Making Tables of Contents Accessible 
Table of content (TOC) structures aid in intra-document navigation and content relation. TOCs have 
the same basic structure as a list; the main difference is that the tags are defined differently. 
Planning the Structure of TOCs 
Table of contents items need to be structured with <TOCI> tags nested under a parent <TOC> tag. 
Beneath the <TOCI> tag the item description, leader and page number need to be present. 
It is recommended that lengthy documents (20 or more pages) contain a linked table of contents. 
For linked TOCs, each table of content item (TOCI) needs to contain a <Reference> tag. A <Link> tag 
needs to be placed as a child element under the <Reference> tag so that the item is associated to a 
content type. Underneath the <Link> tag the item description, leader, page number and Link - OBJR 
tag (which allows for keyboard accessibility) need to be present. 
To organize the content in the tag tree, each segment of the <TOCI> should be separated into its 
own tag. The segments can be created by highlighting the desired text in the document and 
selecting Create Tag from Selection on the Context menu of the tag in the Tags pane directly above 
where the tag is to be placed. 
Applying the TOC Structure 
Creating a table of content structure is very similar to creating a list structure. For the purposes of 
this tutorial, focus will be on creating a linked tabled of contents. Below are the steps to create a 
TOC structure in the Tags pane. 
1. If there is a heading, such as Table of Contents above the TOC items, select it in the main 
document. 
a. In the Tags pane, activate the Context menu of any tag and select Find Tag from 
Selection. 
b. The heading may be contained within part of the TOC structure. If it is, it needs to be 
moved above the parent <TOC> tag and defined as a heading. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
30 
.Pdf to .txt converter - Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
convert pdf to word editable text online; convert pdf image to text
.Pdf to .txt converter - VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
converting .pdf to text; convert pdf to plain text online
Change the <TOCI> tag to a heading by activating the Context menu of the tag and 
navigating to Properties. In the Type combo box on the Tag tab, select an appropriate 
heading level and then close the dialog. 
2. If there is no heading above the content items, select the first list item that is part of the TOC 
in the main document. 
3. In the Tags pane, activate the Context menu of any tag and select Find Tag from Selection. 
Locate the highlighted tag in the Tags pane and identify whether the content is already 
encased in a TOC structure by locating a <TOC> tag with <TOCI> tags nested below it. 
If a TOC structure is found, it will likely need some remediation efforts. For example, 
one possible structure found after conversion from an authoring tool presents a <TOC> 
tag with a nested <TOCI> tag, a further nested <Reference> tag, the item content, leader 
and page number contained as one item under the <Reference> tag, and finally a Link-
OBJR tag as a sibling tag to the item content tag.  
4. To remediate the structure for the first item in the TOC that already has a <TOCI> tag, ensure 
a <Reference> and <Link> tag are both present as children tags under the <TOCI> tag. 
5. If either or both the <Reference> or <Link> tags do not exist, activate the Context menu of 
one of the tags nested beneath the <TOCI> tag (such as the content item tag) and select New 
Tag… 
6. In the New Tag dialog, select Reference or Link from the Type combo box. 
7. Navigate to and activate the OK button. 
8. Repeat the above steps to add another tag if necessary. 
9. Verify all the pieces are available to start organizing the structure of a content item. A TOC, 
TOCI, Reference, Link, content item and Link-OBJR tags need to be present. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
31 
Online Convert PDF to Text file. Best free online PDF txt
Online PDF to Text Converter. Download Free Trial. Convert a PDF to Text. Just upload your file by clicking on the blue button or drag
convert pdf file to text file; convert pdf into text
VB.NET Create PDF from Text to convert txt files to PDF in vb.net
Sample code for text to PDF converting in VB.NET programming . ' txt convert to pdf Dim txt As BaseDocument = New RasterEdge.XDoc.Converter.Inner.TXTDocument("C
remove text from pdf; convert pdf file to txt
10. If necessary, highlight the <TOCI> and drag it to become a child of the <TOC> tag. An arrow 
pointing right with a horizontal line to the right side should appear to help identify at which 
level the tag is being placed. 
11. If necessary, highlight the <Reference> tag and drag it to become a child of the <TOCI> tag. 
12. If necessary, highlight the <Link> tag and drag it to become a child of the <Reference> tag. 
13. If necessary, highlight and drag the content item, leader and Page Number tag(s) to be 
children of the <Link> tag. 
a. If the content item, leader and page number are grouped as one tag, they need to be 
separated. To separate the pieces into three separate tags, select the content item in the 
main document. 
b. Find the tag containing the content item in the Tags tree and activate the Context menu 
of the tag. 
Select Create Tag from Selection on the Context menu. 
c. Verify the content item is contained in an individual tag. 
d. It is likely easier to select the page number than the leader. Therefore, the next step is to 
select the page number in the main document. 
e. The page number may not be visible as part of the tag in the tag structure, but find the 
tag near the content item that was just separated that contains the leader and activate 
the Context menu of the tag. Select Create Tag from Selection on the Context menu. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
32 
C# Create PDF from Text to convert txt files to PDF in C#.net, ASP
XDoc.PDF Library for .NET in C#. Best C# text to PDF converter SDK for converting adobe PDF from TXT in Visual Studio .NET project.
convert pdf into text file; converting image pdf to text
VB.NET PDF - Convert PDF with VB.NET WPF PDF Viewer
An advanced PDF converter tool, which supports to be integrated in .NET project, and compatible with all Export PDF text content to TXT file with
convert pdf to text open source; convert pdf to text on
f. Verify the page number is now contained by itself in a tag. The leader should now also 
be the only thing in its tag. 
g. Arrange the tags in the following order: content item, leader and then page number as 
children tags under the <Link> tag. This sequence will ensure the content is in the proper 
reading order. 
14. Ensure that the content item, leader and page number are above and a sibling to the Link-
OBJR tag. 
The final structure of the TOCI item should be TOC, TOCI nested one level, Reference nested 
under TOCI, Link nested under Reference, and the content item, leader, page number, 
and Link-OBJR nested under the Link tag. 
15. Repeat the steps above to structure the other TOCIs. 
16. Verify that all the <TOCI> tags are at the same level (siblings) in the tag structure. 
To properly structure a non-linked table of contents <Reference>, <Link> and Link-OBJR tags 
need to be omitted from the tag structure. The structure needs to be <TOC>, nested <TOCI> 
and beneath the <TOCI> nest the contents item, leader, and page number as individual tags. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
33 
VB.NET TIFF: TIFF to Text (TXT) Converter SDK; Convert TIFF to
can not only convert TIFF to .txt file, but this VB.NET TIFF to text converter library only provide powerful & profession imaging controls, PDF document, tiff
convert pdf table to text; convert pdf to word to edit text online
C# PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file formats
A best C# PDF converter control for adobe PDF document conversion in Visual Studio .NET applications. Allow users to convert PDF to Text (TXT) file.
convert pdf file to text; change pdf to txt format
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
34 
C# WPF PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to other
An advanced .NET WPF PDF converter library for converting PDF in C#.NET WPF program. Export PDF text content to TXT file with original layout.
convert pdf to word and edit text; convert scanned pdf to editable text
VB.NET PDF - WPF PDF Viewer for VB.NET Program
XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. Users can export and convert PDF to Word, Tiff, TXT and various of image file formats.
convert scanned pdf to text; convert pdf to ascii text
Adding Bookmarks 
Bookmarks are an important navigational tool for all users. AT users rely on navigational tools, such 
as bookmarks, to jump within documents to specific sections. Bookmarks need to be placed in 
documents with 20 pages or more and need to closely follow the structure of the table of contents, 
if it exists. At the very least, bookmarks need to follow the order of the structured headings in the 
document. 
Bookmarks can easily be added through the Bookmarks pane. 
1. Navigate to the page in which a bookmark needs to be placed. 
2. Highlight the text in the main document that is the desired bookmark. 
3. In the Bookmarks pane, on the Options menu, select New Bookmark. 
4. Verify that the highlighted text was added to the list of bookmarks. 
5. Ensure the order of the bookmarks in the list is the same order in which they appear 
throughout the document. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
35 
Creating Accessible Links 
Links are important navigational tools that authors use to provide more information or resources. 
There are several factors that make links accessible and more meaningful to all users. 
Keep the following in mind when considering providing links in materials: 
• Apply meaningful link text when naming a link. Meaningful is defined as short, concise and 
purposeful. A link needs to describe the content behind the link or the action that will occur 
by activating the link. 
• Avoid using generic terms such as click here, read more, more information. It is not a good 
idea to require users to follow links to determine their meaning.  
• When possible, instead of leaving the link text as a raw URL, mask it with appropriate 
alternate text so that AT users can more easily determine its purpose. Often URLs do not 
provide helpful clues to the content to which they lead. 
• Links must be structured properly so that they are identified as actionable items to AT users 
and so that they are accessible via the keyboard. Every active link needs to structurally 
contain a <Link> tag and a Link-OBJR tag. The <Link> tag identifies the type of element and 
the Link-OBJR tag allows the link to be tabbed to and activated by the keyboard. 
• Ensure links pointing to different locations have distinctive text. For example, multiple “visit 
us” links on a restaurant’s website that listed its various locations would not efficiently allow 
AT users to discern the target of the link. 
• Link text needs to contain more than three characters. Link text that is too short can be 
difficult for AT users to identify. Glossary entries are common exceptions to this practice. 
It is also important to understand how the target location of the link will impact ATs. For example, 
linking to an external website that the document author does not maintain can be dangerous. The 
document author has no control over the accessibility of the website. Additionally, intra-document 
links can be a problem for AT users. There are limitations of AT and PDFs that do not allow for the 
target area, or anchor, to be recognized. For a mouse user, clicking a link may appear to take the 
user to an exact target and put it in view; however, screen reader users will not know exactly where 
the target is because PDF only directs targets to a visually defined area of a page. AT users will know 
which page they jumped to, but they will not know where to look for the target information. 
Structure of a Link 
The <Link> tag has a role of link; therefore, it is identified to AT users as a link. Having the proper 
role identified is important because then AT users can determine how to interact with the content. 
For a link to be structured and identified properly there needs to be a <Link> tag with the tag 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
36 
containing the link and link text as a child of the <Link> tag and with a Link-OBJR tag as a sibling to 
the Link Text tag. 
To ensure an actionable link is given the proper role: 
1. Locate the tag containing the visual link text in the Tags pane. 
2. Highlight the parent tag of the link text. 
3. Press F2 on the keyboard and type <Link>; OR
4. Activate the Context menu of the parent tag, select Properties and select Link from the 
Type combo box in the Object Properties dialog. 
5. Confirm there is a <Link> tag as a parent tag to the link text and Link-OBJR tags. 
To add the Link-OBJR tag to a link for keyboard accessibility: 
1. Locate the tag containing the visual link text in the Tags pane. This will allow the tag to be 
placed in relation to its link text. 
2. Activate the Context menu of the Link Text tag and select Find… 
3. In the Find Element dialog, select Unmarked Links from the Find combo box. 
4. Navigate to and activate the Find button. 
5. When the link in question is highlighted in the main document by a blue rectangle, 
navigate to and activate the Tag Element button. 
6. Navigate to and activate the Close button. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
37 
7. Confirm a Link-OBJR tag has been placed as a sibling tag to the Link Text tag. 
Applying Alternate Text to Links 
Whether the visual text or a raw URL link needs to be updated, alternate text can be applied so that 
the AT user will be able to access more useful information. Alternate text for links is just as easy as 
adding alternate text to other elements, such as images. 
1. Select the link in the main document that needs to be updated. 
2. In the Tags pane activate the Context menu of any tag and select Find Tag from 
Selection. 
3. Verify the tag containing the visual link text is highlighted. 
4. Activate the Context menu of link text and select Properties. 
5. In the Object Properties dialog, place meaningful alternate text in the Alternate Text edit 
field. Meaningful and concise alternate text should not be more than 255 characters. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
38 
Using Color in an Accessible Way 
Color is important to any design. Color can help draw attention, enhance an experience, designate 
groups and convey other valuable characteristics. Applying the following principles will ensure that 
color is used appropriately.  
There are two main concepts to consider within the topic of color. First, do not use color alone to 
convey meaning. Anytime color is going to be used for emphasis, an additional form of textual 
representation should also be provided. Second, ensure the contrast between foreground and 
background colors, of text and images, provides a sufficient amount of difference that users do not 
struggle to see the content. Color contrast issues can affect any user, and if the contrast level is not 
high enough, they may skip over content. 
Avoiding the Use of Color Alone to Convey Meaning 
There are many common examples of where color is used to convey meaning, but there are 
appropriate alternatives to all of them. Authors should apply these examples to content and avoid 
using color to distinguish information that is not conveyed in an alternative format. 
• Form elements – Any required fields need to have an asterisk (*) near it or some other 
symbol indicating that it is required. Instructions including a key indicating what symbols 
mean should be at the beginning of a form. 
• Images – A weather map or a map of regions needs to have meaningful alternate text that 
supplies the areas included in each alert or section of the map. A building layout image may 
use color to indicate areas in which the public is allowed; this type of information would 
need to be included in the alternate text of the image. 
• Text – Often important text or instructions are called out visually by being placed in colored 
boxes or text is bolded to create emphasis or importance. These significant pieces of text 
need to have a textual word or symbol placed before them to ensure AT users can also 
identify important information. Note, Important or * are common phrases and symbols that 
precede special content. 
VA Section 508 
Creating Accessible PDFs with Adobe Acrobat XI 
39 
Documents you may be interested
Documents you may be interested