At a high level, the process of making existing PDF files accessible consists of a few basic steps:
1. First, take a moment to examine and evaluate the PDF document before 
you begin (See “Step 1: Examine the PDF File” on page 7).
2. Determine if the PDF file originated from a scan. If so, perform Optical 
Character Recognition (OCR) using the OCR Text Recognition command 
in Adobe Acrobat X (See “Step 2: Determine if the PDF is a Scanned 
Document” on page 8). If the document is not a scanned image, skip 
to Step 3 to add any interactive features to your form or document.
3. Add fillable form fields and bu瑴ons with short descriptions if the PDF 
file is intended to function as an interactive document. Set the tab order 
for the form fields (See “Step 3: Add Interactive Features: Form Fields and 
Bu瑴ons” on page 12). If your PDF document does not have interactive 
form fields and bu瑴ons, then skip to Step 4.
4. Add other accessibility features to the PDF such as bookmarks and set the 
document security so that it does not interfere with assistive technology 
(See “Step 4: Add Other Accessibility Features” on page 25).
5. Add tags to the PDF file if it has not been tagged. Tagging generates 
document structure. 周is structure is displayed in the Acrobat X Pro Tags 
Panel as a “structure tree”. 周e tagging step is introduced at this point in 
the workflow to ensure that any elements that were added during steps 1 
through 4 are included in the structure tree. (See “Step 5: Determine if the 
PDF File is a Tagged PDF File” on page 29).
6. Determine if the PDF file has been properly tagged. Are the tagged 
elements properly sequenced? Are tags correctly applied?  For example, 
is a first level heading tagged as an H1 and not an H3?  (See “Step 6: 
Determine if the PDF File is Properly Tagged” on page 38).
7. Check your results with the Acrobat Accessibility Checker. Refer to the 
results of the Accessibility Report and use the suggestions it offers to 
make the necessary changes. Repeat this process until the checker 
indicates no problems are found in the document (See “Step 7: Use the 
Accessibility Checker to Evaluate the PDF File” on page 60).
Note:  周ese steps are presented in an order that suits most needs most of the time. On 
occasion, you may perform them in a different order or your workflow and results may 
require you to repeat some steps until you are satisfied with the results. In all cases, 
you should first examine the document, determine its intended purpose, and use that 
analysis to determine the workflow that you should apply.
Step 1: Examine the PDF File
When you open a PDF file in Adobe Acrobat X Pro, take a moment to analyze the document in 
front of you and note its characteristics. 
• Is it a short document with a small number of pages or a long document 
consisting of many pages? 
• Is the document mostly text or a mixture of text and graphics?
Acrobat X Pro PDF Accessibility Repair  Workflow
Analyze PDF files and add enhancements to make these  
documents accessible to all users
7
Adobe Acrobat X  Accessibility Accessibility Repair Workflow
Convert pdf to text vb - Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
text from pdf; conversion of pdf image to text
Convert pdf to text vb - VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
remove text from pdf; converting image pdf to text
• Does the document appear to have form fields?
• Another item to note is the complexity of the document’s layout. In some 
instances, documents of shorter length may be more challenging when 
considering accessibility than longer documents because their layout 
and read order are more complex.  Is the layout simple such as in a single 
column layout with a limited number of graphics, or is it complex with 
multiple columns, mixed layouts, tables and many graphics?  Complex 
layouts are an indicator that you may be spending more time with the 
document doing more detailed accessibility enhancements with the 
Touch Up Read Order Tool.
Step 2: Determine if the PDF is a Scanned Document
A common method for making PDF documents is to place a paper copy of a document into a 
scanner and then opening the results using Adobe Acrobat to view the newly scanned document 
as a PDF file. Unfortunately, this process results in creating an image of text and not the actual 
text itself. 周is means the content is not accessible to users who rely on assistive technology 
such as a screen reader to hear the contents of the page. Additional modifications must occur to 
make the document accessible.
Note:  If you are certain that the PDF document is not a scanned document or it has 
previously undergone optical character recognition, you can skip this discussion 
and proceed to “Step 3: Add Interactive Features: Form Fields and Bu瑴ons” on 
page 12.
How to Tell if a PDF File is a Scanned Document
周ere are a number of indications that a PDF file originated from a scanned page. Onscreen, the 
document appears to contain text, but the page is actually an image. Choose the method that 
suits you best for determining if the PDF is from a scan and is an “image only” PDF.
Note if the page appears to be skewed.  
Sometimes sheets are not properly fed into the scanner. 周e result being the page appears to be 
crooked, or skewed on the screen . Lines of text will not be straight but will appear to slant up or 
down (See “Figure 1. Skewed Text Indicates a Scanned PDF” on page 9). 
8
Adobe Acrobat X  Accessibility Accessibility Repair Workflow
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
VB.NET PDF - Extract Text from PDF Using VB. How Best VB.NET PDF text extraction SDK library and component for free download. Online
convert pdf to text vb; pdf to text converter
VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
VB.NET: Convert PDF to HTML; VB.NET: Convert PDF to Jpeg; VB.NET File: Compress PDF; VB.NET Read: PDF Text Extract; VB.NET Read: PDF Image Extract; VB.NET
change pdf to text for editing; convert pdf to txt file
Figure 1. 
Skewed Text Indicates a Scanned PDF
Search for characters that appear on the page. 
Use the find command in Acrobat to search for text that appears on the page. Select Edit > Find 
(Ctrl + F on Windows or Option + F on Mac OS) and type a term that appears on the page in the 
search field.
If the document was scanned, Acrobat will not find the search item but will display a message 
indicating “Acrobat has finished searching the document. No more matches were found”.
Zoom in and check for jagged edges on smooth characters. 
Scanned images are bitmaps (See “Figure 2. Bitmapped Text Appearance” on page 10)
周e edges of curves on bit maps will not appear to be smooth or rounded but will be jagged as 
shown in the sample illustrating the words “Quality” and “region” in Figure 2 on page 10.  Use 
the marquee zoom tool in Acrobat to define the area and magnify the edges of curved le瑴ers 
such as “c”, “s”, and “o”. Text that has undergone the OCR process using the ClearScan option will 
display smoother edges that are not jagged but are still uneven, or lumpy where there should be 
smooth curves, as shown in the illustration of the of the words “Quality” and “region” in Figure 3 
on page 10. 
9
Adobe Acrobat X  Accessibility Accessibility Repair Workflow
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
Free library for .NET framework. Why do we need to convert PDF document to HTML webpage using VB.NET programming code? Convert PDF to HTML in VB.NET Demo Code.
convert pdf into text file; convert pdf to word editable text online
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
VB.NET PDF - Convert PDF to MS Office Word in VB.NET. using RasterEdge.XDoc. PDF; Convert PDF to Word Document in VB.NET Demo Code.
convert pdf to word text online; best pdf to text converter
Figure 2. 
Bitmapped Text Appearance
Figure 3. 
ClearScan Text Appearance
Use assistive technology or the Read Out Loud feature. 
Acrobat X Pro can detect the presence of assistive technology and if it encounters a scanned 
document will announce an audible empty page warning and display the Scanned Page Alert 
dialog (See “Figure 4. Scanned Page Alert Dialog” on page 11). 
10
Adobe Acrobat X  Accessibility Accessibility Repair Workflow
VB.NET PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in vb.
VB.NET PDF - Convert PDF to TIFF Using VB in VB.NET. using RasterEdge.Imaging.Basic; using RasterEdge.XDoc.PDF; Demo Code to Convert PDF to Tiff Using VB.NET.
convert pdf file to text online; convert pdf to text for
VB.NET PDF Convert to SVG SDK: Convert PDF to SVG files in vb.net
VB.NET: Convert PDF to HTML; VB.NET: Convert PDF to Jpeg; VB.NET File: Compress PDF; VB.NET Read: PDF Text Extract; VB.NET Read: PDF Image Extract; VB.NET
changing pdf to text; convert pdf image to text
Figure 4. 
Scanned Page Alert Dialog
What to Do if the PDF is a Scanned Document
Perform Optical Character Recognition (OCR) to convert the bitmap image of text to actual 
characters. In Acrobat X Pro. You can do this by selecting “OK” from the Scanned Page Alert 
dialog (See “Figure 4. Scanned Page Alert Dialog” on page 11). You can also reveal the 
Recognize Text panel in the Acrobat X Pro Tool Pane. 
• View > Tools > Recognize Text 
• Use the keyboard accelerator: ALT + V + T + RT
Either of these methods will expose the Recognize Text panel. To display the Recognize Text 
dialog, select the Recognize Text In 周is File command in the Tools Pane (See “Figure 5. 
Recognize Text Dialog and Recognize Text Se瑴ings” on page 12) You have the option of 
scanning the entire document, the current page, or a range of pages within the document. Use 
the Edit bu瑴on in the scanned page dialog to set the desired characteristics for the resulting file.
• Primary OCR Language. Acrobat does not recognize the language itself, a 
user must indicate which of the 42 languages is the one to use. Select the 
language  the document appears to be wri瑴en in.
• PDF Output Style. 周is option should be set to ClearScan. ClearScan 
will allow the resulting PDF to “reflow”. Reflow enlarges the text on the 
page. As the text size increases, the text wraps so content is not lost in 
the margins. 周e other two options, “Searchable Image” and “Searchable 
Image Exact” will also work with assistive technology but will result in a 
PDF file that does not reflow.
• Downsample to. Downsampling should be set to the lowest 
downsampling which results in the highest resolution as measured in dots 
per inch (dpi). 周is should be 600 dpi.
11
Adobe Acrobat X  Accessibility Accessibility Repair Workflow
VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to
compress PDF, VB.NET print PDF, VB.NET merge PDF files, VB.NET view PDF online, VB.NET convert PDF to tiff, VB.NET read PDF, VB.NET convert PDF to text, VB.NET
change pdf to text file; convert pdf to searchable text online
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
compress PDF, VB.NET print PDF, VB.NET merge PDF files, VB.NET view PDF online, VB.NET convert PDF to tiff, VB.NET read PDF, VB.NET convert PDF to text, VB.NET
converting pdf to editable text; best pdf to text
Figure 5. 
Recognize Text Dialog and Recognize Text Se瑴ings
For additional information on performing optical character recognition using Adobe Acrobat, 
refer to the Acrobat X Pro Help.
What to Do if the PDF is Not a Scanned Document
If the document is not a scanned document, or you have already performed Optical Character 
Recognition, proceed to the next step, “Step 3: Add Interactive Features: Form Fields and 
Bu瑴ons” on page 12.
Step 3: Add Interactive Features: Form Fields and Bu瑴ons
Determining if a PDF file is meant to be an interactive form is a ma瑴er of visually examining the 
file and looking for the presence of form fields, or areas in the document where some kind of 
information is being asked for such as name, address, social security number. Boxes or fields 
drawn on the page are also typical indications that the document is meant to function as a form. 
If you want users to be able to complete the form online, rather than resort to printing a paper 
copy in order to complete the form, then the form is meant to be an interactive form. 
Note:  If you are certain the PDF document is not intended to have fillable form fields 
or bu瑴ons, you can skip this discussion and proceed to “Step 4: Add Other 
Accessibility Features” on page 25.
You can make form fields accessible to vision impaired users and users with mobility challenges 
by adding fillable fields to the PDF and by properly structuring the form. In addition, you can 
use the Tooltip field property to provide the user with information about the field or to provide 
instructions. For example, using the Tooltip property value, the screen reader user would hear 
“Check this box if you will be a瑴ending the luncheon.”  Without the tool tip property, screen 
reading so晴ware speaks the name of  the form field (Check Box 1), its type (Check Box), and its 
state (Unchecked). It would not be clear to someone listening to the form that they are indicating 
their desire to a瑴end a luncheon.
You can have Acrobat X Pro detect and create the form fields automatically or you can manually 
create the necessary fields using Acrobat X Pro’s form tools.
周is discussion limits itself to the accessibility issues involved with PDF forms created using the 
Acrobat X Pro forms editing tools. For a more detailed discussion of alternative methods for 
creating PDF forms, refer to the Adobe Acrobat X Pro Online Help.
12
Adobe Acrobat X  Accessibility Accessibility Repair Workflow
Use Acrobat to Detect and Create Interactive Form Fields
When you convert a document to an Acrobat form, Acrobat can detect the form fields in the 
document. In many instances, Acrobat will use the form field labels to name the field and 
provide a Tooltip. While the results are o晴en acceptable, this is not a foolproof process. You will 
need to examine the document carefully to verify that Acrobat accurately detected the fields and 
labelled them appropriately.
With Adobe Acrobat X Pro, you can make interactive form fields accessible to vision impaired 
users and users with mobility challenges by adding properly encoded fillable fields to the 
PDF file. You can also structure the form in such a way that users can use the tab key to move 
between fields in a meaningful and logical sequence. In addition, entries in the Tooltip field 
property can provide users of assistive technology, such as screen readers, with additional 
information about the field or to provide instructions. 周ese tooltips are read by screen readers 
for the blind and visually impaired. 
For example, using the Tooltip property value, you could add text to a check box on an RSVP 
that users would use to indicate their intention to a瑴end an awards dinner. You can encode the 
checkbox so the screen reader user would hear “I plan to a瑴end the awards dinner.” Without 
adding such alternate text to the check box’s tool tip property, a screen reader simply provides 
the name of the form field (Check Box 1), its type (Check Box), and its state (Unchecked). Screen 
reader users would hear “Check Box Checked” or “Check Box Unchecked” depending upon 
whether or not the box had been checked. It would not be clear to users listening to the form 
with a screen reader that the checkbox indicates their intention to a瑴end the event. 周is is true 
even if there is a visible label next to the checkbox which reads, “Check this box if you plan to 
a瑴end the awards dinner.” You need to add the tooltip text to the checkbox or radio bu瑴on 
properties.
Acrobat X Pro can detect and create the form fields automatically or you can manually create 
the necessary fields using Acrobat X Pro’s form editing tools. If you choose to have Acrobat 
automatically detect form fields, it will a瑴empt to locate any labels that are adjacent to the form 
field or check box and use any labels it does find as the source for alternate text (called a tooltip 
in Acrobat).
Note:  周is discussion limits itself to the accessibility issues involved with creating 
form fields with the Acrobat X Pro form tools. For a more detailed discussion of 
PDF forms including forms created with the Adobe LiveCycle Designer or the 
Adobe Digital Enterprise Platform Designer, refer to the Acrobat X Pro online 
help.
PDF Form Fields
A PDF form created with Adobe Acrobat X Pro’s forms editing tools can contain the following types of fields:
• Text field. Lets the user type in text, such as name, address, or phone 
number. 
• Check box. Presents yes-or-no choices for individual items. If the form 
contains multiple check boxes, the user can typically select as many or 
few of these as needed
• Radio bu瑴on. Presents a group of choices from which the user can select 
only one item from the group. All radio bu瑴ons with the same name work 
together as a group.
• List box. Displays a list of options the user can select. You can set a form 
field property  that enables the user to Shi晴-click or Control-click to select 
multiple items on the list.
13
Adobe Acrobat X  Accessibility Accessibility Repair Workflow
• Combo box. Lets the user either choose an item from a pop-up menu or 
type in a value.
• Bu瑴on. Initiates a change on the user’s computer, such as opening a file, 
playing a sound, or submi瑴ing data to a web server. 周ese bu瑴ons can 
be customized with images, text, and visual changes triggered by mouse 
actions.Action bu瑴ons have a different purpose than radio bu瑴ons, which 
represent data choices made by the user.
• Digital signature field. Lets the user electronically sign a PDF document 
with a digital signature.
• Barcode. Encodes the input form selected fields and diplays it as a 
visual pa瑴ern that can be interpreted by decoding so晴ware or hardware 
(available separately). 
Use Acrobat to Detect and Create Interactive Form Fields
When you convert a document to an interactive form, Acrobat X Pro can detect the form fields 
in the document. In many instances, Acrobat will use the form field labels to name the field and 
provide a Tooltip. While the results are o晴en acceptable, this is not a foolproof process. You will 
need to examine the document carefully to verify that Acrobat accurately detected the fields and 
labelled them properly.
Acrobat Form Wizard
You can use the Form Wizard in Adobe Acrobat X Pro to create  interactive forms from a PDF file 
that is open in Acrobat. 
• Display the Create Command in the Forms Task Panel.  周e Forms Task 
Panel is under the Tools Pane . From the Acrobat X Pro menu, you can 
select View > Tools > Forms to expose the Forms Task Panel under the 
Tools Pane (See “Figure 6. Create Form Command in the Forms Task 
Panel” on page 14). 周e keyboard accelerator for displaying the Forms 
Task Panel is Alt + V + T + F. 
Figure 6. 
Create Form Command in the Forms Task Panel 
• Select the Create command (Keyboard Shortcut is Shi晴 + Ctrl + 7).  周is 
displays the Create or Edit Form Dialog (See “Figure 7. Acrobat X Pro 
Create or Edit Form Dialog” on page 15)
14
Adobe Acrobat X  Accessibility Accessibility Repair Workflow
Figure 7. 
Acrobat X Pro Create or Edit Form Dialog
• From the Create or Edit Form Dialog, select one of the following 
options and then follow the on-screen instructions. 
• Use an existing file. 周is converts an existing electronic 
document (for example Word or PDF) to an interactive PDF form. 
To use the document that is currently on display, select “Next” 
and “Use the current document.” Select “Next” again. Acrobat 
automatically searches for and creates any form fields it detects, 
and places the document in Form Editing Mode. Acrobat informs 
you that it has entered Form Editing Mode. When you select “OK”, 
the document is displayed in Form Editing Mode  (See “Figure 8. 
Adobe Acrobat X Forms Editing Mode” on page 16).
• Scan a paper form. If you followed the repair workflow 
procedures in the suggested order, this step is not applicable at 
this point as optical character recognition was performed in “Step 
2: Determine if the PDF is a Scanned Document” on page 8 .
• Create a web form or survey from scratch or template. 周is 
creates an Online Form using Adobe Forms Central. Using Adobe 
Forms Central is not a topic that is addressed in this Best Practices 
Guide.
Note:  Using the Adobe LiveCycle Designer, included in Adobe Acrobat X Pro for 
Windows, to create accessible PDF forms is not a topic that is addressed in this 
Best Practices Guide.
Assuming you selected the Use an Existing File option, Acrobat X Pro completes an analysis 
of the document, adds any form fields it may detect and places the  PDF form in Forms Editing 
Mode. Your document will look similar to what is shown in “Figure 8. Adobe Acrobat X Forms 
Editing Mode” on page 16. While in Forms Editing Mode,  you can add to, edit or delete the 
automatically created form fields (See “Forms Editing Mode” on page 17).
During form field detection, Acrobat may have missed some fields or created unneeded fields. It 
may have also created fields of the wrong type. You should verify the fields and field names on 
the form. You can select Add New Field on the Forms Editing toolbar to add more fields or right 
click on the form to add, edit, or delete fields.
15
Adobe Acrobat X  Accessibility Accessibility Repair Workflow
Figure 8. 
Adobe Acrobat X Forms Editing Mode
Enter Forms Editing Mode Directly
If you don’t want to use the Form Wizard, you can open the file, and place the document in Form 
Editing Mode directly.
• From the Acrobat Menu. Select View > Tools > Forms and select the Edit 
command under the Forms Tool Pane (Keyboard shortcut is Shi晴 + Ctrl 7). 
周is displays the Add or Edit Form Fields dialog (See “Figure 9. Acrobat X 
Pro Add or Edit Form Fields Dialog” on page 17). 
Answering “Yes” to the Add or Edit Form Fields dialog question “Do you want Acrobat to 
detect form fields  for you?” results in the automatic detection of form fields prior to placing 
the document in Form Editing  Mode. 周is is the same as if you had proceeded using the Form 
Wizard on the current PDF. 
Acrobat completes its analysis of the document, adds any form fields it may detect and places 
the PDF form  in Forms Editing Mode where you can edit the automatically created fields or add 
additional form fields (See “Forms Editing Mode” on page 17).
During form field detection, Acrobat may have missed some fields or created unneeded fields. It 
may have also created fields of the wrong type. Please verify the fields and field names on your 
form. You can select Add New Field on the Forms Editing toolbar to add more fields or right click 
on the form to edit or delete fields.
Answering “No” to the Add or Edit Form Fields dialog question “Do you want Acrobat to detect 
form fields for you?” also places the document in Form Editing mode, but does not create form 
fields automatically. You will have to add the form fields manually. Proceed to the next section, 
“Create Form Fields Manually” on page 5 for futher information.
16
Adobe Acrobat X  Accessibility Accessibility Repair Workflow
Documents you may be interested
Documents you may be interested