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2-7
Introduction
Scanning a 
Document
Troubleshooting
Appendix
Table of Contents
Index
Scanning with the MF Toolbox
You can scan a document using the buttons on the MF 
Toolbox.
1.
Set documents.
2.
On the Windows desktop, double-click the 
[Canon MF Toolbox 4.9] icon to open the MF 
Toolbox.
You can also open the MF Toolbox by clicking [start] on the 
Windows task bar → [(All) Programs] → [Canon] → [MF Toolbox 
4.9] → [Toolbox 4.9].
3.
Click one of the scanning buttons.
[Mail]: The document will be scanned and attached to an e-mail 
message in your e-mail application.
[OCR]: The text will be scanned and read by the OCR software.
[Save]: The document will be scanned and saved.
[PDF]: The text will be scanned and saved as a PDF file.
[Scan-1], [Scan-2]: The text will be scanned and appear in the 
registered application. You can change the button name by 
directly entering a new name (up to 8 characters long) over the 
button name.
A dialog box appears for each of the buttons.
Example: [Mail] dialog box
.Net extract text from pdf - Library control component:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
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.Net extract text from pdf - Library control component:VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
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2-8
Introduction
Scanning a 
Document
Troubleshooting
Appendix
Table of Contents
Index
4.
Specify the required settings.
For details, see “MF Toolbox Settings,” on p.2-9.
If you want to keep the same settings for future scans, click 
[Apply] before clicking [Start].
NOTE
With [Scan-1] and [Scan-2] buttons, you can set the different 
settings for each. If you save the settings by clicking [Apply], the 
settings will be effective next time.
5.
Click [Start].
If you select [Display the Scanner Driver] in step 4, the 
[ScanGear MF] dialog box will appear.
6.
Specify the required settings.
For details, see “Setting Preferences and Scanning with 
ScanGear MF,” on p.2-18.
7.
Click [Scan].
When scanning is completed, a folder with the scanning date will 
be created in the [My Pictures] folder in the [My Documents] 
folder, and your document will be saved in this folder.(In VISTA, 
the folder will be created in the [Pictures] folder.) 
If you have applications registered to the [Mail], [OCR], [PDF], 
[Scan-1], or [Scan-2] buttons, the scanned image will be 
displayed in the application or attached to an e-mail message 
after scanning. For details, see “External Program (Mail 
Program),” on p.2-13.
For some models, the CD-ROM provided with the machine 
contains the following applications which can be used with the 
MF Toolbox. They will be registered in the MF Toolbox buttons at 
the time of installation.
[OCR]: ScanSoft OmniPage SE
[PDF]: Presto! PageManager
Library control component:VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
PDF ›› VB.NET PDF: Extract PDF Text. VB.NET PDF - Extract Text from PDF Using VB. How to Extract Text from PDF with VB.NET Sample Codes in .NET Application.
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Library control component:C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
C# PDF - Extract Text from PDF in C#.NET. Feel Free to Extract Text from PDF Page, Page Region or the Whole PDF File. Advanced Visual
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2-9
Introduction
Scanning a 
Document
Troubleshooting
Appendix
Table of Contents
Index
MF Toolbox Settings
Example: [Mail] dialog box
Scanner Settings
You can specify the scanning mode, resolution, document size, 
and file size of the scanned image.
[Select Source]
Selects where the document is placed 
([Platen Glass], [ADF], or [Auto Mode]).
NOTE
When [Auto Mode] is selected, the document in the ADF is 
automatically scanned. If there is no document in the ADF, the 
document on the platen glass will be scanned.
[Paper Size]
Selects the size of the document to be 
scanned. Selecting [Custom] opens the 
[Paper Size Settings] dialog box which 
enables you to set the custom paper size.
Library control component:VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Extract PDF Image. VB.NET PDF - Extract Image from PDF Document in VB.NET. VB.NET: Extract All Images from PDF Document.
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Library control component:VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.
VB.NET: Extract PDF Pages and Save into a New PDF File. You VB.NET: Extract PDF Pages and Overwrite the Original PDF File. Instead
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2-10
Introduction
Scanning a 
Document
Troubleshooting
Appendix
Table of Contents
Index
[Orientation]
Opens the [Orientation] dialog box. This 
dialog box enables you to specify the 
orientation of the document.
This button is disabled when [Platen Glass] 
is selected in [Select Source].
(Original Orientation)
Shows the direction of scanning paper. The 
icon display varies depending on the 
settings for [Select Source], [Paper Size], 
and [Orientation].
[Scan Mode]
Selects the scan mode. The scan modes 
you can select differ depending on the MF 
Toolbox button you press.
[Black and White]:
Scans document as a black and white 
image.
[Black and White (OCR)]:
Scans document as a black and white image 
for OCR software.
[Grayscale]:
Scans document as a grayscale image 
(similar to a monochrome picture).
[Color]:
Scans document as a color image.
[Color (Magazine)]:
Scans document as a color image with the 
Descreen function, which enables you to 
reduce the moire when scanning printed 
photographs and pictures.
Library control component:C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
Page, a Region on a Page, and PDF Document. C#.NET extract image from multiple page adobe PDF file library for Visual Studio .NET.
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Library control component:VB.NET PDF Form Data Read library: extract form data from PDF in
PDF software, it should have functions for processing text, image as field data from PDF and how to extract and get field data from PDF in VB.NET project.
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2-11
Introduction
Scanning a 
Document
Troubleshooting
Appendix
Table of Contents
Index
Save Scanned Image to
You can specify the file name, file format, and location to save 
the scanned image. If you select PDF as a file format, you can 
also specify the detailed settings for the PDF file.
[Upper Limit of Attached File]
Selects an approximate upper size limit 
(after compression) for the image you will 
send. For an ordinary mail message, 
[150KB] is recommended.
You can specify this item when scanning 
using the [Mail] button and [JPEG/Exif] is 
selected in [Save as Type].
[Image Quality]
Selects the scan quality (resolution).
When scanning using the [Mail] button, the 
resolution you can select depends on the 
setting in [Upper Limit of Attached File].
[Display the Scanner Driver]
If you select this check box, all items in the 
[Scanner Settings] become invalid, and 
when [Start] is clicked the [ScanGear MF] 
dialog box appears and enables you to make 
advanced settings for scanning.
This check box is not available when 
scanning using the [OCR] button.
[File Name]
Enter a file name for the scanned image.
If you save another file with the same name, 
four digits starting from 0001 will be attached 
after the file name.
[Save as Type]
Specifies the file type to save the scanned 
image.
[BMP]:
Bitmap format.
[JPEG/Exif]:
JPEG/Exif format. This option is available 
when [Grayscale], [Color] or [Color 
(Magazine)] is selected in [Scan Mode].
[TIFF]:
TIFF format.
[PDF]:
PDF format.
[PDF (Multiple Pages)]:
Creates one PDF file from two or more 
scanned pages (see “Creating One PDF File 
from Two or More Pages,” on p.2-16).
[PDF (Add Page)]:
Adds the scanned image to the last page of 
an existing PDF file that was created with 
the MF Toolbox.
Library control component:C# PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in C#.net
Able to extract PDF pages and save changes to original PDF file in C#.NET. C#.NET Sample Code: Extract PDF Pages and Save into a New PDF File in C#.NET.
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Library control component:C# PDF Text Search Library: search text inside PDF file in C#.net
C#.NET PDF DLLs for Finding Text in PDF Document. Add necessary references: C#.NET PDF Demo Code: Search Text From PDF File in C#.NET.
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2-12
Introduction
Scanning a 
Document
Troubleshooting
Appendix
Table of Contents
Index
NOTE
–The type of file which can be saved with each button is shown 
below.
–When [PDF], [PDF (Multiple Pages)], or [PDF (Add Page)] is 
selected and if an error message appears indicating that the 
image size is too large, reduce the data size of the scanned 
image. For details, see “Output Settings,” on p.2-26.
BMP
JPEG/
Exif
TIFF
PDF
PDF 
(Multiple 
Pages)
PDF 
(Add 
Page)
[Mail]
[OCR]
[Save]
[PDF]
[Scan-1], 
[Scan-2]
[PDF Settings]
Opens the [PDF Settings] dialog box which 
enables you to make advanced settings of 
the PDF file (see “Creating One PDF File 
from Two or More Pages,” on p.2-16).
[Save Scanned Image to]
Shows the location to save the scanned 
images. To change the location, click 
[Browse] 
select a folder 
click [OK].
[Add Scanned Image to]
This item appears instead of [Save Scanned 
Image to] when [PDF (Add Page)] is 
selected in [Save as Type]. You can select 
the PDF file to which you want to add the 
scanned image.
[Save Pictures to a Subfolder with Current Date]
Select this check box to create a folder with 
current date (e.g. 2007-12-31) in the 
specified location and save the scanned 
images in this folder.
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2-13
Introduction
Scanning a 
Document
Troubleshooting
Appendix
Table of Contents
Index
External Program (Mail Program)
When scanning using the [OCR], [PDF], [Scan-1] or [Scan-2] 
buttons, you can specify an application to be used to display the 
scanned image. Click [Set] 
select the application to use 
click 
[Open]. You can also specify an application by dragging and 
dropping the application icon onto the dialog box.
When scanning using the [Mail] button, you can specify an 
e-mail software to which you want to attach the scanned image. 
The MF Toolbox is compatible with e-mail software such as 
Outlook Express, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, 
EUDORA, Netscape Messenger and Windows Mail (Vista only). 
Click [Set] 
select the application to use 
click [OK].
If [None (Attach Manually)] is displayed, you have to attach the 
image file manually.
Confirmation of the Scanned Image and 
Exif Settings (Confirm the Scanned 
Image)
You can preview the scanned images as thumbnail images, and 
specify the file type and location to save them.
NOTE
–You cannot use this function when scanning with the [OCR] button.
–For the [PDF] button, you can only confirm the scanned image and 
specify the location to save the image.
Select [Confirmation of the Scanned Image and Exif Settings] 
(for the [PDF] button, [Confirm the Scanned Image]) 
click 
[Start]. When the scanning is complete, the thumbnail of the 
scanned image is displayed.
Confirm the thumbnail image 
specify the file type and location 
press [Save] or [Forward].
[Save as Type] 
Specifies the file type to save the scanned 
image. The available file types are the same 
as those listed in “Save Scanned Image to,” 
on p.2-11.
[Exif Settings]
Opens the [Exif Settings] dialog box which 
enables you to set the Exif information when 
[JPEG/EXIF] is selected in [Save as Type] 
(see “Exif Settings,” on p.2-14).
[PDF Settings]
Opens the [PDF Settings] dialog box which 
enables you to make advanced settings of 
the PDF file (see “Creating One PDF File 
from Two or More Pages,” on p.2-16). This 
button appears when [PDF], [PDF (Multiple 
Pages)] or [PDF (Add Page)] is selected in 
[Save as Type].
[Save Scanned Image to]
Specifies the location to save the scanned 
image.
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2-14
Introduction
Scanning a 
Document
Troubleshooting
Appendix
Table of Contents
Index
Exif Settings
You can attach extra information in the EXIF format, such as the 
description of the image, the date when the image was 
scanned, etc., to the JPEG files. Select a scanned image from 
the drop-down list to view and add information for the image.
[Add Scanned Image to]
This item appears instead of [Save Scanned 
Image to] when [PDF (Add Page)] is 
selected in [Save as Type]. You can select 
the PDF file to which you want to add the 
scanned image.
[Save Pictures to a Subfolder with Current Date]
Select this check box to create a folder with 
current date in the specified location and 
save the scanned images in this folder.
This check box is not available when [PDF 
(Add Page)] is selected in [Save as Type].
[Save]
Press to save the scanned images in the 
specified location.
[Forward]
This button appears instead of [Save] when 
an application is specified in the [Mail 
Program] or the [External Program] setting. 
You can forward the scanned images to the 
application.
[Cancel]
Cancels the operation and returns to the 
previous window. Deletes all the images 
scanned in the operation.
[Basic Information]
Displays the information automatically 
acquired by scanning.
[Advanced Information] 
Displays the extra information you enter.
[Apply the Same Setting of Input Items Automatically]
Select this check box to use the same values 
you have specified in the previous scanning 
operation.
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2-15
Introduction
Scanning a 
Document
Troubleshooting
Appendix
Table of Contents
Index
Scanning an Image from an Application
You can scan an image from a TWAIN- or WIA- (Windows 
XP/Vista Only) compliant application and use the image in 
that application. The following is an example of the 
procedure.
1.
Set documents.
2.
Open the application you want to use.
3.
Select the command to scan.
4.
Select the scanner driver to be used.
With Windows XP/Vista, you can use the ScanGear MF or the 
WIA driver as the scanner driver.
5.
Specify the scanner settings → click [Scan].
For details, see “Setting Preferences and Scanning with 
ScanGear MF,” on p.2-18, or “Scanning with the WIA Driver,” on 
p.2-40.
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2-16
Introduction
Scanning a 
Document
Troubleshooting
Appendix
Table of Contents
Index
Creating One PDF File from Two or More Pages
You can scan two or more pages and make them into one 
PDF file.
1.
Set documents.
2.
Double-click the [Canon MF Toolbox 4.9] icon 
on the Windows desktop to open the MF 
Toolbox.
You can also open the MF Toolbox by clicking [start] on the 
Windows task bar → [(All) Programs] → [Canon] → [MF Toolbox 
4.9] → [Toolbox 4.9].
3.
Click [PDF].
4.
Select [PDF (Multiple Pages)] in [Save as 
Type].
5.
Specify other required settings → click [PDF 
Settings].
The [PDF Settings] dialog box appears.
6.
Specify the required settings → click [OK].
[Create Searchable PDF]: Converts the characters in the 
document to text data and makes the PDF document searchable 
with keywords.
[Text Language]: Select the language of the text to be scanned. 
The characters may be recognized more accurately if you select 
[English] from this drop-down list and set [Image Quality] to [300 
dpi] or higher in [Scanner Settings] (see p.2-11). 
[PDF Compression]: Select [High] for color images such as 
photos or illustrations to be further compressed, reducing the file 
size.
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