Manual (on) Transcription – 3
rd
engl.Edition 
30 
12.
The transcript is saved in rich text format (.rtf file). Name the file 
according to the audio file name. E. g. interview_04022011.rtf or 
interview_smith.rtf. 
You can reach a higher degree of detail by including the following ad-
ditional rules. You should only choose the rules that are suitable for 
your data and scope of analysis. Naturally, it will then take longer to 
complete the transcript. 
Additional rules
1.
Discontinuations  are  marked  by  /:  ͞I  was  worri/  concerned.͟ 
Word doublings are always transcribed. 
2.
Pauses  are  indicated  by  suspension  marks  in  parentheses, 
corresponding to the pause length from one second (.) to three 
seconds (…), and the (number) of seconds for longer pauses. 
3.
Affirmative  noises  und  fillers  (͞uh-huh,  um,  yeah͟)  are  tran-
scribed.  All  the  participant͛s  utterances,  including  fillers,  are 
transcribed. 
4.
Speech overlaps are marked by //. At the start of an interjection, 
// follows. The simultaneous speech is within // and the person͛s 
interjection is in a separate line, also marked by //. 
5.
Dialects are written as they are spoken.  
Change pdf to text file - application SDK cloud:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
www.rasteredge.com
Change pdf to text file - application SDK cloud:VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
www.rasteredge.com
A system for simple transcription 
31 
Tips for a consistent notation 
These aspects concern notation and help making transcripts consistent 
despite several transcribers.  
1.
Symbols and abbreviations such as percent and meter etc. are 
spelled out. 
2.
Contractions and short forms are transcribed exactly as they 
are spoken, e.g. ͚can͛t͛ instead of ͚cannot͛ or ͚stats͛ instead of 
͚statistics͛  
3.
Concerning  capitalization,  words  in  different  languages  are 
spelled according to the rules of the English language. 
4.
Numbers are transcribed as follows: 
a.
Zero  to  twelve  are  spelled  out,  larger  numbers  are 
transcribed as numerals. 
b.
Numbers  that make  short  words  are  also  spelled  out, 
especially  round  numbers:  twenty,  hundred,  three 
thousand. 
c.
Decimals and equations are always written in numerals. 
Thus: ͞4 + 5 = 9͞ and ͞3.5͞. 
application SDK cloud:VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
list below is mainly to optimize PDF file with multiple Program.RootPath + "\\" 3_optimized.pdf"; 'create optimizing 150.0F 'to change image compression
www.rasteredge.com
application SDK cloud:C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
Able to extract and get all and partial text content from PDF file. How to C#: Extract Text Content from PDF File. Add necessary references:
www.rasteredge.com
Manual (on) Transcription – 3
rd
engl.Edition 
32 
d.
Roughly  estimated  figures  are  spelled  out,  accurate 
figures  are  written  in  numerals,  e.g.  ͞The  fifty  million 
Euros in state subsidues͞. 
e.
Follow  established  conventions  regarding  spelling. 
Street  addresses,  page  numbers,  telephone  numbers, 
bank account numbers, dates etc. are never written out. 
For instance: ͞on page 11͞ or ͞16  road Street͞. 
5.
Idioms are transcribed literally. 
6.
If direct speech is quoted in a recording, the quote is put in 
quotation marks: and then I said ͞Well, let͛s see about that.͟ 
7.
Single letters are always capitalized (͞  like in bird͟). 
8.
Enumerations: one capital letter without parentheses. 
application SDK cloud:VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
this advanced PDF Add-On, developers are able to extract target text content from source PDF document and save extracted text to other file formats through VB
www.rasteredge.com
application SDK cloud:C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
list below is mainly to optimize PDF file with multiple Program.RootPath + "\\" 3_optimized.pdf"; // create optimizing 150F; // to change image compression
www.rasteredge.com
A system for simple transcription 
33 
Sample transcript 
I: So, what do you expect from your new field of study in Hamburg? # 
00:01:01–0 # 
P: Well, first and foremost I want to learn a lot of new things about 
criminology and the legal branch. Well, my major was educational sci-
ence, and my  minor subjects were sociology and  peace and conflict 
studies in MARBURG. And now, I would like to get to know the legal 
side of it better, and meet new people and experience new things. And 
I also want to (explore?) a completely new profession. #00:01:26-1# 
I: Okay, and what you expect regarding collaboration //between teen-
agers?// #00:02:11-2# 
P: //SO far, I don͛t have// any concrete ideas and for the profession or 
for criminologists, there is no, a specific profession or professional (…), 
how do you say, doesn͛t exist, well a profession, and then also you can 
do a LOT of different things. #00:02:32-4# 
application SDK cloud:Online Convert PDF to Text file. Best free online PDF txt
from other C# .NET PDF to text conversion controls, RasterEdge C# PDF to text converter control toolkit can convert PDF document to text file with good
www.rasteredge.com
application SDK cloud:VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
Professional VB.NET PDF file merging SDK support Visual Studio .NET. Merge PDF without size limitation. Append one PDF file to the end of another one in VB.NET.
www.rasteredge.com
Manual (on) Transcription – 3
rd
engl.Edition 
34 
A complex transcription convention: GAT2 
As opposed to the simple notation from the previous chapter, more 
complex notation conventions put an additional focus on ͞how some-
thing was said͟. This makes the qualitative analysis of the data͛s pho-
netic and phonological features possible. The main difference lies in 
the  documentation  of  intonation  (emphasis),  the  exact  length  of 
pauses,  overlapping  speech,  sudden  cut-offs  and  informal  contrac-
tions, as well as a generally closer representation of what was said, 
including vernacular. 
The  transcription  system  GAT  (Gesprächsanalytisches  Transkrip-
tionssystem  –Conversation  Analytic  transcription  system)  is  widely 
used in German speaking countries (cf. Dittmar 2004, pp. 150 – 164). 
The linguists who developed it in 1997 were motivated by the goal of 
unifying and combining existing systems. While the GAT introduced in 
1998 distinguished between basic and fine transcripts, the advanced 
version  GAT  2  introduced  in  2009  allows  for  finer  distinctions  (  cf. 
Gesprächsforschung (10/2009), pp. 353 – 402). A rudimentary minimal 
transcript is followed by a basic transcript, which can be expanded into 
a fine transcript, according to the project͛s requirements.  
A minimal transcript can conveniently be produced with the software 
f4, as it only transcribes phrases containing emphases, pauses, speech 
application SDK cloud:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Application. Best and professional adobe PDF file splitting SDK for Visual Studio .NET. outputOps); Divide PDF File into Two Using C#.
www.rasteredge.com
application SDK cloud:VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Professional VB.NET PDF file splitting SDK for Visual Studio and .NET framework 2.0. Split PDF file into two or multiple files in ASP.NET webpage online.
www.rasteredge.com
A complex transcription convention: GAT2 
35 
overlaps, laughter, etc., while leaving out details like accents and finer 
intonations.  However,  for  a  basic  transcript,  f4  reaches  its  limits  in 
terms of usability. The free software PRAAT (www.praat.org) is more 
convenient and accurate for such transcripts. 
PRAAT has the advantage of displaying not only the sound file, but also 
an oscillogram and a spectrogram. It also displays a variety of values 
extracted from the sound file. This allows users to read accentuations 
and the voice pitch and thus complement the subjective auditory im-
pression.  
But there is a catch: PRAAT produces a transcript in the Text-Grid file 
format, which can only be accessed in PRAAT. The files are absolutely 
unsuitable for further processing in a regular text editor.
12
Researchers at the University of Freiburg in Germany have developed 
and award-winning extensive online tutorial for beginning GAT2 users: 
http://paul.igl.uni-freiburg.de/GAT-TO. 
The rules and conventions of GAT2 can be learned through a series of 
examples and texts. 
12
The free application EXMARaLDA (http://www.exmaralda.org/) und its corresponding 
partiture-editor are able to import TextGrid files created in PRAAT, and can display them 
as text files. 
application SDK cloud:C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
document file, and choose to create a new PDF file in .NET deleting, PDF document splitting, PDF page reordering and PDF page image and text extraction.
www.rasteredge.com
Manual (on) Transcription – 3
rd
engl.Edition 
36 
Here are some examples for transcripts according to GAT2: 
Example 1: Every intonation phrase get its owe line 
01 A: How about this idea 
02       each flower get its own pot 
03       °hh but not a different fertilizer 
04 B: why not 
05 A: (-) it would be too expensive otherwise
Example 2: Intonation phrases of a single speaker are strung together 
and separated by an “|”.  This transcript uses fewer lines, but can only 
with difficulty be expanded into a fine transcript.  
01 A: How about this idea | each flower get its own  
02 pot | °hh but not a different fertilizer | 
03 B: why not 
04 A: (-) it would be too expensive otherwise
Example 3: A basic transcript
13
already contains considerably more 
information:  
26 S2: an:d !EV!ery time he called the poLICE, 
27 and he started ARGuing with the NEIG [bors,=right, ](1.2) 
28 S1: [phhh hohoho] 
29 S2: and if someone just once used their HORN, 
30 he stood out there in NO time; 
31 and started YELLing;=  
32 =i'll call the poLI:CE
13
Cf. Dittmar (2004), p. 349. 
Transcription conventions in conversation analysis 
37 
Transcription conventions in conversation analysis 
Using the transcription conventions developed in the English discourse 
on conversation analysis is another – quite similar – option. The system 
of transcript symbols in linguistic conversation analysis is, just as the 
more elaborated transcripts in GAT, quite complex (for an overview of 
transcription  notations,  see  Jefferson  2004).
14
However,  Emanuel 
Schegloff did compile a more simple transcription convention for the 
social sciences based on the notation developed by Gail Jefferson. It is  
available on the American Sociological Association͛s (ASA) website:  
http://www.asanet.org/journals/spq/transcriptions.cfm
15
Another  list  of  conventions  is  available  on  harles  Antaki's  tutorial 
website on conversation analysis: 
http://www-staff.lboro.ac.uk/ssca1/notation.htm . 
14 
This is no coincidence: The conventions developed in GAT are following – and modifying 
– the transcription principles of CA as developed by Jefferson (cf. Selting et al 2009: 353). 
15 
Note that this website does unfortunately not display the arrows indicating higher & 
lower pitch, as well as the sideway arrows indicating relevant lines for analysis. Those 
symbols are correctly displayed on ntaki’s tutorial site. 
Manual (on) Transcription – 3
rd
engl.Edition 
38 
Sample Transcript according to Schegloff/ASA 
26 S2: .hhh an:d јEVery time he called the poLI E, 
27 and he started arguing with the neig[bors,=right,](1.2) 
28 S1: [((laughs))] 
29 S2: and if someone just once used their HORN, 
30 he stood out there in no time; 
31 and started yelling;= 
32 <=љi'll call the poLI: E>  
Amongst other details, this transcript features emphases (underlined 
text), it indicates louder passages (written in CAPITALS), more slowly 
spoken passages (in < >), and different levels of voice pitch (љј).  As 
in the case of any transcription notation, you should assess which as-
pects of the recording are important to you, and then decide whether 
to include them into your transcript.  
There is a  series of educational tools for learning how  to transcribe 
according  to  the  conversation  analysis'  transcription  notation.  Two 
great  places  to  start  are  Emanuel  Schegloff's  Transcription  Project 
website: 
http://www.sscnet.ucla.edu/soc/faculty/schegloff/Tran-
scriptionProject/index.html . 
And  Charles  Antaki's  tutorial  website  on  conversation  analysis: 
http://www-staff.lboro.ac.uk/ssca1/notation.htm . 
How long does it take to transcribe? 
39 
How long does it take to transcribe? 
Never underestimate the time it takes to produce a transcript! A lot of 
times one isn͛t aware that the transcription of one interview may take 
days. This can easily jeopardize the fragile schedule of a research pro-
ject with a deadline. 
The duration of transcription depends on how fast you type and on the 
complexity of the transcript. Although it is difficult to pinpoint an exact 
number  of  hours  required, it  is  possible to  estimate  a  reliable  time 
frame. The fastest transcription speed we have measured was a ratio 
of 1:3. That means that it took the transcriber about three hours to 
transcribe one hour of an interview. However, the transcriber was able 
to set this record speed only because he or she only typed for an hour, 
did not proofread the transcript for a second time, while using simple 
transcription rules. Applying complex transcription rules takes consid-
erably more time. Some researchers report that it took them between 
30 and 60 minutes to transcribe one minute of data (cf. Ehlich & Reede 
1994, p. 4 and Lange 2008, p. 48). Bad recording quality also has an 
adverse effect on transcription time.  
According to our experience and our review of relevant literature, one 
should estimate five to ten hours to transcribe and proofread one hour 
of interview data according to basic transcription rules (cf. Dresing & 
Documents you may be interested
Documents you may be interested