, but you’ve already done that in Outlook, so the next step is to write the e-mail. 
Treat the Word document as the body of your e-mail – because it is.  
Focus on the Write and Insert Fields group in the Ribbon: 
To insert a greeting, click on “Greeting Line” 
To insert a field, click on “Insert Merge Field” (on the top for a dialog, or on the bottom half of the button for a 
drop down list). 
OUTLOOK
 
MAIL MERGE         
 
8  Mail Merge| Swinburne University of Technology                                                     Version 1.0  September 2011 
 
Note: There are a lot of contact fields to choose from. 
 
OUTLOOK
 
MAIL MERGE         
 
9  Mail Merge| Swinburne University of Technology                                                     Version 1.0  September 2011 
 
Step 4: Preview your e-mail
Once you have your e-mail the way you want it, you can preview what it will look like before you send it by 
clicking on “Preview Results” and then clicking on the left and right scroll buttons in the Preview Results group: 
Step 5: Send it! 
The last step is to send your e-mail. Just click “Finish&Merge” and “Send E-mail Messages…” 
Which will bring up this dialog: 
Click OK. 
You can then watch as Word goes through each of your contacts and sends the mail. 
OUTLOOK
 
MAIL MERGE         
 
10  Mail Merge| Swinburne University of Technology                                                     Version 1.0  September 2011 
 
Step 5 – Using an Excel document 
What if the merge fields that I want to insert are in an excel sheet and not in my contact profiles? 
In Word 2010 when you hit the drop down for “Select Recipients” in the Mailings tab, there is a 
selection for “Use Existing List.” if you have your Excel spreadsheet saved in your Document library 
you can select it and it will auto‐import into your mailing. 
Otherwise use Excel as your merge file instead of Outlook contacts. It works great.  
The Excel file can have any fields ‐  names, addresses, phone numbers, email addresses and etc…that 
I need to send  to my customers.
 
Documents you may be interested
Documents you may be interested