Progress Note Templates 
36 
booking the appointment, the complaint displays in the Other Complaints section of the CC/HPI 
tab. You can link a template to an appointment type via the Appointment Types application in the 
Administration module. 
7.  Complete the note by navigating through each tab and section using the various data entry 
methods such as quick textpoint and click, and dictation. Additionally, you can use the optional 
and default features available in templates to document the patient encounter. 
8.  Click Save. The patient information documented in the template populates in the narrative on the 
left pane. Optum PM and Physician EMR saves the note in the Encounters and Progress Note 
applications. 
Note: If the note contains a file that requires transcription, it is saved in the Untranscribed Notes 
application and Open Encounters application of the Home and Clinical Today modules. You 
cannot sign a note that contains an untranscribed file. When the file is transcribed, the responsible 
provider must review and sign the note. When the transcribed file is signed, Optum PM and 
Physician EMR updates the encounter in the Encounters application and the note in the Progress 
Notes applications. 
9.  When the note is complete, you can sign the documented note using the provider’s digital 
signature. To sign the note, click the Sign icon
. Optum PM and Physician EMR displays the 
signature of the provider associated with the operator who documented the note. If a provider is 
not linked to the operator, Optum PM and Physician EMR displays the signature associated with 
the provider in the batch. 
Note: If the provider signing the progress note is not the responsible provider on the encounter and 
requires a co-signature, Optum PM and Physician EMR displays a message. The message is a 
reminder to change the responsible provider on the encounter. Example: The message displays 
when a Non-Physician Provider (NPP) sees the patient and documents the progress note instead of 
the provider on the appointment. 
Additionally, if two providers sign the note and have a digital signature linked, both signatures 
display in the note. 
Note: You can only include a digital signature in the progress note, if you activate the Progress 
Note option in the Provider Signature application in the Administration module. 
10. When the note is signed, you can prompt or automatically print the note, visit summary or generate 
and send a CCD to the Health Information Exchange (HIE). The actions that occur are based on 
the On Note Signing and the On Note Signing - CCD to HIE fields in the Health Record Settings 
application in the Administration module. 
Note: Your Optum HIE must have Open Access(Open Access: Open Access Service Oriented 
Architecture (SOA) is the core of Optum Health Information Exchange that enables HIEs to 
connect new and existing third party applications to the Exchange via exposed web services). and 
the XDS outbound interface activated to post the CCD. If you are connected to an Optum HIE and 
want to activate the XDS outbound interface, log a ToDo to the Support entity. When a CCD is 
posted to the HIE, Optum PM and Physician EMR updates the patient’s clinical log with the CCD 
Convert pdf file to text document - application software utility:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
www.rasteredge.com
Convert pdf file to text document - application software utility:VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
37 
Sent to HIE entry. A copy of the CCD posted to the HIE is also saved in the Documents 
application of the Medical Record module. 
Additionally, you can do any of the following based on your requirements: 
To expand the view of the narrative: 
Click the Expand icon
Note: Click the Expand icon
again to collapse the view of the narrative. 
To print a documented note: 
Click the Print icon
, and then click Print on the Narrative Template dialog box. 
To create a PDF of the documented note: 
Click the Print icon
, and then click PDF on the Narrative Template dialog box. 
To add an addendum to a note: 
Click the Add Addendum icon
, and enter additional notes in the Add Addendum dialog box. 
For more information on adding an addendum, see Medical Record module > Progress Note 
Templates > Managing Progress Note Templates
To lock and unlock a narrative to a progress note: 
Click the Pin icon
to lock in a narrative to a progress note template. This results in displaying 
the same narrative each time you access the progress note template. If you want to select a 
different narrative each time you access the progress note template, you can unlock the pinned 
narrative by clicking the Unpin icon
application software utility:C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
XDoc.PDF for .NET offers advanced & mature APIs for developers to extract text content from PDF document file in C#.NET class application.
www.rasteredge.com
application software utility:VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
this advanced PDF Add-On, developers are able to extract target text content from source PDF document and save extracted text to other file formats through VB
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
38 
To attach the documented note to a ToDo: 
Click ToDo. Optum PM and Physician EMR displays the New ToDo dialog box for you to enter 
the required information and click OK. A record of the ToDo is saved in the Open Activities 
section and the Documents application of the Medical Records module. 
Note: By default, the Type list displays EHR and the Reason list displays Other in the ToDo 
dialog box. 
To send a Progress Note via MDM Outbound Interface: 
To sign and send the note electronically to the HIE via the Medical Document Management 
(MDM) interface, click the sign and send note icon
. Optum PM and Physician EMR displays 
a message to confirm the action. 
Support: The sign and send note icon
is only available if the Document Export or HIE 
Document Export interface is activated for your company. To activate the interfaces, log a 
ToDo to the Support entity. 
To return to the Chart Summary: 
Click the Return to Chart Summary link. 
1.7  Documenting a Pregnancy Encounter 
1.7.1  About Documenting a Pregnancy Encounters 
The Optum PM and Physician EMR provides a variety of templates to document a pregnancy encounter. 
All templates use the patient case and episode care logic(About episode care: Episode care is a series of 
continuous follow up encounters related to a specific patient diagnosis such as pregnancy. You do not 
have to use the Copy Forward feature with the episode care logic. The episode logic automatically carries 
the information forward from note to note. However, it is important that you select the correct case to 
automatically pull information forward from the last encounter associated with the same case.), and are 
grouped under two categories. 
The categories include: 
OB Category templates 
ACOG Category templates 
Based on the type of visit during pregnancy, you can use a combination of templates from the OB category 
or use only the Antenatal Record (ACOG) template to document the entire pregnancy. If the pregnancy is 
documented using the OB category templates, use the OB category postpartum template to document the 
postpartum visit. If the pregnancy is documented using the ACOG category template, use the Post 
Partum(ACOG) template to document the postpartum visit. 
Warning 
You must carefully select between the OB category templates OR the ACOG category templates to 
document the entire pregnancy (from initial OB visit to confirm pregnancy until completion of the 
pregnancy). Using templates from both categories and switching between templates from both categories 
to document a pregnancy can result in hidden data in the narrative and reports. 
application software utility:VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
All object data. File attachment. Hidden layer content. Convert smooth lines to curves. VB.NET Demo Code to Optimize An Exist PDF File in Visual C#.NET Project.
www.rasteredge.com
application software utility:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Visual C# .NET PDF document splitter control toolkit SDK can not only offer C# developers a professional .NET solution to split PDF document file but also
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
39 
Additionally, you can use flow sheets, Estimated Gestational Age (EGA) alerts, orders and results, reports, 
EDD Calculators, patient education material, and more to facilitate pregnancy related appointments. 
Support: You must log a ToDo to the Support entity to display the EGA in alerts for your practice. EGA 
alerts are based on the Clinical EDD date entered on the template. 
1.7.2  Pre-Requirements for Documenting a Pregnancy Encounter 
Prior to documenting a patient encounter for a pregnancy, you must ensure that the correct appointment 
type and  encounter are linked to a pregnancy case. This is important to automatically copy forward the 
pregnancy information from note to note for the active case, and to file charges and claims correctly. For 
example, when you enter the Last Menstrual Period (LMP) and Clinical EDD once, the information is 
automatically carried through the notes linked to the active pregnancy case. 
You must set up the following prior to using the templates to document a pregnancy encounter: 
Create a new patient case that help identifies the template category you are using (for example: 
ACOG_Case) and set as the preferred case. This helps to link the correct case to the patient 
encounter. You can create a patient case from the following location: 
Patient module > Cases tab 
Note: Do not delete, deactivate or overwrite the existing default case for the patient. Use the 
default case at the end of the pregnancy to document other patient visits such as annual exams 
and non-pregnancy visits.  
Create a new encounter type (for example: ACOG_Visit). You can create a new encounter type 
from the following location: 
Administration module > Clinical tab > Encounter Types link (Daily Administration section) 
Note: You must select the Signed Note RequiredOffice Visit and Active check boxes in the 
Encounter Types application. 
Create a new appointment type (for example: ACOG_Appt) and link to the template and encounter 
type. This auto populates the correct encounter type and template when you open the Progress 
Note application to document the patient encounter. You can create a new appointment type, and 
link the template and encounter type from the following location: 
Administration module > Setup  tab > Appointment Types link (Scheduling section) 
Confirm that the correct appointment type and case are linked to the patient encounter. You can 
create or update encounter information from the following location: 
Medical Record module > Encounter link 
For the postpartum visit, create a new encounter and appointment type and link to the postpartum 
template from the same template category used for documenting the pregnancy. You must use the 
same case created for the pregnancy visit to pull forward information from the pregnancy to the 
postpartum visit. 
As a best practice, close the case after the final postpartum  visit. You must open a new case to 
link the appointment and encounter to document a new pregnancy. 
application software utility:C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
All object data. File attachment. Hidden layer content. Convert smooth lines to curves. Flatten visible layers. C#.NET DLLs: Compress PDF Document.
www.rasteredge.com
application software utility:VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
VB.NET Demo code to Append PDF Document. In addition, VB.NET users can append a PDF file to the end of a current PDF document and combine to a single PDF file.
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
40 
1.7.3  Episode Logic Fields in Antenatal Record (ACOG) Template  
The ACOG template consists of fields associated with the episode logic. Episode logic related fields 
automatically pull forward information from the last encounter linked to the same case.Listed below are 
fields associated with the episode logic in the ACOG template. 
Form A History 
FORM A EPISODE LOGIC FIELDS 
Section Name 
Medcin ID 
Description 
Menstrual History 
1005442 
Menarche age 
1001721 
Frequency of periods 
1001722 
Period Duration 
1001746 
Regular periods 
110285 
Date of previous menstruation 
1001720 
Certainty of menstrual date 
12776 
HCG, Positive Pregnancy Test 
123641 
Hormone BC at conception 
Form B Current 
FORM B EPISODE LOGIC FIELDS 
Section Name 
Medcin ID 
Description 
Genetic 
Screening/Teratology 
Counseling 
3582 
1. Age 35+ during pregnancy 
30325 
2. THALASSEMIA 
32263 
3a. MENINGOMYELOCELE 
32604 
3b. SPINA BIFIDA 
277566 
3c. FETAL ANENCEPHALY 
33162 
4. CONGENITAL HEART 
DEFECT 
30421 
5. DOWN SYNDROME 
32001 
6. TAY-SACHS DISEASE 
32029 
7. CANAVAN'S DISEASE 
32305 
8. FAMILIAL 
DYSAUTONOMIA (RILEY-
DAY SYNDROME) 
272871 
9a. SICKLE CELL DISEASE 
30360 
9b. SICKLE CELL TRAIT 
application software utility:VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Separate source PDF document file by defined page range in VB.NET class application. Divide PDF file into multiple files by outputting PDF file size.
www.rasteredge.com
application software utility:C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
document file, and choose to create a new PDF file in .NET deleting, PDF document splitting, PDF page reordering and PDF page image and text extraction.
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
41 
FORM B EPISODE LOGIC FIELDS 
30315 
10. HEMOPHILIA 
39952 
11. BLOOD DISORDERS 
32350 
12. PROGRESSIVE 
MUSCULAR DYSTROPHY 
30410 
13. CYSTIC FIBROSIS 
31992 
14. HUNTINGTON'S CHOREA 
32639 
15a. MENTAL RETARDATION 
312228 
15b. AUTISTIC DISORDER 
38282 
15b. FRAGILE X SYNDROME 
211342 
16. CHROMOSOMAL 
ANOMALIES 
34579 
17. MATERNAL CONDITION 
AFFECTING FETUS / 
NEWBORN 
211372 
18. NEONATAL ENDOCRINE 
AND METABOLIC 
DISTURBANCES 
1013870 
19. Other child with birth 
defect not listed 
281567 
20a. History of Stillbirth 
281568 
20b. History of Neonatal 
Death 
1854 
20c. History of Abortion 
120934 
21. Taking medication since 
start of pregnancy 
1010702 
22. Other Risk Factors 
1013871 
Comments/Notes regarding 
Risk Factors 
Father's Ethnicity 
1003308 
African American 
1003309 
Ashkenazi Jew 
1003310 
Asian 
1003311 
Caucasian 
1003312 
French Canadian 
1003313 
Hispanic 
1003314 
Mediterranean 
Progress Note Templates 
42 
FORM B EPISODE LOGIC FIELDS 
1013772 
Other Ethnicity 
Infection History  
124219 
1. tuberculosis during 
pregnancy 
4410 
2. genital herpes during 
pregnancy 
3479 
3a. recent infection 
3892 
3b. recent severe illness or 
injury 
1003275 
3c. rash since LMP 
4093 
4. viral hepatitis 
124214 
5a. gonorrhea during 
pregnancy 
124215 
5b. chlamydia during 
pregnancy 
1014112 
5c. HPV during pregnancy 
3819 
5d. HIV-positive during 
pregnancy 
120364 
5e. syphilis during pregnancy 
1013874 
Comments regarding Infection 
Risk 
Physical Exam 
1003482 
Date Performed 
1014213 
HEENT 
1006652 
FUNDI 
6782 
TEETH 
6920 
THYROID 
7065 
BREASTS 
7010 
LUNGS 
7105 
HEART 
7358 
ABDOMEN 
1014212 
EXTREMITIES 
6142 
SKIN 
6963 
LYMPH NODES 
1014214 
VULVA 
7544 
VULVA CONDYLOMA 
(Condyloma Acuminatum) 
Progress Note Templates 
43 
FORM B EPISODE LOGIC FIELDS 
7543 
VULVA CONDYLOMA 
(Condyloma Latum) 
206281 
VULVA LESION 
7552 
VAGINA 
1013875 
VAGINAL INFLAMMATION 
7557 
VAGINAL DISCHARGE 
7583 
CERVIX 
1013876 
CERVICAL INFLAMMATION 
206280 
CERVICAL LESION(S) 
9427 
UTERUS SIZE 
1013877 
UTERINE FIBROID(S) 
7603 
ADNEXA 
1011801 
ADNEXAL MASS(ES) 
7614 
RECTUM 
263074 
Diagonal Conjugate (___ cm) 
1014399 
Diagonal conjugate reached 
1013878 
AVERAGE ISCHIAL SPINES 
263076 
PROMINENT ISCHIAL 
SPINES 
1013879 
BLUNT ISCHIAL SPINES 
1013882 
CONCAVE SACRUM 
1013883 
STRAIGHT SACRUM 
1013884 
ANTERIOR SACRUM 
1013885 
SUBPUBIC ARCH 
1013887 
WIDE SUBPUBIC ARCH 
1013888 
NARROW SUBPUBIC ARCH 
290925 
GYNECOID PELVIC TYPE 
11454 
Use text box below to 
document details of pertinent 
positives selected above. 
Form C Flowsheet 
FORM C EPISODE LOGIC FIELDS 
Section Name 
Medcin ID 
Description 
Progress Note Templates 
44 
FORM C EPISODE LOGIC FIELDS 
Alerts/Problems 
1002846 
Risks/Alerts/OB Problems 
history 
Vital Signs 
1001717 
LMP 
291410 
Estimated Gestational Age 
1001718 
EDD By LMP (Calc) 
1003316 
Weight @ LMP 
-2002 
Body Mass Index @ LMP 
Current 
Pregnancy Data 
1003667 
Primary OB Provider 
1003671 
Delivery Plan 
1003689 
Hospital Choice 
193365 
Anesthesia Plans 
193375 
Baby's Physician 
193355 
Breast or Bottle Feeding Plan 
193379 
Contraception Plans 
1003822 
Other Current Pregnancy Info 
Plan 
19467 
Plan 
Form D Tests 
FORM D EPISODE LOGIC FIELDS 
Section Name 
Medcin ID 
Description 
Prenatal Test Data 1000296 
Test Date 
81106 
ABO Blood Type 
22617 
Rh 
12290 
Coombs Test 
12007 
Mean Corpuscular Volume 
(MCV) 
12004 
Hemoglobin 
12006 
Hematocrit 
12024 
Platelets 
12449 
Sickle Cell Test 
18996 
Serum HCG, Quantitative 
12131 
Coagulation Studies 
12251 
Rubella Antibody Titer 
Progress Note Templates 
45 
FORM D EPISODE LOGIC FIELDS 
28607 
Syphilis Serology (RPR) 
103156 
Varicella-Zoster Antibody 
320047 
HIV Antibodies 
13051 
Cervical Pap Smear 
22614 
TORCH 
17826 
Chlamydia trachomatis 
17824 
Neisseria gonorrhoeae 
12349 
Hepatitis B Surface Antigen 
18510 
Hepatitis C Antibodies 
12315 
Hemoglobin Electrophoresis 
13117 
Tuberculin PPD 
17276 
Urine Culture 
18518 
Cystic Fibrosis 
18122 
Tay-Sachs 
229798 
Familial Dysautonomia 
229936 
Screening For Disease Carrier 
Status 
13068 
Chromosome Studies (1st Tri 
Aneuploidy Risk Assess) 
22609 
Maternal Serum Screening 
(QUAD) 
18326 
Amniocentesis 
103070 
Amniotic Fluid Karyotype 
22466 
Amnio Alpha-fetoprotein 
18407 
Chorionic Villus Sampling 
109434 
Chorionic Villus Karyotype 
40126 
Rhogam administered 
225487 
Streptococcus Group B 
320015 
1-Hour Glucose (Diabetes 
Screen) 
12790 
3-Hour Glucose Tolerance Test 
222943 
Biophysical Profile 
19290 
Nonstress Test 
22684 
Basic OB Ultrasound 
Documents you may be interested
Documents you may be interested