CHAPTER 25: COllAbORATING ON PROJECTS wITH SHAREPOINT
25-11
SETTING UP 
TASKS ON A 
SHAREPOINT 
SITE
FIGURE 25-6
When you save a task, it 
appears in the Tasks List 
below the timeline. If you 
add a task to the timeline, 
its name and date range 
appear in the timeline 
at the top of the page. 
Tasks don’t appear on the 
timeline unless at least 
one date field has a value. 
If you want to change 
the task’s appearance 
in the timeline, click the 
timeline. When you do 
that, the ribbon displays 
the Timeline tab (not 
shown here), which has 
features similar to Project 
2013’s Timeline tab.
 TIP 
Say you want to rearrange tasks to put them in a different order. First, select the task you want to move: 
to do that, put your cursor to the left of the task’s checkbox, and then click the checkmark that appears. Then, 
in the ribbon, click the Tasks tab. In the Hierarchy section, click Move Up or Move Down until the task is in the 
position you want.
Convert pdf to rich text - control Library system:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
www.rasteredge.com
Convert pdf to rich text - control Library system:VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
www.rasteredge.com
MICROSOFT PROJECT 2013: THE MISSING MANUAL
25-12
SETTING UP 
TASKS ON A 
SHAREPOINT 
SITE
UP TO SPEED
Adding a Task to SharePoint’s Timeline View
Thanks to the growing sophistication of Web Apps, the Share-
Point 2013 Tasks app offers many features that are available in 
Project 2013, like Timeline view (page 619). For an overview of 
what’s happening when, Timeline view can’t be beat. You can 
add key tasks to Timeline View as bars or callouts. Here’s how:
1.  With the Tasks List page open, in the ribbon, click the Tasks 
tab. It contains commands that help you create new tasks, 
indent and outdent tasks into an outline, attach files to 
tasks, and so on.
2.  Put your cursor to the left of the task’s checkbox to see the 
selection checkmark. When the checkmark appears, click 
it to select the task. Sharepoint shades the background 
of the selected task’s row. A checkmark appears to the 
left of the task’s row, and the checkmark’s background is 
shaded a darker hue.
3.  In the Tasks tab’s Actions section, click “Add to Timeline.”
4.  The task’s name and date range appear in the timeline, 
as shown in Figure 25-6.
Adding, Editing, and Organizing Multiple Tasks
Opening a separate page each time you want to add or edit a task gets old quickly. 
With SharePoint 2013, you can edit several tasks right there on the Tasks List page. 
You can also indent and outdent tasks to create a hierarchy like the ones you’ve 
probably built in Project; or you can move tasks to reorder them. SharePoint 2013 also 
lets you change the way tasks are displayed. For example, you can display tasks in 
Gantt Chart view to look at the schedule. This section explains all those techniques.
EDITING MULTIPLE TASKS
Initially, the fields in the list of tasks aren’t editable. To edit a task, you have to click 
its name to open the page with its info, and then, in the ribbon’s View tab, click Edit 
Item. That’s a lot of clicks to make a simple edit or two. 
If you need to edit several task fields for several tasks, Quick Edit view makes editing 
much more efficient. Here’s how you edit tasks in Quick Edit view:
1.  On the Tasks List page, above the column headings, click “edit.”
The Tasks List switches to a table that looks and acts a lot like an Excel spread-
sheet, as shown in Figure 25-7.
control Library system:C# Create PDF from Text to convert txt files to PDF in C#.net, ASP
C#.NET class source code for creating PDF document from rich text in .NET framework project. Convert plain text to PDF text with multiple fonts, sizes and
www.rasteredge.com
control Library system:C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit PDF
as convert PDF to Microsoft Office Word (.docx) online, convert PDF to multi PDF Annotation. C# .NET is an advanced web viewer of rich annotation functionalities
www.rasteredge.com
CHAPTER 25: COllAbORATING ON PROJECTS wITH SHAREPOINT
25-13
SETTING UP 
TASKS ON A 
SHAREPOINT 
SITE
FIGURE 25-7
Clicking “edit” on the 
Tasks List page (not 
shown here) switches the 
Tasks List to Quick Edit 
view. Task values are dis-
played in a table, so you 
can click the cell you want 
to edit, and change its 
value right there. When 
you’re finished editing, 
click Stop, and the Tasks 
List switches back to the 
standard list view.
2.  Click a cell, and then edit its value.
SharePoint outlines the selected cell with a bold border.
3.  Repeat step 2 to edit other cells in the table.
If you click a cell in a different row, SharePoint saves the edits you made to the 
task in the row you just clicked away from.
4.  When you’re finished editing, click Stop above the column headings.
The table disappears and the tasks revert to a read-only list.
control Library system:VB.NET Image: VB.NET Code to Add Rubber Stamp Annotation to Image
Offer rich text font style and various color options to customize rubber stamp annotation; Suitable for VB.NET PDF, Word & TIFF document managing & editing
www.rasteredge.com
control Library system:XImage.OCR for .NET, Recognize Text from Images and Documents
to recognize and get text characters from scanned PDF document, image-only PDF and various raster images like Tiff, Jpeg, Png, Gif, and Bmp. Rich languages are
www.rasteredge.com
MICROSOFT PROJECT 2013: THE MISSING MANUAL
25-14
SETTING UP 
TASKS ON A 
SHAREPOINT 
SITE
ORGANIZING A TASKS LIST INTO SUMMARY TASKS AND SUBTASKS
For all but the smallest of projects, a work breakdown structure helps keep tasks 
organized. By grouping subtasks beneath summary tasks, it’s easier to identify the 
work that needs to be done and how much of that work is complete (page 123). You 
can organize tasks in this same way in SharePoint. Although the steps are slightly 
different than the ones in Project, the resulting hierarchy is similar.
To organize your Tasks List, first open it (click Site Contents and then click the 
icon for the appropriate Tasks List). Above the Tasks List, click “edit.” SharePoint 
switches to Quick Edit view (page 25-12). Here’s how you work with summary tasks 
and subtasks in a SharePoint Tasks List: 
•  Change a task into a subtask. In your Tasks List, put your cursor over the sub-
task’s name, and then click the checkmark that appears to the task’s left. In the 
Tasks tab’s Hierarchy group, click Indent. SharePoint indents the selected task, 
and turns the task above into a summary task, as shown in Figure 25-8. You can 
expand and collapse summary tasks to show or hide their subtasks. Just like 
you do in Project, click the black triangle to the left of a summary task’s name 
to hide its subtasks; click the white triangle to the left of a collapsed summary 
task to show its subtasks. 
•  Outdent a task. In your Tasks List, place your cursor over the subtask’s name, 
and then click the checkmark that appears to the task’s left. Then, in the Tasks 
tab’s Hierarchy group, click Outdent. SharePoint moves the selected task up 
one level in the hierarchy. If the task above was a summary task, it changes 
back to a regular task.
•  Create a new subtask under another task. Click the ellipsis to the right of the 
summary task’s name. On the menu that appears, click Create Subtask.
control Library system:C# PDF: PDF Document Viewer & Reader SDK for Windows Forms
target PDF document file, you are also allowed to navigate to any page of source PDF document file, highlight & mark PDF document with rich annotation objects
www.rasteredge.com
control Library system:C# PDF: How to Create PDF Document Viewer in C#.NET with
rendering web viewer PDF document to images or svg file; Free to convert viewing PDF document to TIFF file for document management; Offer rich annotation support
www.rasteredge.com
CHAPTER 25: COllAbORATING ON PROJECTS wITH SHAREPOINT
25-15
SETTING UP 
TASKS ON A 
SHAREPOINT 
SITE
FIGURE 25-8
The summary task’s name 
is bolded and a black 
triangle appears to its 
left, just as it does in a 
Project 2013 summary 
task. Click this triangle to 
hide the summary task’s 
subtasks.
WORKING WITH SHAREPOINT TASK VIEWS
SharePoint task views let you control how your tasks appear. For example, you can 
display tasks in Gantt Chart view or choose Upcoming to filter the Tasks List to 
show the tasks that are on deck. Here are some of the things you can do with views 
in SharePoint 2013:
•  Apply a different view to your Tasks List. Click the ellipsis to the left of the “Find 
an item” box, and then choose the view you want. If you choose Gantt Chart, 
you’ll see a Gantt Chart view similar to the one in Project 2013. (It has a table 
with column on the left and a timescale on the right. The table in Gantt Chart 
view works much like the one in Project, so you can edit values directly in cells.)
control Library system:C# TIFF: TIFF Editor SDK to Read & Manipulate TIFF File Using C#.
Offer rich APIs to process Tiff file and its pages, like merge, append, split, extract Convert Tiff file to bmp, gif, png, jpeg, and scanned PDF with high
www.rasteredge.com
control Library system:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
Why to Use. Apart from rich PowerPoint slide processing functions, this VB are dedicated to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
MICROSOFT PROJECT 2013: THE MISSING MANUAL
25-16
EXCHANGING 
TASK INFO 
bETwEEN 
PROJECT AND 
SHAREPOINT
•  Modify a view. To modify the current view, click the ellipsis, and then, choose 
“Modify this View.” The Settings→Edit View page that appears includes view 
settings similar to the ones in Project 2013: the columns to include and their 
order, sorting, filtering, grouping, and so on. The main difference is that you 
choose the settings in a web page instead of a dialog box. Page 25-19 describes 
how to add additional columns of information to a view.
•  Create a new view. To create a view from scratch, click the ellipsis, and then, 
choose “Create View.” On the Settings→View Type page that appears, choose 
the type of view you want, such as Standard View for the read-only Tasks List, 
Datasheet View for an editable table, or Gantt View for the old standby Gantt 
Chart presentation.
Exchanging Task Info Between Project 
and SharePoint
Project and SharePoint Tasks Lists play well together up to a point. (The box below 
explains the limitations to the Project-SharePoint Tasks List relationship.) You can 
publish tasks in a Project file to a SharePoint Tasks List or take tasks in a SharePoint 
Tasks List and add them to a Project file.
Once you set up that initial connection between a Project file and a SharePoint 
Tasks List, you can synchronize the info they contain so it appears in both places. 
That way, the entire team can see what’s going on with the project at all times. This 
section explains how to do that.
GEM IN THE ROUGH
Tasks Lists Have Their Limits
SharePoint doesn’t have the scheduling prowess that Project 
does. So before you synchronize your Project with SharePoint, 
see whether SharePoint’s features satisfy your needs:
•  Task start and finish dates are set with date constraints. 
SharePoint can’t calculate project schedules, so tasks you 
synchronize appear in SharePoint Tasks Lists as manually 
scheduled (page 60). In Project, the tasks are still set to 
Auto Scheduled mode, but the task dates include partially 
inflexible date constraints like Finish No Later Than. 
That means you have to manage links between tasks as 
dates change, and resolve any resource overallocations 
that occur.
•  Resources assigned to tasks must be members of the 
SharePoint site. The only resources you can see in a 
SharePoint Tasks List are people who are members of the 
SharePoint site. If you assign 
other
resources to tasks, the 
Assigned To values for those tasks are blank. However, 
the resource assignments still exist in your Project file.
•  Custom fields that use formulas don’t synchronize. On the 
bright side, custom fields 
without
formulas do synchronize 
to SharePoint. See page 25-20 for info on adding fields to 
a SharePoint Tasks List.
control Library system:C# WinForms Viewer- Supported File Formats
deploy WinForms Viewer, and perform rich functional documents C# users to load, view, convert and annotate and images, which including PDF, Microsoft Office
www.rasteredge.com
control Library system:About RasterEdge.com - A Professional Image Solution Provider
and run by well-known IT industry experts who have rich knowledge in We are dedicated to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image to
www.rasteredge.com
CHAPTER 25: COllAbORATING ON PROJECTS wITH SHAREPOINT
25-17
EXCHANGING 
TASK INFO 
bETwEEN 
PROJECT AND 
SHAREPOINT
Creating a SharePoint Tasks List from a Project File
If you build a project schedule in Project, chances are you want to share that schedule 
with your team, so they can see what they’re supposed to do and what’s happening 
in the project. Publishing your schedule to a SharePoint Tasks List makes your proj-
ect tasks easily accessible on a SharePoint site (as long as the limitations described 
in the box on page 25-16 are acceptable to you.) Here’s how you publish tasks in a 
Project file to a SharePoint Tasks List:
1.  Open the Project file you want to publish to SharePoint, and then choose 
File→Save As→“Sync with SharePoint.”
The “Sync with SharePoint Tasks List” fields appear to the right of Backstage 
view’s Save As page.
2.  To create a 
new
SharePoint site for the project, in the “Sync with” box, keep 
New SharePoint Site selected. In the “Project name” box, type the project 
name you want to use for the site. And in the “Site address” box, type the 
URL for the SharePoint site to which you want to add the project site, as 
shown in Figure 25-9. Then, skip to step 6.
If you’ve added the SharePoint site to your Project Save As locations (page 25-
2), you can click the down arrow in the “Site address” box, and then choose the 
SharePoint site URL. The program appends the project name to the SharePoint 
URL to create the project site address. For example, if the SharePoint URL 
is 
https://projecttmm.sharepoint.com
and the project’s name is Fundraiser, 
then the project site address becomes 
https://projecttmm.sharepoint.com/
Fundraiser
.
FIGURE 25-9
When you fill in a Share-
Point site address and 
click Verify Site, Project 
connects to the site, and 
then populates the Tasks 
List drop-down list with 
the existing Tasks Lists.
MICROSOFT PROJECT 2013: THE MISSING MANUAL
25-18
EXCHANGING 
TASK INFO 
bETwEEN 
PROJECT AND 
SHAREPOINT
3.  To sync with an 
existing
SharePoint site, in the “Sync with” box, click the 
down arrow, and then choose Existing SharePoint Site (see Figure 25-9).
If you choose this setting, you don’t have to enter a project name, because the 
SharePoint site already has a name.
4.  In the “Site address” box, type the existing site’s SharePoint URL. Alter-
natively, click the down arrow, and then, in the drop-down list, choose the 
SharePoint site you want.
Don’t include the name of the Tasks List in the URL.
5.  Click Verify URL.
Project connects to the site and retrieves the names of its Tasks List.
6.  In the Tasks List drop-down list, choose the Tasks List you want to sync the 
Project file to.
The Tasks List drop-down list contains existing Tasks Lists from the site you 
verified.
7.  Click Sync.
A “Sync with Tasks List” message box keeps you posted on the synchronization 
process. If any of the resources you’ve assigned to tasks don’t exist within the 
SharePoint server, a warning tells you that those resources won’t be published. 
Click OK to continue. Although you won’t see the resource names in the Share-
Point Tasks List, the assignments remain in your Project file.
Your Project tasks are now published to the SharePoint site. You can see them by 
navigating to the SharePoint site in your browser.
Saving a SharePoint Tasks List to Project
Creating a list of tasks on a SharePoint site is an easy way to start a project sched-
ule. For simple projects, creating and managing tasks on the SharePoint site may 
be enough. But if your simple project morphs into something bigger, you can save 
your SharePoint Tasks List to Project, and then use Project’s more comprehensive 
tools to keep the schedule under control.
Here are the steps for saving a Tasks List to Project:
1.  Open the Tasks List you want to save to Project by clicking Site Contents 
on the SharePoint site Home page, and then clicking the icon for the ap-
propriate Tasks List. 
If you opened the Tasks List recently, you can click its name below the Recent 
heading on the page’s left.
2.  In the ribbon, click the List tab. Then, in the Connect & Export section, click 
“Open with Project.”
CHAPTER 25: COllAbORATING ON PROJECTS wITH SHAREPOINT
25-19
EXCHANGING 
TASK INFO 
bETwEEN 
PROJECT AND 
SHAREPOINT
Project 2013 launches and displays the tasks from the SharePoint Tasks List in 
a new Project file. (If you have an earlier version of Project installed, a message 
box tells you that you need Project 2013.)
3.  Click Save.
A “Sync with Tasks List” message box tells you the progress it’s making. When 
the synchronization is complete, the tasks from SharePoint appear in the cur-
rent Project view.
From now on, you can synchronize any changes you make in Project or SharePoint, 
as described in the next section.
Synchronizing Changes
When you connect a Project file and a SharePoint Tasks List, the process includes 
an initial synchronization that sends the info from one program to another. For 
example, if you publish a Project file to a SharePoint Tasks List, the synchronization 
pushes the tasks in Project into the SharePoint Tasks List. As you know all too well, 
a project is dynamic, so you’ll want to synchronize future changes, whether they 
occur in Project or SharePoint. Fortunately, synchronizing is easy: once your Project 
file is connected to a SharePoint Tasks List, you can sync the two simply by saving 
the Project file within Project (choose File→Save). Or you can choose File→Info, 
and then click Save.
 NOTE 
If you and someone on your team both modify the same field—one in Project and the other in Share-
Point—when you go to synchronize, Project will display a Conflict dialog box, which includes a Microsoft Project 
Fields column and a SharePoint Fields column. The fields whose values differ between the two are highlighted. 
For each conflict, you need to specify whether to keep the value from Project or SharePoint. To keep a value 
from Project, in the conflict’s Version column, click the down arrow and then choose Microsoft Project Version. To 
use the value from SharePoint, click the down arrow, and then choose SharePoint Version instead. After you’ve 
specified which version to keep for all the conflicts, click the Continue Sync button.
Managing the Fields in a SharePoint Tasks List
Once a connection exists between a Project file and a SharePoint Tasks List, you can 
specify the fields that appear in the Tasks List. For example, you can add the WBS 
field, a cost field, or a custom field to the SharePoint view. (The box on page 25-22 
tells you why adding the WBS field can be helpful.) Here’s how to sync additional 
fields to a SharePoint Tasks List or edit the settings for existing fields:
1.  In Project, choose File→Info.
Once a Project file is linked to a SharePoint Tasks List, the Info page includes a 
Save button with the label “Save and Sync Your Project.” In addition, you can 
see when the file and the Tasks List were last synchronized, as well as the site 
address and the Tasks List that the Project file is synced to.
MICROSOFT PROJECT 2013: THE MISSING MANUAL
25-20
EXCHANGING 
TASK INFO 
bETwEEN 
PROJECT AND 
SHAREPOINT
2.  Below the “Save and Sync Your Project” information, click Map Fields.
The Map Fields dialog box opens, showing the fields in the Project table and in 
SharePoint. A checkmark in the Sync column indicates that the corresponding 
field synchronizes between the two programs. In the dialog box, some fields 
are grayed out to indicate that you can’t change whether they synchronize. For 
example, the Name, Start, Finish, % Complete, Resources Names, and Predeces-
sors fields are automatically synchronized.
3.  To add a field, click Add Field. In the Add Field dialog box, choose the 
Project field you want to add, such as WBS (as shown in Figure 25-10), and 
then click OK. 
The checkmark in the Sync column is turned on automatically. Project auto-
matically copies the field’s name to the SharePoint Column box. If you want 
the SharePoint column to use a different heading, then type the name in the 
box before you click OK.
4.  To change the SharePoint column’s name, in the Map Fields dialog box, type 
the new name. Turn the checkmark in a Sync cell off if you no longer want 
to synchronize the field.
5.  When you’re done mapping fields, click OK again to close the Map Fields 
dialog box, and then click Save.
You have to click Save to send the info from the new fields to SharePoint.
6.  Back in the SharePoint Tasks List, click the ellipsis to the left of the “Find 
an item” search box, and then choose “Modify this View.”
The Settings→Edit View page appears.
7.  To display a field in the view, turn on the field’s checkbox. Then click OK.
To reorder the columns in a view, in the “Position from Left” column, fill in the 
column number to specify the field’s position in the table.
Documents you may be interested
Documents you may be interested