Seven Steps to Creating an 
Accessible 
Email in Outlook 
Disability Access Services 
Convert pdf to text open source - Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
change pdf to text file; convert pdf to searchable text online
Convert pdf to text open source - VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
convert pdf to text c#; convert pdf to plain text
ii 
About Disability Access Services 
Centralized Resource and Information on Disability Access 
Disability Access Services provides technical assistance and informational 
guidance to promote the civil rights and equality for persons with disabilities 
in the following areas: 
Employment 
Reasonable Accommodation 
Physical Access of built environments 
Access to private sector goods and services 
Digital Access of electronic and information technology 
Access to government programs, services, and activities 
Disability Access Services Website 
www.dor.ca.gov/disabilityaccessinfo 
Disability Access Services 
CA Department of Rehabilitation 
721 Capitol Mall, 4
th
Floor 
Sacramento, CA 95814
DAS Email: DASinfo@dor.ca.gov 
Voice (916) 558-5755 
Fax (916) 558-5757 
TTY (916) 558-5758 
Telecommunications Relay Service 711 
Promoting an Accessible Future through 
Education and Information 
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
using RasterEdge.XDoc.PDF; Please have a quick test by using the following C# example code for text extraction from PDF page. // Open a document.
convert pdf to plain text online; convert pdf to ascii text
VB.NET PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in
annotate .pdf file with both text & graphics Decode source PDF document file into an in-memory As String = Program.RootPath + "\\" Annot_8.pdf" ' open a PDF
convert pdf to word text online; best pdf to text converter
iii 
Seven Steps to Creating an Accessible 
Email in Outlook 
TABLE OF CONTENTS 
STEP ONE: CHOOSE HTML FORMAT ..................................................... 1 
STEP TWO: CHOOSE APPROPRIATE FONT STYLE AND SIZE ............ 2 
STEP THREE: USE GOOD CONTRAST ................................................... 3 
STEP FOUR: ADDING ILLUSTRATIONS .................................................. 4 
STEP FIVE: CREATE SIGNATURES ........................................................ 7 
STEP SIX: USE MEANINGFUL HYPERLINK TEXT .................................. 9 
STEP SEVEN: PROVIDE STRUCTURE TO THE EMAIL ........................ 10
Alternative Formats
In accordance with ADA requirements, this document can be made 
available in Braille or large print as a reasonable accommodation for an 
individual with a disability.  To request a copy of alternative formats, please 
contact Disability Access Services. 
Equal Opportunity Employer/Program 
A Note About Hyperlinks in This Document 
All links in this document have been created with meaningful text. The 
Uniform Resource Locator (URL) is also published to be available as a 
resource for those persons who print the document. The URL addresses 
that are spelled out in the document are not active links to avoid the 
confusion of presenting duplicate links.
C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
Free online C#.NET source code for combining multiple PDF pages PDF document splitting, PDF page reordering and PDF page image and text extraction.
convert pdf into text file; converting image pdf to text
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
'Please have a quick test by using the following example code for text extraction from PDF file in VB.NET program. ' Open a document.
conversion of pdf image to text; convert pdf into text
iv 
Introduction  
It is estimated that up to 4% of the population relies on some sort of 
Assistive Technology to access electronic documents, emails and Web 
pages. Assistive Technology includes; Screen Reading software, 
Refreshable Braille displays, and Screen Magnifiers. In the United States 
alone that equals 12.5 million people. If electronic documents are not 
created with accessibility issues in mind, they become very difficult if not 
impossible to read or navigate for this large number of people.  
Accessibility to electronic documents is a right that is protected by both 
Federal and State law. Creating accessible electronic documents, including 
emails, is important to ensure access to persons with disabilities and the 
company or agency is protected against legal action. Additionally, it is just 
good business, when a very large segment of the population can equally 
participate and take advantage of the products or services that the 
company or agency provides. 
Disability Access Services of California Department of Rehabilitation has 
put together this list of seven easy steps to follow when creating emails in 
Outlook. Take a few moments to get acquainted with these seven simple 
steps to ensure that emails are fully accessible to everyone.   
C# PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in C#.net
Online C# source code for extracting, copying and pasting PDF The portable document format, known as PDF document, is of file that allows users to open & read
convert pdf file to text file; convert pdf to word to edit text
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
is designed to help .NET developers convert PDF to HTML are able to perform high fidelity PDF to HTML files preserve all the contents of source PDF file, like
batch convert pdf to txt; convert pdf to rich text format online
Step One: Choose HTML Format 
Microsoft Outlook gives the option of creating emails in one of three 
formatting styles; Plain TextRich Text or HTML. Since HTML supports 
semantic headings, images with alternative text, links, and lists it is the best 
format for ensuring the creation of accessible emails. Set HTML as the 
default email setting. 
To set HTML as the default setting in Microsoft Outlook 2007 in the main 
Outlook menu go to Tools – Options - Mail Format. In the Message 
Format area choose HTML from the drop down menu. Click OK.  
To set HTML as the default setting in Microsoft Outlook 2010 in the main 
Outlook menu go to the File tab, click Options, and then click Mail. Under 
Compose Message, select HTML from the drop down menu next to 
Compose message in this format. Click OK. 
Figure 1: Microsoft Outlook 2007 menu mapping to ensure HTML is the default format. 
C# Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF in
Convert OpenOffice Text Document to PDF with An advanced .NET control to change ODT, ODS, ODP forms to fillable PDF formats in Visual C# .NET.
convert pdf to text without losing formatting; convert pdf to text document
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
addition, texts, pictures and font formatting of source PDF file are accurately retained in converted Word document file. Why do we need to convert PDF to Word
convert pdf to text for; convert pdf to txt online
Step Two: Choose Appropriate Font Style and Size 
There are hundreds of fonts to choose from for email. However, not all 
fonts are created equal when it comes to accessibility. The font styles listed 
below are the most commonly recommended due to both their readability 
and availability across a variety of computer operating systems.  
Generally, sans serif fonts work best as screens with low resolution make 
serif fonts more difficult to discern.  
In order to ensure that emails are accessible to the largest audience 
possible, choose one of the following serif font styles for emails: 
Arial 
Verdana 
No matter which one of the font styles above is chosen, the font size should 
be at least 12 point or larger.  
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Separate source PDF document file by defined page range in VB.NET class application. Divide PDF file into multiple files by outputting PDF file size.
convert pdf to txt file; convert pdf to text file
Step Three: Use Good Contrast  
Good Contrast 
People who have low-vision or color-blindness have difficulty reading text 
on screens when text color does not strongly contrast with the background 
color. Over 5% of men have partial color blindness either having difficulty 
distinguishing red from green, or blue from yellow. Choosing poor color 
combinations can make reading a struggle. 
Readers with macular degeneration, glaucoma or other eye diseases may 
have great difficulty reading text which is small or which does not contrast 
strongly with the background.  
In short, always choose a color of text that has a high level of contrast from 
the background. Emails with low contrast can be difficult, if not impossible 
to read for people with low vision.  
Backgrounds 
While Outlook gives the option of changing the color or texture of the 
background, or even placing a picture behind text, it is recommended to 
keep the background white. Any shading in the background can make 
email difficult to read.  
If a background color is included, please ensure that the contrast with the 
accompanied text is appropriate. There are several color contrast testing 
tools that can be accessed free online to help determine the level of 
contrast in email. 
Step Four: Adding Illustrations 
Microsoft Outlook allows illustrations to be added to emails. Outlook 2007 
offers five options (Picture, Clip Art, Shapes, SmartArt and Charts), 
Microsoft Outlook 2010 adds a sixth option (Screenshots).  
To add an illustration, place the cursor where the illustration is to be 
inserted, go to the Insert tab and then choose the type.  
If navigating by keyboard - Alt, N, then tab to the correct illustration type.  
Wrap Text 
After inserting the illustration, Right Click on image (Shift+F10), pick Wrap 
Text, then choose In Line with Text from the context menu. Selecting In 
Line with Text will ensure that the image will be seen by screen reading 
software. 
Figure 2: Drop down menus for choosing 'In Line with Text' as the Text Wrapping option. 
Adding Alternative Text and Captions 
Alternative text and captions are read by screen readers allowing the 
content and function of the illustrations to be accessible to those with visual 
or certain cognitive disabilities. 
Microsoft Outlook 2007 
To add alternative text (‘Alt text’) to a Picture, Clip Art, or SmartArt image in 
Outlook 2007; Right Click (Shift + F10) on the image, click Size, choose 
Alt Text tab.   
Figure 3: Drop down menu after Right Clicking on a Picture. 
To add Alt text to Shapes in Outlook 2007, Right Click on the Shape, 
choose Format AutoShape, then choose Alt Text tab.  
Alt text cannot be added to a Chart in Outlook 2007. Instead Right Click 
on the Chart and enter a Caption. 
Microsoft Outlook 2010 
To add Alt Text to a Picture, Clip Art, SmartArt and Screenshot in Outlook 
2010; Right Click (Shift+F10) on the image, click Format Picture (or 
Object, or Chart), then choose Alt text. 
To add Alt text to Shapes in Outlook 2010, Right Click on the Shape, 
choose Format AutoShape, then choose Alt Text tab.  
To add Alt text to a Chart in Outlook 2010, Right Click on the Chart, 
choose Format Chart Area, then choose Alt Text tab.  
Figure 4: Alt Text menu screen for formatting a picture in Outlook 2010. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested