Progress Note Templates 
86 
For more information on the Quick Picks application, see 
Administration Module
> Setup > 
Financial > Quick Picks
To display the Customer Order questions link in the lab order form and set additional order 
questions for a test, you must define the questions via the  Order Questions application in the 
Administration module. For more information, on the Order Questions application, see 
Administration Module
> Clinical > Daily Administration > Managing Order Questions
To include additional questions on a lab order form, you must define the additional fields via the 
Order Questions application in the Administration module. For more information on the Order 
Questions application, see Administration Module > Clinical > Daily Administration > Managing 
Order Questions
Note: The Custom Order Questions link in the Order form is unavailable if the facility selected 
has an associated lab specific compendium such as Lab Corp. However, if the facility does not 
have a lab specific compendium associated, but have additional fields defined via the Order 
Questions application, Optum PM and Physician EMR activates the Custom Order Questions 
link.  
To display commonly used facilities, you must set your favorite facilities via the Favorite Labs 
application in the Administration module.  For more information on the Favorite Labs application, 
see Administration Module > Clinical > Daily Administration > Managing Favorite Facilities. 
To create a new order: 
Creating a new order consists of the steps listed below. Click on the links for more details. 
1.  Access the New Orders application and select an encounter. 
To access the New Orders application and select an encounter: 
a.  Access the Medical Record module using one of the following methods: 
Pull the patient into context, and click the Medical Record module. 
If the patient has an appointment, click the patient name in the Appointments application 
of the Clinical Today module. 
b.  In the Clinical toolbar, click Orders
c.  If an encounter is in context, Optum PM and Physician EMR displays the New Orders dialog 
box. If an encounter is not in context, the Select Encounter dialog box displays for you to 
create a new encounter. 
d.  By default, the Encounter list defaults to the encounter date selected or created. 
2.  By default, the Status is set to Open. 
3.  By default, the order type defaults to the option selected in the Default Order Type list in the Set 
Chart Summary Defaults dialog box. Change the order type, if necessary. 
Note: You can only select one order type per order and must select the correct type to view 
pertinent tests. 
Convert pdf to txt file - software Library dll:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
www.rasteredge.com
Convert pdf to txt file - software Library dll:VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
87 
4.  By default, the Ordering Physician list displays the provider associated with the encounter. 
5.  Select the facility to send the order. 
About Facilities 
By default, the Facility list displays the default facility set for the order type. If a default facility is not 
set, you can select a facility from the favorite list or search for the facility. 
You can manage favorite facilities by clicking Manage Favorites icon
next to the Facility list. This 
helps to add or remove facilities from the provider's favorite list. Each facility location is associated 
with a compendium supported by Optum PM and Physician EMR. If a default facility for the order 
type is set, the 
icon displays next to the facility. You can point to the icon to view the default 
order type for the facility. 
To search for a facility: 
a.  Click the Search icon
next to the Facility list. 
b.  Enter the name of the facility, phone number, city, state, or zip code in the specific boxes.  
Note: If you are searching for a facility by name, you must enter at least two characters for 
the name.  
c.  Click Search. A list of facilities displays matching the search criteria. 
d.  Click the facility you want.  
Note: You can add a facility from the search results to the favorite list by clicking the Add 
as Favorites icon
. When a facility is added to the favorite list, Optum PM and Physician 
EMR displays the On Favorites icon
indicating that the facility is in the favorite list. 
6. Select the provider to whom you wish to route results.  
The Copy Result To list includes all providers in the group, patient’s active providers, and 
providers listed in the Refer Provider From  and Refer Provider To lists in the Quick Picks 
application of the Administration module. You can select a provider from the list or search for a 
provider. 
To search for a provider: 
a.  Enter the last name, UPIN, or NPI in the specific boxes. 
b.  Enter other information such as first name, city, state, or zip code, if known. 
c.  Click Search. Optum PM and Physician EMR displays a list of providers matching the 
search criteria. 
d.  Click the provider you want. Providers selected from the search results displays under the 
Current Encounter section in the Copy Result To list. 
7. Select the diagnoses associated with the order and re-order to place the primary diagnosis 
code as the first code on the order 
To re-order diagnoses: 
software Library dll:Online Convert PDF to Text file. Best free online PDF txt
from other C# .NET PDF to text conversion controls, RasterEdge C# PDF to text converter control toolkit can convert PDF document to text file with good
www.rasteredge.com
software Library dll:C# PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file formats
Allow users to convert PDF to Text (TXT) file. It's easy to be integrated into your C# program and convert PDF to .txt file with original PDF layout.
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
88 
a.  Click the Re-Order icon
next to the Diagnosis list. Optum PM and Physician EMR 
displays the Re-Order Diagnosis dialog box. 
b.  Click and drag to order diagnoses in the required order. 
c.  Click Close
About Diagnoses: 
The Diagnosis list consists of the three sections described below.  
Current Encounter section- Displays diagnoses you selected from the progress note or the 
search results. 
Problem List Section- Displays active diagnoses in the patient's problem list. 
Favorites Section- Displays diagnoses added as a favorite. 
8.  You can select a diagnosis from the list or search for the required diagnosis. The diagnoses are 
included in the order form in the sequence selected. 
To search for a diagnosis: 
a.  Click the Search icon
next to the Diagnosis list. Optum PM and Physician EMR 
displays the Diagnosis Search dialog box. 
b.  Enter a full or partial keyword, ICD code, or a SNOMED code to search for a diagnosis. If 
searching by SNOMED code, you must enter “SCT” as the prefix. 
c.  Click Search. Optum PM and Physician EMR displays a list of diagnoses that match the 
search criteria. Diagnoses with additional modifiers are indicated with a Plus icon
 
d.  Click the diagnosis you want.  
Note: You can add a diagnosis as a provider's favorite by clicking the Add As Favorite icon
The favorite diagnosis is indicated with the On Favorites icon
. You can manage the favorite 
diagnoses by clicking the Manage Favorites icon
next to the Search button. 
Note: You can manage favorite diagnoses by clicking the Favorites icon
next to the Diagnosis 
list. 
9.  In the ABN given to Pt field, select Yes or No to indicate if an Advanced Beneficiary Notice 
(ABN)(ABN: Also known as a waiver of liability, is a notice you must provide when offering 
services or item that Medicare may not cover. It also notifies that the patient is responsible for the 
payment if denied by Medicare) was given to the patient. 
Note: For Advanced Beneficiary Notices, see the CMS website (http://www.cms.gov). 
10. Enter order information. 
To enter order information: 
a.  In the Due Date box, enter the date the order is due in MM/DD/YYYY format, or select the 
time period from the list. Selecting the time period automatically calculates the due date. 
b.  In the Coll. Date & Time box, enter the date and time for collecting the specimen. 
software Library dll:VB.NET Create PDF from Text to convert txt files to PDF in vb.net
Batch convert editable & searchable PDF document from TXT formats in VB.NET class. Able to copy and paste all text content from .txt file to PDF file by keeping
www.rasteredge.com
software Library dll:C# Create PDF from Text to convert txt files to PDF in C#.net, ASP
Free .NET library for creating PDF from TXT in both C# C#.NET class source code for creating PDF document from Convert plain text to PDF text with multiple fonts
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
89 
c.  In the Time of Day list, click the time of the day for completing the order. 
d.  Select Single Order or Repeat to indicate if the order is a single order or must be repeated. If 
the frequency is set to Repeat, record additional details about the tests that must be repeated 
in the Test Frequency dialog box. 
Note: The fields in the Test Frequency dialog box is based on the frequency selected. You 
can select DailyWeeklyMonthly, or Yearly from the Frequency list. 
e.  In the Patient Notes box, enter notes about the order you want to display on the order form. 
11. Select or search for the required test. 
The New Test section displays favorite tests for the order type, provider, and facility selected. You 
can select a test from the list or search for a different test. 
To search for a test: 
a.  Click the Search icon
in the New Test section. 
b.  The Search For list defaults to the order type selected. 
c.  By default, the Search Field list displays Description.  
Note: The options in the Search Field list are based on the order type you select. If you are 
searching for a lab type order test, you can search by Logical Observation Identifiers Names 
and Codes (LOINC) code and order code. If you are searching for a procedure type order test, 
you can search by CPT code. 
d.  By default, the Search Terms list displays Contains. However, you change the option to 
Begins with if necessary.  
e.  In the Search Text box, enter the keyword. 
f.  Click Search. Optum PM and Physician EMR displays a list of tests that match the selected 
order type and the compendium associated with the facility. 
software Library dll:C# WPF PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to other
2. To TIFF. Export PDF to TIFF file format. 3. To TXT. Export and convert PDF to TXT file. 4. To Image. Convert PDF to image formats, such as PNG, JPG, BMP and
www.rasteredge.com
software Library dll:VB.NET PDF - WPF PDF Viewer for VB.NET Program
are allowed to view PDF on VB.NET project, annotate PDF document with various notes and shapes, convert PDF to Word document, Tiff image, TXT file and other
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
90 
Note: When searching for a test, Optum PM and Physician EMR searches the compendium 
associated with the facility.  
g.  Click the test you want.  
Note: If a facility is not is selected and the order type is set to lab, Optum PM and 
Physician EMR searches the default master compendium. You can also click the Manage 
Favorites icon
in the New Test section to add and manage provider favorite tests. You 
must always have an order type selected in order to view tests for the order type. 
12. Enter test information. 
To enter test information: 
a.  (Optional) Click the Custom Order Questions link to enter additional information for the test. 
Only fields with information display in the order form. 
Note: The Custom Order Questions link is unavailable if the facility selected has an 
associated lab specific compendium such as Lab Corp. However, the Custom Order 
Questions link will display if additional fields are defined via the Order Questions 
application. 
b.  Answer the Ask at Order Entry (AOE) questions(AOE: Ask at Order Entry (AOE) represent 
questions you must provide to the lab when sending an order electronically, or submitting a 
printed order. The AOE questions are based on the compendium associated with the facility 
and the test selected), if available.  
Note: If a facility is not selected for the order, Optum PM and Physician EMR displays tests 
and associated AOE questions from the Optum PM and Physician EMR master 
compendium. By default, a test that is a part of the Optum PM and Physician EMR 
compendium includes the fasting information as part of the AOE questions. 
c.  In the Urgency field, select Routine or Stat based on the urgency level of the order. Select 
Routine for standard orders and Stat if results must be processed immediately. 
d.  In the Fasting field, select the option based on the fasting requirements for the test. 
e.  In the Test Note box, enter notes specific to the test to display on the order form. 
Note: You can also click the Manage Favorites icon
next to the Test Note box to add and 
manage provider favorite test notes. 
13. Click Add Test>>.  The test is added to the Tests Summary section. You can edit, view notes 
pertaining to the test or remove a test from the Test Summary section. 
Note: If creating an order that includes two or more tests with different settings, a message 
prompts indicating that there is a conflict with the setting and provides you the ability to assign 
common settings for all tests. However, if you want each test to have different settings, you must 
create separate orders for each test. 
software Library dll:VB.NET PDF - Convert PDF with VB.NET WPF PDF Viewer
2. To TIFF. Export PDF to TIFF file format. 3. To TXT. Export and convert PDF to TXT file. 4. To Image. Convert PDF to image formats, such as PNG, JPG, BMP and
www.rasteredge.com
software Library dll:C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
Create writable PDF from text (.txt) file. HTML webpage to interactive PDF file creator freeware. Create multipage PDF from OpenOffice and CSV file.
www.rasteredge.com
Progress Note Templates 
91 
14. Select the option to process the order. Each option is described in the Order Actions table below. 
ORDER ACTIONS 
Action 
Description 
Send 
Sends the order electronically via the Health Level (HL7) interface 
to the selected facility. 
Note: The Send option is enabled only if an order interface is set 
up for the selected facility and your practice. Optum is currently in 
the process of implementing electronic orders for different 
interfaces. 
Print 
Displays the order in PDF format enabling you to print. If an order 
has multiple tests, Optum PM and Physician EMR prints all tests 
at once. If the ABN given to Pt is set to Yes at the time the order 
is created, the ABN also displays after the order form to print. 
Note: If your group is not activated to send orders electronically, 
Optum PM and Physician EMR defaults to the Print option. 
Fax 
Displays the Fax application allowing you to enter the required 
details to fax the order to the facility. The fax number defaults to 
the number saved in the Favorite Labs application for the facility. 
If a fax number is not available for the lab, you must select the fax 
number from your address book. 
ToDo 
Enables you to create a ToDo referencing the order. Example: The 
provider may order the Finance department to call the insurance 
to approve the charge for the order. 
Record 
Saves the order to send or print at a later time. 
Mark Complete 
Marks the selected tests or the entire order as complete.   
Note: By default, selecting the Mark Complete check box, selects 
check boxes pertaining to all tests included in the order. 
15. Do one of the following: 
Click Save to generate the order number and save the order.  
Click Save & New to save the current order to the patient's medical record and enter a new 
order without having to leave the New Orders dialog box.  
Progress Note Templates 
92 
4  Referrals and Authorizations 
4.1  Creating Referrals 
The Referrals and Authorizations application enables providers to create inbound and outbound referrals 
and associated authorizations directly via the patient's medical record. You can provide data about the 
patient’s condition and needs, referring and referred to provider details, treatment authorization data, and 
referral dates and ranges when creating referrals. Referrals enable you to track patient compliance with 
the referral instructions and eliminating the need for paper work. 
Note: You can set the Referrals and Authorizations application to default to a referral type when creating a 
batch. 
A patient's active referrals are linked to an appointment. A referral linked to the patient's appointment is 
also linked to the claim that is submitted for this appointment. Each time a referral is linked to a charge; 
Optum PM and Physician EMR automatically deducts one visit from the patient’s total authorized visits. 
Support: Referrals and authorizations in "pending" status does not display in the Authorization list of the 
Additional Claim Information dialog box. This prevents you from linking an incomplete referral or 
authorization to a claim. However, if you want this feature activated for your practice, log a ToDo to the 
Support entity. 
All referrals added via the Referrals and Authorizations application displays in the patient medical record 
as well as the Referrals and Authorizations application of the Patient module, and vice versa. 
4.1.1  Accessing the Referrals and Authorizations Application 
To access the Referrals and Authorizations application: 
There are several ways to access the Referrals and Authorizations application: 
Click the Patient module and then click the Referrals and Authorizations  tab. 
Click the Refer
on the Name Bar. 
Click the Medical Record module and then click Referrals
on the Clinical toolbar. 
4.1.2  Creating an Outgoing Referral 
Outgoing referrals are requests made by the physician to specialists, ancillary providers or clinics. Most 
Primary Care physicians create outgoing referrals; however, many specialists refer out for ancillary 
services and/or for consults with other specialties. 
Example 
If a Primary Care Physician (PCP) sends a patient to a Dermatologist to treat a psoriasis condition, the 
PCP gives the patient a referral, which is referred to as the outgoing referral. 
Note: The authorization number, provider information, from and to dates and number of authorized visits 
are mandatory information required to link a referral to a charge. 
To create an outgoing referral: 
1.  Access the Chart Summary. 
Progress Note Templates 
93 
2.  In the Clinical toolbar, click Referrals
. Optum PM and Physician EMR displays the Referral and 
Authorization dialog box. 
3.  If necessary, select Outgoing Referral. (The default selection for the field is set in your batch.) 
4.  The Referral From  list defaults to the billing provider set in your batch if the Default Referral to 
Billing Provider list is set to Yes in the batch. However, you can select a different provider if 
needed.   
5.  From the Referral To list, select the provider to whom you want to refer the patient. You can also 
click the Search icon
to search for a provider. 
Note: The Referral To list displays the providers in your Refer Provider To quick pick list. The 
quick pick list is set up via the Quick Picks application. The Quick Picks application is accessible 
by clicking the Administration module, Setup tab and then clicking the Quick Picks link under the 
Financial section. 
6.  If the provider you are referring to is within the same practice (internal), Optum PM and Physician 
EMR automatically populates the information in the Group and Specialty lists. If the provider is 
outside the practice (external), you must select the provider's group and specialty. 
Note: If an internal referral for a provider is within the same parent company and is available 
within Optum PM and Physician EMR, the referral that is entered as an outgoing referral and the 
incoming referral at the specialist location will be the same. Additionally, for multi-group practices 
if the provider selected is within the same practice, but a different group, Internal displays next to 
the Group list. If the provider selected is outside the practice, External displays next to the Group 
list. It is important to select a specialty when creating an outgoing referral. 
7.  By default, the Transition of Care list is set to Yes to indicate that the outgoing referral is a 
transition of care to another provider. However, you can change the option if necessary. 
8.  If you need to enter an authorization for the referral, in the Authorization section: 
a.  Enter the authorization date in the Auth. Date box or click the Calendar icon
to select the 
date from the calendar. 
b.  Enter the authorization number in the Authorization # box. Do not use symbols. 
Note: If you need to send the referral number instead of an authorization number, select 
Referral # as the qualifier. 
Progress Note Templates 
94 
The authorization number prints in box 23 of the HCFA claim form. 
c.  Enter the dates for which the authorization is valid in the From  Date and To Date boxes. 
d.  Select the authorization type: 
Visits: Authorizes a set number of visits. When a charge for a visit is entered into the 
system, Optum PM and Physician EMR automatically deducts a visit from the remaining 
visits that are authorized. 
Amount: Authorizes a set monetary amount. Optum PM and Physician EMR does not 
calculate and deduct a dollar amount when charges are saved for the patient. 
Hours: Authorizes a set number of hours. Optum PM and Physician EMR does not calculate 
and deduct the time when charges are saved for the patient. 
e.  Enter the authorized amount in the VisitsAmount or Hours box. (The box displayed is linked 
to the authorization type selected.) 
f.  (Optional) Click + Notes to enter comments related to the authorization. 
g.  Click Save. Optum PM and Physician EMR saves the referral. 
4.1.3  Creating an Incoming Referral 
Incoming referrals are generally received by specialty physicians and must be processed during check-in 
or on a pre-visit basis. The referral is necessary for the specialty provider to receive appropriate payment. 
Example 
If a women's health care specialist receives a referral from an outside company to treat a patient for 
polycystic ovarian syndrome, the referral is referred to as an incoming referral. 
Note: For multi-group practices, if the provider who entered the outgoing referral is from the same group or 
within the same parent company, you can link to the existing referral without having to re-enter the referral 
for the patient. If a referral already exists for the incoming visit, it may be selected from the list and 
updated as required. 
To create an incoming referral: 
1.  Access the Chart Summary. 
2.  In the Clinical toolbar, click Referrals
. The Referral and Authorization dialog box displays. 
3.  If necessary, select Incoming Referral. (The default selection for field is set in your batch.) 
Optum PM and Physician EMR displays a list of any existing referrals. 
4.  Click New. Optum PM and Physician EMR displays the incoming referral fields. 
Progress Note Templates 
95 
5.  From the Referral From  list, select the provider referring the patient. Alternatively, click the 
Search icon
to search for a provider. If you use the search to select a provider, Optum PM and 
Physician EMR automatically adds the provider to the Providers application of the Patient module. 
Note: The Referral From list displays the providers in your Refer Provider From quick pick list. 
The quick pick list is set up via the Quick Picks application. The Quick Picks application is 
accessible by clicking the Administration module, Setup tab, and then clicking the Quick Picks 
link under the Financial section. 
6.  The provider's group and specialty are automatically populated in the Group and Specialty lists, 
but you may select different options if necessary. 
7.  The Referral To list defaults to the billing provider set in your batch, but you can select a different 
provider if needed.   
8.  If you need to enter an authorization for the referral, in the Authorization section: 
a.  Enter the authorization date in the Auth. Date box or click the Calendar icon
to select the 
date from the calendar. 
b.  Enter the authorization number in the Authorization # box. Do not use symbols. 
Note: If you need to send the referral number instead of an authorization number, select 
Referral # as the qualifier. 
The authorization number prints in box 23 of the HCFA claim form. 
c.  Enter the dates for which the authorization is valid in the From  Date and To Date boxes. 
d.  Select the authorization type: 
Visits: Authorizes a set number of visits. When a charge for a visit is entered into the 
system, Optum PM and Physician EMR automatically deducts a visit from the remaining 
visits that are authorized. 
Amount: Authorizes a set monetary amount. Optum PM and Physician EMR does not 
calculate and deduct a dollar amount when charges are saved for the patient. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested