Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   26 
Adding a Table Summary  
Adobe Acrobat also gives you the option of adding table summaries to your tables. A table 
summary is equivalent to alternative text for an image in that it should be clear and concise in 
describing the table. To create a table summary: 
step 1.
Click on the TouchUp Reading Order tool.   
step 2.
Locate the table and right click (or ctrl-click for Mac users) on the item block (table). 
step 3.
From the menu select Edit Table Summary. The Table Summary box displays. 
step 4.
In the Table Summary box type a description. 
step 5.
Click the OK button. 
Associating Data Cells to Row and Column Headers 
In addition to identifying Row and Column headers in your table, depending on the layout of 
the table, you may also need to associate data cells to row and column headers to facilitate the 
understanding and navigation of table content for users of assistive technology. Screen readers 
will read table information from left to right and a blind user can quickly lose track of what 
headers are related to each data cell in the table, especially if your table is formatted in a way that 
data cells are related to more than one header or if the table contains much data. By associating 
data cells to their corresponding header cells, this enables screen reading software to read the 
headers associated with the data cell before it announces the data cell content. 
Please note that 
the Associated Header Cell feature is o
nly available in Adobe Acrobat Professional 
version 9
.  
step 1.
Locate the table in your document and click on the number located in the upper left-
hand corner of the item block (table). 
step 2.
On the TouchUp Reading Order window click the Table Inspector button.  The 
table will be selected.  Rows and columns will be outlined. The outlines may not match 
up to the table grid lines, this is ok. 
step 3.
At this point you should have already identified the row and column headers in your 
table (see Identifying Column and Row Headers in a Table section above) from the previous 
step. Now we will be adding ID’s to column and row headers in order to associate data 
cells to these. 
step 4.
Right click (ctrl click for Mac users) on a column or row header cell in your table and 
select Table Cell Properties (see screenshot below).  
The Table Cell Properties dialog box displays. 
Convert pdf to word editable text online - Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
convert pdf to text vb; convert pdf file to text
Convert pdf to word editable text online - VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
convert pdf to txt batch; convert pdf to word text document
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   27 
step 5.
You will notice that the header cell has already been identified correctly under Type.  
step 6.
Under Attributes, in the ID field, enter a name 
that identifies the first column header of your 
table. For this example the row header is called 
“1” and stands for Week 1 of the semester. We 
are going to identify it as “Week 1” and type this 
into the ID field.  
step 7.
Click the OK button to save the ID for the 
column or row header. Repeat this process 
for each column and row header. 
These ID’s will serve for the 
association process of data cells to 
row and column headers. 
step 8.
After you have provided an ID for each column and row header, right click (ctrl + click 
for Mac users) on the first data cell in your table and select Table Cell Properties. Take 
note of the location of the cell and how it should be read to the user. 
Add an ID, then click 
the OK button. 
step 9.
On the Table Cell Properties dialog box, click the Add Table Header ID button
The Add Table Header ID dialog box displays.  
step 10.
From the Header ID drop down menu, select 
the first row or column heading that should be 
associated with the data cell. For my example, I 
will select “Week 1”.  
step 11.
Click the OK button. The Table Cell 
Properties window re-displays (see next 
screenshot). 
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
Quick to remove watermark and save PDF text, image, table Convert PDF to multiple MS Word formats such as .doc Create editable Word file online without email.
convert pdf to text without losing formatting; convert pdf image to text online
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
create searchable PDF document from Microsoft Office Word, Excel and Create and save editable PDF with a blank page Preview PDF documents without other plug-ins.
text from pdf; convert pdf to ascii text
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   28 
Table header ID 
now displaying. 
step 12.
The table header ID should now be displaying in the Associated Header Cell IDs 
box.  
step 13.
If there is more than one table header associated to a data cell in your table, for 
example the data cell has a row and column header associated with it, you will need to 
click the Add Table Header ID button, select the Header ID from the menu list and 
click OK.  
step 14.
For our example, our data cell has the “Week 1” row header and “Topic” column 
header associated with it so these two Header ID’s now appear in the Associated 
Header Cell IDs box. 
step 15.
If you make a mistake and have added an incorrect 
Header Cell ID, you can remove it from the 
Associated Header Cell IDs box by clicking on the 
Remove Header Cell ID button 
.  
step 16.
Click the OK button once you have associated all 
row and column headers to the data cell.  
step 17.
Repeat these steps for all data cells in your 
table. Remember, this process is most 
useful for tables in which you may have 
more than one header cell (e.g. row and 
column header cells) associated to a data 
cell.  
Two header IDs 
associated with 
a data cell. 
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
Convert PDF document to DOC and DOCX formats in Visual Basic control to export Word from multiple PDF files in Create editable Word file online without email.
convert .pdf to text; extract text from pdf
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Create PDF files from both DOC and DOCX formats. Convert multiple pages Word to fillable and editable PDF documents.
convert pdf to word and edit text; convert pdf to txt file online
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   29 
step 18.
When a screen reader like JAWS reads the table cell, it will read the cells associated 
header cells and the content of the cell as well. This allows for better understanding of 
the meaning of the data cell and its relationship to the table as a whole.  
Creating Accessible Links
Most of the time, you will create links in your source documents and these will be carried over 
into your PDF document. If created correctly, the links will be accessible most of the time. 
When a link is accessible in the PDF, this means that the link provides a connection to the target 
site that can be operated by the user via assistive technology such as a screen reader. Inaccessible 
links are those that appear to be links to a target site but that do not link to a website at all 
leaving end users confused when navigating the PDF. If the links that are carried over into your 
PDF document are not accessible, or if you want to create a new accessible link you can do that 
within Acrobat.  
Please Note: The following steps describe how to add links to your PDF by use of the Create 
Link command in Adobe Acrobat. This Create Link command in Adobe Acrobat is the  
correct and only method for creating links from existing text in a PDF that properly adds the 
link to the tag structure. Adding links using the “Link Tool” or the “Create From URLs in 
Document” options in Adobe Acrobat do not correctly add the link information to the tags tree. 
When adding links in Adobe Acrobat use the Create Link command only
step 1.
Select the text or object in your document for which you want to create a link. 
step 2.
Right click the selection, and choose Create Link from the context menu. 
step 3.
In the Create Link dialog box, select the appropriate options, and then follow the on-
screen instructions to specify a URL, page view, or file as the link target. 
C# PDF Text Box Edit Library: add, delete, update PDF text box in
PDF annotation application able to add text box comments to adobe PDF file online in ASP Able to create a fillable and editable text box to PDF document in
best pdf to text; convert pdf to word editable text online
C# Word - Word Creating in C#.NET
The Word document file created by RasterEdge C# Word document creator library is searchable and can be fully populated with editable text and graphics
pdf to text; convert scanned pdf to editable text
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   30 
Select a link action -
in this case, Open a 
Web page, then 
enter a URL. 
step 4.
By default the selected text for each link becomes the link text. After you add all the 
links, you can edit the tag tree to add alternate text to the links, further improving the 
accessibility of the PDF.  
NOTE:
Adding links using the “Link Tool” or the “Create From URLs in Document” options in Adobe 
Acrobat do not correctly add the link information to the tags tree.  
Identifying Items as “Background” 
After designating an item as Background, the tags for that item will be deleted from the tags 
panel and will not be read by screen reading software.  For example, you may have an image on a 
page that is merely present for aesthetic purposes (decorative image).  This type of image is not 
considered important content to be read and can be ignored.   This type of content is also 
known as an “artifact” in Acrobat. 
To identify content as “background”: 
step 1.
Click on the TouchUp Reading Order tool.   
step 2.
Locate the content on the page that needs to be tagged as “background”. 
step 3.
Click on the number located in the upper left-hand corner of the item block. 
step 4.
Click the button on TouchUp Reading Order window labeled Background
C# Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in C#.
Convert to PDF with embedded fonts or without original fonts fast. Able to get word count in PDF pages. Change Word hyperlink to PDF hyperlink and bookmark.
batch convert pdf to txt; convert pdf to editable text online
C# Word - Word Create or Build in C#.NET
file created by RasterEdge C# Word document creator library is searchable and can be fully populated with editable text and graphics Create Word From PDF.
convert pdf images to text; convert pdf to text file
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   31 
Reordering items 
Sometimes, the order of the items on a page (also 
known as the “reading order”) will be incorrect.  
The order is indicated by the numbers that appear 
next to each item when using the TouchUp 
Reading Order tool or Order panel.  This order 
is also displayed on the Order panel.  To reorder 
items on a page: 
Click and drag 
to reorder items 
step 1.
Open up the Order panel (see 
screenshot at right). 
step 2.
Locate the page that contains the items 
to reorder. 
step 3.
Drag the items into the correct reading 
order (using the Order panel).  You will notice that the order (the numbers next to each 
item) will be immediately updated in the document viewing area. 
Set Security that Permits Accessibility
If you will be publishing your PDF document on to a webpage or other online location and 
have decided to enable security so that your document is not copied, printed, etc. you need to 
make sure that screen readers and other assistive technology used by the visually impaired can 
still access the content in your document. You can verify that Acrobat 9 or Adobe Reader 9 
security settings do not prohibit access to assistive technology by checking the security 
preferences tab of the document properties dialog. 
step 1.
Go to File > Properties. The Document Properties dialog box displays.  
step 2.
Select the Security Tab. 
step 3.
From the Security Method drop down menu select “Password Security”. The 
Password Security – Settings dialog box displays (see screenshot below). 
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   32 
step 4.
Under the Permissions section verify 
that checkbox labeled “Enable text 
access for screen reader devices for 
the visually impaired” is selected.  
step 5.
If it is not selected you can select the 
“Restrict editing and printing of the 
document” to edit permissions and select 
the “Enable text access …” checkbox. 
step 6.
Enter the security password you will be 
using and click the OK button when you 
are done. 
step 7.
The Document Properties dialog box 
re-displays. Click the OK button. 
Please Note: Enable security to restrict extracting, copying or printing, of PDF’s only in 
situations where the material is sensitive or where required by campus policy or law. 
STAGE 3 – FINAL REVIEW:  RE-RUN ACCESSIBILITY CHECKS 
Perform Final Accessibility Checks 
Now that you have reviewed your document for accessibility and corrected the accessibility 
issues you found using the built in tools in Acrobat, the last step is to re-check for accessibility in 
your document.  
▪ Check for Tags. 
▪ Check for Document Language. 
▪ Assess Reading Order by use of the Order Panel, Export a Text (Accessible) version 
of the PDF, Use Assistive Technology such as JAWS and the built in Read Out Load 
feature in Acrobat. 
▪ Perform a Full Check for Accessibility by running the Accessibility Full Check 
Report. 
Refer to 
Stage 1 
-
Review:  Checking a PDF for Accessibility 
section in this document to see 
how to perform each of the final accessibility checks listed above.  
After you complete the review, SAVE the document. If the final review of the document 
shows that it is accessible, you are ready to make the PDF available online. 
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   33 
ADVANCED TOPIC:  WORKING WITH SCANNED DOCUMENTS 
Scanning Print or Electronic Content into Adobe Acrobat 
The scenarios we have presented so far include the conversion of Word Documents and 
PowerPoint presentations into Adobe PDF documents. However, there may be times when you 
will be creating a PDF document from scanned print materials or from electronic files saved on 
a computer. If not created correctly, creating documents from a scanner can result in creating an 
image of the print document and not the actual text of the print document. Adobe Acrobat 
Professional provides an Optical Character Recognition feature that can be applied when 
creating PDF’s from a scanner or from electronic files saved on a computer. The Optical 
Character Recognition OCR feature when applied to a document, attempts to recognize all text 
and other objects in a document, attempts to infer reading order, and adds tags accordingly. 
After creating the PDF from these files, depending on the complexity of the document, you 
may still need to edit your document in Adobe Acrobat by  adding tags to identify images, tables, 
text and other items, and assess reading order. Creating PDF documents correctly from a 
scanner and/or from multiple electronic files will enable users of assistive technologies to better 
access the content in your PDF documents.  
Create an Accessible PDF from Scanner
If you are creating PDF documents from a scanner, you can apply Optical Character 
Recognition OCR in Adobe Acrobat during the scanning process. Applying OCR during the 
scanning process will prevent you from having to go back into Adobe Acrobat and to apply 
OCR and to add tags. To apply OCR do the following: Connect scanner to Acrobat, configure 
pre-set if needed, make sure you allow Acrobat to run OCR process, and perform scans. PDF’s 
will be searchable and you can repurpose these PDFs by exporting them to text files and other 
word processing formats. 
Configure Scanner Presets 
step 1.
Open Adobe Acrobat Professional.  
step 2.
Go to the File menu; select Create PDF > From Scanner > Configure Presets… 
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   34 
step 3.
You can also go directly to the Create button on the toolbar, and select PDF from 
Scanner > Configure Presets… 
step 4.
The Configure Presets window displays (see screenshot below, at right). 
step 5.
On the Configure Presets window you will be 
able to set up a preferred preset to use when 
scanning each time. After saving your preset 
it will show up under the “PDF from 
scanner” menu. You may have noticed there 
were already some Presets created for Black 
and White document, Color document, and 
Grayscale document on the list. 
step 6.
From the Scanner drop down menu, select 
the scanner device that you will be using. 
step 7.
From the Presets drop down menu, select 
the name of the Preset you want to 
create/change. You can select between, Black 
& White Document, Grayscale Document, Color Document, and Color Image. 
Depending on the type of document you will be scanning you should select the Preset 
document type, e.g. if you are scanning a document with text mostly black and white in 
color, you should select the preset for “Black & White Document”.  
step 8.
Under Input change the default options for SidesColor ModeResolution and 
Paper Size as needed. 
step 9.
Select the Prompt for scanning more pages checkbox if you will be scanning more 
than one page at a time. If this checkbox is checked Adobe Acrobat will prompt you at 
the end of each scan if you want to scan another page.   
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   35 
step 10.
Under Text Recognition and Metadata verify that the Make Searchable (Run 
OCR) checkbox is selected as shown below. When this is selected, Adobe Acrobat will 
run the OCR process as it scans the print document so that the document can be 
searchable text instead of scanning it as an image. 
step 11.
Under Text Recognition and Metadata verify that the Add Metadata checkbox is 
selected. This ensures that any metadata information from the original file is carried 
over into the PDF file and makes your PDF easier to search if posted to an online 
environment. If not metadata is already present in the file, Acrobat will prompt you 
with a window to enter Metadata information after the scan. 
step 12.
Under Text Recognition and Metadata, select 
the Options button. The Recognize Text-
Settings window displays. 
step 13.
Select “English (US)” for the Primary OCR 
Language
step 14.
Select “Searchable Image” for the PDF 
Output Style. PDF Output Style is used to 
determine how Acrobat is going to treat the original scanned information from the 
print document. The Searchable Image option will maintain the look and feel of the 
document intact, and when Acrobat runs the OCR it’s going to place the level of text 
behind the image thus allowing for a document with searchable text.  
Searchable Image (Exact) can be selected if you 
need to prove that the document is exactly as the 
paper version of the document (this is used 
mostly for legal type documents). Searchable 
image is different form Searchable Image Exact 
in that it compresses the pixels of the image 
more and is smaller in size than Image Exact. To obtain the smallest file size for the 
PDF select ClearScan. When selecting the ClearScan option Acrobat will delete any of 
the images that it can in favor of the text that it creates. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested