SCHOOL IN A BOX 
- 21 - 
In order to better understand the current production situation, this table representing a 
daily report on production and sales from the school’s livestock division has been created, 
which compares the actual production and sales with the goals established for the month of 
October.  The table shows that several days before the end of the month, milk production is 
27 liters short of the established goal.  It can also be observed that there may be problems 
in reaching the goal for pork production.   
Below, you will see the daily report of the person responsible for agricultural production 
at Fundación Paraguaya’s agricultural school: 
Products 
Production goal for 
October 31 
Production as of 
October 25 
Difference 
Production 
Dollars  
Production  
Dollars 
Production 
Dollars 
Agriculture 
subtotal 
Chard 
(bunches) 
200 
200 
356 
184 
-156 
16 
Broccoli 
(bunches) 
80 
80 
16 
14 
64 
66 
Production of chard has surpassed the established goal of 200 bunches, with the production 
of 356 bunches, however the goals for sales have not been reached.  For broccoli, it can be 
seen that the goal of 80 bunches and Gs. 80,000 will not be reached, given that several days 
before the end of the month production is at16 bunches and sales at Gs. 14,544. 
Goals and purposes of the implementation of a daily operations report within a business 
The fundamental objective of a daily operations report is to provide managerial decision-
makers with a fast, simple, updated and precise method of compiling daily activities, which 
allows them to follow the daily behavior of the available economic resources and at the 
same time control finances. 
The daily operations report is a monitoring tool used by the administration in decision-
making; it reveals the symptoms of problematic or weak areas, which makes it possible to 
decide what actions to take to correct the situation. 
Another method for monitoring is to provide the means for communication among the 
people who make up the organization; this is a way to keep informed of the results of the 
various activities being carried out. 
A good internal communications system combines technology with the organization’s 
communication needs, assisting the management in effectively carrying out its leadership.  
It also allows staff to have access to the information needed to work efficiently. 
Means of communication are excellent tools for enabling human exchange and supporting 
productive, operational and administration activities. 
Convert pdf file to text document - Library SDK class:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
www.rasteredge.com
Convert pdf file to text document - Library SDK class:VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
www.rasteredge.com
Manual 4 – How To Generate School Income 
- 22 - 
Investing in a high-quality communications system will generate significant returns in terms 
of the capacity of the staff team. 
Creating an internal communications system provides various benefits, for example: 
It produces communication by which all staff are informed of their responsibilities, 
as well as practices and procedures. 
It makes it possible to gain feedback and therefore have a clearer perspective of the 
organization’s situation. 
It can be used to effectively diagnose or survey the organization. 
It provides added value to the institution by enhancing staff productivity  
It helps to maintain a satisfactory flow of information. 
One example of the implementation of a communication system is the one that was 
implemented at Fundación Paraguaya’s agricultural school, utilizing a walkie-talkie system.  
The person responsible for each area has a walkie-talkie, which allows for quicker and more 
effective communication. 
The complete record of all of the activities carried out at an institution usually implies a 
large volume of data. 
Traditional systems make it necessary to manage various books and reports to compile a 
business’ financial information, such as special books for recording income, payments, 
purchases, sales and others.  For this reason the daily operations report is recommended as 
an alternative for small and medium-sized institutions that only have one or two people in 
the accounting department. 
Those making administrative decisions at an institution need timely financial information 
when planning and monitoring the activities being carried out, as well as for launching new 
projects and expansions. 
With a good system for compiling information, we can evaluate the different areas of an 
institution such that those responsible are informed about the results of their management 
and can apply the measures that they consider appropriate in a timely manner.  On the 
other hand, the administration should have a base of support for corrective measures, in 
order to achieve greater efficiency and effectiveness in the use of the institution’s resources 
The basic purposes of accounting at a for-profit company are to provide detailed financial 
information about the profitability or earnings of the operations and the institution’s 
economic solvency; this is the reason for the need to design a report that provides useful 
data for decision-making. (Finney and Herbert) 
Library SDK class:C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
XDoc.PDF for .NET offers advanced & mature APIs for developers to extract text content from PDF document file in C#.NET class application.
www.rasteredge.com
Library SDK class:VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
this advanced PDF Add-On, developers are able to extract target text content from source PDF document and save extracted text to other file formats through VB
www.rasteredge.com
SCHOOL IN A BOX 
- 23 - 
Immediate Benefits For Users Of The Information 
Immediate benefits are obtained by providing quantitative information, usually financial, as 
one of the elements in the decision-making processes of various users such as managers, 
administrators and accountants.  This allows the administration to make decisions about 
creditors, clients, government entities and others. 
The daily operations report makes it possible to measure the accounting data’s ability to 
represent, through words and amounts, the state of the institution at different points in 
time and the results of operations. 
This information should allow the user to obtain results and act on the information to 
achieve his or her particular objectives. 
Accounting data should include events that have already occurred and should be entered 
into the accounts according to generally accepted accounting principles; these should be 
passed on to the appropriate user in a timely manner so that s/he can make decisions in 
time and thus achieve his or her goals. 
This Information Is Of Vital Importance For: 
Management 
The institution’s management need accounting information to assess the success of its 
activities. 
The daily operations report will provide them with real and timely information about 
income, costs, expenses, inventory, balances in different bank accounts, balances of 
accounts payable and accounts receivable.  This will allow managers to evaluate the 
effectiveness of the administration and safeguard the resources under their control.  
Administrators 
Administrators will use the data contained in the report to assess the results of operations, 
determine where cash is needed, evaluate the payment of accounts receivable and the 
inventory available for sale. 
A historical comparison of income and expenses can be done, in order to take the steps 
necessary to improve activity day by day.  This report is a great help to administrators as 
they plan and monitor the institution’s activities.  
Accountant(s)  
The daily report is the most efficient means of providing financial information to the 
accountant, since it is put together by the people who know firsthand how the institution’s 
transactions turned out and can properly codify each of them.  The accountant therefore 
has more time to use the report in other areas of interest to the institution, such as 
Library SDK class:VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
All object data. File attachment. Hidden layer content. Convert smooth lines to curves. VB.NET Demo Code to Optimize An Exist PDF File in Visual C#.NET Project.
www.rasteredge.com
Library SDK class:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Visual C# .NET PDF document splitter control toolkit SDK can not only offer C# developers a professional .NET solution to split PDF document file but also
www.rasteredge.com
Manual 4 – How To Generate School Income 
- 24 - 
overseeing the internal control, analyzing financial statements, financial and administrative 
consulting and others.  
Library SDK class:C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
All object data. File attachment. Hidden layer content. Convert smooth lines to curves. Flatten visible layers. C#.NET DLLs: Compress PDF Document.
www.rasteredge.com
Library SDK class:VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
VB.NET Demo code to Append PDF Document. In addition, VB.NET users can append a PDF file to the end of a current PDF document and combine to a single PDF file.
www.rasteredge.com
SCHOOL IN A BOX 
- 25 - 
6. UNDERSTANDING THE MARKET  
The goal of this chapter is to introduce you to marketing concepts, so that you have a 
clearer idea of what you can offer the market and the most effective way to do it.  
In a globalized world with highly competitive products and services it is necessary to remain 
aware of the demands and expectations of the market.  It is vitally important, when seeking 
to ensure the success of a business, to make use of marketing techniques  including market 
research, to make studies of the competition, of the distribution channels and of the points 
of sale and to investigate advertising and pricing strategies. 
Often business people are not clear on what they are selling.  It usually seems unnecessary 
to ask “what are we selling?”  Obviously all salespeople know what products they are 
offering to consumers.  However, they do not necessarily know what consumers are looking 
for in their products. 
The key is to know the market and its needs.  Consumers are the ones who provide the 
guidelines which allow us to better define what we are going to sell and to whom, as well as 
where and how we will do it. 
THE MARKET  
A market is a space, physical or not, in which sellers and buyers of goods and services come 
together to conduct their purchases and sales transactions – and in the process exchange 
information which allows both to best meet their needs. 
ORIGIN OF THE MARKET  
The market goes back to the time when primitive people came to realize that they needed 
things which they did not produce; this gave rise to barter with other individuals, 
communities and tribes.   
As communities became more complex, so did their needs, supporting the development  
growth and  of yet more markets for goods and services. Society’s very existence of in most 
parts of the world today has come to be depend on being able to meet its members needs 
through the market system.  
1.  THE CONCEPT OF THE MARKET 
Library SDK class:VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Separate source PDF document file by defined page range in VB.NET class application. Divide PDF file into multiple files by outputting PDF file size.
www.rasteredge.com
Library SDK class:C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
document file, and choose to create a new PDF file in .NET deleting, PDF document splitting, PDF page reordering and PDF page image and text extraction.
www.rasteredge.com
Manual 4 – How To Generate School Income 
- 26 - 
A market is a place where the forces of supply and demand operate and prompt the 
exchange of goods and services at an  agreed price.  
It includes all of the people, households, businesses and institutions that have needs to 
satisfy. 
The existing market is the group in which the product or service is actually consumed.  By 
comparison, the potential market is a group in which the product is not being consumed, 
but could be in the future. 
Markets can be defined or ‘segmented’ into the different types of customers they are 
composed of.  
Rural entrepreneurs cannot ignore the need to operate within the market, and meet its 
requirement if they are to succeed. 
2. MARKET RESEARCH 
What is Market Research? 
Market Research offers the information that can link a rural business  to its consumers, 
clients and the public. It is used to: 
Identify and analyze opportunities and problems within a market 
Generate, refine and evaluate marketing techniques 
Improve understanding of the marketing process 
Background of market research  
The need for market research arises out marketing problem which we cannot solve without 
better information. 
Carrying out market research can be costly, complicated, and always requires the time and 
efforts of many people. 
Market research helps to lower the risk that decision-making carries, as it allows for a better 
understanding of the background of the problem. 
Market research is therefore meant to ensure top management make the best possible 
decisions, however, it does not guarantee success in all cases; rather it is only a guide for 
better targeting of business activities and reducing the chances of costly mistakes.  
What should we research? 
Many objectives can be achieved through market research.  These are some of the most 
important aspects to analyze: 
SCHOOL IN A BOX 
- 27 - 
The consumer: 
His or her reasons for consuming 
His or her purchasing habits 
His or her opinions on our product and the competition’s product 
His or her approval of price, preferences, etc. 
The product 
Research on the uses/applications of the product 
Tests of the product’s acceptance 
Comparative tests with the competition’s product 
Research on shapes, sizes and packaging 
The market 
Research on distribution 
Research on product reach in stores 
Acceptance and opinion on products in distribution channels 
Research on points of sale, etc. 
Advertising 
Trials of advertisements and campaigns  
Research before and after a campaign is carried out on consumer attitudes towards 
a brand 
Research on advertising effectiveness, etc. 
3.  TYPES OF MARKETS 
Given that markets are composed of people, households, companies or institutions that 
demand products, an institution’s marketing activities should be systematically directed at 
meeting the particular needs of these markets to provide them with greater satisfaction of 
their specific needs.  
The general market
is composed of anyone with needs that can be met by what a company 
sells. 
The potential market
is composed of all entities in the general market that not only want 
the product or service, but are in a position to acquire it. 
Manual 4 – How To Generate School Income 
- 28 - 
The target market
is composed of the segments of the potential market that have been 
specifically selected as targets of marketing efforts; this is the market that the company 
wants and chooses to capture. 
The existing market
is represented by the segments of the target market that have been 
successfully captured. 
3.1 OTHER TYPES OF MARKET  
Wholesale markets  
These are markets where merchandise is sold wholesale i.e. in large quantities.  This market 
is made up of intermediaries and distributors who buy products in large quantities which 
they will later sell to other merchants. 
Retail markets  
These can range from farmer’s or street markets to regular high-street or village shops. 
Businesses in these markets sell in small quantities directly to consumers.  
An ever more important format within this market exists is the supermarket, a sector often 
dominated by large chains with significant power in the market. 
These use a self-service model, in which the consumer chooses directly which items he or 
she will buy, thus eliminating the dependent employee and the small-scale merchant who 
personally sells his or her items.  
4. MARKETING STRATEGIES IN A BROAD PRODUCT MARKET  
Below you will find several methods for segmenting the market: 
1. The single target market
method consists of dividing the market into segments and 
choosing one of the homogenous segments as the company’s target market. 
2. The multiple target market
method consists of dividing the market into segments and 
choosing two or more segments, each of which will be treated as a separate target market 
which needs a different marketing strategy. 
3. The combined target market
method consists of combining two or more sub-markets into 
a larger target market on which to base a marketing strategy. 
5. MARKET CHARACTERISTICS 
The market is composed of sellers and buyers who generate supply and demand, thus 
creating an opportunity for the exchange of goods and services. 
SCHOOL IN A BOX 
- 29 - 
The price of goods and services tends towards an equilibrium point which is reached when 
supply equals demand. 
The Situation Of The Market  
We must be able to find opportunities for new businesses and not assume that everything 
will always stay the same.  
For example, musical records have been successively replaced by cassette tapes, CDs, and 
now MP3 digital formats..  Although there are many creative ways of describing 
opportunities, there are four formal ways of identifying new business opportunities: 
Market penetration 
Market development 
Product development 
Diversification 
What Are Market Penetration And Market Development?   
Market penetration means attempting to lure clients away from the competition by means 
of better advertising, better distribution, price reductions or new packaging for example. 
Market development tries to capture new clients without modifying the product; for 
example, when supermarkets and restaurants open branches in new areas where there 
previously has been none.  
What Is Product Development? 
A common point of departure for product development is identifying a ‘gap in the market’ 
or need that is not currently being well met. An alternative is to take an existing product and 
look at how making changes to it might create increased demand.  
In either case, to this is added research into the needs of the market, aspects of operational 
planning and product design, which are closely monitored by the management of the 
company or school.  Development generally consists of the following steps:    
Step 1, Research: Analysis of the market and competitor’s tactics; it is important to make 
preliminary calculations of the product’s cost at this point. 
Step 2, Product concept development: Creation of a preliminary product, with a 
corresponding preliminary design, considering the product specifications.  
Step 3, Production process development: The design is now finalized, specifications are 
created for each of the components and a preliminary production plan is created. 
Manual 4 – How To Generate School Income 
- 30 - 
Step 4, Finalization of design and production process: The first products are made on the 
production line, their quality is thoroughly examined, and workers are trained in production.  
Additionally, marketing and sales teams are organized. 
Step 5, Regular production: Production goals are set and manufacturing begins. 
What Is Diversification?  
Diversification involves a company either increasing its product range, or targeting new 
markets – i.e. diversification can be effectively divided into two categories: industry or 
product diversification and geographic or market diversification. 
Alongside creating new business opportunities, it reduces the risks associated with 
maintaining a limited range of products, or targeting a limited range of markets. This said, 
attempting to increase your product range or enter new markets can bring with it all sorts of 
new risks. 
.  
MARKETING AND THE MARKET 
Marketing is concerned with meeting clients needs and desires, and this should serve as a 
guide for what is produced and offered.  
What Is Marketing?  
The word marketing originates from the word market, which represents a group of buyers 
and sellers who wish to exchange goods and/or services for something of value.  
Meeting your clients needs and desires means understanding what motivates them to make 
a purchase. Once you have this understanding you can then present your product to them in 
a way that makes them want to buy it – and at its simplest level that’s what marketing is!  
It’s about making sure they know your product exists, that it’s a product they need, that it 
delivers value for money. where they can buy it 
For a more information on marketing, how it can support your school to increase its income, 
and how to put together a Sales & Marketing Strategy see Manual 8 – Creating Your 
Business Plan   
.  
Documents you may be interested
Documents you may be interested