11 
FILE
MANAGEMENT
CREATE
FOLDERS 
A folder is a resource that is used to add downloadable content to your course.  Folders enable you to 
organize your files for convenient downloading.   
1. Click on Create folder to set up a folder for your files.  
2. Name the folder to reflect the course name (or type of files) it will hold. This example indicates the term 
as a further identifier. 
3. Click on Create folder.  You‟ll see the new folder in your storage space. Repeat steps 1-3 to continue 
creating a folder for each course you are teaching. 
Upload Files 
Click on the folder you just created to open it. You‟ll see another drag and drop canvas with the name of 
your open folder displayed in a breadcrumb trail just above. 
Minimize Moodle and navigate to the list of files on your computer (using Windows Explorer on a PC or 
Finder on a Mac) to locate the files that you wish to upload. You can upload files one by one or create and 
upload a zip file that contains multiple folders and files. 
Note: If your zip file contains one or more folders, these folders will automatically be recreated when you 
unzip the file. 
Select and drag the file onto the upload arrow in your Private files folder. Uploading the file may take a few 
moments. The file will then be displayed in your storage area. 
Unzip Files 
Click on the icon representing the zipped file, then click on Unzip to unpack your files. 
When the zipped file is unpacked, you‟ll see a folder with your files in it next to the original zip file. After 
unzipping, you should delete the zip file as shown on the next page. 
Viewing Your Files 
Click on the folder to view its contents. The example folder contains five subfolders full of files and an 
image file.  
Clicking on any of the folders will display the files inside. Note that a breadcrumb trail just above the file 
area shows you what folder you are in. 
Converting pdf to editable text - Library SDK class:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
www.rasteredge.com
Converting pdf to editable text - Library SDK class:VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
www.rasteredge.com
12 
Managing Your Files 
Storage space is always at a premium, so keeping your private file space cleaned out will make it easier  
for you to locate files quickly and minimize bloating on the Moodle server. For instance, once you‟ve  
unzipped your course files you‟ll no longer need your zip file, so it‟s best to delete it. 
Delete a File 
To delete a file, click on the file icon, then click on Delete. Confirm the deletion to remove the file. 
Click on Save changes and you‟re ready to go!  
Link Files 
To create a link to a file in a course site: 
1. Turn editing on in your course. 
2. In the module where you want the file to appear, click on +Add activity or resource. 
3. Select File from the list and click on Add. 
4. Enter a display name for the file and a description of it if you wish. 
5. In the Content area, click on Add. 
6. Click on Private files to bring up the folders that you have created. Click on a folder to access and  
select the file that you wish to link.  
7. Adjust the remaining settings to meet your needs, then save. 
Bonus tip #1: To add a new file to a folder, open the folder by clicking on it, then click on Manage to open 
a drag and drop canvas. Drag and drop the new file in the folder and Save changes. 
Bonus tip #2: You can add a “My private files” block to a course site for quick access to your course files. 
With editing on, scroll down and locate the Add a block block at the bottom of the left column. Click on 
Add…, then choose My private files from the list. The block will be added to the column. You can drag and 
drop it wherever you would like it to appear in the column. 
Library SDK class:C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
Powerful components for batch converting PDF documents in C#.NET Convert PDF to multiple MS Word formats such as Create editable Word file online without email.
www.rasteredge.com
Library SDK class:Online Convert PDF to Text file. Best free online PDF txt
Professional PDF to text converting library from RasterEdge PDF document for Visual C# developers to convert PDF document to editable & searchable
www.rasteredge.com
13 
L
INKING TO A FILE IN ANOTHER COURSE IN 
M
OODLE 
2.3 
O
NE OF THE NEW FEATURES OF 
M
OODLE 
2.3
IS THE ABILITY TO REFERENCE ANOTHER FILE WITH AN 
A
LIAS
/S
HORTCUT
.
T
HIS MEANS THAT INSTEAD OF JUST COPYING AN INSTANCE OF A FILE YOU CAN REFERENCE IT 
INSTEAD
,
SO THAT IF ANOTHER FILE HAS BEEN UPLOADED INTO 
M
OODLE AND YOU HAVE ACCESS TO IT
,
THEN YOU 
CAN REFERENCE THAT FILE SO THAT IF IT IS UPDATED YOUR REFERENCED ENTRY IS ALSO UPDATED
T
HERE ARE A NUMBER OF USE CASES FOR THIS
I
AM GOING TO START WITH THE USE CASE THAT NEEDS SHOUTING FROM THE MOUNTAIN TOPS
,
ACROSS THE VALLEYS 
AND ALL ALONG THE WATCHTOWERS
T
EACHER 
A
TEACHES 
H
ISTORY AND 
E
NGLISH
T
EACHER 
B
TEACHERS 
S
PANISH AND 
E
NGLISH
S
O THEY BOTH HAVE ACCESS TO THE 
E
NGLISH COURSE
T
EACHER 
A
UPLOADS AN INTERESTING DOCUMENT INTO THE 
E
NGLISH COURSE
.
T
EACHER 
B
LIKES IT AND WANTS TO 
USE IT IN HIS COURSE
.
S
O HE ADD A FILE RESOURCE INTO THE 
S
PANISH COURSE
.
H
E THEN BROWSES TO THE 
DOCUMENT IN THE ENGLISH COURSE AND THEN CREATES AND ALIAS
/
SHORTCUT TO IT
.
T
HIS WAY HE KNOWS THAT 
WHEN 
T
EACHER 
A
UPDATES HIS DOCUMENT
,
THAT IT WILL BE UPDATED HERE TOO
Y
OU COULD ALSO DEVELOP A SHARED 
R
ESOURCES COURSE
.
I
T IS A NORMAL 
M
OODLE COURSE
,
BUT ALL THE 
TEACHERS WHO WANT TO SHARE RESOURCES ARE ENROLLED THERE
.
T
HIS WAY THEY CAN USE THIS COURSE AS A 
IN 
M
OODLE
REPOSITORY AND STORE FILES THERE AND UPDATE THEM CENTRALLY
.
WHILST ENABLING EACH TEACHER 
TO JUST ALIAS THEM
S
OME OTHER USE CASES ARE
T
HE SECOND USE CASE WHICH IS VERY HANDY IS USING IT WITH THE 
P
RIVATE FILES OPTION IN 
M
OODLE
S
O A TEACHER CAN UPLOAD A RESOURCE INTO THEIR PRIVATE FILES AREA AND THEN WHEN ADDING THE FILE TO A 
COURSE
,
THEY CREATE AN ALIAS TO IT
.
T
HEY CAN THEN REPEAT THIS IN OTHER COURSES
.
H
OWEVER WHEN IT 
COMES TO UPDATING IT THEY CAN JUST UPDATE THE VERSION IN THE 
P
RIVATE FILES AND EVERYTHING WILL USE THE 
NEW VERSION
T
HE OBVIOUS
USE FOR THIS FEATURE IS FOR USE WITH EXTERNAL REPOSITORIES
.
T
HIS WOULD MEAN THAT YOU CAN 
ADD A FILE INTO THE REPOSITORY AND REFERENCE IT FROM MANY COURSES IN 
M
OODLE TO MAKE IT SIMPLE TO 
UPDATE IT
.
B
UT IN THIS CASE THE FILE ITSELF STAYS OUTSIDE OF 
M
OODLE AND IS MANAGED
OUTSIDE OF 
M
OODLE 
(
IN 
D
ROPBOX OR 
E
QUELLA FOR EXAMPLE
)
AND IS JUST DELIVERED BY 
M
OODLE TO THE USER SO KEEPING THE USER 
PERMISSIONS
T
HE FOURTH OPTION IS THE USE OF THE 
F
ILE 
S
YSTEM REPOSITORY TO HAVE SHARED FILES ADDED TO
T
HIS MEANS THAT THE TEACHERS CAN LINK TO THOSE COMMON FILES 
(
TERMS AND CONDITIONS
,
HEALTH AND SAFETY 
ETC
… 
OR LIBRARY GUIDELINES AND SO FORTH
..)
FROM ALL COURSES AND YET THEY ARE ONLY CREATED FROM ONE 
PLACE AND MANAGED CENTRALLY
.
H
OW FILES GET THERE IS A SECONDARY ISSUE FOR SYS ADMINS BUT THIS OPENS 
Library SDK class:VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
Create editable Word file online without email. Supports transfer from password protected PDF. The PDF to Word converting toolkit is a thread-safe VB.NET
www.rasteredge.com
Library SDK class:VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
VB.NET Tutorial for Converting PDF from Microsoft Office spreadsheet into high quality PDF without losing Create fillable and editable PDF documents from Excel
www.rasteredge.com
14 
UP SOME NICE OPTIONS BUT DOES NOT REQUIRE BROWSING TO ANOTHER COURSE TO FIND THE FILES AS THE 
F
ILE 
S
YSTEM REPOSITORY SHOWS UP DIRECTLY ON THE 
F
ILE 
P
ICKER AS AN OPTION
S
EE VIDEO ON YOUTUBE
:
L
INKING TO A FILE IN A 
M
OODLE COURSE WITH AN ALIAS OR SHORTCUT BY GAVIN 
H
ENRICK
C
REATE A 
F
OLDER
1. Use the Create Folder button to create a folder, if desired. 
2. You'll see the folder appear. Click its name to enter the folder. 
o
Click the small menu icon next to it for editing options (move, rename, delete, etc). 
3. You'll see the folder name, and a link back to the parent folder, appear above. 
o
If you click "Add..." at this point, files will upload directly into this particular folder. 
Library SDK class:C# Create PDF from Text to convert txt files to PDF in C#.net, ASP
Visual Studio .NET project. .NET control for batch converting text formats to editable & searchable PDF document. Free .NET library for
www.rasteredge.com
Library SDK class:VB.NET Image: Add Callout Annotation on Document and Image in VB.
mainly contains two parts-that are editable text area and PDF document, image to pdf files and for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
15 
3. Remember to "Save changes" when you're done!  
U
PLOAD AND
/
OR 
A
DD A 
V
IDEO 
&
A
UDIO
Wherever you can enter text, you can also add images and media. You can add text & media to the main 
Moodle page by adding a Label or Topic Summary. 
Adding video or audio this way will automatically embed the media so it will be visible and playable directly 
in Moodle. 
1. Click the Moodle Media button (looks like a little filmstrip). 
2. Click "Find or Upload..." 
3a. Option A- Upload a video (or audio) file from your 
computer. 
o
Remember that there's a 500MB per file 
upload limit. 
Library SDK class:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to
multiple pages PowerPoint to fillable and editable PDF documents. Create PDF file from PowerPoint free online without NET Demo Code for Converting PowerPoint to
www.rasteredge.com
Library SDK class:VB.NET TIFF: TIFF Imaging SDK, Insert & Add New TIFF Page Using VB
be easily populated with editable text and images & profession imaging controls, PDF document, tiff capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
16 
3b. Option B- Use the buttons on the left to find a video on YouTube or in another location (Private Files, 
Dropbox, etc). 
4. Click "Insert". 
5. You will see a blue link for your video in the Text Editor.  
o
The video is seen on the next screen. 
6. Click "Save changes". 
7. You'll see your embedded video (or audio) wherever you placed it in! 
o
You may have to reload the page (refresh your browser) to see the video. 
17 
A
DD A 
G
OOGLE DOC
Adding files from Google Docs in Moodle follows a similar process to using the file picker to add a file.  
It is important to note that the Google Doc you upload to Moodle is a copy of the original Google Doc. This 
copy does not automatically synchronize with the content in your Google Drive. You can update the file 
in your Moodle unit by deleting the „old' Google Doc and re-uploading the latest version. 
To add a Google Doc to an activity or resource: 
From your Moodle unit homepage, locate the appropriate activity or resource you would like to 
add files to and click the edit icon. 
In the Content (or Attachment in Forums) 
section of the settings page, click Add ... 
In the File picker window, select Google Docs from 
the options on the left, click Login and enter your 
username and password (if prompted). 
From the list of Google docs that appears in the file 
picker, choose the file you wish to add then click 
Select this file.  
Edit the access and display settings for the activity 
or resource required, then click Save and return to unit. 
Notes:  
If the file you want is not listed, you can search for the desired Google Doc via keywords in the Search 
box. The resulting list will be a list of files that contain the keywords in document titles or somewhere in the 
text of the documents. 
There are three display options for Google Docs - the default icon view, a detail list view and tree view. 
You can change the display format by clicking on one of the display formats. If detail list is chosen, you 
can sort the list by: Name, Last modified and file Type. 
By default, Google Docs will be listed by Last modified date. Collections (folders) are not listed. 
18 
Change the access and display settings 
As part of setting up your Moodle unit, you can configure an activity or resource's access dates and times, 
and other display settings as required: 
Ensure editing is on
From your Moodle unit homepage, locate the activity or resource for which you want to change the 
access and display settings for and click the edit icon ( ). 
In the Options section, select the display format you wish to use. By default this is set to 
Automatic and Moodle selects the best display for the file type(s) added. You may need to click 
Show advanced to see all the available options.  
Display options are: 
Embed 
Force download 
Open 
In pop-up 
In frame 
New window 
Most 
users leave the display as Automatic but may 
choose to 
display file size and type. 
1.
In the Common module settings, you 
can 
restrict access to certain groups of 
students.  
2.
In the Restrict access section, you can:  
19 
1.
Restrict or allow student access to resources and activities by setting a time from and/or 
until which students can access it.  
2.
Set conditional access to the resource or activity.  
3.
Adjust other settings as required and click Save and return to unit or Save and display.  
Update, delete or manage files 
You can rename, update, delete or download the files you have uploaded: 
1.
From your Moodle unit homepage, locate the activity or resource containing the file(s) you wish to 
rename/update/delete/download and click the edit icon ( ). 
2.
In the Content (or Attachment in Forums) section, click on the file previously uploaded. 
3.
Click on Download, Delete or change the Name, Author or 
License information as required.  
4.
Click Update to save the change. 
5.
Adjust other settings as required, then click Save and return 
to unit 
or Save and display.  
Note: The files you have uploaded will be opened either inside Moodle or will open with the appropriate 
application if installed on the individual user's computer (e.g. Microsoft Word for .doc files, Microsoft Excel 
for .xls files or Windows Media Player for .wmv files). 
Create an alias or shortcut to a file 
In Moodle 2.3, an alias or shortcut to a file can be created for files that have already been uploaded 
to Moodle. This feature allows a single file to appear in a number of locations and for updates to be 
synchronized across all locations.  
When an uploaded file is re-used elsewhere on Moodle, the instructor  has   the option to 
make a copy (a new, unconnected version) or to create a  
shortcut or alias. 
20 
If an alias is created, then when the original file is updated, it will change in all instances of 
the alias. So an instructor might add course notes to their private files for example, and then 
add them into a number of courses. When the instructor makes an alteration in the file in 
their private files, this alteration will be reflected in all instances of the course notes. 
An alias can be recognized by its thumbnail. See the difference in the screenshot below between 
the original file (left) and the alias (right):  
To create an alias or shortcut to a file: 
1.
Ensure editing is on. 
2.
From your Moodle unit page, locate the appropriate section or topic, click on Add an activity or 
resource. 
3.
Select File and then click Add. This will open the edit page for the file item. 
4.
In the General section, give your file a name and description. 
5.
In the Content section, click Add. 
6.
In the File picker, select Server files. Navigate through the list of folders. 
Note: First you may need to find out where the existing file you would like to add is located (e.g. 
use the links to unit resources and activities in the Navigation block), this will help you to navigate 
to the right folder or subfolder when you are using the file picker. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested