Progress Note Templates 
126 
b.  (Optional) Select the Show Global check box to include all global and company letter. 
c.  Click Search. 
d.  Click the letter link you want. 
Note: To save a letter as a favorite and add to the Letter list, click the Add as Favorite icon
to the left of the letter name.  
5.  Select other information based on the letter selected. Example: If printing a Clinical Note type 
letter, you must select the encounter. This allows you to generate a letter with data and progress 
note data from the encounter.  
If printing a Results letter type, you must select the specific result to include in the letter. 
6.  (Optional for Clinical Note type letters) Click the Select Narrative Template icon
to change the 
default narrative linked to the letter template for the provider on the encounter. 
Note: The Select Narrative Template icon
displays only if the letter type is a Clinical Note and 
the {CLINICAL_NOTE.NOTE} object is included in the letter template. You can create letter 
templates and attach a default narrative to a Clinical Note type letter template via the Clinical 
Letter Editor application in the Administration module. For Clinical Note type letters, the narrative 
linked to the letter template overrides the narrative attached to the progress note template.  
To search for a different narrative: 
a.  In the Search For box, enter the name of the narrative you want and click Search. 
Note: You can also search for global narratives, by selecting the Include Global Elements 
check box. 
b.  Click Select to the left of the narrative you want to attach to the letter. A message prompts to 
confirm the action. 
c.  Click OK. The selected narrative is set as the provider’s default for the letter template.  
Note: If the same letter template is used to create letters for encounters with the same 
provider, the letter template uses the default narrative linked to the provider.  
7.  (Optional) Click the Manage Favorite icon
to manage the narrative associations with letter 
templates for the provider on the encounter. 
Note: When the default narrative of the Clinical Note type letter template is linked to a provider 
specific narrative, the Manage Letter Favorites dialog box displays the Provider Linked icon
next to the letter. The Provider Linked icon
indicates that the provider has a different narrative 
linked to the letter template. You can click the Delete icon
to remove the provider specific 
narrative and restore the original narrative attached to the letter template.  
8.  (Optional) In the Notes box, enter a comment about the generated letter. 
Note: The Notes box is limited to 200 characters. 
Pdf to text converter - Library application class:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
www.rasteredge.com
Pdf to text converter - Library application class:VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
127 
9.  Enter the necessary information to include in the letter. 
10. Click an action option you want. The actions are described in the table below. 
LETTER ACTIONS 
Action 
Description 
Save 
Click to save and print the letter at a later date. 
The letter is saved in the Correspondence application and displays 
the Letter Generated entry. The name of the letter displays under 
the Name column and notes displays under the Document column 
of the Correspondence application. 
Print 
Click to print the letter. When a letter is printed, an entry is 
recorded with the date and time in the Correspondence 
application. 
Msg Center 
Point to the Arrow icon
next to Msg Center, and click the 
required option to attach the letter as a PDF to a ToDo, fax or mail 
the letter. 
Note: When a letter is saved, printed, faxed or attached to a ToDo, an entry is recorded in the 
clinical log.  
9.2   Changing Default Letter Narrative 
The Letter application allows you to change the default narrative attached to a Clinical Note type letter for 
the provider on the encounter. If the same letter template is used to create letters for encounters with the 
same provider, the letter template uses the default narrative linked to the provider.  
You can change the default narrative linked by clicking the Select Narrative Template icon
. However, 
the icon displays only if the letter is a Clinical Note type and the {CLINICAL_NOTE.NOTE} object is 
included when setting up the letter template.  
Tip: You can create a Clinical Note type letter template and attach a default narrative via the Clinical 
Letter Editor application in the Administration module. A narrative linked to the letter template overrides 
the narrative attached to the progress note template.  
When the letter template is linked to a different narrative for the provider, the Manage Letter Favorites 
dialog box displays the Provider Linked icon
next to the letter. You can click the Delete icon
to 
remove the provider specific narrative and restore the original narrative attached to the letter template.  
To change default narrative: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Clinical toolbar, click Letters
Library application class:Online Convert PDF to Text file. Best free online PDF txt
Online PDF to Text Converter. Download Free Trial. Convert a PDF to Text. Just upload your file by clicking on the blue button or drag
www.rasteredge.com
Library application class:C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
Text: Extract Text from PDF. |. Home ›› XDoc.PDF ›› C# PDF: Extract PDF Text. Enable extracting PDF text to another PDF file, TXT and SVG formats.
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
128 
3.  If an encounter is in context, Optum PM and Physician EMR displays the Letter Manager dialog 
box. If an encounter is not in context, Optum PM and Physician EMR displays the Select 
Encounter dialog to create an encounter. 
4.  Select the letter you want. You can use one of the following methods: 
If the letter is saved as a favorite, click the letter from the Letter list. 
If the letter is not in the letter list, click the Manage Favorites icon
to search for the required 
letter
To search for a letter:  
The Manage Favorites dialog box displays all letters that pertain to the group. The letters are 
organized based on the type of letter. You can browse the letters in the dialog box or search for 
a specific letter. 
a.  In the Search Text box, enter the name of the letter. 
Note: To delete the name in the Search Text box, click Clear
b.  (Optional) Select the Show Global check box to include all global and company letter. 
c.  Click Search
d.  Click the letter link you want. 
Note: To save a letter as a favorite and add to the Letter list, click the Add as Favorite icon
to the left of the letter name.  
5.  Select other information based on the letter selected. 
6.  Click the Select Narrative Template icon
to change the default narrative linked to the letter 
template for the provider on the encounter. 
7.  In the Search For box, enter the name of the narrative you want and click Search. 
Note: You can also search for global narratives, by selecting the Include Global Elements check 
box. 
8.  Click Select to the left of the narrative you want to attach to the letter. A message prompts to 
confirm the action. 
9.  Click OK. The selected narrative is set as the provider’s default for the letter template.  
9.3  Accessing the Correspondence Application 
The Correspondence application displays any correspondence your practice has had with the patient in 
context and with another physician regarding the patient in context. This includes items such as ToDo(s), 
email, phone calls, letters pertaining to the patient, patient education material given to the patient and 
more. This helps you to keep track of all communications associated with the patient in a central location. 
The Correspondence Application is accessible from the following locations: 
Name Bar > Corr button
Library application class:VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
PDF ›› VB.NET PDF: Extract PDF Text. Advanced Visual Studio .NET PDF text extraction control, built in .NET framework 2.0 and compatible with Windows system.
www.rasteredge.com
Library application class:VB.NET Create PDF from Text to convert txt files to PDF in vb.net
File from Text Using Visual Basic .NET Demo Code. Best VB.NET adobe text to PDF converter library for Visual Studio .NET project.
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
129 
Home module > Patient Info window > Documents tab > Correspondence tab 
Home module > Practice tab > Unprinted Correspondence link (Front Office Section) 
Financial  module > Correspondence tab 
Medical Record module > Correspondence pane 
To access the Correspondence application: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Patient Health History pane, click Correspondence. Optum PM and Physician EMR 
displays the Correspondence window with a list of patient correspondence.  
The table below describes the information displaying in the columns of the Correspondence window. 
You can click a column heading to sort the items on the window. 
CORRESPONDENCE COLUMNS 
Column 
Description 
Printed Date 
The original date the correspondence is printed or marked as 
printed. 
Note: You can click the Mark Printed action in the 
Correspondence application to mark a correspondence as printed. 
Created Date 
The created date displays the date the correspondence is created 
in MM/DD/YY, HH:MM:SS format. 
Type 
The correspondence type. For example, Patient Education 
Provided, Patient Portal, and Patient Visit Summary. 
Notes 
Displays notes entered in the Note field when manually entering 
the correspondence or creating a ToDo or Fax. Additionally, the 
columns display titles of patient education given to a patient or 
attached to a ToDo, names of letters created, name of specialty 
report attached, approval status of amendment requests made via 
the Patient Portal, and more. 
Encounter 
Displays the encounter date associated with correspondence. 
ToDo ID 
Displays the ToDo number associated with ToDo type 
correspondences. 
Operator 
Displays the operator who created the correspondence. 
Printed 
Indicates if practice management letters are generated. 
Documents 
Allows viewing documents attached to the correspondence. 
Letters 
Allows viewing letters attached to the correspondence. 
Activate/Deactivate Allows activating and deactivating a correspondence. 
Library application class:C#: How to Use SDK to Convert Document and Image Using XDoc.
Sample Code. Here's a snippet of sample code for converting Tiff to PDF file using XDoc.Converter for .NET in C# .NET program. Six
www.rasteredge.com
Library application class:C# Create PDF from Text to convert txt files to PDF in C#.net, ASP
Best C# text to PDF converter SDK for converting adobe PDF from TXT in Visual Studio .NET project. Use Text to PDF Converter Library DLLs in C#.NET.
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
130 
9.4  Customizing the Correspondence View 
You can define the view of the Correspondences window to show all correspondences including ToDo(s) 
and letters for a patient, or only clinical correspondences. 
To set your correspondence view: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Patient Health History pane, click Correspondence. Optum PM and Physician EMR 
displays the Correspondence window. 
3.  Click the Settings icon
. Optum PM and Physician EMR displays the Correspondence Settings 
dialog box. 
4.  Select the preferred view option. 
5.  Click Save
9.5  Adding a Patient Correspondence 
The Correspondence application allows you to add any correspondence including medical record 
disclosures associated with a patient. When recording a medical record disclosure, a dialog box displays 
to enter additional details such as date, information disclosed and more.  
Additionally, you can link a correspondence to a specific encounter or to a document uploaded to the 
patient's medical record. 
To add a patient correspondence: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Patient Health History pane, click Correspondence. Optum PM and Physician EMR 
displays the Correspondence window. 
3.  In the Patient Health History pane, click Correspondence. Optum PM and Physician EMR 
displays the Correspondence window. 
4.  Click +New Correspondence. Optum PM and Physician EMR displays the Add Correspondence 
dialog box. 
5.  By default, the Date box displays the current date. Change the date if necessary. 
6.  In the Type list, click the type of the correspondence. 
7.  In the Encounter ID  list, click the encounter to link to the correspondence. 
8.  In the Document list, click the attachment given to the patient. 
9.  By default, Active is set to Yes. 
Library application class:XDoc.Converter for .NET, Support Documents and Images Conversion
file converter SDK supports various commonly used document and image file formats, including Microsoft Office (2003 and 2007) Word, Excel, PowerPoint, PDF, Tiff
www.rasteredge.com
Library application class:VB.NET PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file
PDF barcode generation, PDF content extraction and metadata editing if they integrate this VB.NET PDF converter control with other Conversion of PDF to Text.
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
131 
10. In the Notes box, enter additional comments about the patient correspondence. 
11. Click Save. The correspondence is saved in the Correspondence window. 
9.6  Filtering Correspondence Items 
You can filter the list of patient correspondences by date and also view unprinted and inactive 
correspondences. 
To change the correspondences view: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Patient Health History pane, click Correspondence. Optum PM and Physician EMR 
displays the Correspondence window. 
3.  Do one of the following: 
To display by date range, click a date option from the Date list, and click Search 
Note: If you click Custom from the Date list, enter a date range in the To and From boxes, or 
click the Calendar icon
to select a date. 
To display only unprinted items, select the Show Unprinted Only checkbox.  
To display inactive items, select the Show Inactive checkbox. Inactive correspondences display 
the Set Active icon
enabling you to mark the item as active. 
9.7  Working with Patient Correspondences 
The Correspondence application allows you to view correspondences and any attachments, print 
correspondence items, and set the correspondence status to active or inactive.   
9.7.1  Viewing Correspondence Attachments 
You can view any documents or letters attached to patient correspondences in the Correspondence 
window. 
To view correspondences attachments: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Patient Health History pane, click Correspondence. Optum PM and Physician EMR 
displays the Correspondence window. 
3.  Do one of the following: 
Progress Note Templates 
132 
To view an attached document: Click the Document icon
to open the attachment in a new 
window. Click Close when you are done viewing the document to return to the Correspondence 
window. 
To view a letter:  Click the Letter icon
to open the letter in a new window. You can click Print 
to print the letter. 
9.7.2  Printing Correspondences 
You can print patient correspondences in the Correspondence window. 
To print a correspondence: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Patient Health History pane, click Correspondence. Optum PM and Physician EMR 
displays the Correspondence window. 
3.  Click All to select all correspondences or select the check box to the left of the correspondences 
you want to print. 
Note: Click None to remove the selection. 
4.  Click the Arrow icon
on the Actions menu above the correspondence list, and click Print 
Practice Letters 
5.  Click Print to print the selected letters. 
6.  When printing is completed, click Mark as Printed to mark the correspondence item as printed. 
Note: You can also mark a letter as printed, by clicking the Arrow icon
on the Actions menu, 
and then clicking Mark Printed. 
9.7.3  Activating and Deactivating Correspondences 
You can set items as inactive in the Correspondence window. Inactive items display the Set Active
icon. 
You can also change the status of an inactive item to active. 
To set an item as inactive or active: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Patient Health History pane, click Correspondence. Optum PM and Physician EMR 
displays the Correspondence window. 
3.  Do one of the following: 
Progress Note Templates 
133 
To mark a document inactive: Click Set Inactive icon
pertaining to the correspondence and 
then click OK to confirm the change. 
To mark an inactive document as active:  Click the Set Active icon
pertaining to the inactive 
correspondence and then click OK to confirm the change. 
9.8  Printing the Correspondence Log 
The Correspondence Log is a summary of all patient correspondences. 
To print the correspondence log: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Patient Health History pane, click Correspondence. Optum PM and Physician EMR 
displays the Correspondence window. 
3.  Click the 
Print Correspondence Log link above the work list. The application displays the log 
in a new window. 
Progress Note Templates 
134 
10  ToDo(s) 
10.1 Accessing the Messages application 
The Message application is a communication tool that allows you to manage customer, staff and patient 
communications. The Message application is a combination of the following features: 
ToDos- To Dos are Optum PM and Physician EMR's internal messaging system which serves two 
primary functions: assigning a coworker a task and communicating with the Optum PM and 
Physician EMR Support team. 
Mail- The Mail application is similar to any standard email application and allows you to send, 
receive, organize and reply to mail messages 
Queues - Queues allow you to send ToDos to a group of people instead of individual. 
Fax- The fax feature provides the ability to send and receive electronic faxes through Optum PM 
and Physician EMR.   
When a patient checks out from an appointment, the patient is automatically pulled into context and all 
ToDos for orders, prescriptions, referrals, educational handouts, and chart summary display as patient 
ToDos, enabling the person responsible to manage and complete the tasks efficiently. Patient related 
ToDos also display in the Correspondence and Open Activities section of the patient's medical record. 
The patient ToDos display based on the option set for your group. The options are as listed below. 
Display patient ToDos each time a patient checks out. 
Display a prompt that provides you the option of deciding if you want to view the patient ToDos. 
Support: Log a ToDo to the Support entity to change the settings based on your practice requirements. 
As a best practice, you can set up the following prior to creating a ToDo, mail or fax. 
To create pre-formatted content for ToDos, faxes and mail messages, set up templates via the 
Event Manager application in the Administration module. For more information on creating 
templates, see Administration Module > Setup > System > Event Manager in the Help system. 
To access the Messages application: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Clinical toolbar, click ToDo
. Optum PM and Physician EMR displays the New ToDo 
dialog box. 
Note: The New ToDo application is also accessible by clicking the ToDo icon
or the ToDo button in 
other applications accessed via the patient's medical record. 
Progress Note Templates 
135 
10.2  Creating ToDo(s) 
The ToDo application helps you communicate administrative and patient related tasks to yourself or to 
others by creating ToDos. It also allows you to communicate with the Optum PM and Physician EMR 
Support team. 
Note: You cannot log a ToDo for a patient marked as VIP unless you have the VIP overrides (VIP Patient 
Access Break Glass or VIP Patient Access) assigned to your profile. VIP status is set in the 
Demographic application of the Patient module and the overrides are set in the Operators and Roles 
application of the Administration module. 
The application supports the clinical workflow by providing the ability to create a ToDo by attaching PDF 
documents or links with patient information. This helps the provider coordinate patient care activities 
during a patient visit and electronically communicate that information in real time to front office and clinical 
staff in your practice. This also helps the clinical staff monitor and complete tasks efficiently as a patient 
goes through the appointment and ensures that no important tasks are left undone. 
When creating a ToDo, you can set priorities for responding to and taking action on tasks. All ToDos are 
saved in the following locations: 
The ToDos list of the persons involved in the ToDo, the owner of the ToDo, and the person who 
was assigned the ToDo. 
If the ToDo is for a patient, it is saved under: 
The Correspondence application of the Financial module 
The Correspondence application in the Medical Record module 
Open Activities section of the patient's medical record 
Example: If a provider assigns a ToDo to the front desk staff, the ToDo displays in the ToDo list of the 
provider and front desk person. If the ToDo pertains to a patient, the ToDo also display in the 
Correspondence application of the Financial module when the patient is in context, and the 
Correspondence and Open Activities section of the patient's medical record.  
Additionally, you can print the contents of a ToDo by clicking Print. 
Tips for Creating ToDos 
To send a ToDo to the Optum PM and Physician EMR Support department, set the Category list 
to Support Center. 
To send a ToDo about progress note templates to the Content team, set the Category list to 
Content, Type list to EHR and the Reason list to Templates
You cannot attach files from the patient's medical record if you set the ToDo Category to Support 
Center
To link a patient's chart summary, CCD, clinical items or a recall to a ToDo you must click the 
Link Patient Data link. However, the link only displays if you have a patient in context. 
You can also view clinical information pertaining to a patient by clicking Chart Viewer
Documents you may be interested
Documents you may be interested