How to Create an E-Newsletter: From Beginning to Send 
Establish a Foundation for Success 
Step 1: Set Your Goals 
Before you do any of the other steps in this how-to manual, you need to determine 
what you and your group want to achieve by sending out an e-newsletter. What is its 
overall purpose? What are your specific, measurable goals? What does success look 
like?  
Here are some typical goals for higher-education e-newsletters: 
Influence/improve perceptions of your university/school/dept.  
Demonstrate the value of the school. 
Raise awareness about an imminent or current effort, change, or issue that 
requires action on the part of the reader or may affect public perceptions. 
Increase alumni memberships and interaction. 
Increase corporate investment and partnerships. 
Increase commercialization of research discoveries. 
Increase donations. 
Increase event registrations. 
Step 2: How to Measure Success 
Your goal-setting process is not complete until you determine what success looks like 
for your e-newsletter. That means setting benchmarks for your goals. For example, if 
you want to use the e-newsletter to help increase event registrations, what 
percentage increase would be considered a success? The other success 
measurements you should use are discussed in the Close the Loop section
below. 
Step 3: Determine Your Target Audience 
Now it’s time to decide who should receive your e-newsletter. What is the scope of 
your audience? Is it narrowly focused on a particular segment, such as engineers? Or 
does it address a wide range of readers, such as business leaders, alumni, faculty, 
and hiring prospects? Developing an e-newsletter for a focused audience can be a 
great choice for a small department with relatively modest goals. But it isn’t usually 
the best choice for bigger departments that need to reach more people. Here are 
more details to help you make your decision between targeting a focused audience 
or a broad audience.  
Considerations for a focused audience: 
Pros: Better overall e-newsletter performance, subscriber satisfaction, and 
advancement toward meeting your goals. Industry data* on e-newsletter 
performance have shown that: 
The smaller your subscriber base is, the higher your open rates will be. 
The more targeted your content is, the more likely your readers will be to 
engage with it and be satisfied with the e-newsletter. 
Higher levels of engagement and satisfaction lead to increased likelihood of 
readers responding to your calls to action and, as a result, helping you 
achieve your goals. 
* Source: MarketingSherpa’s Email Marketing Benchmark Guide 2007 
Convert pdf form to html - Convert PDF to html files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
How to Convert PDF to HTML Webpage with C# PDF Conversion SDK
convert pdf to web pages; best website to convert pdf to word online
Convert pdf form to html - VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
PDF to HTML Webpage Converter SDK for VB.NET PDF to HTML Conversion
embed pdf into html; convert pdf to html code
Cons: Less cost-effective. Developing an e-newsletter for a focused audience 
takes almost as much and oftentimes equally as much time as one for a broad 
audience. Yet in the end, the e-newsletter reaches fewer people. Down the road, this 
fact will often cause an e-newsletter team to reconsider its earlier decision and make 
one of the following decisions, all of which will reduce the return on your initial 
investment of resources and time: 
Expand the subscriber base, which also means diluting it. Now your 
carefully targeted content is not as relevant and potentially less compelling to 
a segment of your readers, which will negatively impact the three Pros listed 
above. 
Create additional e-newsletters that target other specific audiences. For 
example, if your first e-newsletter was developed for alumni only, but you 
now want to reach business leaders as well, then you would create a second, 
separate e-newsletter for the business audience. 
Scrap the original e-newsletter and rework it to address a broader 
audience.   
Offer subscribers personalized content: Give them, in effect, access to an 
a la carte menu and let them choose which kinds of content they want to 
receive. This option is a great way to avoid ending up with a bunch of 
separate e-newsletters and is appealing because it gives the reader freedom 
of choice. However, given current technological limitations, this can be time-
consuming for the e-newsletter team. But even more importantly, it usually 
requires action on the part of the subscriber that many won’t bother to take. 
That’s usually because:  
o They don’t want to take the time to do it (no matter how easy you 
think you’ve made it for them). 
o They don’t want to miss out on any information that might have 
interested them. 
o They already consider the e-newsletter to be personalized because it’s 
coming from their alma mater/department/etc. 
o They feel that giving you information about their preferences is an 
invasion of their privacy.  
In short, more often than not, it is more trouble than it’s worth.  
Important Note: Amazon.com is a clear exception to this rule. It is an 
industry leader in the development of technology that makes personalization 
seamless and painless for the customer and increases the level of automation 
the sender can use in generating e-newsletters or other e-communications 
that are tailored for a customer’s specific preferences. 
Considerations for a broad audience: 
Pros: More cost-effective. You can reach more people with one e-newsletter. That 
benefits the readers because they’re not getting overloaded with UW e-mail and it 
benefits you because you can spend your limited time and resources on one primary 
means of communicating via e-mail to your audience. Also, with good design and 
clear labeling, you can still address a narrow audience directly without alienating 
your other readers: Include a section (or sections)—such as an Alumni Corner—that 
includes content that is only relevant to them.  
Cons: 
Percentage-wise, you’ll get lower overall e-newsletter performance
subscriber satisfaction, and response to your calls-to-action. However, the 
true test will be whether you are still able to meet your goals. 
VB.NET PDF Form Data Read library: extract form data from PDF in
RasterEdge .NET PDF SDK is such one provide various of form field edit functions. Demo Code to Retrieve All Form Fields from a PDF File in VB.NET.
convert pdf into webpage; change pdf to html
C# PDF Form Data Read Library: extract form data from PDF in C#.
A best PDF document SDK library enable users abilities to read and extract PDF form data in Visual C#.NET WinForm and ASP.NET WebForm applications.
convert pdf to webpage; convert pdf to html format
You lose the opportunity to make a more personal connection with 
your readers.  
Step 4: Determine the Frequency 
How often do you plan to send out your e-newsletter? Here are the factors to 
consider when making your decision: 
Timeliness: Will your content be news-driven (like UWeek
) and/or deadline-
driven (it includes event registration or application deadlines)? If so, then you 
should consider sending it out weekly. If your news has a longer shelf-life, 
consider going biweekly, monthly, quarterly, or biannually.  
Other communications this audience is already receiving: Are there 
other ways you are contacting this same audience? Do they receive a printed 
magazine or direct mail from you? Make sure the e-newsletter complements 
these pieces. Coordinate mail-out schedules and content planning for all of 
your communication vehicles, so your audience doesn’t feel overwhelmed and 
your resources aren’t overtaxed. Lastly, find out what else might be 
competing for your readers’ attention. Is another department targeting the 
same audience? Is there a way to work together and send one combined e-
newsletter? Are there competitors outside the university trying to reach your 
audience? If so, be sure to subscribe so you can know when and how often 
your readers are receiving those e-mail messages. 
Resources: Before you commit to a frequency, whether it’s daily or 
biannually, make sure you have enough time and people to keep your 
promise. Consistency of contact helps you earn the trust of your readers and 
establish the long-term viability of your e-newsletter. 
Step 5: Build Your Team 
Your team should consist of the following two types of members: 
Contributors: These are the people who will do the hands-on work necessary 
to get the e-newsletter out the door. They can range from those who provide 
the story ideas to those to do technical support. For details on contributor 
roles, see the Assign Roles section
Reviewers/Approvers: These are the people who will make sure your e-
newsletter is ready for primetime. They provide a fresh set of eyes to help 
you see what might be missing or causing confusion—and what just isn’t 
working. This group also includes higher-ups who need to be aware of when 
and how you’re contacting their constituents. In other words, make sure your 
dean, chair, or whoever else needs to know, doesn’t get caught by surprise 
when someone remarks about something in your e-newsletter. 
Step 6: Choose an E-mail Distribution Program 
You should think of your e-mail distribution program as more than just a means of 
sending your e-newsletter to subscribers. It also should be able to provide you with 
data about what happened to your e-newsletter once you clicked Send (e.g. how 
many subscribers successfully received the e-newsletter, opened it, etc.).   
If your e-newsletter will primarily go to an internal UW audience, please consult UW 
UW Technology’s how-to guide ―Bulk email at the UW
.‖  
If your e-newsletter will primarily go to an external audience and you have not 
already decided which software to use, we encourage you to consider using Convio’s 
VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
C#: Convert PDF to HTML; C#: Convert PDF to Jpeg; C# File: Compress PDF; C# File: Merge PDF; C# Protect: Add Password to PDF; C# Form: extract value from fields;
convert pdf to web form; convert pdf to url online
C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
C# PDF - Convert PDF to JPEG in C#.NET. C#.NET PDF to JPEG Converting & Conversion Control. Convert PDF to JPEG Using C#.NET. Add necessary references:
convert pdf to html email; convert from pdf to html
e-mail marketing software
. This software is currently being heavily used by UW 
Marketing, University Advancement, and the UW Alumni Association, as well as 
several academic units, such as the Evans School and the College of Engineering. 
Getting as many departments as possible to use the same e-mail marketing and 
distribution system will save the University money, and doing so will provide benefits 
to the departments themselves: namely, its proven ability to import subscriber 
names from large databases (including Advance, UW’s central donor database) 
and/or multiple databases, deliver large volumes of e-mail efficiently and 
successfully, provide useful performance data, and offer customizable templates and 
subscription management pages.  
Launch the Project 
Step 1: Develop a Content Plan 
A successful content plan will clearly define the purpose of your e-newsletter and 
everything that will appear in it. A good way to kick off this step is to host a 
brainstorming meeting with people who will be contributing to the e-newsletter 
directly as well as those who have a vested interest in its success. You should have 
your goals at hand when you’re doing this part to make sure everything you’re 
planning to include helps you meet your goals. 
This plan should capture: 
What kind of content you will include. 
A description of the overall tone of your e-newsletter.  
How many and what types of sections you’ll need to organize your content. 
Definitions of the purpose of each content section. 
Determine which sections need to include visual elements and which should 
include only text and/or background colors. This will help you be well 
prepared to meet with your designer to figure out the look and feel of the e-
newsletter. 
The name and frequency of the e-newsletter. 
A description of the audience or audiences you are targeting. 
The ―sister‖ Web site that will serve as the primary repository for your e-
newsletter archive and any new content generated by your e-newsletter. 
Step 2: Assign Roles  
Break up tasks and assign them to specific point persons. Make sure each person 
and his/her boss are aware of your requirements and include that person’s name 
alongside his/her tasks in your project schedule. If you’re kicking off a new e-
newsletter, it is best to hold a meeting with these role-players and their bosses so 
that everyone on the team knows who’s responsible for what.  
It is a good idea to start this meeting by giving an overview of the steps you took 
during the Establishing a Foundation for Success phase (above
). That will help 
ensure that everybody clearly understands what you’re trying to achieve together 
and why. You can use this sample presentation
to help you get started. 
Important note: Most of these roles can be filled by two to four people. But for an 
e-newsletter to be successful it should not be a one-person show. Incorporating 
multiple viewpoints and skill sets significantly increases the effectiveness and quality 
of your e-newsletter.  
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
VB.NET PDF - Convert PDF to MS Office Word in VB.NET. VB.NET Tutorial for How to Convert PDF to Word (.docx) Document in VB.NET. Best
convert pdf to html online; converter pdf to html
VB.NET PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in vb.
VB.NET PDF - Convert PDF to TIFF Using VB in VB.NET. Free VB.NET Guide to Render and Convert PDF Document to TIFF in Visual Basic Class.
batch convert pdf to html; convert pdf into html email
E-newsletter roles are: 
Project Manager: In charge of the schedule and keeping all the participants 
on task; ensures that each participant remains clear about his/her 
responsibilities. 
Writer: Writes e-newsletter content and, in some cases, content for its sister 
Web site.  
Contributing Writers: E-newsletter content often will be submitted by 
outside contributors who have more direct knowledge of the subject matter. 
This helps ensure that the content is accurate and saves you time and 
resources. For example, if you’ve planned to include content about an 
engineering research project, ask a communications person or project 
participant from that department to submit a blurb about it. Just be sure you 
give that contributor clear guidelines about tone and word length. 
Editor: Makes sure the tone is consistent and the content is as tight and 
compelling as possible. This person is also in charge of quality assurance, 
which means ensuring that the experience for readers is consistently positive 
from the time they first open the e-newsletter to the time they land on a Web 
page after clicking a link in your e-newsletter. (For more on this topic, see 
―End-to-End Experience‖ in the content best practices document
.) 
Proofreader: Reads the final version of the e-newsletter for typos and other 
content errors. This proofing pass should include a review of the subject line, 
the body content, and the alt text
for all images. 
Designer: Develops an initial mockup of the e-newsletter, including the 
masthead, color scheme, and fonts, based on your content plan. Once the 
mockup is approved, the designer creates a template that will serve as the 
framework for each edition of the e-newsletter. The designer also helps find 
and adjust photos and graphics included in each issue. The University has 
preformatted, fully tested templates that can be customized and used by any 
UW unit. For more information, contact Elise Daniel at 
eperdan@u.washington.edu
.  
Producer: Creates, modifies, and troubleshoots the HTML code and publishes 
all images in the e-newsletter to the Web. 
Content Reviewers: These are people with subject matter expertise, either 
about specific pieces of content or the audience you’re targeting or both, who 
can help make sure your content is accurate and properly represents the 
department, school, etc., it discusses. They also should be your point persons 
for routing drafts of the e-newsletter to others in their departments who may 
need to review it and for vetting and compiling their feedback for you. It is 
important to keep this group as small as possible. E-newsletter content needs 
to be short and focused to be effective; so the more constituencies you 
include, the harder it will be to do that.     
Content Approver: This person makes the final decision about whether the 
e-newsletter is ready to send to subscribers. 
Sister Web site liaison: Most e-newsletters are closely associated with a 
particular Web site. Every edition of your e-newsletter will result in changes 
to that sister site. So, you need to assign someone the role of making the site 
updates and ensuring they get published before the e-newsletter goes out to 
subscribers.  
Subscription List Manager: Collects, vets, and updates the list of names 
and e-mail addresses on your list of subscribers. This person is responsible for 
ensuring that the information on the list is kept secure, so that subscribers’ 
personally identifiable information remains private. Also this person works 
C# PDF Convert to SVG SDK: Convert PDF to SVG files in C#.net, ASP
PDFDocument pdf = new PDFDocument(@"C:\input.pdf"); pdf.ConvertToVectorImages( ContextType.SVG, @"C:\demoOutput Description: Convert to html/svg files and
convert pdf to html code for email; convert pdf fillable form to html
C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net
C#.NET PDF SDK - Convert PDF to TIFF in C#.NET. Online C# Tutorial for How to Convert PDF File to Tiff Image File with .NET XDoc.PDF Control in C#.NET Class.
convert pdf form to html form; embed pdf into webpage
with the Database Technical Support person to help ensure the database that 
contains the information is properly backed up and configured to upload 
information into the e-mail distribution program you use to send out the e-
newsletter. 
Subscriber Relationship Manager: Collects subscriber feedback and shares 
it with the e-newsletter team and directly answers subscriber questions or 
requests. 
Database Technical Support: Supports the Subscription List Manager by 
ensuring that the database that contains the information is properly backed 
up and configured to upload information into the e-mail distribution program 
you use to send out the e-newsletter. 
Testers: This group tests all the links in the e-newsletter and views it in 
multiple e-mail programs and Web browsers as well as handheld devices. The 
group should include any or all of the role-players on the e-newsletter team, 
plus other technically astute colleagues who are willing to pitch in, especially 
when you first launch a new e-newsletter. 
Publisher: Uses the e-mail distribution software to send test copies of the e-
newsletter to the test team (otherwise known as the seed list) and to send 
the final version out to all subscribers. 
Metrics Analyst: Gathers performance data about a week after the e-
newsletter goes out to subscribers, analyses it to determine how well or 
poorly the e-newsletter performed, and recommends changes to help 
overcome any poor-performance indicators. 
Step 3: Develop a Schedule  
The list of role-players (above) and their tasks should serve as the basis for the 
schedule you create. Determine your delivery date, list all of the tasks and then work 
back from your delivery date to determine deadlines for each task. Keep in mind, the 
schedule for launching an e-newsletter is necessarily different and longer than your 
ongoing schedule should be. If you need a head-start, download this sample 
schedule
Step 4: Get Training  
Determine which of your team members will need to be familiar with the technical 
aspects of producing the e-newsletter. Then set up a training session with whomever 
is providing your technical support so everyone can familiarize themselves with the 
e-mail distribution software and the subscriber database, as well as what technical 
issues might need to be resolved before you can successfully send your e-newsletter. 
If you plan to use the UW’s shared e-mail marketing and distribution system 
(described above
), you can receive this training at one of the monthly sessions 
hosted by University Advancement.  
Step 5: Prepare Your Subscriber List 
Some subscriber information (primarily UW faculty and staff, donors, and alumni) is 
already in Convio and can be sorted according to degree, year of graduation, ZIP 
code, and other information. Some units will have their own lists of subscribers, 
which can be loaded into Convio. Also, UW Marketing and UWAA are in the process of 
developing a marketing plan to attract more people to provide their e-mail addresses 
as well as a centralized location on the Web where people can see what e-
newsletters are available from the University and sign up for the ones they want to 
receive.  
Development Phase 
Step 1: Select or Create an E-Newsletter Template 
This step needs to take place before you start drafting content because it will 
determine what the word-count limits will be for each content section. It also will 
give you a basis for determining how many graphics/photos you will need to gather. 
The University has preformatted, fully tested templates that can be customized and 
used by any UW unit. For more information, contact Elise Daniel at 
eperdan@u.washington.edu
Step 2: Draft the Content 
There are two types of content you will need to draft: 
1. E-Newsletter content, which refers to the headlines, blurbs, alt text, and 
link text you will include in your e-newsletter. This content should be drafted 
in a word-processing program first, so you can check spelling and track edits. 
Make sure that the owners of the Web sites you'll be linking to are aware that 
you're doing so. This will prevent broken links from occurring because of a 
site update you might not know about. 
2. Sister Web site content, which includes: 
a. Subscription page content, describing the e-newsletter and how to 
subscribe to it. (The University is working on a centralized subscription 
page solution.) 
b. An online version of your e-newsletter if you plan to archive past 
issues.  
c. A navigation page that allows people to access past versions of your e-
newsletter. 
d. Links on your home page or other relevant pages on your Web site 
that give people access to your subscription page and your e-
newsletter archive. 
e. Any original content you plan to link to from the e-newsletter that 
does not already exist somewhere on the Web, such as an article 
you’ve written that is too long to include in the e-newsletter itself. 
Step 3: Send for First Review 
This is the first opportunity for members of your immediate team and content 
contributors to give detailed feedback on the design and actual content of your e-
newsletter. Therefore, it is the time for you to be the most flexible in terms of 
seeking and considering critical feedback. The more open-minded you are at this 
stage, the better prepared you’ll be during the final review stage. That’s when 
requests for changes should be only of the ―stop-the-presses‖ variety. In this step, 
you should be sending two files for review: 
A Word (or other word-processing program) document with the Track 
Changes feature turned on.  
A .jpg (or .pdf or other image file) of the e-newsletter design 
mocked up. At this stage, it’s not as efficient to send a fully functioning 
HTML version because, depending on the nature of the feedback, you may 
have to revisit the entire design. Plus, this will help keep your reviewers 
looking at the design as a whole and prevent them from interacting with the 
e-newsletter—e.g., clicking on links that don’t work or asking about content 
or design elements that are just placeholders. You can choose to use fake 
text in the mock-up to demonstrate word-length in each section, but an 
even better choice would be to include text that actually describes the 
purpose of that section—thus killing two birds with one stone.  
Step 4: Create Feedback Mechanisms 
Don’t miss the opportunity to interact with your readers and gather their input. 
There are a variety of options for doing this: 
1. Create a designated e-mail address readers can use to send you feedback 
and questions about the e-newsletter. You can obtain one by using an online 
form
to request a Supplemental Account
from UW Technology. The account 
should be owned by a permanent UW staff member, but multiple others can 
be added as registered users, even if they are temporary staff. If you decide 
to create an e-mail address to field reader responses, be sure to determine a 
process for vetting and taking action on reader responses. Ideally the e-mail 
address should be associated with more than one person on your team. Then 
the work can be divided up by task: requests to add a subscriber; technical 
errors; content questions; content or design critique; or praise, etc. 
2. Create a Quick Poll, and link to it from your e-newsletter. You can find 
instructions for how to set up a poll
on the Catalyst Web site. 
3. Survey your readers periodically. Once a year is usually sufficient. You 
can find instructions for how to set up a WebQ survey
on the Catalyst Web 
site. 
No matter which mechanism you choose, be sure to analyze and use the 
information you’re receiving. For example, if it’s praise, share it with the boss 
and keep doing what you’re doing; if it’s criticism, address the problem. In other 
words, take advantage of this opportunity for direct interaction. 
Step 5: Build the E-Newsletter 
Depending on the software you’re using and your level of technical knowledge, this 
step may require support from a tech-savvy person. Here are the basics of building 
the e-newsletter: 
1. If your e-newsletter template was created in a format other than HTML, such 
as PageMaker or PhotoShop, it now needs to be built in HTML. Ideally, you 
will either be using a preformatted e-newsletter template available within the 
Convio software program or you have a designer with the technical skills to 
do the building him/herself.  
2. Upload the HTML into Convio or whatever e-mail distribution program you’re 
using. 
3. Publish to the Web all graphics that will appear in the e-newsletter. 
4. Copy and paste your text and links into the HTML.  
5. Print a copy of the e-newsletter. Just because it looks good in e-mail doesn’t 
mean it will look good on paper—and you’ll want it to. Print versions are 
useful for planning and debrief meetings and for the segment of your readers 
that will prefer reading a printed version. 
Step 6: Send for Second Review 
On this round, your content reviewers and approvers should receive a fully functional 
test version of the e-newsletter via the same method your readers eventually will. 
Again, some technical support will probably be required for this step. To do this 
review: 
1. Alert your reviewers that they are about to receive a test copy of the e-
newsletter for review, and ask them to send their feedback directly to you, 
rather than replying to the e-newsletter From address. 
2. Create a “seed list” (a list of the e-mail addresses of your reviewers) in 
your e-mail distribution program. You can create more than one seed list if 
you want. This allows you to do internal review with your immediate team 
before sending it out to the broader review team. 
3. Append TEST to the beginning of your Subject line.  
4. Send it out! 
5. Compile and incorporate the feedback.  
6. Get the thumbs-up from your content approver. This may require 
sending out another test version. 
Step 7: Create a Text-Only Version 
It is important to create a non-HTML version of your e-newsletter because some e-
mail programs do note translate HTML very well (such as WebPine), and some 
subscribers prefer text-only files. Text-only e-newsletters should include the 
following bare essentials: 
Full URLs only, not embedded links. For example, this is an embedded link
and this is a full URL: http://www.washington.edu/
 
Unformatted text and simple characters. That means no italics or 
bolding; no curly quotes and bullets. For example, even though style rules 
require that book titles be set off by italics, italics won't translate in plain text. 
So, you should consider using quote marks or title case to set off the text.  
Similarly, you cannot define the font that will be displayed in a text-only 
e-newsletter. It is most likely to display in something like Courier. 
Important tip: While it's a good idea to compose your e-newsletter in a word-
processing program to ensure that there are no spelling errors, you should place the 
final text in a program like Notepad, which gives you the closest approximation of 
what your text-only e-newsletter will look like in e-mail. That way you can find and 
fix any formatting problems ahead of time. 
Before You Mail It 
Your text is final, you’ve gotten approval. Now it’s time to make sure everything is 
working properly. Here’s what to do before you click the Send button: 
If your subscriber list includes 300 or more e-mail addresses that end in 
u.washington.edu or if you will be using UW networks to send your e-
newsletter, write an e-mail message to UW Techonolgy at 
help@u.washington.edu
a couple of days before you plan to send your 
e-newsletter, letting them know the date and time it is planned to go out. 
Jobs that large can bog down the University’s e-mail servers, which could 
slow down e-mail service for the whole campus. So, they request that large e-
mail jobs be sent after 11 p.m. and before 5 a.m. This will help you avoid 
your scheduled mailing shut down by UW Technology without warning.  
Review the HTML version in the most commonly used e-mail 
programs: Outlook, Outlook Express, Hotmail, Yahoo, G-mail, AOL, Mac: 
Entourage, Thunderbird (Mozilla Firefox), and a handheld device (such as a 
Blackberry). Your IT support team should be able to help you with this task; 
they usually have computers and e-mail addresses they use for their own 
testing purposes.  
10 
Send yourself a copy of the text-only version to check for any special 
characters, strange line breaks, etc., you might have missed. 
Print it out to make sure any layout or code changes you’ve made along the 
way haven’t negatively affected how it prints.   
Test all links in both the HTML and text-only versions. 
Retest if you make changes; if changes are design-related, test again on 
multiple e-mail programs. 
Review your subscriber list for errors such as extra spaces or missing 
information. 
Import subscribers’ e-mail addresses from Advance (the UW's donor and 
alumni database) and other databases, if necessary, into Convio. 
Send It Out 
Step 1: Schedule the Job 
The day before your e-newsletter is final and ready to go to subscribers, you will 
need to schedule the date and time of day in the e-mail distribution program you’re 
using to send it.  
In addition, UW Technology keeps a calendar of the email messages that are 
scheduled to go to a large number of internal (u.washington.edu) e-mail addresses. 
That helps them to avoid extreme congestion of their e-mail servers and helps you 
get your job out faster. 
Step 2: Monitor the Progress 
Once you hit the Send button, it’s best not to pack up your things and head home, 
especially the first few times you send it. Schedule your job for a time of day when 
you or your technical support person can be available in case a glitch occurs that 
prevents the job from going out or causes it to stop before it’s finished. In Convio, 
you can monitor your job by refreshing the Delivery Status page that appears once 
you've sent the message. 
Close the Loop 
Congratulations! You’ve sent out your first e-newsletter! It’s time for a well-deserved 
pat on the back … and a few other things. Your project isn’t actually complete yet. 
Just a few more steps to the finish line… 
Step 1: Archive It 
Once your e-newsletter is safely in your subscribers’ inboxes, it’s time to make it 
available on the Web (unless you’ve decided not to make past issues of your e-
newsletter available). There are three parts to this step: 
1. Publish an online version of your e-newsletter. You do this by: 
a. Creating and posting a .pdf version of it. 
b. Building it out as a Web page. Depending on the flexibility of your Web 
site templates, this may simply be a matter of copying and pasting the 
code for the body of your e-newsletter. In most cases, though, you will 
have to do some tweaking to the layout so that it will work in the 
context of a Web page.   
2. Create an e-newsletter archive navigation page. Even though it will 
seem a little unnecessary at first, since it will only have one issue listed, it will 
Documents you may be interested
Documents you may be interested