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eAnnotation of PDF proofs: a brief introduction 
Introduction ..................................................................................................................................................................... 1
Viewing your documents ................................................................................................................................................... 2
Viewing two page spreads ............................................................................................................................................. 2
Comparing documents .................................................................................................................................................. 2
Accessing the Comments Tools ..................................................................................................................................... 3
Annotations Tools ............................................................................................................................................................ 4
Highlight selected text................................................................................................................................................... 5
Insert text at cursor ....................................................................................................................................................... 5
Replace selected text ..................................................................................................................................................... 5
Cross out text for deletion ............................................................................................................................................. 6
Underline selected text .................................................................................................................................................. 6
Add note to text ............................................................................................................................................................ 6
Add sticky note ............................................................................................................................................................. 7
Inserting special characters ........................................................................................................................................... 7
Attaching documents ..................................................................................................................................................... 8
Drawing markups tools ..................................................................................................................................................... 8
Comments List ................................................................................................................................................................. 8
Check boxes ................................................................................................................................................................. 9
Changing the identity to whom amendments are attributed............................................................................................ 9
Printing .......................................................................................................................................................................... 10
Troubleshooting ............................................................................................................................................................. 11
Introduction 
Annotating PDFs ensures that your corrections are absolutely clear and that errors cannot be 
introduced through misinterpretation of your markup. This guide is intended to show you the 
essential tools you need to start using eAnnotation but if you need further information please refer 
to the Adobe Help files. 
To start using eAnnotation make sure you have downloaded the most recent version of Acrobat 
Reader from www.adobe.com. This will give you access to the widest range of annotation tools and 
ensure that you are able to work with the files that we send to you. This document is written with 
Adobe Reader X screen shots. 
Please note:  
• The proof will have been edited to house style. We retain the right to veto amendments if they 
are non-essential or too costly. 
• Do not be tempted to edit the PDF files, even if you have the means to do so. All changes 
must be visible.  
Converter pdf to html - Convert PDF to html files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
How to Convert PDF to HTML Webpage with C# PDF Conversion SDK
pdf to html conversion; how to convert pdf file to html
Converter pdf to html - VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
PDF to HTML Webpage Converter SDK for VB.NET PDF to HTML Conversion
converting pdf into html; convert pdf to html5 open source
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Viewing your documents 
Viewing two page spreads 
You may wish to view your document in a two page format to see the layout as it would be in print. 
In the Viiewwww menu, select Page D
Page D
Page D
Page Diiiissssplayyyy, then either Two Page View
Two Page View
Two Page View
Two Page View to see only two full pages at a 
time, or Two Page Scrolling
Two Page Scrolling
Two Page Scrolling
Two Page Scrolling, to allow scrolling through the document, in a two-page format. 
Note:
If, when viewing the proof in a two page format, what should be a left hand page (verso) 
appears on a right hand page (recto) and vice versa, you can correct this by clicking on Show Cover 
Show Cover 
Show Cover 
Show Cover 
Page in Two Page View
Page in Two Page View
Page in Two Page View
Page in Two Page View    in the same menu (see above). You should aim to have even-numbered 
pages on the left hand page and odd-numbered pages on the right. 
Comparing documents 
You may wish to have two documents open together for comparison, for example, if you are 
collating your contributors’ comments onto one set of PDFs. 
In the Window
Window
Window
Window menu select TTTTiile    and then HHHHorizontally
orizontally
orizontally
orizontally    or Vertically
or Vertically
or Vertically
or Vertically. 
Online Convert PDF to HTML5 files. Best free online PDF html
Our PDF to HTML converter library control is a 100% clean .NET document image solution, which is designed to help .NET developers convert PDF to HTML webpage
best pdf to html converter online; adding pdf to html
C#: How to Use SDK to Convert Document and Image Using XDoc.
You may use our converter SDK to easily convert PDF, Word, Excel, PowerPoint, Tiff, and Dicom files to raster images like Jpeg, Png, Bmp and Gif.
convert pdf to html with images; convert pdf into html online
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Adjust both document windows/frames to maximize screen space by drawing your cursor over the 
edge of the documents until it changes into a double-sided arrow.  Holding the left mouse button 
down you can resize the document frame by moving your cursor.  
Horizontal Tiling:  
Vertical Tiling: 
Accessing the Comments Tools 
The selection of tools you can use to annotate the proof is not visible by default when you open 
Adobe Reader. Click on the Comment
Comment
Comment
Comment box in the top right corner of the page. 
This opens up a panel down the right hand side of the page, made up of three sections. More 
information on each of these three sections will follow.  
C# Convert: PDF to Word: How to Convert Adobe PDF to Microsoft
After integrating XDoc.Converter for .NET SDK into your C# .NET project, you may directly use the following sample code to have a quick evaluation of PDF to MS
adding pdf to html page; convert pdf to html online
XDoc.Converter for .NET, Support Documents and Images Conversion
file converter SDK supports various commonly used document and image file formats, including Microsoft Office (2003 and 2007) Word, Excel, PowerPoint, PDF, Tiff
convert url pdf to word; convert pdf form to html
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In addition you may need to change a preference setting in order to use the editing tools. In the EEdddditttt 
menu, click on Preferences
Preferences
Preferences
Preferences, select the Documents
Documents
Documents
Documents    tab in the left menu and change PDF/A 
PDF/A 
PDF/A 
PDF/A View 
View 
View 
View mode
mode
mode
mode 
to Never
Never
Never
Never....    (Note that for the Mac version of Adobe Reader X, ‘Preferences
Preferences
Preferences
Preferences’ can be found in the main 
Adobe Reader menu.) 
If you have done both of these actions and you still cannot annotate your proofs then please let your 
contact person know and they will resupply the PDFs. 
Annotations Tools 
When marking corrections to your proofs, the majority of tools you will use will be found in the 
Annotations section. From here you can highlight text, mark for text to be inserted, mark for 
existing text to be replaced with new text, mark text for deletion, underline text, and attach a 
comment balloon to a specific word or phrase. 
Highlight text 
Insert text 
Replace text 
Delete text 
Underline text 
Add a comment 
balloon about text  
Sticky note 
Attach file 
VB.NET PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file
generation, PDF content extraction and metadata editing if they integrate this VB.NET PDF converter control with For how to convert PDF to HTML document in
add pdf to website html; embed pdf into webpage
C# PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file formats
Able to export PDF document to HTML file. Able to create convert PDF to SVG file. Remarkably, this PDF document converter control for C#.NET can
convert pdf to html code online; convert pdf to website
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Highlight selected text 
Use the cursor to select the text to be highlighted, then click on the Highlight t
Highlight t
Highlight t
Highlight teextttt icon in the 
Annotations section. The characters you had selected are highlighted in yellow. This tool can be 
useful when you are selecting terms for when you are compiling your index. 
If you also need to use text edit tools on a highlighted word (e.g. to correct a spelling mistake) you 
can do so. Simply go to the correct position using the arrow keys on your keyboard (you won’t be 
able to select using the mouse once the text has been highlighted). 
If you need to select text hold down the Shift key and use the arrow keys to select it. 
Insert text at cursor 
This allows you to insert a letter, word, or phrase to the current text. Place the cursor at the 
insertion point, then click on the Insert tex
Insert tex
Insert tex
Insert text at cursor (Ins)
t at cursor (Ins)
t at cursor (Ins)
t at cursor (Ins) icon in the Annotations section. A caret 
mark appears in the text and a blue comments box opens for you to type the insertion. 
You can type italic and bold text in the insertion box by pressing CTRL-I and CTRL-B (Note: for Macs 
this is the ‘cmd’ key), and you close the box by clicking on the minimize symbol in the top right 
corner. The caret mark remains visible to indicate that a change is to be made, and clicking on it 
reopens the comment box. 
Replace selected text 
This allows you to replace one letter, word, or block of text. Use the cursor to select the text to be 
replaced, then click on the Replace (Ins)
Replace (Ins)
Replace (Ins)
Replace (Ins) icon in the Annotations section.   
C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
other industry-leading methods to convert target PDF document to other editable file formats using Visual C# code, such as, PDF to HTML converter assembly, PDF
convert pdf to url online; how to change pdf to html
C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
C# PDF - Convert PDF to JPEG in C#.NET. C#.NET PDF to JPEG Converting & Conversion Control. Best and free adobe PDF to jpeg converter SDK for Visual Studio .NET
create html email from pdf; convert pdf to web page
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Acrobat will score a line through the text to be replaced and insert a caret mark at the end. A 
comment box opens into which you can type the text for insertion. 
Here, the instruction is to replace ‘Figure 2’ in the proofs with ‘Table 3’ (typed in the blue comment 
box). You can type italic text by pressing CTRL-I (the “Ctrl” and “I” keys on the keyboard 
simultaneously) and bold text by pressing CTRL-B. To switch off italic/bold, press CTRL-I/CTRL-B 
again. Close the comment box by clicking on the minimize symbol in the top right corner. The blue 
line and the caret mark remain visible to indicate that a change is to be made, and clicking on either 
reopens the comment box. 
Cross out text for deletion 
This allows you to delete a letter, word, or phrase in the current text. Use the cursor/mouse to select 
the text to be deleted, then click on the Strikethrough (Del)
Strikethrough (Del)
Strikethrough (Del)
Strikethrough (Del) icon in the Annotations section. A red 
line is scored through the text. 
Underline selected text 
Please don’t use this tool for annotating PDFs. Although underlining is the conventional indication 
for text to be set in italic type, we prefer that you use the Add note to text tool
Add note to text tool
Add note to text tool
Add note to text tool to highlight this 
instead.  
Add note to text 
Use the cursor to select the text to be highlighted, then click on the Add note to text 
Add note to text 
Add note to text 
Add note to text ttoollll icon in the 
Annotations section.  This works in the same way as the Sticky 
Sticky 
Sticky 
Sticky noteeee tool except that instead of 
placing a balloon at the cursor, it highlights the selected text in yellow.  
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It can be a useful way of asking us to check that a font is correct or telling us to change a word or 
phrase to bold or italic. 
Add sticky note 
This tool allows you to attach an electronic Post-It note to the document. It should not be used for 
editing. However, the note can be used for general comments rather than specific line corrections. 
You might, for example, want to ask a co-author to review a passage for sense or ask us to make a 
global change (e.g. from ‘decision making’ to ‘decision-making’). 
Click on the Add s
Add s
Add s
Add sticky note
ticky note
ticky note
ticky note icon in the Annotations section, then click on the text or margins where 
you wish your comment to appear. A small balloon icon will be placed at the cursor, linked to a box 
into which you can type your comments: 
Type your comment and then click on the minimize symbol in the top right corner. The balloon icon 
will remain visible, and you can open (and edit) the note by double clicking on this icon. 
If you are responsible for collating comments from contributors, co-editors or co-authors then you 
will find the ‘Options’ button, in the top left corner of the box, useful for replying to comments or 
for deleting, accepting, or rejecting comments. You can also change the shape of the balloon to 
represent different types of comment. Please note: any comment intended for someone other than 
the publisher or our freelance suppliers (i.e. Project Managers, Proofreaders etc.) must be removed 
before the file is returned to us.  
Inserting special characters 
In general, if a special character has a keyboard shortcut in Word, this will also work in a note box 
(e.g. type ALT-0150 for an n-dash or ALT-0151 for an m-dash. If you don’t know the shortcut or 
there isn’t one, type the special character in Word and copy and paste it into the note box. (Note: for 
Macs, use the ‘cmd’ key instead of ‘ALT’. Shortcuts may be different to those on a PC).  
Alternatively, for more complex special characters, it may be better to attach a file with the character 
showing correctly (see below for instructions on how to do this). 
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Attaching documents 
It’s possible to attach accompanying files to your annotated PDF. These files may be replacement 
figures, large sections of text to be inserted, or text including more complex special characters. 
Click on the Attach fil
Attach fil
Attach fil
Attach fileeee icon in the Annotations section, then click in the text or the margin close to 
the point to which the file relates. 
A pop up box will appear, from where you can select the file to be attached . Click open once you 
have the file selected, then confirm the properties for the attached file (in particular how you want 
the attachment marker to appear in the proof). 
Click OK and the icon for the attachment appears in the proof. 
Drawing markups tools 
The next section in the Comment panel is the Drawing 
Drawing 
Drawing 
Drawing Markups
Markups
Markups
Markups 
section. The drawing tools in this section can be useful for 
highlighting sections of the text, tables or figures that are to be 
moved and highlighting where they are to be moved to. You can 
draw lines, ellipses, rectangles, cloud shapes, or freeform shapes 
from this section.  
Comments List 
Expanding the Comments List
Comments List
Comments List
Comments List gives you a view of all amendments and comments marked up in the 
proof. Clicking on each item in the Comments List highlights the corresponding markup in the text.  
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Check boxes 
When checking revised proofs against the corrected first proof (for Project Managers, Proofreaders 
and Production Editors), you may find it useful to tick off corrections, as you check that they have 
been made. Selecting an item in the Comments List brings up an empty check box in the top right 
hand corner. Click on this to tick the box and again to untick it. Ticked boxes stay marked when you 
click on a new item in the list. 
Changing the identity to whom amendments are attributed 
(e.g. to differentiate between corrections made by different people or to keep comments anonymous). 
If you wish to change the identity marked in the annotations, it’s best to do this before you start 
marking changes, as changing it in all items in the Comments List after amendments have been 
made can be time consuming. This can be done as follows: 
1. Mark up the first amendment as usual. Be sure to make an 
amendment that creates a box into which text can be entered 
(i.e. Add sticky note, Insert text, Replace text, Add note to 
text, etc.) 
2. Right click in the top section of the box (where the date time 
and author of the correction are included) and select Properties
Properties
Properties
Properties in the 
menu that appears. 
Search box 
Sort comments into order by 
different characteristics 
Filter the comments list to 
show only certain types of 
comments/amendments 
Options 
Check box: useful for checking 
revised proofs against marked 
up first proofs 
The identity of the 
person who made the 
correction 
This icon shows the type 
of correction made 
Details of the correction 
Page | 10  
3. On the General
General
General
General tab of the box that appears, you’ll find the 
author name. Change this to the name of the person 
making corrections. If the person marking up corrections 
wishes to remain anonymous, they can either type 
‘anonymous’ or else delete the author name completely. 
Click OK once done. 
4. Note that this only changes the author name in the box 
first clicked on. To apply the author name change to all 
notes/comments boxes (going forward, not retrospectively, 
i.e. this will not change the author name in notes/comments 
that have already been created), right click date, time and 
author name section of the box for which you have just 
changed the author name. In the menu that appears, click on 
Make Current Properties Default
Make Current Properties Default
Make Current Properties Default
Make Current Properties Default. 
You have now changed the author name for all subsequent comments/notes boxes. To change the 
author name in comments/note boxes that have already been created follow steps 1–3 above for 
each individual note/comment. 
Remember to save your changes when you close the document. 
Printing 
In Adobe Reader X it is possible to 
print out marked up comments at the 
same time as printing the document. 
To do this, click the print icon on the 
top toolbar (or else, in the File
FFiilee
File menu 
click Print
Print
Print
Print),  
In the Comments and Forms
Comments and Forms
Comments and Forms
Comments and Forms section 
of the box that appears, select 
Document and Markups
Document and Markups
Document and Markups
Document and Markups and, at the 
bottom of the page, click on the 
Summarize Comments
Summarize Comments
Summarize Comments
Summarize Comments button. Once 
all other details are correct click OK to 
print. 
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