Progress Note Templates 
146 
11.6 Viewing the Activity Log of a Patient Care Management Item 
The Patient Care Management application enables you to track all activity related to a patient's complete 
and pending care management items. It tracks activity by user, date and time stamps, and activity details. 
To view the activity log of a patient care management item: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Patient Health History pane, click Pt Care Mgt. Optum PM and Physician EMR displays the 
Patient Care Management window with all health maintenance and disease management items for 
the patient. 
3.  Click the Log icon
for the patient care management item. Optum PM and Physician EMR 
displays the Activity Log dialog box. The activity log displays the following entries in the table 
based on the action performed. 
PATIENT CARE MANAGEMENT ACTIVITY LOG 
Entry 
Description 
Patient Care 
Management 
Added 
Displays when the health maintenance or disease management 
item is added into the patient’s medical record. 
Patient Care 
Management 
Accessed 
Displays when the information pertaining to the health 
maintenance or disease management item is viewed. 
Patient Care 
Management 
Edited 
Displays when the information pertaining to the health 
maintenance or disease management item is updated. 
Patient Care 
Management 
Removed 
Displays when the information pertaining to the item health 
maintenance or disease management is removed from the list. 
Note: The above action entries are also recorded in the Clinical log. 
Convert pdf to text on - software application dll:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
www.rasteredge.com
Convert pdf to text on - software application dll:VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
147 
12  Recalls 
12.1 Recalls Overview 
12.1.1 About Recalls 
The Recall application helps enter appointment reminders for the patient. Most frequent recall types 
include reminders for annual physical exams, follow up visits and more. You can generate and print patient 
recall letters and envelope labels for any recall tracked in Optum PM and Physician EMR. Additionally, the 
application helps review and update recalls saved for the patient, and view the log for all activity pertaining 
to the recall. 
Example: A patient's annual physical exam is not booked, but entered as a reminder to book after 11 
months in the Recall application. Optum PM and Physician EMR tracks the saved recall after eleven 
months, generates, and sends a letter to remind the patient to book an appointment. 
When a patient schedules an appointment, you can manually link the recall to the appointment if 
necessary. If the appointment type scheduled is the same as the existing recall, Optum PM and Physician 
EMR links the appointment to the recall making it inactive. If the patient cancels an appointment linked to a 
recall, the recall changes to an active recall and displays on the Recalls/Letters Due link on the 
Dashboard. 
You can access the Recalls application from one of the following locations: 
Scheduling module > Recall tab 
Medical Record module > Recall
on the Clinical toolbar 
Note: You must have an encounter in context to access the Recall application from the Medical 
Record module. If an encounter is in context Optum PM and Physician EMR displays the Recall 
application. If an encounter is not in context, Optum PM and Physician EMR displays the Select 
Encounter dialog to create an encounter. 
The table below describes the columns of the Recalls application: 
RESULTS COLUMNS 
Column 
Description 
Recall Date The reminder date for booking the appointment. 
Case 
The case associated with the recall. 
Appointment  The reason for the appointment. 
Provider 
The preferred provider the patient wants to see during the appointment.  
Location 
The preferred location the patient wants to go for the appointment. 
software application dll:Online Convert PDF to Text file. Best free online PDF txt
Download Free Trial. Convert a PDF to Text. Easy converting! We try to make it as easy as possible to convert your PDF files to Text.
www.rasteredge.com
software application dll:VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
PDF ›› VB.NET PDF: Extract PDF Text. Advanced Visual Studio .NET PDF text extraction control, built in .NET framework 2.0 and compatible with Windows system.
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
148 
RESULTS COLUMNS 
Notes 
Additional comments recorded when creating the recall. 
Status 
The status of the recall. The recalls can be in of the following statuses: 
Active: These recalls are either not linked to an appointment or 
have not been manually deactivated by an operator. Operators 
can edit active recalls. 
Inactive: These recalls are not linked to an appointment and 
have been manually deactivated by an operator. An operator can 
edit inactive recalls. 
Completed:  These recalls are linked to an appointment. An 
operator cannot edit completed recalls.  
Edit
Allows you to update the recall details.  
Note: You can only update recalls in the Active and Inactive statuses. 
You cannot update recalls in the Completed status. 
Log
Allows you to view all activity related to the recall. 
12.1.2 Filtering Recalls 
By default, the Recalls application displays recalls in all three statuses. You can view recalls in the active 
status by selecting the Show Active Only check box. 
12.2 Adding Recalls 
The Recall application helps add reminders about follow up treatments and appointments the patient 
needs. This helps practices to generate reports about patients that need follow-up appointments and 
additional testing. Adding recalls, helps develop robust and responsive disease management and health 
maintenance programs for enhanced patient care outcomes. It also helps the practice generate revenue 
that might be lost when follow-up care is neglected or appointments are missed. 
You can generate and print letters for recalls from any of the following locations:  
Home module > Dashboard tab > Practice tab > Overdue Recalls and Letters link (Clinical 
section).  
Administration module > Practice tab > Print Batch Letters link (Daily Administration section). 
To add a recall: 
1.  Access the Recall application from one of the following locations: 
Scheduling module > Recall tab 
Medical Record module > Recall
on the Clinical toolbar 
software application dll:C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
Text: Extract Text from PDF. |. Home ›› XDoc.PDF ›› C# PDF: Extract PDF Text. Enable extracting PDF text to another PDF file, TXT and SVG formats.
www.rasteredge.com
software application dll:VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
Convert PDF to HTML. Convert PDF to SVG. Convert PDF to Text. Convert PDF to JPEG. Convert PDF to Png, Gif, Bitmap Images. File &
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
149 
Note: You must have an encounter in context to access the Recall application from the 
Medical Record module. If an encounter is in context Optum PM and Physician EMR displays 
the Recall application. If an encounter is not in context, Optum PM and Physician EMR displays 
the Select Encounter dialog to create an encounter. 
2.  Click +New Recall. Optum PM and Physician EMR displays the Add Patient Recall dialog box. 
3.  In the Time Frame list, click the time interval the patient is expected to return to the office. 
4.  In the Appointment Type list, click the reason for the patient recall. 
5.  In the Provider list, click the preferred provider the patient wants to see during the appointment. If 
there is no preference, click Any Provider from the list. 
6.  In the Location list, click the preferred location for the appointment. If there is no preference, click 
Any Location from the list. 
7.  In the Case list, click the case associated with the recall. If no case is associated with a recall, 
click Default. 
Note: If a recall is associated with a case, it is linked to the appointment when scheduled. For 
example, you can link workers compensation and auto accident cases to an appointment. 
8.  By default, the EMR Alert Status is set to No Alert. If required, add an alert to the recall by 
clicking either Soft Alert(Soft Alert: The soft alert displays in the Clinical Alerts dialog box 
accessible by clicking the Alert icon
on the Patient Detail bar.) or Pop Up Alert(Pop up Alert: 
The pop up alert displays when the patient medical record is launched. The alert displays each 
time the patient’s medical record is accessed and stops displaying when the alert is closed. You 
can also click the Alert icon
next to the patient’s chart number on the Patient Detail bar to view 
pop up alerts.). 
9.  In the Recall Notes box, enter additional comments about the recall. 
10. (Optional) From the Go To list, select the application to launch after the recall is saved. 
Note: You can set the go to application only when adding a recall from the Scheduling module. 
11. Do one of the following: 
Click Save to save the recall to the patient's record. 
Click Save and Add ToDo to attach the saved recall to a ToDo.  
Note: You can attach the saved recall to a ToDo only from the Recalls application in the 
Medical Records module. When creating an interoffice ToDo for a recall, the Type list displays 
EHR and the Reason list displays Recall Follow-up 
Note: For more information about generating and printing recall letters, see Home > Dashboard > 
Clinical > Recalls/Letters Due and Administration Module > Practice > Daily Administration > Print 
Batch Letters in the Help system. For more information on adding a recall, see Scheduling Module 
> Appointment Recalls in the Help system. 
software application dll:C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
C# PDF - Convert PDF to JPEG in C#.NET. C#.NET PDF to JPEG Converting & Conversion Control. Convert PDF to JPEG Using C#.NET. Add necessary references:
www.rasteredge.com
software application dll:VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
Convert PDF to HTML. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: PDF to HTML. Convert PDF to HTML in VB.NET Demo Code. Add necessary references:
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
150 
12.3 Updating Recall Details 
The Recall application helps update details on active and inactive recalls. You cannot update details of 
completed recalls.  
To update recall details: 
1.  Access the Recall application from one of the following locations: 
Scheduling module > Recall tab 
Medical Record module > Recall
on the Clinical toolbar 
Note: You must have an encounter in context to access the Recall application from the 
Medical Record module. If an encounter is in context Optum PM and Physician EMR displays 
the Recall application. If an encounter is not in context, Optum PM and Physician EMR displays 
the Select Encounter dialog to create an encounter. 
2.  Click the Edit icon
next to the recall you want to update, activate or deactivate. The application 
displays the Edit Patient Recall dialog box. 
3.  Make necessary changes to the available information. For example, select another provider if 
different from the provider set for the recall. 
4.  In the Active field, select Yes to activate the recall or select No deactivate the recall. 
5.  Click Save.  
12.4 Attaching a Recall to a ToDo 
The Recall application allows you to attach a new recall or existing recall to a ToDo. 
To attach a recall to a ToDo: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Clinical toolbar, click Recall
3.  If an encounter is in context, Optum PM and Physician EMR displays the Recalls dialog box. If an 
encounter is not in context, Optum PM and Physician EMR displays the Select Encounter dialog to 
create an encounter
4.  Click +New Recall to create a new recall or click the Edit icon
next to an existing recall. 
5.  Click Save and ToDo. Optum PM and Physician EMR displays the New ToDo dialog box. 
6.  Enter information pertaining to the ToDo. 
Note: When creating an interoffice ToDo for a recall, the Type list displays EHR and the Reason 
list displays Recall Follow-up. 
software application dll:C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net
easy for C# developers to convert and transform style that are included in target PDF document file original formatting and interrelation of text and graphical
www.rasteredge.com
software application dll:VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
VB.NET PDF - Convert PDF to MS Office Word in VB.NET. VB.NET Tutorial for How to Convert PDF to Word (.docx) Document in VB.NET. Best
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
151 
7.  Click Save
12.5 Viewing the Recall Log 
The Recall application tracks all activity related to deactivating, reactivating and linking to an appointment. 
The log displays the following information: 
Date and time of the action 
Action 
Operator name 
Status of the recall 
To view the recall log: 
1.  Access the Recall application from one of the following locations: 
Scheduling module > Recall tab 
Medical Record module > Recall
on the Clinical toolbar 
Note: You must have an encounter in context to access the Recall application from the 
Medical Record module. If an encounter is in context Optum PM and Physician EMR displays 
the Recall application. If an encounter is not in context, Optum PM and Physician EMR displays 
the Select Encounter dialog to create an encounter. 
2.  Click the Log icon
next to the recall. Optum PM and Physician EMR displays the Recall Audit 
Log to review all activity related to the recall. 
Progress Note Templates 
152 
13  Patient Education 
13.1 Patient Education Overview 
13.1.1 About Patient Education 
The Patient Education application provides access to a comprehensive list of patient education material to 
give to a patient based on the patient's condition and treatment options. The patient education material 
consists of material available through Krames and custom patient education material you have uploaded.  
Krames patient education material 
The patient education material available through Krames provides access to a database of healthcare 
advisories and clinical education handouts in different languages. The material is updated quarterly based 
on material received from Krames. 
Custom patient education material 
The custom patient education materials are uploaded for the practice via the Patient Education Editor 
application and are available for access from the Tree tab. 
Tip: To access the Patient Education Editor application, click Administration module > Clinical tab > 
Patient Education Editor link. 
Education handouts given to a patient is recorded in the Correspondence and the Progress Notes sections 
of the patient's medical record. 
13.1.2 Default Settings for the Patient Education Application 
The Patient Education application consists of four tabs. The four tabs include: 
Search tab- Allows you to search for patient education material available from Krames using 
keywords, ICD-9, ICD-10 or CPT codes. 
Tree tab- Allows you to search for both Krames material and material you have uploaded by 
navigating the tree structure. 
Favorites tab- Allows you to browse a list of favorite education material. 
Links- Allows you to access other online sites for professionally written material. 
You can set any of the above tabs as the default when you access the Patient Education application via 
the Patient Education Default list in the Set Chart Summary Defaults dialog box.  
Tip: To access the Set Chart Summary dialog box, access the Chart Summary, and click the Set Defaults 
icon
next to the View filter.  
13.1.3 Accessing the Patient Education Application 
To access the Patient Education application: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Progress Note Templates 
153 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Clinical toolbar, click Patient Education
3.  If an encounter is in context, Optum PM and Physician EMR displays the Patient 
Education/Clinical Reference dialog box. If an encounter is not in context, Optum PM and 
Physician EMR displays the Select Encounter dialog to create an encounter. 
13.2 Searching for Handouts 
The Patient Education application enables you to search patient education material available through 
Krames or material you have uploaded via the Patient Education Editor application.  
Tip: To access the Patient Education Editor application, click Administration module > Clinical tab > 
Patient Education Editor link. 
You can use the following two tabs to search for patient education material to give a patient. 
Search tab 
Tree tab 
Education handouts given to a patient is recorded in the Correspondence and the Progress Notes sections 
of the patient's medical record. 
13.2.1 Searching for Handouts via the Search Tab 
You can search for education material available from Krames using keywords, ICD-9, ICD-10 or CPT 
codes. 
To search via the Search tab: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Clinical toolbar, click Patient Education
3.   If an encounter is in context, the Patient Education/Clinical Reference dialog box displays and 
defaults to the tab set in the Patient Education Default list in the Set Chart Summary Defaults 
dialog box. If an encounter is not in context, Optum PM and Physician EMR displays the Select 
Encounter dialog to create an encounter. 
4.  Click the Search tab. 
5.  By default, the Search By option is set to Keywords. However, you can change the search option 
to CPT, ICD-9, or ICD-10 if necessary. 
Progress Note Templates 
154 
Support: You can set the default type when searching for a patient education material. To set the 
default search option for your practice, log a ToDo to the Support entity. 
If Keyword is selected, click the matching criteria from the Match list and enter the required 
word. 
If CPT, ICD-9, or ICD-10  code is selected, enter the full or partial code in the Match box. 
6.  By default, the age and gender criteria defaults to the information saved for the patient in context. 
However, you can change the age and gender selections if necessary. 
7.  In the Language list, click the language of the education material you want. 
8.  Click Search. A list of handouts matching the search criteria displays under the Search Results 
section. The results are categorized into Health Sheets, Discharge instructions and Lab tests. 
9.  Select the check box for one or more handouts you want. The handout displays in the Preview 
section of the window. If you select multiple handouts, the handout you select last displays in the 
Preview section. 
13.2.2 Searching for Handouts via the Tree Tab 
You can search for both Krames material and material you have uploaded by navigating the tree structure. 
To search via the Tree tab: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Clinical toolbar, click Patient Education
3.  If an encounter is in context, Optum PM and Physician EMR displays the Patient 
Education/Clinical Reference dialog box. If an encounter is not in context, Optum PM and 
Physician EMR displays the Select Encounter dialog to create an encounter. 
4.  Click the Tree tab. A list of specialties displays with handouts for each specialty. 
5.  Click the Plus icon
to search for the required handout under a specific specialty. 
6.  Click the required handout. The handout displays in the Preview section of the window. 
Note: You can view the handout in a different language by clicking the language from the Language list. 
13.3 Viewing and Managing Favorites 
The Patient Education application allows you to browse a list of favorite education material via the 
Favorites tab. The Favorites tab consists of a side bar allowing you to quickly view patient education 
material starting with the specific letter. Additionally, you can use the slide bar to move to a specific letter. 
To view and manage favorite patient education documents: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Progress Note Templates 
155 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Clinical toolbar, click Patient Education
3.  If an encounter is in context, Optum PM and Physician EMR displays the Patient 
Education/Clinical Reference dialog box. If an encounter is not in context, Optum PM and 
Physician EMR displays the Select Encounter dialog to create an encounter. 
4.  Click the Favorites tab. A list of favorite education material display in the All category. 
5.  Click the specific letter in the side bar to view a document that starts with a specific letter. You can 
also use the slide bar to move to a specific letter or click directly on the letter to view patient 
education documents that start with the letter. 
Note: Click the Sort A to Z icon
to sort the list of patient education documents in alphabetical 
order: Each category shows a maximum of 30 records. If more than 30 favorite patient education 
documents are available, Optum PM and Physician EMR displays page numbers to navigate and 
find the required document. You can navigate by clicking the page number or use the slider bar. 
13.4 Working with Handouts 
The Patient Education application enables you to print or attach the handout to a ToDo. When handouts 
are printed or send in a ToDo, Optum PM and Physician EMR logs an entry in the Correspondence 
application of the patient's medical record with the name and a copy of the handout and the patient's 
Optum Patient Portal account. 
When printing a handout you can preset the patient education document to display the name of the patient. 
This helps to quickly identify the correct document to give the patient when various documents are printed 
for multiple patients at once. To include the patient name in printed patient education documents, you must 
set the Print Patient Name on Patient Education to Yes in the Health Record Settings application.  
Note: The patient name displays only on patient education documents that open in the Patient Education 
window in HTML format. Patient education documents in PDF and Doc format does not display the 
patient’s name. 
13.4.1 Printing Handouts 
To print handouts: 
1.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application of the 
Clinical Today module. 
2.  In the Clinical toolbar, click Patient Education
Documents you may be interested
Documents you may be interested