Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   36 
step 15.
Click the OK button. 
step 16.
On the Configure Presets window click the Save button to save your presets.  
step 17.
Click the OK button. This preset will now be available under the Create from Scanner 
menu with the specifications you indicated. 
Scan the Document 
step 1.
To start scanning using this new preset,  click the Create button on the toolbar, and 
select PDF from Scanner > Name of Preset created. In this example we created a pre-
set for a Black & White Document. 
step 2.
The Acrobat Scan window will display. Your preset scanning information should 
display in the window. Click the Scan button to start scanning. 
step 3.
The Save Scanned File As window 
appears (see screenshot at right). Select 
a location on your computer to save the 
file, enter a file name, be sure that the 
Save as type field displays “Adobe PDF 
files (*.pdf)” and click the Save button. 
step 4.
After you save the document, the 
scanning process will begin and a Scanning window will indicate the scanning 
progress. 
step 5.
When Adobe has finished Scanning the first page of your document, an Acrobat Scan 
window will ask you to select whether you need to Scan more pages (Put Sheet 2) or 
if you are done scanning select Scanning complete. If you have more than one page 
to scan, place the second page in the scanner and select Scan more pages option. If you 
are done scanning, select Scanning Complete. Click the OK button when you make 
your selection.  
step 6.
Your scanned document will immediately appear on the screen after you are done 
scanning. Acrobat should have applied the OCR. 
Convert pdf to word text online - Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
convert pdf file to txt file; convert pdf to word for editing text
Convert pdf to word text online - VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
converting pdf to text; convert pdf scanned image to text
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   37 
step 7.
The document should be accessible for the most part at this point. However, we 
recommend that you check the document for tags, document language, reading order, 
accessibility full check, and make any necessary corrections to identify images, text, 
tables, links etc. in your document. 
Applying OCR to Existing PDF’s on your Computer
Sometimes, PDF documents will not be scanned directly by you, but downloaded from 
electronic based Journal archives or other online sources and reside on your computer. These 
PDF’s may have not been scanned appropriately by applying OCR so we will need to apply OCR 
to the existing files.  If you forget to apply OCR to your own scanned files, you can follow these 
directions as well. To apply OCR do the following: 
step 1.
Open you PDF document. 
step 2.
Go to Document menu > OCR Text Recognition Recognize Text Using OCR 
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
Convert PDF document to DOC and DOCX formats in Visual Basic control to export Word from multiple PDF files in Create editable Word file online without email.
convert pdf to word editable text; convert pdf to txt
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
Quick to remove watermark and save PDF text, image, table Convert PDF to multiple MS Word formats such as .doc Create editable Word file online without email.
convert pdf to text for; convert pdf to searchable text
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   38 
step 3.
Recognize Text window appears. Under Pages, Current page should be selected. 
step 4.
The Settings box tells you how Acrobat will apply the OCR. If you want to change 
these settings click on the Edit button. The Recognize Text – Settings window 
appears.  
step 5.
Select English for Primary OCR Language
step 6.
Select Searchable Image for PDF Output Style.  
step 7.
Leave Downsample Images at 600 dpi for now or adjust as necessary. Click the OK 
button.  
step 8.
Back on the Recognize Text window click the OK button to begin the OCR process 
and recognize text. 
step 9.
Acrobat will begin the OCR 
Process. You can see the progres
of this process by looking at the 
progress bar on the lower right o
the screen.  
step 10.
Although Acrobat has recognized text in the document, it may not have tags. You will 
need to apply tags by going to the Advanced menu > Accessibility > Add Tags to 
Document (screenshot below).  Acrobat will do its best to add “Tags” to the different 
components of your document.  
OCR progress bar 
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
PDF to Word, C# extract text from PDF, C# convert PDF to Jpeg, C# compress PDF, C# print PDF, C# merge PDF files, C# view PDF online, C# convert PDF to tiff
.net extract text from pdf; convert pdf to openoffice text
VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
PDF to Word, C# extract text from PDF, C# convert PDF to Jpeg, C# compress PDF, C# print PDF, C# merge PDF files, C# view PDF online, C# convert PDF to tiff
convert pdf to word text online; convert pdf to text document
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   39 
step 11.
After adding the tags, you may want to check for accessibility by assessing the reading 
order of the document, checking for document language and run the full accessibility 
check. You may also need to repair the PDF and identify missing images, text, tables 
etc. by use of the Order Panel and the Touch Up Reading Order tool. See Stages 1-3 to 
know how to do this.  
Applying OCR to Multiple Files at a Time
You can use Acrobat’s OCR feature to recognize text in multiple files at once by: 
step 1.
Know the location of the PDF image files that need to have text recognized. 
step 2.
Open Adobe Acrobat Professional  
step 3.
Go to Document menu > OCR Text Recognition Recognize Text in Multiple 
Files Using OCR
step 4.
In the Paper Capture Multiple Files dialog box, click Add Files and choose Add 
FilesAdd Folders, or Add Open Files. Then select the files or folder. 
step 5.
In the Output Options dialog box, specify a target folder for output files, set filename 
preferences and select an output format. 
C# HTML5 PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to
PDF to Word, C# extract text from PDF, C# convert PDF to Jpeg, C# compress PDF, C# print PDF, C# merge PDF files, C# view PDF online, C# convert PDF to tiff
convert pdf file to text document; convert pdf to word searchable text
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
But sometimes, we need to extract or fetch text content from source PDF document file for word processing, presentation and desktop publishing
convert pdf to text online no email; .pdf to .txt converter
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   40 
step 6.
In the Recognize Text – Settings dialog box specify the options and then click ok.  
step 7.
Acrobat will recognize text and render the file after a few seconds. Review, and repair 
the document for accessibility. See Stages 1-3 for more information on how to do this.  
TIP: While Adobe Acrobat offers an effective Optical Character Recognition 
built in feature which recognizes text and enables you to correct identified 
suspect text in your PDF’s, you may need to use more specialized Optical 
Character Recognition Software such as OmniPage Professional 
(http://www.nuance.com/omnipage/) to scan your documents or edit these to 
make them accessible.  For information regarding this program, please contact 
Cryssel Vera (Instructional Materials Specialist for Accessible Technology) at 278-
2847 or at cvera@csus.edu
TIP: Beware of copyright issues if you are scanning materials that you have not 
created and are planning on making substantial editing changes. For more 
information about copyright see the ATCS Tools Copyright Web page 
(http://www.csus.edu/atcs/tools/copyright/index.stm) 
ADVANCED TOPIC:  WORKING WITH PDF FORMS  
Creating PDF Forms:  Adobe Acrobat vs. Adobe LiveCycle Designer 
“Fillable” PDF forms can be created using the forms tools available in Acrobat Professional or 
by using Adobe LiveCycle Designer, which comes bundled with Adobe Acrobat Professional 
(versions 7 and higher).  The current version of LiveCycle Designer (v8.2 ES, which comes with 
Adobe Acrobat Pro 8 or later) is recommended at this time due to the improved accessibility 
tools.  LiveCycle Designer does have better controls for accessibility, but either method will 
allow you to create an accessible PDF form.   
If you are interested in comparing the two methods, see Adobe LiveCycle ES accessibility 
overview (http://www.adobe.com/accessibility/products/livecycle/overview.html). 
LiveCycle Designer does NOT offer direct control of tags.  Forms created with LiveCycle 
Designer cannot be edited using Adobe Acrobat. 
NOTE: LiveCycle Designer is currently only available for the Windows platform. 
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
Best VB.NET PDF text extraction SDK library and component for free download. Online Visual Basic .NET class source code for quick evaluation.
convert pdf to txt file format; convert pdf to text doc
C# Convert: PDF to Word: How to Convert Adobe PDF to Microsoft
C# Convert: PDF to Word: How to Convert Adobe PDF to Microsoft Word (.docx) File. Empower C# users to easily convert PDF document to Word document.
c# read text from pdf; convert pdf to rich text format
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   41 
TIP: Don’t forget to enable users of your form to save what they type in!  This 
can be done with forms created using LiveCycle Designer (LCD 8.2ES or later 
only) or Adobe Acrobat.  To do this,  
step 1.
Open your PDF form in Acrobat 8 or 9 Professional. 
step 2.
Choose Advanced > Extend Features in Adobe Reader
step 3.
Click Save Now
To save form data, Acrobat Reader 8.0 or later is required (or the full version of 
Acrobat). 
Accessible Forms using LiveCycle Designer 
From an accessibility perspective, LiveCycle Designer provides form authors with 
the ability to designate content headings, add the appropriate information necessary 
to support assistive computer technologies, and control the logical reading 
order/tab order of the form. One advantage to LiveCycle Designer is that the 
accessibility information can be added during form creation without requiring the 
author to use a separate application to add the necessary accessibility information. This allows 
forms that require periodic updating to be changed without returning to the original form 
document, making the content changes, converting to PDF, and then adding the form fields 
again. 
Accessibility Panel
The Accessibility panel allows form authors to add the appropriate accessibility information to 
document content and form fields in order to improve PDF form accessibility. The Accessibility 
panel can be accessed by selecting Window from the menu bar and then choosing Accessibility 
(hotkey = Shift+F6). The Accessibility panel will vary its editable regions depending on the text 
element or form field selected in the page layout window. 
For most form fields, there is a Tool Tip option, Screen-Reader Precedence option and 
Custom Screen-Reader Text option that can be used in different combinations. The Screen-
Reader Precedence option and the Custom Screen- Reader Text region can be used when you 
wish to specify custom information to individuals using screen-reader technology. The current 
situation is that if accessibility information is entered into the Tool Tip region AND the Custom 
Screen-Reader Text region AND the Screen-Reader Precedence are set to Custom Text, only the 
information in the Custom Screen-Reader region will be used to communicate with assistive 
computer technologies. However, the text in the Custom Screen-Reader Text region will ALSO 
be shown visually on the PDF form when the user hovers the mouse in that specific form field, 
not the information in the Tool Tip text region. 
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
PDF to Word, C# extract text from PDF, C# convert PDF to Jpeg, C# compress PDF, C# print PDF, C# merge PDF files, C# view PDF online, C# convert PDF to tiff
change pdf to text file; convert pdf to rich text format online
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   42 
Screen-readers will currently check for accessibility content in the following order: Custom Text > 
Tool Tip > Form Caption > Form Name > None. As soon as information is available, the screen-
reader will communicate this information to the user and stop checking for additional 
accessibility content. Thus, by entering information into the Tool Tip field it is not necessary to 
adjust the Screen-Reader Precedence option for each input field. To develop forms that are 
usable by all individuals, the recommendation is to add the appropriate accessibility information 
into the Tool Tip region with the understanding this will also be visually discernible on the PDF 
form. 
Headings
Headings can be used to identify sections and provide structure to the document content. The 
advantage of headings from an accessibility perspective is that some assistive computer 
technologies can identify headings in a document and allow the user to navigate from heading 
element to heading element. This provides a mechanism to “jump” through the content without 
having to read each passage of text.  
step 4.
To add a heading role to text content, drag a text block to the page (this element is the 
letter “T” with a plus sign).  
step 5.
Add the appropriate text information into this text block  
step 6.
Choose Window from the menu bar, and then Accessibility.  
step 7.
Under the Accessibility tab, select the Role drop-down menu and choose the correct 
heading level.  
Only set appropriate content as a heading. For instance, a paragraph of text would not 
necessarily be a heading in a document, but the name of a section could be a heading. 
Form Field Settings & Properties
When creating form fields, use the following to ensure that your form elements are accessible. 
Text Field  
From the Accessibility panel (Window > Accessibility),  
step 1.
Set Tooltip to question: 
a.
Example: “Enter your last name” 
b.
Example: “Any comments or suggestions?” 
step 2.
Set Screen Reader Preference to Custom 
Text (default) 
step 3.
Leave Custom Screen Reader Text blank. 
Radio Button  
step 1.
Drag a “Text” element from the Library; this will serve as visual instruction. 
step 2.
Drag “Radio Button” from Library. 
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   43 
step 3.
Drop Radio buttons next to one another to form a 
group. 
step 4.
Select only the perimeter of radio button group. 
step 5.
Tool Tip: write out the question. 
step 6.
Screen Reader Preference: Custom Text. 
step 7.
Custom Screen Reader Text: leave blank.   
step 8.
Leave perimeter of radio button group selected. 
step 9.
Go to Object > Binding
step 10.
Uncheck Specify Item Values (causes AT to read what is on the screen).   
Check Box 
step 1.
Create “Text” area as visual instruction.    
step 2.
Drag “Check Box” elements from Library. 
step 3.
Position as desired. 
step 4.
Select the perimeter of a check box 
step 5.
Go to Accessibility tab. 
step 6.
Tool tip: include question AND 
answer 
a.
Likely will require re-phrasing the 
statement. 
step 7.
Screen Reader Precedence
Custom Text. 
step 8.
Custom Screen Reader Text: leave 
blank. 
step 9.
Repeat for each checkbox
List or Combo Box 
step 1.
Drag “Drop Down List” or “List 
Box” from Library. 
step 2.
Go to Object > Field tab
step 3.
Add items using List Items
step 4.
Go to Accessibility panel.   
step 5.
Tool Tip: write out the question. 
step 6.
Screen Reader Preference
Custom Text. 
step 7.
Custom Screen Reader Text: leave blank. 
step 8.
Object Binding sub tab. 
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   44 
step 9.
Uncheck Specify Item Values. 
a.
Enables AT to speak displayed values. 
Button Controls  
step 1.
Select button.   
step 2.
Go to Accessibility panel. 
step 3.
Tool Tip: write out the button text. 
step 4.
Screen Reader Preference: Custom Text. 
step 5.
Custom Screen Reader Text: leave blank. 
Text (Provides form instructions or related information) 
step 1.
Insert, edit and then select the text box. 
step 2.
Go to Window Accessibility
step 3.
Set Role to Heading if text is a heading. 
step 4.
Set Role to none if text is paragraph text. 
Tab Order
In LiveCycle Designer, the Tab Order does more than just specify how a user would navigate 
through a PDF form with the keyboard. The Tab Order allows the form author to control the 
logical reading order of the document including all text regions and form input fields. When 
setting the tab order in a LiveCycle Designer form, it is important to take note of the various 
text elements on the page and include those elements along with the form input fields in order 
to ensure a logical document reading order. 
To establish a tab order,  
step 1.
Choose Window on the menu bar and Tab Order
step 2.
On the left side of the screen, click the Custom radio button to change the order of 
the elements. 
step 3.
Use the arrow buttons to move the desired elements higher or lower in the element 
hierarchy (you may also drag and drop an element to its appropriate position). 
step 4.
When you have completed ordering the document elements, close the panel or choose 
Window > Tab Order to complete the process. 
Academic Technology and Creative Services : Spring 2009 
PDF Accessibility : Creating Accessible PDFs   45 
In Adobe Acrobat, confirm the reading order by saving the document as a text file, using 
assistive computer technology, or using the Read Out Loud function on the PDF form. If you 
find any problems with the reading order, return to the Adobe LiveCycle Designer interface and 
alter the reading order as necessary. 
Accessible Forms using Adobe Acrobat 
Adobe Acrobat 9 Professional offers the capability of converting a Word document directly into 
a fill-able PDF form (using the “Start Form Wizard” tool).  Although the resultant PDF is 
tagged, forms fields are not added to the tag structure automatically.    “Run Form Field 
Recognition”, a tool that became available in version 8, can be used to automatically add form 
fields as well, but again, tags for form fields are not automatically added.  In most cases, you will 
need to use the tools in Acrobat, described in the next section, to add form field tags. 
A fill-able PDF form that is tagged correctly appears as such when the TouchUp Reading Order 
Tool is active.  The Order and Tag panel also display form fields.  The screenshot below depicts 
a PDF form that has been tagged correctly.  The TouchUp Reading Order tool is active, 
showing the text and form field items.  The Tags panel has been expanded on the left, also 
displaying the text and form field items.  
The Name form field, as 
depicted in the Tags pane. 
The Name form field 
Adding Form Tags 
To determine if form fields are tagged, run a full check in Acrobat (described in 
Stage 1
of this 
document).  If form fields are not tagged, you will get the following accessibility error message: 
form fields are not contained within the structure tree”.   The problem is also evident from the Tags 
panel (form tags are not present). 
Documents you may be interested
Documents you may be interested