27
ADOBE ACROBAT 6.0
Section Three: Accessible PDF documents from Native Applications
How To Guide
Tables
Create tables using the table structure of Microsoft Office applications rather than using the Tab key to position text 
on a page. For more information on document structure, see “Section Two: Accessibility Basics” on page 11. 
To create accessible tables in Microsoft Word, do one of the following:
• Choose Table > Insert > Table.
• Choose Table > Draw Table.
Use tables to display data or information. Don’t use tables to create a column effect in a document. If you place a 
large piece of content in one cell and the cell is allowed to break across pages, readers might become disoriented and 
lose track of what content is related to which row or column.
To clear the Do Not Allow Row To Break Across Pages option:
 Select the table by choosing Table > Select > Table. 
 Press the AppKey or right-click, and then select Table Properties. 
 Clear Allow Row To Break Across Pages in the Row tab of the Table Properties dialog box.
In cases where a table doesn’t fit on one page, ensure that headings appear on each subsequent page. Headings assist 
readers in following the flow of information in a table.
To create a heading row for a column:
 Select the row that contains the column headings, and then press the AppKey or right-click.
 Choose Table Properties. 
 Select Repeat As Header Row At The Top Of Each Page in the Row tab of the Table Properties dialog box.
 Click OK.
An inaccessible table design. Although the content is about creating accessible tables, there is no heading row to provide references for the reader, 
and the cell has been allowed to break across the page, which breaks the flow of content. This piece of content is too large for one cell.
Convert pdf to text on - Convert PDF to txt files in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
C# PDF to Text (TXT) Converting Library to Convert PDF to Text
convert pdf to txt file online; pdf to text
Convert pdf to text on - VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF application
VB.NET Guide and Sample Codes to Convert PDF to Text in .NET Project
convert pdf to txt format; pdf image to text
28
ADOBE ACROBAT 6.0
Section Three: Accessible PDF documents from Native Applications
How To Guide
You can also add a chart to a Microsoft PowerPoint document. By using the tools in native applications rather than 
copying and pasting, you achieve higher levels of accessibility.
To add charts to Microsoft PowerPoint presentations:
 Choose Insert > Slide > Title And Table.
 Double-click the icon to add the chart.
Converting Microsoft Office documents to accessible PDF documents
Once you have created a document in a Microsoft Office application, it can be converted to an accessible PDF 
document. To create a tagged PDF document, use the procedure described in this section. Do not use Print > Adobe 
PDF (printer name); it creates an untagged PDF document and requires that you add tags and alt text to your PDF 
document using Acrobat 6.0 Professional. 
To convert Microsoft Office documents to accessible PDF documents: 
 Open the document in the Microsoft Office application. 
 Choose Adobe PDF > Change Conversion Settings. 
Adobe PDF menu options
 In the Settings tab, select View Adobe PDF Result.
 Select Prompt for Adobe PDF File Name.
 Select Convert Document Information.
 Select Add Bookmarks To Adobe PDF.
 Select Add Links To Adobe PDF.
 Select Enable Accessibility And Reflow With Tagged PDF (critical for accessibility).
 Click the Security tab, and then select Enable Text Access For Screen Reader Devices For The Visually Impaired to 
allow people using assistive technology to read a tagged PDF document (this is the default).
10  Click the Bookmarks tab, and select the styles for which you want to create bookmarks in the PDF document. 
11  Click OK.
Online Convert PDF to Text file. Best free online PDF txt
Download Free Trial. Convert a PDF to Text. Easy converting! We try to make it as easy as possible to convert your PDF files to Text.
remove text from pdf; convert pdf to word searchable text
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
PDF ›› VB.NET PDF: Extract PDF Text. Advanced Visual Studio .NET PDF text extraction control, built in .NET framework 2.0 and compatible with Windows system.
convert pdf to editable text; convert pdf images to text
29
ADOBE ACROBAT 6.0
Section Three: Accessible PDF documents from Native Applications
How To Guide
Bookmark Options in the Settings tab in the Acrobat PDFMaker dialog box
To complete the conversion process, do one of the following:
• Choose Adobe PDF > Convert To Adobe PDF, and then name and save the file. 
• In the PDF toolbar, select the Convert To Adobe PDF tool, and then name and save the file. 
To enhance the accessibility of a PDF document:
 Optimize the PDF document for accessibility. For information on providing alt text for images and links using 
Acrobat 6.0 Professional, see “Section Seven: Optimizing the Accessibility of Tagged PDF Documents” on page 55. 
 Repair any tagged elements. For information on repairing tagged elements and rearranging tags in a logical 
document structure using Acrobat 6.0 Professional, see “Section Eight: Manipulating Tagged PDF Structural 
Elements” on page 64.
 Perform an accessibility Full Check using Acrobat 6.0 Professional. (See “Full Check (Adobe Acrobat 6.0 Profes-
sional)” on page 4.)
 Test the PDF document for accessibility. (See “Additional accessibility tests” on page 10.)
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
Text: Extract Text from PDF. |. Home ›› XDoc.PDF ›› C# PDF: Extract PDF Text. Enable extracting PDF text to another PDF file, TXT and SVG formats.
convert pdf to txt; convert pdf to txt file
VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
Convert PDF to HTML. Convert PDF to SVG. Convert PDF to Text. Convert PDF to JPEG. Convert PDF to Png, Gif, Bitmap Images. File &
batch pdf to text; convert pdf image to text online
30
ADOBE ACROBAT 6.0
Section Three: Accessible PDF documents from Native Applications
How To Guide
Microsoft Excel
To create an accessible PDF document from a Microsoft Excel worksheet, see “Converting Microsoft Office 
documents to accessible PDF documents” on page 32.
Working with large tables.  
If you are working with a large table, the Print Titles options in the Page Setup dialog box 
need to cleared before converting the document. 
The message you receive if Print Titles isn’t turned off
To clear the Rows To Repeat At Top option in Microsoft Excel:
 Choose File > Page Setup.
 Click the Sheet tab, and then clear any cell references in the Rows To Repeat At Top text box.
The Page Setup dialog box in Microsoft Excel
To clear the Columns To Repeat At Left option in Microsoft Excel:
 Choose File > Page Setup.
 Click the Sheet tab, and then clear any cell references in the Columns To Repeat At Left text box.
To enhance the accessibility of a PDF document made from a Microsoft Excel worksheet:
 Optimize the PDF document for accessibility. For information on providing alt text for images and links using 
Acrobat 6.0 Professional, see “Section Seven: Optimizing the Accessibility of Tagged PDF Documents” on page 55. 
 Repair any tagged elements. For information on repairing tagged elements and rearranging tags in a logical 
document structure using Acrobat 6.0 Professional, see “Section Eight: Manipulating Tagged PDF Structural 
Elements” on page 64.
C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
C# PDF - Convert PDF to JPEG in C#.NET. C#.NET PDF to JPEG Converting & Conversion Control. Convert PDF to JPEG Using C#.NET. Add necessary references:
convert pdf file to txt; convert scanned pdf to text
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
Convert PDF to HTML. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: PDF to HTML. Convert PDF to HTML in VB.NET Demo Code. Add necessary references:
pdf to text converter; convert pdf to text file online
31
ADOBE ACROBAT 6.0
Section Three: Accessible PDF documents from Native Applications
How To Guide
 Perform an accessibility Full Check using Acrobat 6.0 Professional. (See “Full Check (Adobe Acrobat 6.0 Profes-
sional)” on page 4.)
 Test the PDF document for accessibility. (See “Additional accessibility tests” on page 10.)
An accessible PDF document created using a Microsoft Excel document
Microsoft PowerPoint
To create accessible PDF documents from Microsoft PowerPoint slide presentations, see “Converting Microsoft 
Office documents to accessible PDF documents” on page 28.
Adding transitions to an accessible PDF document  
When creating accessible PDF documents from Microsoft 
PowerPoint slides, you may want to apply transitions to the tagged PDF document using Acrobat 6.0 Professional. 
Transitions are effects such as dissolve, blinds left, box in, or cover down. You can apply transitions in PDF 
documents to any page, however PDF content based on slide presentations lends itself to transitions more than other 
types of content.
To apply a transition to a tagged PDF document or page using Acrobat 6.0 Professional:
 Choose Document > Pages > Set Page Transitions.
 Select the transition you want.
 Select a speed for implementing the transition.
 If you want the transition timed, select Auto Flip, and then select an Auto Flip time interval.
 Select the Page Range option that corresponds to the transition.
C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net
easy for C# developers to convert and transform style that are included in target PDF document file original formatting and interrelation of text and graphical
convert scanned pdf to editable text; convert pdf file to text document
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
VB.NET PDF - Convert PDF to MS Office Word in VB.NET. VB.NET Tutorial for How to Convert PDF to Word (.docx) Document in VB.NET. Best
converting pdf to plain text; converting image pdf to text
32
ADOBE ACROBAT 6.0
Section Three: Accessible PDF documents from Native Applications
How To Guide
 Click OK. 
 View the document in Full Screen mode by pressing Ctrl + L (Windows) or Command + L (Mac OS) to test the 
speed and effect.
The Set Transitions dialog box
Transitions will be seen only when the reader uses full-screen mode in either Adobe Acrobat or Adobe Reader. 
Instructions should be included when using transitions in PDF documents.
Advise readers of the following:
• How to access full-screen mode using the mouse and keyboard. (The keyboard shortcut to start full-screen mode 
is Ctrl + L (Windows) or Command + L (Mac OS); press the Escape key to exit full-screen view.)
• How to turn off transitions by choosing Edit > Preferences > Full Screen, and then selecting No Transitions. 
(Readers may find the transitions distracting, especially if an Auto Flip or timing mechanism is used.)
• How to turn off transitions in the current document only by choosing Document > Pages > Set Page Transitions, 
and then selecting No Transition from the Effect menu.
For information on the options readers can choose for full-screen mode, please consult the companion guide to this 
one: “Reading PDF Documents with Adobe Reader 6.0, A Guide for People with Disabilities.”
To enhance the accessibility of a PDF document made from a Microsoft PowerPoint slide presentation:
 Optimize the PDF document for accessibility. For information on providing alt text for images and links using 
Acrobat 6.0 Professional, see “Section Seven: Optimizing the Accessibility of Tagged PDF Documents” on page 55. 
 Repair any tagged elements. For information on repairing tagged elements and rearranging tags in a logical 
document structure using Acrobat 6.0 Professional, see “Section Eight: Manipulating Tagged PDF Structural 
Elements” on page 64.
 Perform an accessibility Full Check using Acrobat 6.0 Professional. (See “Full Check (Adobe Acrobat 6.0 Profes-
sional)” on page 4.)
 Test the PDF document for accessibility. (See “Additional accessibility tests” on page 10.)
33
How To Guide
Section Four: Creating Accessible PDF 
Documents from Untagged PDF Documents
The majority of existing PDF documents are not tagged because they were usually created using applications that 
cannot create tagged or accessible PDF documents. This section describes the basic steps for making existing PDF 
files accessible by adding tags to untagged documents.
In an untagged PDF document, only the appearance of the document is represented inside the PDF file. In a tagged 
PDF document, information about the reading order, flow, and organizational structure of the document is 
included. This extra information allows readers using assistive technology to access the content of the document 
beyond the graphical appearance of the pages.
If you are working with scanned PDF documents, see “Section Five: Creating Accessible PDF Documents from 
Scanned Documents” on page 36.
34
ADOBE ACROBAT 6.0
Section Four: Creating Accessible PDF Documents from Untagged PDF Documents
How To Guide
Converting untagged PDF documents to accessible PDF documents
To complete the tasks in this section, you need Acrobat 6.0 Professional or Acrobat 6.0 Standard.
The first step in creating accessible PDF documents from existing PDF documents is to assess the conversion needs 
of the existing documents. The process of creating accessible PDF documents has a logical order to the steps, just as 
the end document will have a logical structure.
Open the PDF document in Acrobat 6.0 Professional or Acrobat 6.0 Standard and review the following before 
tagging the document:
• If the PDF document has form fields, see “Section Six: Creating Accessible Forms” on page 48.
• If the PDF document is a scanned document, see “Section Five: Creating Accessible PDF Documents from 
Scanned Documents” on page 36.
• If the PDF document contains text that should be linked, add the active link objects to the text before running the 
Add Tags To Document tool. Choose Advanced > Links > Create From URLs In Document. Add alt text for links 
after tagging the document. For information on links in PDF documents, see “Creating accessible hyperlinks” on 
page 58.
To add tags to existing PDF documents, do one of the following:
• In Acrobat 6.0 Standard, choose Advanced > Accessibility > Make Accessible.
• In Acrobat 6.0 Professional, choose Advanced > Accessibility > Add Tags To Document.
Adding tags to a PDF document creates a tags tree or logical document structure. Acrobat uses the structure inherent 
in a document to create a logical document structure. Acrobat analyzes each page to determine the proper reading 
order and tags to apply. For complex page layouts, the resulting tags may require manual editing to achieve the 
desired reading order. Many authors and legacy applications may not have added structure as they created 
documents. Images and links most likely don’t have alt text, and bookmarks have not been added for navigating PDF 
documents.
35
ADOBE ACROBAT 6.0
Section Four: Creating Accessible PDF Documents from Untagged PDF Documents
How To Guide
A tags tree of an accessible PDF document
To finish the PDF document:
 Add alt text to any links in the document. (See “Adding alt text to links” on page 60.)
 Add alt text to images in the document. (See “Adding alt text to images” on page 57.)
 Repair any structural elements. For information on repairing structural elements and rearranging tags in a logical 
document structure using Acrobat 6.0 Professional, see “Section Eight: Manipulating Tagged PDF Structural 
Elements” on page 64.
 Perform an accessibility Full Check using Acrobat 6.0 Professional. [See “Full Check (Adobe Acrobat 6.0 Profes-
sional)” on page 4.]
 Test the PDF document for accessibility. (See “Additional accessibility tests” on page 10.)
36
How To Guide
Section Five: Creating Accessible PDF 
Documents from Scanned Documents
You can create an Adobe PDF file directly from a paper document using a scanner. You can also open previously 
scanned documents that have been saved as TIFF files using Adobe Acrobat 6.0 Professional or Acrobat 6.0 Standard. 
The resulting file is an image-only PDF file, a bitmap picture of the pages that can be viewed but not searched. 
To search, correct, and copy the text in a PDF image-only file and make it accessible as a tagged Adobe PDF 
document, you need to perform Optical Character Recognition (OCR) using Adobe Acrobat Capture 3.0 software 
or the Paper Capture option in Acrobat 6.0 Professional or Acrobat 6.0 Standard. If you have scanned paper 
documents and have not saved the scanned images as Adobe PDF files yet, you can use Adobe Acrobat Capture 3.0 
in conjunction with the Tag Adobe PDF Agent to create tagged Adobe PDF files. Consider purchasing Adobe Acrobat 
Capture software if you need to convert large volumes of legacy paper documents into searchable PDF archives.
Adobe Acrobat Capture 3.0 and Adobe Acrobat 6.0 Standard and Professional can open the following image file 
types: BMP, GIF, JPEG, JPEG2000, PCX, PNG, and TIFF. Using Adobe Acrobat Capture 3.0 or the Paper Capture 
option in Acrobat 6.0 Professional or Acrobat 6.0 Standard, you can then convert the documents to PDF and then 
create searchable PDF documents.
This section covers creating accessible PDF documents using Paper Capture with Acrobat 6.0 Professional and 
Acrobat 6.0 Standard, and using Adobe Acrobat Capture 3.0 and Tag Adobe PDF Agent.
Documents you may be interested
Documents you may be interested