ReportWorks 1: Labels, Letters, and Lists 
Introduction 
ReportWorks is designed to give PowerSchool administrative users a drag­and­drop interface for creating 
custom reports. Use templates or create reports from scratch that you can run from PowerSchool and share 
with others. 
In this class, you will learn to create the following types of reports: 
Mailing labels 
Form letters 
Student lists 
You will also learn how to publish your report projects, and how to transfer ReportWorks files. 
Getting Started 
To access ReportWorks Developer: 
1. On the Start Page under Applications, click ReportWorks Developer 
2. Click Launch 
3. ReportWorks will launch as a separate application using JavaTM. Click OK to open with Java and then 
click 
Allow. 
4. Use the same username and password to sign in to ReportWorks as you used to sign in to PowerSchool. 
The only time you would not use your PowerSchool username and password is if you had been given 
access to PowerTeacher Administrator. When you sign in to PowerTeacher Administrator, you can choose a 
different username and password. So, if you have separate PowerTeacher Administrator login credentials, 
make sure to use that username and password combination to access ReportWorks. 
5. Enter your username and password and click Sign in 
6. When you sign in, you have three choices on the ReportWorks Start Page: 
Create a report project from a template 
Start a new report project from scratch 
Open an existing report project 
7. Click Project based on a template, and choose one of the templates to view a ready­made 
ReportWorks project 
8. To prepare for working on the next section, on the Details page under Projects, click + add and select 
Add Project 
9. Double­click Untitled Project to load it 
Creating Labels 
Create a set of labels by setting up a report in ReportWorks. Label dimensions are pre­set in ReportWorks. 
Best pdf to html converter - software Library dll:C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
How to Convert PDF to HTML Webpage with C# PDF Conversion SDK
www.rasteredge.com
Best pdf to html converter - software Library dll:VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
PDF to HTML Webpage Converter SDK for VB.NET PDF to HTML Conversion
www.rasteredge.com
Just choose which brand and label number you want, and then arrange the text in the labels. 
 
Activity 1 – Create Mailing Labels 
Create a basic label with the student's first name, last name, address, city, state, and zip. Also, set a 
boundary (filter) to confine the report to active students only. 
1. Click Details 
2. To start a new report project, click + add in the upper­left corner of the screen and choose Add Project 
The new report project name appears as "Untitled Project." 
3. Right­click Untitled Project and select Load Project 
4. Double­click Untitled Project to load it automatically 
5. Give your project a title that includes your user ID, such as Student Mailing Label_13 
6. Give your project a description, such as Avery 5160 labels 
7. For Data Set, select Student: Basic 
8. Click Scope to set Boundaries (filters) and Runtime Controls (choices of groups of students) 
9. In the Data Set panel, click Student to expand the data set 
10. Click Demographic to expand that set 
11. Click Student_enrollment_status to highlight the field in blue 
12. Drag Student_enrollment_status into the main part of the page 
13. Make sure the operator in the Add Filter box is set to = 
14. Type the number 0 in the field after the operator and click OK 
15. Click Layout 
16. On the Layout page, choose Label, then click OK 
17. Click one of the labels, and on the right of the ReportWorks toolbar, click the Inspector icon to open the 
Labels Inspector 
18. In the Labels Inspector, under Avery Product Number, choose 5160: Address Labels 
19. Double­click inside the first label so that it has a light­red border around it 
20. In the Data Set at the bottom of the page, click Contact to expand that set of data objects 
If you only see "Student," click to expand and then click Contact. 
21. Click FirstLast_name to highlight, and then drag the FirstLast_Name data object to the first label 
22. Move your cursor to the bottom right corner of the FirstLast_Name data object, and resize that object to 
match the size of the labels 
23. In the Text Inspector, click after the FirstLast_Name data object 
24. Press Enter to start a new line 
25. Click Mailing_Street, then drag the data object into the FirstLast_Name data object 
software Library dll:Online Convert PDF to HTML5 files. Best free online PDF html
Our PDF to HTML converter library control is a 100% clean .NET document image solution, which is designed to help .NET developers convert PDF to HTML webpage
www.rasteredge.com
software Library dll:Purchase RasterEdge Product License Online
Now. Converter XDoc.Converter for .NET. Best file conversions for most common business files, including Adobe PDF, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, HTML, Open
www.rasteredge.com
26. In the Text Inspector, click after the Mailing_Street data object 
27. Press Enter to start a new line 
28. Click Mailing_City, then drag the data object into the FirstLast_Name data object 
29. In the Text Inspector, click after the Mailing_City data object and type a comma and a space 
30. Click Mailing_State, then drag the data object into the FirstLast_Name data object 
31. In the Text Inspector, click after the Mailing_State data object and type a space 
32. Click Mailing_Zip, then drag the data object into the FirstLast_Name data object 
33. Click Preview 
34. Close the PDF 
 
Activity 2 – Add a Logo to Your Labels 
Now it's time to personalize your labels with the school mascot. In this activity, you'll import an image and 
modify it to use as a logo. 
1. Click or double­click the first label so that it has a light red border around it 
2. In your activity files on your desktop, go to the ReportWorks folder, and find the file named mini_tiger.png 
3. Resize the ReportWorks window so that you can see both the window and the mini_tiger.png file at the 
same time 
4. Drag mini_tiger.png to the first label 
5. In the Image Import box, click Image Shape 
6. Resize the tiger image to fit the label box, and position the image to the left of the label box, so that the 
text moves to the right 
7. Click the text 
8. Click the Tools menu and choose Font Panel or click A on the toolbar 
9. Change the font size on the label to 10 point so that the image has room 
10. Click Preview to see your results 
11. Close the PDF 
 
Using ReportWorks to Fill in Forms 
Whether it is a letter to parents, a 504 plan, or a permission slip, you can't get too far in your school day 
without having to fill out a form for multiple students. Use ReportWorks to make this a little easier. 
In the next two activities, you will see two different examples. In the first example, use an existing permission 
slip, which is in PDF format, and use ReportWorks to fill in the fields. In the second example, copy and paste 
text into the ReportWorks window and edit the text. 
 
software Library dll:C# PDF Convert to Images SDK: Convert PDF to png, gif images in C#
Graphics, and REImage in C#.NET Project. Best PDF converter SDK for Visual Studio .NET for converting PDF to image in C#.NET application.
www.rasteredge.com
software Library dll:Online Convert PDF file to Tiff. Best free online PDF Tif
Online PDF to Tiff Converter. Download Free Trial. Convert a PDF File to Tiff. Just upload your file by clicking on the blue button
www.rasteredge.com
Activity 3 – Use a PDF Letter and Add Data Objects 
In this activity, modify a PDF form letter in the report project layout window of ReportWorks. 
1. Create a new report project from scratch titled PDF Form Letter and add your sign in number 
2. For the data set, choose Student: Basic 
3. Check Output Report Per Student 
Note: Check Output Report Per Student when you expect more than one page per student and you want the 
pages printed with each student name. Uncheck the box for the pages to be grouped per page number. 
4. Click Scope 
5. In the Data Set panel, click Student to expand the data set 
6. Click Demographic to expand that set 
7. Double­click Student_enrollment_status 
8. Make sure the operator in the Add Filter box is set to = 
9. Type the number 0 in the field after the operator and click OK 
10. Click Runtime Controls 
11. Under Published Report Runtime Controls, check Generate Report for Double­Sided Printing 
When you run the report, and three pages are generated, the report will calculate that you need an extra 
blank page necessary for double­sided printing. 
12. Click Layout > Cancel 
13. In your activity files on your desktop, find the file named Permission_Slip.pdf 
14. Drag the Permission Slip file to the Layout window 
15. Click the Add DataSet Object icon 
16. Select Form Letter and click OK 
17. Click Student 
18. Click Contact 
19. Click FirstLast_Name, and drag it to the line that reads "To the parents of _______" 
20. In the first column of the Data Set, click Date, and drag Date to the line that reads "Date: ______" 
21. Click the Tools menu and then click Format Panel 
22. Click Mar8 to change the date format 
23. Change the date format to mm/dd/yy 
24. Click Preview to see an example of your work 
25. Close the PDF 
 
Activity 4 – Create an Impromptu Form Letter 
A colleague gives you a student permission slip to use for an upcoming field trip. Modify the permission slip 
to meet your needs using ReportWorks. 
software Library dll:Online Convert PDF to Jpeg images. Best free online PDF JPEG
Online PDF to JPEG Converter. Download Free Trial. Convert a PDF File to JPG. Drag and drop your PDF in the box above and we'll convert the files for you.
www.rasteredge.com
software Library dll:C# WPF PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to other
HTML Document Viewer for Azure, C# HTML Document Viewer Best PDF Viewer control as well as a powerful An advanced .NET WPF PDF converter library for converting
www.rasteredge.com
1. Create a new report project titled RTF Form Letter and choose the Student: Basic data set 
2. Click the Scope tab and set appropriate Boundaries and Runtime Controls 
3. Click Layout 
4. From the options, click Form Letter and then click OK 
5. Click the Text tool on the tool bar, and add a text box to the layout by clicking inside the layout area 
6. Resize that field to take up most of the page, and then double­click the text box to add text 
7. In your activity files on the desktop,  open the file named permission_slip.rtf 
8. Copy the text from that file and paste it into the ReportWorks window 
9. Edit the file and remove the lines 
10. Click outside the text box to deselect, then reselect the text box so the handles appear 
11. Open the Shapes menu in the menu bar and choose Send to Back 
Note that the Student Table structure must be in the front, or on top, before dragging the data objects. You 
should not see "student" in front of contact.full_name. 
12. Click FirstLast_Name and drag the data object to where the student's name should appear 
13. As you did in step 5, add a text box where you want a date to be placed and enter a date 
14. Click Preview 
15. Close the PDF 
Creating Student Lists 
Now that you know how to create your own label, turn your attention to another report project. Use some of 
the design features in ReportWorks to create a student list. 
 
Activity 5 – Create a Simple Student List 
Create a student list with students' names, genders, and ethnicities. Then sort the list by students' last 
names. 
1. Click Details 
2. Start a new report project by clicking + add in the upper­left corner of the screen and choosing Add 
Project 
3. Right­click Untitled Project and select Load Project 
4. Give your project a title that includes your user ID, such as Simple Student List_13, then give it a 
description 
5. Select the data set Student: Basic 
6. Click Scope 
7. In the Data Set panel, click Student to expand the data set 
8. Click Demographic to expand that set 
software Library dll:C# PDF Print Library: Print PDF documents in C#.net, ASP.NET
C# HTML Document Viewer for Azure, C# HTML Document Viewer NET PDF Document Printer A best PDF printer control for Visual Studio .NET and compatible with C#
www.rasteredge.com
software Library dll:VB.NET PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in vb.
Free VB.NET Guide to Render and Convert PDF Document to TIFF in Visual Basic Class. Best VB.NET adobe PDF to Tiff converter SDK for Visual Studio .NET.
www.rasteredge.com
9. Click Student_enrollment_status and drag it into the main part of the page 
10. Make sure the operator in the Add Filter box is set to = 
11. Type the number 0 in the field after the operator and click OK 
12. Click Layout 
13. Since the Table option is selected by default, click OK 
14. Resize the placeholder so that it takes up the entire page, which is the outlined area 
15. In the Data Set panel, click Student and then click Contact to expand the set 
16. Click Last_Name and then drag it to the first cell of the table 
17. Click First_Name and then drag it to the second cell of the table 
18. In the Data Set panel, click Demographic to expand the set, and then click and drag Ethnicity to the 
third cell of the table 
19. Click Gender, and then drag it to the fourth cell of the table 
20. Click Preview to see a sample list of students 
21. Close the PDF 
 
Activity 6 – Format the Student List 
Your list looks good. Now enhance the look by changing font types and colors and adding a header to your 
report project. 
1. Resize the third and fourth columns so that each column width is appropriate for the data 
Click the dividing lines between column cells to make the resize cursor appear. Drag the cell sides to 
change the spacing. 
The full data object name might be @Demographic.Ethnicity@, but you only have to make the column wide 
enough to show one letter. 
2. Resize the first and second columns so that they take up most of the row 
3. Insert the school name at the top of each page 
Click the School Enrollments cell to expand it, and then click and drag School_Name to any place on the 
page above the Student Details object. 
4. Click in the Text Inspector after the School_Name data object, type a space, and then enter Student 
Roster 
5. Click the Tools menu and choose Font Panel or click A on the toolbar 
6. Select the School Name text in the data object, and use the Font Panel to change the font size to 18 bold 
7. Resize the placeholder to be tall enough for the text and as wide as the table 
8. Use the Text Inspector to center align the text in the placeholder 
9. Select the Student Details bar, and then in the Table Inspector window, select Header 
10. Click inside each header column and key in text to identify each column 
11. Click the top border of the Student Header cells so that there is a light red line around all four cells 
12. Click the Paint/Fill Inspector (paint bucket) and check Fill 
13. Click the black square and choose a different color 
14. Click Preview to see your progress 
15. Close the PDF 
Activity 7 – Alternate Row Colors 
Add color to alternate rows on the report so that student names stand out. 
1. Click Standard on the Student Details row (double­click on the row if you don't see Standards on the 
right) 
2. Choose Add Alternate to have a different color for the alternate rows 
3. Click the Paint/Fill Inspector, check Fill, and choose a color 
Note: A good choice is a light, subtle gray color. 
4. Click Preview to see how the data will look 
The colored rows will be the even­numbered rows. 
5. Close the PDF 
6. Click Alternate on the Student Details row and choose Standard 
Use the Paint/Fill Inspector to give the odd­numbered rows a different color. 
7. Click Preview to see how the new colors look 
8. Close the PDF 
Activity 8 – Sort Data and Add Page Numbers 
The report will span more than one page if you selected 50 students in the Developer Preview. Add page 
numbers so that when you print the report, you can keep the pages in order easily. Before adding page 
numbers, sort the students by last name, making the data easier to read. 
1. Double­click inside the table, then double­click Table Inspector on the Inspector Pane 
2. Click Contact, then click Last_Name, and then drag the Last_Name data object to the Sort area of the 
Table Inspector 
3. In the Data Set's first column, under Student, click Page of PageMax, and drag it to the bottom of the 
 
 
page below the edge of the table 
4. To get the page number to the center of the page, expand the placeholder so that it's the width of the 
page, and then center align the text using the Text Inspector 
5. Click Preview 
Notice that the students are listed alphabetically by last name, and a page number appears at the bottom of 
the page. 
6. Close the PDF 
Publishing and Unpublishing a Project 
In order to use your reports in PowerSchool, you must publish them. Publishing a project makes it a report. 
Once you have published a report to a school, it appears in that school's list of ReportWorks reports. To 
remove a report from PowerSchool's list, unpublish it in ReportWorks. 
Activity 9 – Publish a Project 
Take a finished project, and publish it for other users. 
1. After you finish a project, click the Publish tab 
2. Give your report a name and a description 
3. Select the output type 
4. Select the PowerSchool application that will use the report 
5. Select an appropriate category 
6. Select the schools that will use the report, and click the arrow pointing to the Published Schools box 
(hold down your Control key to select multiple schools) 
After you choose the schools, the Security Groups function becomes active. 
7. Select the security groups that need access to the report, and click the arrow pointing to the Published 
Security Groups box 
8. Click Publish 
Using ReportWorks Reports in PowerSchool 
Running a ReportWorks report is similar to running other PowerSchool reports, but with two exceptions: 
ReportWorks reports have a different location in PowerSchool—a tab on the Reports page 
ReportWorks has a separate report queue 
Activity 10 – Print ReportWorks Reports 
Now that you have created and published a project in ReportWorks, run your report in PowerSchool. 
1. Sign in to PowerSchool 
2. Click ReportWorks 
The reports are sorted by category. 
3. Click the name of the report you want to run 
Some reports have run options available to filter the data being used. When these options are available, 
make the necessary selections. Some reports will have only the Run Now option. 
4. Under Scheduling, select Run Now and click Submit 
5. On the Report Queue (ReportWorks)–My Jobs page, find your report in the Queued Reports panel 
6. If the status says Pending or Running, click Refresh at the top of the pane until the job's status shows 
Completed 
7. When the report's status shows Completed, click Completed 
Your report opens in the format that you chose at the time you published the report in ReportWorks. 
Activity 11 – Unpublish a Project 
Remove a project from published status. 
1. Right­click the name of the project and click Load Report 
2. Click the Publish tab 
3. At the bottom of the page, click Unpublish 
Importing and Exporting Projects 
Importing and/or exporting a project takes place in ReportWorks, and not in PowerSchool. On the Details tab 
page, open the File menu on the toolbar at the top of the window. ReportWorks files include the suffix .rwp. 
Exporting is similar to the importing procedures. The steps are listed in the table. Practice exporting a project 
to your desktop and then importing it. 
Export Import 
1. Sign in to ReportWorks 1. Sign in to ReportWorks 
2. Select project 2. File > Import Project 
3. File > Export Current Project 3. Browse to find the project 
4. Selection destination 4. Select File 
5. Click Export 5. Click Import 
Help and Resources 
Within ReportWorks, you can click the Help question icon for assistance. The Validation check icon can help 
you identify possible problems with filters and boundaries. You can also access reports on tips and samples 
in PowerSource. 
Activity 12 – Use the Help Section and PowerSource 
Use the Help section of ReportWorks to find out more about boundary filters. Then, access the ReportWorks 
Lab on PowerSource. 
1. In ReportWorks, click the question mark icon 
2. Click Show 
3. Select the Search tab 
4. Enter boundary filter, and click the Search icon 
5. Select Filter Examples 
Browse through the article, then perform the next task. 
6. Log in to PowerSource: https://powersource.pearsonschoolsystems.com 
7. Select the Labs tab 
8. Click Labs Forums 
9. Select ReportWorks Lab and select a topic 
Key Points 
Mailing Labels – Organize data objects 
Form Letters – Reuse PDF files to create and include data in your letters 
Student Lists – Add color, style, arrangements 
Publishing – Select schools and security groups 
Import/Export – Transfer .rwp files 
PowerSource – Share tips and find help 
Copyright © 2014 Pearson Education, Inc. or its affiliates. All rights reserved. All trademarks are either owned or 
licensed by Pearson Education, Inc. or its affiliates. Other brands and names are the property of their respective 
owners. 
Notes: 
Documents you may be interested
Documents you may be interested