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Links Panel
Adobe Creative Suite 6 Printing Guide 29
If possible, obtain the original Photoshop image from the file creator and 
place, rather than copy and paste, it in the InDesign file‮ If you cannot 
obtain the original image, select the image (or frame) in InDesign, and 
copy to the clipboard‮ Launch Photoshop and create a new, empty file 
(File > New)‮ Accept the size Photoshop indicates—it’s based on the 
dimensions of the image content you copied to the clipboard‮ Paste the 
image; in Photoshop CS6, it becomes a Vector Smart Object‮ Press 
Return or Enter after pasting‮ Then, choose Layer > Smart Objects > 
Rasterize‮ Perform the desired edits, change color space if necessary, 
and save the file‮ To update the InDesign file with the new file, select the 
frame containing the pasted image, choose File > Place, and navigate to 
the saved image you created‮ Above all, advise your customer not to 
copy and paste from Photoshop in the future‮ While Photoshop and 
InDesign allow it, it’s not a good production practice‮
Determining image resolution and color space
To check the resolution and color space of an individual image, select it 
and consult the Info panel (Window > Info) or the Link Information area 
at the bottom of the Links panel‮ However, not all formats can be 
interrogated in this manner: while the Info panel displays information 
for TIFF, JPEG, PSD, and Photoshop EPS files, it cannot display 
resolution information about PDFs or Illustrator AI or EPS files 
containing images‮ Actual ppi describes the original resolution of the 
image as it was saved from Photoshop; Effective ppi describes the 
resolution of the image as it is used in InDesign‮ For example, a 300 ppi 
image that has been scaled at 200% in InDesign would have an Actual 
ppi of 300 x 300, and an Effective ppi of 150 x 150‮ This information is 
useful in determining if an image has been scaled beyond a desired 
Using the Info Panel 
Selected images (PSD, TIFF, EPS, and JPEG) display their resolution and color space in the 
Info panel.
Layer overrides to placed files
The Layer Overrides (Object > Object Layer Options) in InDesign allow 
a designer to control the display of layers in Photoshop, Illustrator, or 
PDF files from within InDesign CS6‮ A designer can even apply different 
layer visibility overrides to different instances of the same source file‮ 
Wise use of this technique can reduce the number of images that need 
to be tracked, transported, and managed, while also giving designers 
new flexibility and simplified file management‮ Applying layer overrides 
does not alter the original layered file; it only affects how the file 
displays in InDesign; files with layer overrides output as they appear on 
screen‮ Graphics governed by Object Layer are indicated in the Links 
panel with a “Yes” in the Layer Overrides column (if you have activated 
it in the Links panel option), followed by a number indicating how many 
layers are affected‮
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Links Panel
Adobe Creative Suite 6 Printing Guide 30
Object Layer Options
Layered graphics whose appearance is affected by Object Layer Options are indicated by a 
“Yes” in the Layer Overrides column. A number in parentheses indicates how many layers 
are affected.
When performing any edits in Photoshop to a file using Layer 
Overrides, be mindful that your actions may affect multiple instances of 
the image‮ Don’t delete any layers during edits—they may be needed in 
some instances of the image‮ Don’t flatten the original source files for 
images affected by layer overrides‮ If your shop has historically advised 
flattening Photoshop layered files placed in InDesign, be sure to advise 
customers and staff not to flatten when layer overrides are used‮
Maintain the layer names, stacking order, and layer comp definitions in 
each layered source file unless you need to alter the file‮ The Layer 
Options dialog box offers the choice of honoring InDesign’s overrides 
when updating a graphic or “starting over” with the saved file’s layer 
visibility settings‮ Even if you choose to honor InDesign’s overrides 
when updating, any new layers you’ve added will automatically be 
Raster-based Photoshop DCS and EPS files
Desktop Color Separation (DCS) files may still be used by some 
customers who need to include spot color plates in their color images‮ 
Because DCS files are pre-separated, it can be a challenge to integrate 
them into some prepress workflows‮ InDesign CS6 automatically 
merges DCS 2‮0 files created from Adobe Photoshop during printing or 
export, so it’s easier to reuse legacy files‮ These enhancements are 
made possible because InDesign reads Photoshop DCS and EPS files as 
images‮ Reading these file types as images yields another benefit: 
Photoshop EPS files can be color-managed if an ICC profile was 
embedded‮ However, it is recommended that you replace such legacy 
files with Photoshop native PSDs or PDFs, which provide full support for 
spot-color content in a more modern and flexible format‮
For an EPS or DCS file to benefit from these features in InDesign, the file 
must meet the following requirements:
• 周e file must be created by Photoshop‮
• 周e file must be an 8-bit file‮ 周e CMYK, RGB, and gray color models 
are supported‮ It can include spot colors, and it can be a multitone file 
(such as a duotone)‮
• A DCS file must not be saved with the Include Vector Data option 
selected‮ (Clipping paths are supported without this option selected‮)
• DCS files must conform to the DCS 1‮0 or 2‮0 specification‮
EPS and DCS files (such as copy-dot scans) not meeting these 
requirements can still be placed, but they won’t benefit from the 
enhanced workflow in InDesign‮ You can also elect to open DCS files in 
Photoshop and resave them as native Photoshop (‮psd) files, and then 
replace the DCS files in InDesign‮ 
Unlinking and relinking placed text files
Unlike placed graphics files, placed text files are always completely 
included in the document so that the text can be edited freely in 
InDesign‮ By default, text files are not linked to a source file, although 
that preference can be changed‮ If text files are placed as linked files, 
and are marked as missing in the Links panel or Preflight dialog box, it 
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Links Panel
Adobe Creative Suite 6 Printing Guide 31
poses no problems for high-resolution printing because the text is 
completely included in the document‮
Placed text stories can be unlinked from their source files using the 
Links panel‮ Unlinking causes InDesign to stop tracking the source text 
files‮ If a customer uses a workflow where text is only edited and 
formatted within Adobe InDesign after it’s placed, unlinking text files 
prevents unnecessary alerts caused by modified or missing external 
text files that are no longer needed‮ Depending on your customers’ 
editing workflow, you might consider adding an unlinking step to the 
customer checklists you provide for handing off jobs‮
To unlink text files:
1‮ Select all text files in the Links panel‮ You can use the standard 
methods for multiple selection (Shi晴-click or Ctrl-click (Windows) 
or Command-click (Mac OS) items in the panel)‮
2‮ Choose Unlink from the Links panel menu‮ 周e unlinked items are 
removed from the Links panel, but the actual text content remains 
in the document‮
While retaining links to external text files might sound attractive when 
text alterations are sent by a customer, note that updating a link to a 
supplied text file will eliminate any formatting performed in InDesign‮ 
This could wreak havoc if changed formatting is subsequently 
overlooked‮ Customers who are prone to frequent or late-stage text 
editing should consider using an InCopy workflow instead‮ 
For more information on InCopy, see the InCopy product page on the 
Adobe website:  
InDesign Files as artwork
InDesign files—even multipage documents—can be used as artwork; 
that is, you can place an InDesign file into another InDesign file, in the 
same manner as you would place a Photoshop or Illustrator file‮ This 
can facilitate ad placement, collaboration, even manual imposition‮ Files 
are displayed in the Links panel in the same way as placed Photoshop 
or Illustrator files, with one difference: support art required by the 
placed InDesign file is listed below the placed file, indented to highlight 
its relationship to the placed InDesign file‮ 
The InDesign Preflight function checks placed InDesign files and reports 
on the status of artwork and fonts needed by those placed files‮ In 
addition, placed InDesign files as well as their support art and fonts are 
gathered if the file is packaged‮ 
Placed InDesign file
Support files for placed InDesign file
Placed InDesign File 
A placed InDesign file is listed in the Links panel as any other art file. File names indented 
below the InDesign file indicate artwork linked to that file.
While Type > Find Font will allow you to substitute fonts in the main 
“parent” InDesign file, you’ll have to open any placed InDesign files to 
perform font substitution in those files, and then update‮ To open a 
placed InDesign file, select the name of the file in the Links panel and 
click the Edit Original icon (small pencil) at the bottom of the panel‮
If you edit graphics contained in the placed InDesign files, you’ll need to 
update their links in the placed files, and then update the placed files 
themselves in the parent file‮
PDFs as artwork
In much the same way as you’ve traditionally used EPS files as artwork, 
you can use PDFs (including multi-page files) as artwork‮ If the PDFs 
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
PDF document file created by RasterEdge C# PDF document creator library is searchable and can be fully populated with editable text and graphics
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VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
Why do we need to convert PDF document to HTML webpage One is that compared with HTML file, PDF file (a not be easily edited), is less searchable for search
convert pdf to plain text online; change pdf to txt file
Text Features
Adobe Creative Suite 6 Printing Guide 32
were correctly created, there are no worries about missing support files 
or font embedding (provided that all fonts used to create the PDF will 
allow embedding)‮ Any change to the original PDF file (such as 
regenerating the file, deleting or rearranging pages) will impact the 
appearance of the InDesign file‮ 
PDFs as Placed Art
周e Links panel shows which pages of a multipage placed PDF are used, indicated by the 
number a晴er the colon. Note that page 1 does not have a number a晴er it.
For best results, PDF files intended for placement as art in an InDesign 
file should be saved as Acrobat 5‮0-compatible or later to avoid 
premature flattening of transparency‮ If the originating application has 
used fonts that forbid embedding, the PDFs will yield a “missing fonts” 
alert during Preflight, as well as marking those fonts as missing if you 
use Find Font‮ A file using such PDFs as artwork won’t image correctly 
unless the necessary fonts are supplied, active, and available to the 
imaging device‮
Text Features
InDesign contains some advanced features for generating text 
components‮ Text components such as Cross-References, Conditional 
Text, paragraph-based bullets and numbering, Live Captions, and 
Variables are generated as the result of special functions in InDesign 
and, as such, require some special handling when editing‮
Helpful in long documents such as user manuals or technical 
publications, cross-references refers readers from one part of the 
document to another‮ If a document is extensively edited, causing text 
reflow, cross-reference text may change as page numbers are updated‮ 
To change the specifications for a cross-reference, use the options in the 
Cross-Reference panel (Window > Type & Tables > Cross-References)‮ 
You can customize your Preflight profile to warn you if Cross-references 
are out of date and require updating‮
Conditional Text
Conditional text is text whose display is governed by conditions — 
hence the name‮ For example, a textbook might contain quiz questions 
along with answers to the questions‮ The instructor’s copy would 
display the quiz answers; the students’ copies would not‮ Using 
conditional text, both versions of the textbook can be sourced from the 
same document‮ While multiple layers are one solution to this 
requirement, conditional text offers the advantage that the optional text 
can be inline with other text; this can make it easier to align common 
and conditional text‮ Note that if conditional text is turned off within a 
story, text reflow may occur‮ Advise your customers to notify you if they 
have used the Conditional text feature, and suggest that they provide 
you with hard copy or PDFs for each case of Conditional text so you can 
check for correct output‮ 
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
Word documents from both scanned PDF and searchable PDF files without Convert PDF document to DOC and DOCX formats in to export Word from multiple PDF files in
conversion of pdf image to text; changing pdf to text
C# PDF: C# Code to Draw Text and Graphics on PDF Document
This online guide content is Out Dated! Draw and write searchable text on PDF file by C# code in both Web and Windows applications.
converting pdf to text; converting image pdf to text
Text Features
Adobe Creative Suite 6 Printing Guide 33
Showing and Hiding Conditional Text
Conditional text can be visible for one version of output (le晴) and hidden for another version 
(right). Note that when inline conditional text is hidden, remaining text may reflow.
Any text — a paragraph, a word, even a single letter — can be tagged 
with one or more conditions‮ You must be careful to set the visibility of 
the conditional text itself correctly; if the conditional text is visible, it will 
print‮ To control the visibility of conditional text, use the “eye” icon in the 
Conditional Text panel (Window > Type & Tables > Conditional Text)‮ 
Assigning Conditional Text
Selected text can be assigned to one or more conditions. A check by the condition name 
means that currently selected text is tagged with that condition. 周e eye icon controls the 
visibility of the conditional text. If conditional text is visible, it will print.
To easily identify text belonging to each condition, color indicators such 
as highlights and several types of underscores can be selected‮ You can 
choose whether to show or hide conditional text indicators, and you 
have options to show but not print the indicators, or to show and print 
the indicators‮ In most circumstances, you would wish to avoid printing 
conditional text indicators, except possibly for proofreading and 
identification purposes on proof output‮ To control the visibility and 
printability of conditional text indicators, use the options in the 
Indicators pop-up menu in the Conditional Text panel‮
Conditional Text Indicators
Indicators such as colored wavy underlines or highlights identify conditional text. You can 
choose whether these indicators are visible or hidden, and whether they print.
Don’t confuse the visibility and print options for the conditional text 
indicators with the visibility (and thus the printability) of the conditional 
text itself‮ 
Paragraph-based Numbering
Numbering and bulleted features are paragraph attributes, and can be 
controlled by paragraph styles‮ If you need to change the formatting for 
a numbered list (for example, to change all numbers to another color), 
you will find that you cannot select the numbers themselves as you 
would select other text‮ Because the numbers are generated by the 
paragraph style, you must change them by using the Paragraph Styles 
Option dialog box‮ To control the formatting and color of numbers and 
bullets in such situations, you will need to invoke a character style that 
applies the desired formatting‮ For details on formatting numbered text, 
see InDesign Help‮
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit Word
C# users can convert Convert Microsoft Office Word to searchable PDF online, create multi to add annotations to Word, such as add text annotations to
converting pdf to searchable text format; convert pdf to text file online
C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in
library also makes PDF document visible and searchable on the Internet by converting PDF document file to Use C#.NET Demo Code to Convert PDF Document to
convert pdf to editable text; pdf to text converter
Rotated Spread Viewing
Adobe Creative Suite 6 Printing Guide 34
Numbering Styles
If you can’t select a number or le瑴er in a list, it’s being generated by a paragraph style that 
uses InDesign’s auto-numbering feature. To change the a瑴ributes of the numbers (or le瑴ers), 
open the Paragraph Style Options for the style (double-click the style name in the Paragraph 
Styles panel). Change the options to alter the appearance of the numbers or le瑴ers. Here, the 
multiple-choice le瑴ers to the answers in the quiz have been changed from lower-case to 
upper-case le瑴ers.
A Text Variable generates text based on rules: In a Running Header, for 
example, text is generated based on rules set up in the Variable 
definition‮ To edit the text generated by the variable, either edit the 
definition (Type > Text Variable > Define, and select the variable), or 
convert the variable text to plain text (Type > Text Variables > Convert 
Variable to Text) and edit the converted text‮ Note that plain text will no 
longer be changed if the variable definition is edited‮ There are nine 
types of variables:
• Chapter Number: Usually inserted into individual documents that are 
part of a Book file‮ When the Book file is synchronized, each chapter is 
given the correct number, based on its position in the book‮
• Creation Date: Based on the original creation date of the file‮
• File Name: Inserts the document’s file name‮
• Last Page Number: Inserts the total number of pages, and updates if 
pages are added to or deleted from the file‮
• Modification Date: Inserts the most recent modification date of the 
document, including the date and time of day‮ 周e date is updated 
each time the document is saved‮
• Output Date: Inserts the most recent print or export date of the 
• Running Header (Character Style): Inserts text derived from the first 
or last instance of text using a specified character style on the page‮ 
周ink of telephone books which show the first and last names at the 
top of each page‮
• Running Header (Paragraph Style): Inserts text derived from the first 
or last instance of text using a specified paragraph style on the page‮
• Custom Text: Available only when you select New in the Text Vari-
ables dialog, the Custom variable lets you assign any text to a “place-
holder” variable‮ 周is can be useful for text or terminology that may 
change (such as a new product name)‮
Note that text generated by a variable will not break or hyphenate‮ If 
you are required to make text edits in which variable text forces 
unwanted line breaks or text reflow, you may have to convert the 
variable text to plain text to accomplish desired text flow‮
Rotated Spread Viewing
InDesign CS6 includes the ability to rotate the working view of a spread 
by 90 degree increments The pages of the spread are viewed at the 
rotated angle, and can be worked on at that angle; text frames created 
while the spread is viewed in rotation take on the rotation of the spread‮ 
This can make it much easier to work on projects such as greeting cards 
and calendars‮ Note that spread rotation is only an altered view for 
convenience in working on rotated content; the pages do not actually 
change the document’s setup‮ Pages print and export in their original 
Using the InDesign Forensic Tools
Adobe Creative Suite 6 Printing Guide 35
orientation‮ Note that a single page within a spread cannot be rotated 
separately from the other pages in the spread‮
Rotate Spread View
To facilitate working on layouts such as calendars, you can rotate the on screen view by 90 
degree increments. Tools work in rotated fashion, as well. 周e file prints and exports in its 
original orientation, however. 周e rotation icon next to a spread in the Pages panel indicates 
that it has been rotated.
To rotate a spread, choose a page or spread, select Rotate Spread View 
from the Pages panel menu, and choose a rotation value (90 degrees 
clockwise, 90 degrees counter-clockwise, or 180 degrees)‮ To clear the 
rotation, choose Rotate Spread View from the Pages panel menu, and 
select the Clear Rotation option‮
Using the InDesign Forensic Tools
In addition to its new Live Preflight function, InDesign offers a number 
of methods for examining documents and content for problems‮ Use 
these methods to catch extraneous spot colors, non-printing objects, 
and transparency issues‮
Preflighting the document
The Preflight function has been greatly expanded in InDesign CS6‮ You 
can create and share customized preflight profiles, and even embed a 
profile in a document‮ Preflight is now also a dynamic process, 
providing constant feedback in the status bar concerning the 
document’s current state according to the preflight profile in use — 
hence, the term Live Preflight‮ Consequently, problems can be spotted 
immediately, rather than waiting for preflight to be performed just 
before a job is submitted‮
Preflight Status Report
周e document status bar at the lower le晴 of the InDesign document window displays a 
constantly-updated indicator of current Preflight status. A green light indicates that 
document content meets the current preflight profile’s specifications. A red light and number 
of errors indicates that the current preflight profile has found problems in the document. 
To view preflight results, click on the triangle at the right side of the 
preflight module in the status bar (at the lower left corner of the 
document window), and choose Preflight Panel from the pop-up menu 
that appears, double-click the error status text in the status bar, or 
choose Window > Output > Preflight Panel‮ Any errors are displayed; 
click on each entry to see a description of the flagged problem, as well 
as a proposed fix for the problem‮ You can also double-click on the item 
in the Preflight panel list to go to the problem object in the document‮ 
Preflight Reporting
Based on a custom preflight profile, InDesign displays an error message for each violation. 
周e problem is described, and a possible fix is proposed. You can save the preflight error 
report as a text file or PDF. By default, preflighting is turned on, and uses a basic working 
preflight profile; this option gives you an alert in the status bar showing the number of 
current preflight problems (or a green light if there are no problems).
Preflight Profile Options
Adobe Creative Suite 6 Printing Guide 36
To create a custom preflight profile, choose Window > Output > 
Preflight‮ The Preflight panel is displayed; choose Define Profiles from 
the panel menu‮
Preflight Profiles
Live Preflight is extensive in 
InDesign CS6. Define profiles that 
fit your workflow and print 
conditions by se瑴ing options for 
each aspect of the document. You 
can export and import custom 
preflight profiles, and can even 
embed a profile in a document. 
Consider creating multiple 
Preflight profiles for your most 
common printing conditions so 
you can load the appropriate 
profile and check documents for 
output workflows.
Preflight Profile Options
You can set up very granular controls as part of a custom preflight 
profile‮ To activate a control, click the checkbox by the control (such as 
Links or Color), then click the disclosure triangle next to the control 
name to change settings‮ The controls include:
• Enter a description of the profile’s se瑴ings or purpose‮
• Links Missing or Modified
• OPI Links: check this option to be warned of graphics that contain OPI 
• Transparency Blending Space Required: Choose RGB or CMYK‮
• Cyan, Magenta, Yellow plates not allowed: check this for a job that 
should have only black and/or spot plates‮
• Color Spaces and Modes Not Allowed: choose from RGB, CMYK, 
Spot Color, Gray, and Lab
• Spot Color Setup: Choose a maximum number of allowable spot 
colors, and whether to use Lab values or CMYK equivalent values to 
represent the spot colors on screen‮
• Overprinting Applied in InDesign: Check for any content set to 
Overprint by InDesign‮
• Overprint Applied to White or [Paper} color: Check for overprinting 
white objects, which will not image (also checks for overprinting white 
in placed art)‮
• Registration Applied: Check for any text or objects using Registration 
Images and Objects
• Image Resolution: Check for minimum/maximum resolution for color, 
grayscale and 1-bit images‮
• Non-proportional scaling: Check for distorted graphics‮
• Uses transparency: Check for graphics and other objects using trans-
parency (opacity or blending mode)‮
• Image ICC profile: Check for embedded profiles that may cause 
CMYK conversion; exclude any images with no embedded profiles‮
• Layer Visibility Overrides: Check for any layer visibility overrides to 
placed Photoshop, Illustrator or PDF files‮ 
• Minimum Stroke Weight: Set a minimum stroke weight value‮ You 
can also limit the check to reverse strokes or strokes printing in mul-
tiple colors‮
• Interactive elements: Check for bu瑴ons, sounds, and movies‮ How-
ever, hyperlinks are not reported‮
• Bleed/Trim hazards: Check for objects too close to the designated 
live area‮ You can specify separate insets for top, bo瑴om, le晴/inside, 
and right/outside‮ Also check for objects too close to the spine‮
Preflight Profile Options
Adobe Creative Suite 6 Printing Guide 37
• Overset: Display number of frames with overset text‮ Select each 
entry in the preflight panel to see how many characters are overset in 
each instance‮
• Paragraph Style and Character Style Overrides: You can choose to 
ignore font style, kerning/tracking, language, and color overrides‮
• Font Missing: Identify if a needed font is not available on the system‮
• Glyph Missing: Identify if a glyph is not available in the font used by 
the text (this could occur if a glyph was used, but then the font applied 
to the text was changed to another font which does not contain the 
• Dynamic Spelling Detects Errors: Checks for occurrences of words 
flagged by Dynamic Spelling‮ However, you must search for the telltale 
red zig-zag underline indicating misspelled words (Dynamic Spelling 
must be enabled)‮
• Font Types Not Allowed: Check for protected fonts (which cannot be 
embedded in PDFs), bitmap, TrueType, ATC (Adobe Type Composer) 
fonts, and several different Type 1 and OpenType formats‮
• Non-proportional Type Scaling
• Minimum Type Size: Set a minimum type size‮ You can also limit the 
error reporting to white or multicolor text‮
• Cross-References: Check for out-of-date or unresolved cross-refer-
• Conditional Text Indicators Will Print: Check for Conditional Text 
whose indicators are set to print‮
• Page Size and Orientation: Check for document page dimensions 
(ignoring orientation prevents flagging of document based on por-
trait/landscape orientation)‮
• Number of Pages Required: Set options for minimum/maximum 
number of pages, as well as exact number of pages, and multiples of a 
specified number‮ 
• Blank Pages: Specify whether pages are considered blank if they 
contain only master items (and no other document page content), or if 
they contain only non-printing items‮
• Bleed and Slug Setup: Set a minimum/maximum or exact value for 
bleed amount and slug area size‮
To modify an existing preflight profile, select it in the Profile pop-up 
menu in the Preflight panel, and then choose Define Profiles from the 
panel menu‮ Click OK when you’re finished‮ Choose Preflight Options 
from the Preflight panel menu to choose whether to embed the 
working profile into new files, whether to use the embedded profile or 
your working profile when opening new documents, whether to include 
hidden and non-printing layers, and whether to check objects in the 
pasteboard and objects set to be non-printing‮
There are some font issues that Preflight does not catch: Fonts required 
by any PSD files with text layers are not indicated in the list‮ These fonts 
will not be checked for by preflight, nor will they be included when the 
file is packaged, so the customer will have to manually collect them for 
job submission‮ Suggest that Photoshop files containing text be saved 
as Photoshop PDF, which embeds fonts and makes packaging fonts 
unnecessary‮ In addition, text in a Photoshop PDF will print as sharp, 
vector edges, whereas text in a Photoshop PSD will be rasterized during 
InDesign CS6 also includes a Digital Publishing Preflight profile, which 
initially only checks for inaccessible URLs, missing support art and 
fonts, and overset text‮ The profile can be modified to add more 
Finding Problems: Additional Forensic Tools
Adobe Creative Suite 6 Printing Guide 38
Finding Problems: Additional Forensic Tools
Whether you use InDesign’s Live Preflight function or dedicated 
preflight software, or rely on experienced prepress operators to 
carefully examine incoming files, it’s important to recognize problem 
files early in the production process, in the interest of saving time, 
money, and sanity‮ For a thorough analysis, use all the forensic tools 
available to you—Separations Preview, Overprint Preview, Flattener 
Preview, and the Info panel—in addition to the Preflight function‮ 
Separations Preview
Use the Separations Preview panel (Window > Output > Separations 
Preview) to evaluate on screen how a document will color-separate on 
printed output‮ You can view individual spot and process color plates or 
any combination of plates‮ Choose an option from the Separations 
panel menu to view plates in their actual ink color, or as black‮ You can 
also highlight overprinting objects and areas that exceed a specified 
total ink limit, by choosing Ink Limit from the Separations Preview 
panel’s View pop-up menu‮ If you need to make adjustments, for 
immediate feedback you can edit while Separations Preview is in effect‮
Adobe InDesign can preview separations by displaying any combination 
of the inks defined in the document, such as the cyan plate and the 
magenta plate‮ The results display using high-resolution screen display 
engine in InDesign to more realistically represent conditions such as 
overprinting, RGB-to-CMYK conversion, and spot color interactions 
with transparency‮ Trapping, however, is not simulated‮ The ability to 
display overprints and ink limits for any combination of plates can make 
the Separations Preview capability more useful for evaluation than a 
laser-printed separations proof‮ Separations Preview is calculated using 
the ink characteristics for process and spot inks‮
On an offset press, black ink is not 100% opaque‮ For a more accurate 
simulation of black opacity, enable and properly configure color 
management and choose to display blacks accurately (choose 
Preferences > Appearance of Black, and choose Display All Blacks 
Accurately for on screen display), or, if you have disabled color 
management (not recommended), you can choose the Desaturate Black 
command from the Separations Preview panel menu‮ Desaturate Black 
reduces the visual opacity of the black plate only (this does not affect 
output)‮ Desaturate Black is redundant (and will provide an anemic 
display of black objects) when color management is on and accurate 
blacks are displayed‮
Keep the following tips in mind as you use the Separations Preview 
• CMYK plates are always listed, even if, for example, the job uses only 
two spot colors‮ However, CMYK plates are not output if no colors 
need to be printed on them‮
• 周e Separations Preview panel lists all inks defined in a document, 
whether or not they are actually used in the document‮ Consequently, 
it is recommended that you delete unused spot-color swatches before 
viewing separations‮
• You can view the effect of converting spot colors to process and the 
effect of aliasing a spot ink (see the previous “Using the Ink Manager” 
in this section)‮ Both of these options are available in the Ink Manager 
on the Separations Preview panel menu‮ 
• You can’t preview the overprinting effects of built-in trapping or 
Adobe In-RIP Trapping‮ Separations Preview displays only the effects 
of overprints applied manually through the A瑴ributes panel‮
You can use the Ink Limit feature in the Separations Preview panel to 
see if any areas of the document exceed a specified limit—for example, 
320% for sheetfed printing‮ The total ink limit depends on the press 
being used to run the job, the type of stock, and other factors‮ If only a 
few small areas are highlighted in this preview, it should be no cause for 
alarm‮ But if large areas exceed the desired total ink limit, you may have 
to edit graphics and other content to ensure that their total ink value 
falls within the limit to prevent printing problems‮
In the Separations Preview panel, choose Ink Limit from the View 
pop-up menu, and enter an ink limit value‮ Areas in gray are within the 
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