mvc return pdf : Convert pdf to text vb Library control class asp.net web page windows ajax Mobility-Tool-Guide-for-Beneficiaries-of-the-Erasmus-programme0-part1415

EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR EDUCATION AND CULTURE 
Education and vocational training; Coordination of Erasmus+ 
Coordination of National Agencies Erasmus+ 
Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries of the 
Erasmus+ programme 
Release date: 28 November 2014
Mobility Tool+ v. 1.3 
Document version: 1.0
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Table of Contents
1.
GENERAL INTRODUCTION ................................................................................... 7
1.1.
Description ........................................................................................................ 7
1.2.
Mobility Tool+ users ......................................................................................... 8
2.
ACCESS TO THE APPLICATION ........................................................................... 9
2.1.
What is the URL address of Mobility Tool+ website? ...................................... 9
2.2.
How do I login to Mobility Tool+? ................................................................... 9
2.3.
How to change language of user interface? ..................................................... 11
3.
PROJECT .................................................................................................................. 13
3.1.
How to view project details? ........................................................................... 13
3.2.
User interface overview................................................................................... 15
3.3.
Changes to project details................................................................................ 16
3.3.1.
Manual changes ................................................................................. 16
3.3.2.
Automatic changes ............................................................................ 16
4.
ORGANISATIONS .................................................................................................. 18
4.1.
How to display list of organisations? .............................................................. 18
4.2.
How to add new organisation? ........................................................................ 20
4.3.
How to edit organisation details? .................................................................... 23
4.4.
How to export list of organisations?................................................................ 25
4.5.
How to remove organisation?.......................................................................... 25
5.
CONTACTS .............................................................................................................. 27
5.1.
Who are organisation contact persons? ........................................................... 27
5.2.
How to display contact persons? ..................................................................... 27
5.3.
How to add organisation contact person?........................................................ 28
5.4.
How to edit contact person details? ................................................................. 30
5.5.
How to remove organisation contact person? ................................................. 31
5.6.
How to enable or disable access to Mobility Tool+ website for other users? . 31
6.
MOBILITIES ............................................................................................................ 35
6.1.
How to display list of mobilities? ................................................................... 35
6.2.
How to add new mobility? .............................................................................. 36
6.3.
How to change mobility details? ..................................................................... 41
6.4.
How to delete mobility or mobilities? ............................................................. 41
6.5.
Online Linguistic Support ............................................................................... 42
6.6.
Import and export of mobility data.................................................................. 43
6.6.1.
Data export ........................................................................................ 43
6.6.2.
Data import and update ..................................................................... 44
6.6.3.
Text and spreadsheet editors ............................................................. 57
7.
PARTICIPANT REPORTS ...................................................................................... 60
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VB.NET PDF - Convert PDF to MS Office Word in VB.NET. using RasterEdge.XDoc. PDF; Convert PDF to Word Document in VB.NET Demo Code.
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7.1.
How to request participant reports?................................................................. 60
7.2.
How to check participant report status? .......................................................... 60
7.3.
How to see results of participant report? ......................................................... 61
8.
BUDGET ................................................................................................................... 62
8.1.
What are the elements of project budget on the "Budget" page? .................... 62
8.2.
How to check project budget? ......................................................................... 62
8.3.
How to change project budget? ....................................................................... 63
9.
REPORTS ................................................................................................................. 65
9.1.
How can I submit my final report to National Agency? ................................. 65
9.2.
What happens after I submit my final report? ................................................. 67
9.3.
How can I edit my project after final report submission? ............................... 67
10.
SUPPORT AND TROUBLESHOOTING ................................................................ 68
10.1.
National Agency Helpdesk contact ................................................................. 68
10.2.
Troubleshooting of the most common issues .................................................. 68
10.2.1.
National characters are replaced with question marks during the 
import process ................................................................................... 68
10.2.2.
CSV files exported by Mobility Tool+ are not opened correctly by 
Microsoft Excel ................................................................................. 69
10.2.3.
Mobility Tool+ website is not displayed correctly in Microsoft 
Internet Explorer ................................................................................ 74
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acronyms visible in the screenshots are used for information and demonstration purposes 
only. All screenshots have been taken from a test version of Mobility Tool+. Data presented 
in the screenshots is not a real data. Project numbers are only for demonstration purposes 
only.  Organisation  contact  information  that  can  be  found  on  some  screenshots  in  this 
document represents publicly available data of organisations. 
This document describes functionality of Mobility Tool+ version specified on the title 
page of the manual. 
Document history 
Version 
Date 
Description 
Mobility Tool+ version 
Modified pages 
1.0 
28/11/2014 
Initial version 
1.3 
all 
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Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries of the Erasmus+ programme
1.  G
ENERAL 
I
NTRODUCTION
1.1. Description 
Mobility Tool+ is a web platform tool for collaboration, management and reporting for 
mobility projects under the Lifelong Learning Programme (LLP) and under the Erasmus+ 
Programme of the European Commission. It is developed by the European Commission to be 
used by the beneficiaries of Erasmus+ Projects managed by Erasmus+ National Agencies. 
The users of Mobility Tool+ will find in the tool some of the information of the projects they 
manage (included in the Delegation Agreement signed with their National Agency) and are 
able to encode the remaining information. They can identify participants; mobilities, outputs, 
etc. and complete and update budget information. The tool can also generate participant 
reports and beneficiary reports, both based on the mobility data introduced by the Mobility 
Tool+ users. 
The elements of the projects managed in Mobility Tool+ presents the diagram below. 
Mobility Tool+ supports the following Erasmus+ actions and action types: 
(1) 
Key Action 1 (KA1): 
KA101 - School education staff mobility 
Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries of the Erasmus+ programme
KA102 
Vocational Education and Training (VET) learner and staff mobility 
KA103 
Higher education student and staff mobility 
KA104 - Adult education staff mobility 
KA105 
Youth mobility 
(2) 
Key Action 2: 
KA200 - Strategic partnerships addressing more than one field 
KA201 
Strategic partnerships for school education 
KA202 
Strategic partnerships for vocational education and training 
KA203 
Strategic partnerships for higher education 
KA204 
Strategic partnerships for adult education 
KA205 - Strategic partnerships for youth 
(3) 
Key Action 3: 
KA347 
Dialogue between young people and policy makers 
1.2. Mobility Tool+ users 
The users of Mobility Tool+ are: 
Beneficiary organisations 
the main users of the tool, responsible for entering mobility 
and participant details via the graphical user interface or via the import process and for 
entering budget information. They can also consult the participant report data. 
National Agencies 
the users of the National Agencies monitor the project information 
and validate the information entered by the Beneficiaries 
The European Commission Directorate for Education and Culture (DG EAC) 
the system 
owner and the central administrator of the tool  
Participants 
indirect Mobility Tool+ users interacting with the tool via participant reports
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/education_culture
2.  A
CCESS TO THE APPLICATION
2.1. What is the URL address of Mobility Tool+ website? 
Mobility Tool can be accessed using the following URL address: 
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
2.2. How do I login to Mobility Tool+? 
In order to login to Mobility Tool+ you need to have  
1) an ECAS (European Commission Authentication Service) account and  
2) be registered in Mobility Tool+.  
For  the  first  point  please  refer  to  the ECAS User Manual  document  for  more 
information on registration and how to obtain a login name and password. For the second 
point, if you are the contact person of the beneficiary organisation of an awarded project, 
your  email  address  was  provided  within  your  project  application and  you will  be 
registered automatically. If you are not sure whether or not your email address was 
provided in the project details or you are not sure which of your email addresses were 
provided please consult your submitted application PDF form or contact your National 
Agency for support. 
You  are  always  redirected to ECAS  login page  for authentication when  you  enter 
Mobility Tool+. If you have never used ECAS system before, the authentication system 
will welcome you with a screen similar to the one presented below. On this page, please 
select “External –
Partners, Researchers, Citizens”, unless you work for any organisation 
or agency listed on that page, i.e. European Central Bank, European Institute for Gender 
Equality, Eurojust, etc. 
10 
ECAS will remember the choice of your organisation in your browser and will use the 
selection in future logins. The ECAS login page that you will normally see is shown 
below. 
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