5/10/2010
1
© Debra Charlesworth
© Debra Charlesworth
Spring 2010
Spring 2010
An Acrobatic Adventure
An Acrobatic Adventure
Debra D. Charlesworth, PhD
Assistant to the Dean, Graduate School
Debra D. Charlesworth, PhD
Assistant to the Dean, Graduate School
Web Tip
2
Other Seminars – online!
http://www.gradschool.mtu.edu/professional
Introduction to Adobe Acrobat (July 7, 2009)
An Introduction to External Funding (June 4, 2009)
Planned for summer (all will be taped)
(
p )
Submitting your thesis or dissertation –best for students 
planning to finish in the summer or fall (May 19)
An office full of tips (2008 online now, June 9)
Copyright basics (in collaboration with the Library, June 30)
Using EndNote(in collaboration with the Library, July 14)
3
Pdf to html converter - Library control class:C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
How to Convert PDF to HTML Webpage with C# PDF Conversion SDK
www.rasteredge.com
Pdf to html converter - Library control class:VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
PDF to HTML Webpage Converter SDK for VB.NET PDF to HTML Conversion
www.rasteredge.com
5/10/2010
2
What is a form?
A way to collect information from people
Faculty, staff, students, alumni, companies, etc.
Several ways to disseminate forms
Paper
Electronic (web based, pdf, e-mail response)
Verbal
PDF forms are our focus today
4
Benefits of PDF
Portable Document Format (PDF) is an ISO 
standard, so there are many readers available
Readers for PDF forms are free
The software to create a PDF is generally not free
Adobe Acrobat is probably the most popular commercial 
option for PDF creation
Readers for PDF forms are available on many 
computing platforms (Mac, PC, Linux, Solaris)
5
Differences between PDF forms
Static forms
Display information in an 
unchanging manner
Do not adapt to the user
Dynamic forms
Respond to user input
Display only the information 
that is needed
Displays the entire form 
when file is opened
Can be made in Adobe 
Acrobat or Adobe 
LiveCycle
Fields expand as needed 
to allow user input over 
one line or several
Can only be made in 
Adobe LiveCycle
6
Library control class:Online Convert PDF to HTML5 files. Best free online PDF html
Our PDF to HTML converter library control is a 100% clean .NET document image solution, which is designed to help .NET developers convert PDF to HTML webpage
www.rasteredge.com
Library control class:C#: How to Use SDK to Convert Document and Image Using XDoc.
Sample Code. Here's a snippet of sample code for converting Tiff to PDF file using XDoc.Converter for .NET in C# .NET program. Six
www.rasteredge.com
5/10/2010
3
Where do I get Adobe LiveCycle?
Ironically, you probably already have it!
It’s included with Adobe Acrobat Pro and Adobe 
Acrobat Pro Extended
Used to be called Designer
Full name is Adobe LiveCycleDesigner
Not available on the Macintosh operating system
7
Graduate School Forms – Issues
Students don’t know all of the rules, so their 
forms would be incomplete or incorrect
Multiple forms existed to request the same 
information from different types of students (MS, 
PhD, Meng, Mfor)
We were collecting multiple forms at the same 
time that requested similar information
8
Design Goals for Forms
Combine forms for degree programs
Consolidate forms that are collected at the same 
time
Validateinputandperform calculations
Validate input and perform calculations
ions
Display fields that are context specific for each 
student
Display fields that can expand as needed
Thesis titles and addresses
9
Library control class:C# Convert: PDF to Word: How to Convert Adobe PDF to Microsoft
After integrating XDoc.Converter for .NET SDK into your C# .NET project, you may directly use the following sample code to have a quick evaluation of PDF to MS
www.rasteredge.com
Library control class:XDoc.Converter for .NET, Support Documents and Images Conversion
file converter SDK supports various commonly used document and image file formats, including Microsoft Office (2003 and 2007) Word, Excel, PowerPoint, PDF, Tiff
www.rasteredge.com
5/10/2010
4
Continuing Challenges with Dynamic Forms
Not all students have equal access to Reader
Computers in research labs are not always up-to-date
Computers across campus aren’t always patched to the 
most current versions
Alternate operating systems don’t have a reader that is 
compatible with dynamic forms
User error
Ignoring error messages (“Your form is not complete.”)
Training needed initially to reduce confusion
Pushing any combination of buttons to outsmart the form
10
Effect of Dynamic Forms
Eliminated six forms, reducing the number of 
forms that we need to update
Plan to eliminate another three
Significantly reduced incomplete or incorrectly 
completed forms returned by students
Allowed for program specific prompts
Has eliminated program-specific forms in some areas
Tailored warnings to be program specific rather than 
generic blanket statements for all students
11
© Debra Charlesworth
© Debra Charlesworth
Spring 2010
Spring 2010
Form Basics
Form Basics
Library control class:VB.NET PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file
generation, PDF content extraction and metadata editing if they integrate this VB.NET PDF converter control with For how to convert PDF to HTML document in
www.rasteredge.com
Library control class:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
other industry-leading methods to convert target PDF document to other editable file formats using Visual C# code, such as, PDF to HTML converter assembly, PDF
www.rasteredge.com
5/10/2010
5
Design Tips
Use one font that displays well on a computer 
screen –Myriad Pro is a great font
Consistent layout is important
Items should line up
Questions should be positive
Group items together in a way that makes sense 
to the user
Adjust the “tab order” so that the tab key leads to 
next logical field
13
Good things for all forms
Have users only enter data once
In Adobe Acrobat, form fields with the same name are 
“global” or linked together
In Adobe LiveCycle, “global” can be set for fields as needed
Enter “Name” once and have this propagate to other form 
fields as needed
Validate that data is entered correctly
Give prompts for proper data entry
Phone number: XXX-XXX-XXXX
M-number: M12345678
14
Use Appropriate Form Fields
Text Fields allow data entry of free-form text
Numeric Fieldsallow data entry of numbers
Textallows for instructions
Radiobuttonsareusedtopresentanarrayof
Radio buttons are used to present an array of 
ay of 
choices when only one choice is allowed (yes/no)
Check boxes are used to present an array of 
choices when more than one is allowed
Drop-down lists are used to present many 
choices when only one choice is allowed
15
Library control class:C# PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file formats
A best C# PDF converter control for adobe PDF document conversion in Visual Studio .NET applications. Able to export PDF document to HTML file.
www.rasteredge.com
Library control class:C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
C# PDF - Convert PDF to JPEG in C#.NET. C#.NET PDF to JPEG Converting & Conversion Control. Best and free adobe PDF to jpeg converter SDK for Visual Studio .NET
www.rasteredge.com
5/10/2010
6
Enable Reader Access
Off campus users don’t necessarily have access to 
the full version of Adobe Acrobat
Enabling Reader access will allow users with 
Reader (a free program for PCs and Macs) to save 
the form
Open the PDF file in Adobe Acrobat
Version 9:  Advanced…Extend Features in Adobe Reader
Version 8:  Advanced…Enable Usage Rights in Adobe Reader
16
© Debra Charlesworth
© Debra Charlesworth
Spring 2010
Spring 2010
Static Forms
Static Forms
Create a static form using Adobe Acrobat 
Create a file in program of your choice, leaving 
blanks or lines to enter information
Convert file to PDF using tools in program
Print…Adobe PDF
Acrobat Tab… Create PDF in MS Office
Lay form fields on top of PDF document
To edit the form, go back to the beginning and (in 
some cases) start all over
Form fields can be copy/pasted from one form to another
18
5/10/2010
7
Create a static form using Adobe LiveCycle 8.2
Create a new blank form in LiveCycle (File..New)
Drag fields from the Object Library onto the page
Arrange fields as you wish – form is ready when 
youhavethedesiredfieldsonthe form
you have the desired fields on the form
form
To edit the form, open the pdffile in LiveCycle
and edit the fields
There is an option to import a Word document as 
a template, but I’ve had mixed success.
19
Benefits of Using Adobe LiveCycle
Easier form creation and editing
You’re creating a pdffile instead of laying form fields on top 
of a static pdfdocument
LiveCycleincludes some pre-customized fields 
that are very useful
Pull-down calendar
E-mail, phone fields
Once you’ve customize your own fields, you can 
save them to your library and re-use them
20
Disadvantages of Using Adobe Live Cycle
Longer learning curve
Learning Adobe LiveCycle
Learning JavaScript (not necessary for basic static forms)
Forms aren’t always backward compatible
Acrobat 8 is usually fine, but 9 is better
Preview on a Mac doesn’t work and Linux users 
have had difficulties
Layout options for text blocks are basic
21
5/10/2010
8
Limitations of static forms
All parts of the form are visible
We wanted to display context specific information
Forms can’t expand to fit the text students are 
entering into the fields
Thesis and dissertation titles are variable lengths
Addresses can be standard US addresses or extended 
international addresses
22
© Debra Charlesworth
© Debra Charlesworth
Spring 2010
Spring 2010
Form Data
Form Data
Options for obtaining form data from user
E-mail entire form (pdffile) to recipient
Larger file size –includes data and layout information
E-mail form data to recipient
Smaller file size –layout information is excluded
Recipient can import data into form
Recipient can import raw data into spreadsheet
Forms created using LiveCycleexport in xml format
Forms created using Acrobat have xml, txt, and a 
proprietary format (fdf) as export options
24
5/10/2010
9
Exporting Data
Open completed form in Adobe Acrobat
Forms…Manage Form Data…Export Data
Multiple formats are available
TXT(Acrobatforms)
TXT (Acrobat forms)
s)
XML (Acrobat and LiveCycleforms)
FDF (Acrobat forms; can only be opened by Acrobat)
TXT and XML can be opened in Excel
25
In Excel, open the TXT file
First row will contain label for each field
Easiest if you use good names for fields when the form is 
created in Acrobat
Second row will contain data
26
In Excel, open the XML file
27
5/10/2010
10
Drag and Drop Fields to the Spreadsheet
Turning on the “Preview”
option may assist you in
determining which fields you
need in the spreadsheet.
Descriptive names are
important.  
XML is more rigid in LiveCycle,
which leads to better results
28
Importing Data into Spreadsheet
Right-click on
a mapped cell
XML…Import
Navigateto file
Navigate to file
le
Import can 
append to
existing data or
replace it
29
Importing Data into a PDF form
Open empty form in Adobe Acrobat
Forms…Manage Form Data…Import Data
Only possible with full PDF files – not reader 
enabledfiles
enabled files
s
Useful to…
Import data into the same form
Import data into different form with samefields
30
Documents you may be interested
Documents you may be interested