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Integration und Zusammenspiel mit  
Microsoft Office 
Autor: Dietmar Gieringer 
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Inhaltsverzeichnis 
1
Der PDF-Maker ........................................................................... 1
1.1
Vorteile des PDF-Makers................................................................................................................................................................. 2
1.2
PDF-Dateien mit dem PDF-Maker erstellen .................................................................................................................... 2
1.3
Word-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln .......................................................................................................... 2
1.3.1
1-Klick-Verfahren ............................................................................................................................................................... 2
1.3.2
Verknüpfungen und Lesezeichen ......................................................................................................................... 3
1.3.3
Sicherheitseinstellungen ............................................................................................................................................... 3
1.3.4
Sonderformate PDF/A und PDF/X ....................................................................................................................... 3
1.3.5
Word-Dokument als PDF-Anhang mailen .................................................................................................... 4
1.3.6
Serienbrieferstellung ........................................................................................................................................................ 4
1.3.7
Überprüfen und kommentieren ............................................................................................................................ 4
1.4
Excel-Berechnungen weitergeben .......................................................................................................................................... 5
1.4.1
Auswahl der Druckdaten ............................................................................................................................................. 5
1.4.2
Original-Datei als Anhang integrieren ............................................................................................................... 5
1.4.3
Zellkommentare in die PDF-Datei schreiben .............................................................................................. 5
1.5
Präsentationen professionell verteilen ................................................................................................................................. 6
1.5.1
Vermeidung von Darstellungsfehlern ............................................................................................................... 6
1.5.2
Zusätzliche Informationen anzeigen ................................................................................................................... 6
1.6
E-Mails archivieren und weitergeben ................................................................................................................................... 7
1.6.1
Der PDF-Maker in Outlook ........................................................................................................................................ 7
1.6.2
Einzelne E-Mails oder komplette Ordner konvertieren ...................................................................... 7
1.6.3
Automatisch E-Mail-Archive erstellen .............................................................................................................. 7
1.7
Sicherheitseinstellungen .................................................................................................................................................................. 8
2
PDF-Inhalte dem eigenen Bedarf anpassen ......................... 8
3
Inhalte aus PDF-Dateien exportieren .................................... 9
3.1
Inhalte nach Word exportieren .................................................................................................................................................. 9
3.2
Tabellen nach Excel übertragen ................................................................................................................................................ 9
3.3
PDF-Dateien in PowerPoint-Folien umwandeln ....................................................................................................... 10
3.4
Bilder aus PDF-Dateien exportieren .................................................................................................................................... 10 
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4
Mehrere Dateien in einer PDF-Datei kombinieren .......... 10
4.1
Office-Dokumente komfortabel zusammenstellen ................................................................................................ 10
4.2
Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt darstellen ............................................................................................................. 11
5
PDF-Formulare ......................................................................... 12
5.1
Integrierter Formularassistent ................................................................................................................................................... 12
5.2
Formularfreischaltung für Benutzer des Adobe Reader ...................................................................................... 12
5.3
Formularverteilung und -auswertung ................................................................................................................................ 12
5.4
Formulare mit Adobe FormsCentral ................................................................................................................................... 13
6
PDF-Dateien mit MS SharePoint und Office 365 .............. 14
6.1
Vorteile von Acrobat XI ................................................................................................................................................................. 14
6.2
PDF-Dateien auf einen Cloud-Server hochladen ..................................................................................................... 14
6.3
PDF-Dateien von einem SharePoint-Server öffnen ................................................................................................ 14
6.4
Geänderte PDF-Datei auf einem SharePoint-Server speichern ..................................................................... 15
6.5
Dokumenteigenschaften bearbeiten .................................................................................................................................. 15
7
Hilfreiche Neuerungen ............................................................ 16
7.1
Prozessoptimierung durch Aktionen .................................................................................................................................. 16
7.1.1
Eigene Aktionen definieren .................................................................................................................................... 16
7.1.2
Aktionen abrufen ............................................................................................................................................................ 17
7.1.3
Aktionen innerhalb des eigenen Unternehmens verteilen ........................................................... 17
7.2
Schnellwerkzeuge und Werkzeuggruppen definieren ......................................................................................... 18
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1   Der PDF-Maker 
Adobe Acrobat XI  
und Microsoft Office 
Microsoft Office ist weltweit der Standard für Büro-Anwendungen. Word, Excel, PowerPoint und das für 
die täglichen E-Mails unerlässliche Outlook sind kaum mehr aus unserer Arbeitswelt wegzudenken. 
Adobe PDF hat sich als Standard für die Veröffentlichung und gemeinsame Bearbeitung von Doku-
menten etabliert. Adobe Acrobat XI vereinfacht die tägliche Arbeit mit Dokumenten und ist die ideale 
Ergänzung zu MS Office. 
Adobe Acrobat XI 
 ermöglicht das Bearbeiten von PDF-Dokumenten 
 schützt Dokumente bei Bedarf vor dem Drucken, Verändern oder Kopieren von Inhalt 
 kombiniert Dokumente unterschiedlichster Anwendungen in einer PDF-Datei 
 ermöglicht Benutzern von Adobe Reader das Betrachten und Kommentieren von Dokumenten 
 erlaubt die Erstellung ausfüllbarer und speicherbarer Formulare 
 vereinfacht den Versand, die Erfassung und die Auswertung von Formularrückläufern 
 entfernt zuverlässig und sicher sensible Inhalte und Metadaten 
 konvertiert komplette E-Mail-Ordner in durchsuchbare und überall lesbare PDF-Dateien 
 erstellt PDF/X-, PDF/A- oder PDF/E-Dateien nach dem neuesten Standard 
 fasst mehrstufige Aufgaben in einer einzigen anklickbaren (und verteilbaren) Aktion zusammen 
 konvertiert PDF-Dateien in Word-, Excel- und jetzt auch PowerPoint-Dateien 
Der PDF-Maker 
Adobe Acrobat XI integriert sich mit dem überarbeiteten PDF-Maker nahtlos in die Oberfläche des 
Office Menübands und stellt alle relevanten Funktionen für das jeweilige Programm in der Registerkar-
te „Acrobat“ bzw. in Outlook in der Registerkarte „Adobe PDF“ dar. 
Abb. 1: Acrobat-Registerkarte 
Der PDF-Maker ist ein Makro, welches die Umwandlung von Office-Dateien in PDF-Dokumente verein-
facht und den Erstellungsaufwand oft auf einen einzigen Klick reduziert. Dabei können programmbezo-
gen die gewünschten Grundeinstellungen vorgenommen werden. Dazu gehören z.B. auch sicherheits-
relevante Einstellungen, die das Öffnen und Bearbeiten der zu erstellenden PDF-Datei beeinflussen, 
Angaben zur Einbettung von Schriftarten, Anweisungen zur Komprimierung von Bilddaten oder auch 
die Einbettung der zugrundeliegenden Office-Datei in das spätere PDF-Dokument. 
Der Aufruf des PDF-Makers kann in Office auch über den Backstage Bereich des jeweiligen Office-
Programms erfolgen (Registerkarte Datei – Als Adobe PDF speichern). 
Abb. 2: Backstage-Ansicht mit Acrobat-Eintrag in Word, Excel, PowerPoint und Outlook 
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1   Der PDF-Maker 
1.1 Vorteile des PDF-Makers 
Das Erstellen von PDF-Dateien über den „Datei-Drucken“-Dialog führt zu PDF-Dateien ohne jegliche In-
telligenz. Dabei werden die zugrunde liegenden Office-Dateien in druckidentische PDF-Dateien umge-
wandelt. 
Bei der Erstellung von PDF-Dateien über den PDF-Maker werden jedoch auch Office-spezifische Be-
sonderheiten mit in die PDF-Datei übertragen. So werden z.B. Inhaltsverzeichnisse aus Word-
Dokumenten automatisch zu verlinkten Lesezeichen umgewandelt oder auch das Inhaltsverzeichnis 
selbst in der PDF-Datei mit Hyperlinks versehen. 
Abb. 3: Lesezeichen und Hyperlinks 
1.2 PDF-Dateien mit dem PDF-Maker erstellen 
Die Vorgehensweise zur Umwandlung von Office-Dateien in PDF-Dokumente ist in den Office-
Programmen nahezu identisch. Nachdem im PDF-Maker die gewünschten Grundeinstellungen vorge-
nommen wurden, reicht ein Klick auf den Button „PDF erstellen“, um den Umwandlungsprozess zu ak-
tivieren. 
1.3 Word-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln 
Geschäftliche Unterlagen wie Gesellschafts- oder Mietverträge, Produktexposés oder Personalbögen 
werden meist mit Microsoft Word erstellt. Bei der Weitergabe dieser Dokumente an Geschäftspartner, 
Kunden oder auch Mitarbeiter können jedoch diverse Probleme auftreten: 
 unterschiedliche Dateiformate (*.doc, *.docx) können u.U. nicht geöffnet werden 
 abweichende Darstellung des Dokuments aufgrund anderer Druckertreiber 
 Offenlegung vorangegangener Änderungen 
 ungewollte Übermittlung von Metadaten wie Erstellungs- und Änderungsdatum 
 verfälschte Darstellung, da auf dem Zielrechner nicht alle verwendeten Schriften installiert sind  
Die Weitergabe einer PDF-Datei kann diese Probleme beheben. 
1.3.1 1-Klick-Verfahren 
Dabei ist die Erstellung durch das integrierte 1-Klick-Verfahren des PDF-Makers denkbar einfach. 
Nachdem der Befehl „PDF erstellen“ ausgewählt wurde, sind nur noch Dateiname und -speicherort 
anzugeben. Schnell, einfach, perfekt! Dass dabei auch Sicherheitseinstellungen gesetzt, Multimediain-
halte eingebunden oder auch Hyperlinks aktiv eingerichtet werden können, versteht sich von selbst. 
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1   Der PDF-Maker 
1.3.2 Verknüpfungen und Lesezeichen 
Verknüpfungen in Inhaltsverzeichnissen werden dabei ebenso in die PDF-Datei integriert wie die au-
tomatische Erstellung von Lesezeichen auf Basis von Überschriften oder anderen Formatvorlagen (in 
Adobe Acrobat XI als Stile bezeichnet).  
Abb. 4: PDF-Maker-Einstellungen in Word 
1.3.3 Sicherheitseinstellungen 
Auf Wunsch können bereits in den Grundeinstellungen des PDF-Makers weitreichende Sicherheitsein-
stellungen vorgenommen werden. Neben einem möglichen Kennwort zum Öffnen der Datei kann ex-
plizit auch festgelegt werden, welche Aktionen mit der PDF-Datei noch zulässig sind: So lässt sich das 
unerlaubte Kopieren von Text genauso unterbinden wie der hochauflösende Druck noch nicht freige-
gebener Bilder oder das Entnehmen ganzer Seiten. Ein wichtiger Schritt zum Schutz geistigen Eigen-
tums. Neu hinzugekommen ist in Acrobat XI die Möglichkeit, beim Erstellen einer PDF-Datei im Spei-
chern-Dialog auf „PDF schützen“ zu klicken. Dadurch können auch noch während des Speichervor-
gangs wichtige Sicherheitseinstellungen quasi „on the fly“ vorgenommen werden. 
1.3.4 Sonderformate PDF/A und PDF/X 
Die Grundeinstellungen des PDF-Makers in Word lassen aber auch die Erstellung besonderer PDF-
Formate, wie z.B. PDF/A zur ISO-konformen Erstellung von Archivdateien (PDF/A 1, 2, 3) oder PDF/X 
zum Austausch von Druckdaten zu. Dabei überprüft Adobe Acrobat XI, ob das zu erstellende Doku-
ment den ISO-Richtlinien entspricht. Nicht erlaubte Inhalte wie z.B. Verlinkungen auf externe Inhalte 
oder integrierte Ton- oder Videoproduktionen werden automatisch entfernt. Zwingend vorgeschriebe-
ne Inhalte werden hinzugefügt. (Die ISO-Richtlinie verlangt z.B. die zwingende Einbettung aller verwen-
deten Schriftarten in die PDF-Datei.)  
Abb. 5: Auswahl der Konvertierungseinstellungen 
1   Der PDF-Maker 
1.3.5 Word-Dokument als PDF-Anhang mailen 
Besonders einfach ist der Versand eines Word-Dokuments als PDF-Datei per E-Mail. 
Es reicht ein Klick auf die Schaltfläche „Erstellen und an E-Mail anhängen“ um   
ausgehend von den hinterlegten Grundeinstellungen  
1. eine PDF-Datei zu erzeugen (Speicherort und -name sind anzugeben) 
2. eine neue E-Mail zu öffnen und  
3. die erzeugte PDF-Datei als Attachement der E-Mail hinzuzufügen 
Nach Eingabe von Empfänger, Betreffzeile und E-Mail-Text kann die E-Mail inklusive PDF-Datei ver-
schickt werden. Voraussetzung hierfür ist nur die Installation eines E-Mail-Clients (Microsoft Outlook 
oder Lotus Notes). 
1.3.6 Serienbrieferstellung 
Schnell und einfach funktioniert auch die vollautomatische Serienbrieffunktion in Adobe Acrobat XI.  
Serienbriefe können direkt aus Word heraus in PDF-Dateien umgewandelt und an die zur jeweiligen 
Person gehörende E-Mail-Adresse verschickt werden. Benötigt werden lediglich das Serienbriefdoku-
ment in Word und die zugehörige Datenquelle mit einem separaten und für alle Adressen gefüllten  
E-Mail-Feld. 
Abb. 6: Serienbrieferstellung 
1.3.7 Überprüfen und kommentieren 
Die Abstimmung von Dokumenten mit mehreren Beteiligten wird durch die Integration der leistungs-
fähigen Kommentierungswerkzeuge in Adobe Acrobat XI erleichtert. Word-Dokumente können in 
PDF-Dateien umgewandelt und über einen internen Server oder den kostenlosen Onlinedienst  
Acrobat.com an alle Beteiligten verteilt werden. Diese können Kommentare, auch mit dem Adobe 
Reader, direkt in die PDF-Datei eintragen und anschließend auf die zugrunde liegende Plattform (inter-
ner Server oder Acrobat.com) zurückübertragen. 
Übrigens: Sobald ein Einzelner seine Kommentare an Acrobat.com übertragen hat, können alle Betei-
ligten die Kommentare sehen und ihrerseits sofort wieder darauf Bezug nehmen. Abstimmungsprozes-
se werden dadurch erheblich schlanker und vielfache Abstimmungsrunden unter den einzelnen Betei-
ligten vermieden. 
1   Der PDF-Maker 
1.4 Excel-Berechnungen weitergeben 
Zur Weitergabe von vertraulichen Kalkulationsdaten eignet sich das PDF-Format schon alleine deshalb, 
weil Formeln nicht mehr verändert werden können. Zudem lassen sich Zugriffsrechte über die Sicher-
heitseinstellungen definieren und den individuellen Bedürfnissen anpassen. 
1.4.1 Auswahl der Druckdaten 
Bei der Weitergabe einzelner Tabellenblätter stellt Adobe Acrobat XI mit dem PDF-Maker einen Dialog 
zur Verfügung, der die Auswahl einzelner Tabellenblätter oder aber auch der ganzen Arbeitsmappe 
ermöglicht. Gewünschtes Tabellenblatt auswählen – Hinzufügen – Fertig! Eine Veränderung der Druck-
reihenfolge ist ebenfalls möglich (Schaltflächen „Nach oben“ und „Nach unten“). Dieser Dialog kann 
über die Grundeinstellungen aktiviert werden. 
Abb. 7: Auswahl der Arbeitsblätter in Excel 
1.4.2 Original-Datei als Anhang integrieren 
Die Grundeinstellungen des PDF-Makers bieten beispielsweise in Excel u.a. die Möglichkeit, die ur-
sprüngliche Excel-Datei in die PDF-Datei als Datei-Anhang zu integrieren (Option: Quelldatei anhän-
gen). Hierbei ist zu beachten, dass ein möglicher Datei-Anhang immer die komplette Excel-Datei um-
fasst und nicht nur die ausgewählten Arbeitsblätter. 
Abb. 8: PDF-Maker-Einstellungen in Excel 
1.4.3 Zellkommentare in die PDF-Datei schreiben 
Auch die Übernahme von Zellkommentaren in die zu erzeugende PDF-Datei funktioniert spielend ein-
fach. (Option: Kommentare konvertieren). Innerhalb der PDF-Datei können die Zellkommentare sicht-
bar gemacht werden, indem mit dem Mauszeiger über sie gefahren oder auf sie geklickt wird. Die Wei-
tergabe dieser in der PDF-Datei sichtbaren Kommentare erleichtert dem Empfänger die Interpretation 
evtl. erklärungsbedürftiger Zellen und gewährleistet für den Ersteller, dass alle relevanten Informationen 
beim Empfänger ankommen. 
1   Der PDF-Maker 
Abb. 9: Excel-Zellkommentare in einer PDF-Datei 
1.5 Präsentationen professionell verteilen 
Eine PDF-Datei bietet sich auch zur Verteilung einer PowerPoint-Präsentation an, weil sie dem Empfän-
ger ermöglicht, die Präsentation inklusive der darin enthaltenen Folienübergänge anzuzeigen. Eine ei-
gene PowerPoint-Lizenz wird vom Empfänger nicht benötigt, der kostenlose Adobe Reader genügt. 
1.5.1 Vermeidung von Darstellungsfehlern 
Durch die mögliche Integration von Schriften wird die korrekte Darstellung der Präsentationsinhalte 
gewährleistet. Bei Bedarf kann die PDF-Datei so eingestellt werden, dass sie automatisch im Vollbild-
modus (bildschirmfüllend) angezeigt wird. Somit eignet sich eine PDF-Datei auch als Präsentationsme-
dium. 
1.5.2 Zusätzliche Informationen anzeigen 
Erfahrene PowerPoint-Anwender arbeiten mit Sprechernotizen. Diese stehen dem geübten Redner 
während des Vortrags in der Präsentationsansicht zur Verfügung, während die Teilnehmer nur den Fo-
lieninhalt sehen. (Weniger geübte Redner drucken sich die Foliennotizen aus.) 
Die Sprechernotizen können auf einer eigenen Ebene in die PDF-Datei integriert und bei Bedarf ein- 
oder ausgeblendet werden. Das geht übrigens auch mit dem Folienhintergrund, der im jeweiligen 
PowerPoint-Folienmaster definiert wurde. Dadurch lässt sich u.U. erheblich Toner oder Tinte sparen. 
Abb. 10: PowerPoint-Folie als PDF mit Sprechernotizen und als PDF ohne Hintergrund 
1   Der PDF-Maker 
1.6 E-Mails archivieren und weitergeben 
Postfächer in Outlook werden durch die Flut täglicher E-Mails immer schneller gefüllt. Unbegrenzter 
Speicherplatz steht innerhalb eines Outlook-Postfachs jedoch nicht zur Verfügung. Die Auslagerung 
von E-Mails und Speicherung der darin enthaltenen Dateien (Anlagen, Attachements) ist deshalb zwin-
gend notwendig. 
Ein weiterer Aspekt ist die Weitergabe bereits gelaufener E-Mail-Kommunikation. Dies kann z.B. bei der 
Projektübergabe an einen Kollegen sinnvoll sein. Aber auch die Zusammenfassung der gesamten  
E-Mail-Korrespondenz an einen Kunden ist nach einer Projektfertigstellung mittels Adobe Acrobat XI 
problemlos möglich, unabhängig davon, welches E-Mail-System der Kunde nutzt. 
Die Vorteile der Umwandlung von E-Mails in PDF-Dateien im Überblick: 
1. Entlastung des Outlook-Postfachs und Reduzierung der Outlook-Datendatei-Größe  
2. problemlose Weitergabe an Dritte  
3. langfristiger Zugriff auf E-Mails unabhängig von der Client-Software 
1.6.1 Der PDF-Maker in Outlook 
In den Einstellungen des PDF-Makers kann festgelegt werden, ob E-Mail-Anlagen mit in die PDF-Datei 
integriert werden. Dadurch bleibt die komplette Korrespondenz inklusive aller verschickten und erhal-
tenen Dateien nachvollziehbar. Werden die umgewandelten E-Mails gleich in ein Adobe PDF-Portfolio 
ausgegeben, kann später sehr komfortabel durch die einzelnen PDF-Dateien navigiert werden. Auch 
die Erstellung und Einbettung eines Index ist in den Einstellungen aktivierbar, was die spätere Suche 
nach Begriffen extrem beschleunigt. 
1.6.2 Einzelne E-Mails oder komplette Ordner konvertieren 
Neben der Möglichkeit einzelne E-Mails in PDF-Dateien umzuwandeln, können aus Outlook heraus 
ganze Ordner mit den darin enthaltenen E-Mails konvertiert werden. Auch Unterordner können im 
Umwandlungsprozess berücksichtigt werden. Selbst das nachträgliche Hinzufügen von E-Mails und  
E-Mail-Ordnern zu einer bereits erstellen E-Mail-Archiv-PDF-Datei stellt kein Problem dar.  
Abb. 11: Dialog: Ordner in PDF konvertieren 
Besonders hilfreich ist die Integration der Ordnerstruktur, so dass auch in der PDF-Datei genau nach-
vollzogen werden kann, in welchem Postfach-Ordner welche E-Mail abgelegt wurde. 
1.6.3 Automatisch E-Mail-Archive erstellen 
Bei der automatischen Archivierung von E-Mails werden komplette E-Mail-Ordner in festlegbaren zeit-
lichen Abständen in PDF-Dateien konvertiert. Ein Index zur schnelleren Suche kann auf Wunsch genau-
so wie sämtliche Dateianhänge mit eingebettet werden. E-Mails, die bereits archiviert, aber in Outlook 
noch nicht gelöscht wurden, werden bei einem erneuten Archivierungsdurchgang nicht erneut über-
tragen. Einfach clever.
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