S
ECTION 
E:
E
XPORT 
P
ERMIT 
A
PPLICATION 
P
ROCESS
29 
“log-in with a Sign-In Partner,” the SecureKey Concierge or choose “log-in or 
register with GCKey”, the Government of Canada’s GCKey service and then follow 
instructions to “Register for a new GC Key.” 
 Following receipt by Foreign Affairs, Trade and Development Canada of the 
forms described in step 1, each Recognized Individual receives an e-mail from 
enrolment@ottawatechops.com 
containing an Access Code, the individual’s 
own e-mail address, and a hyperlink for completing enrolment on-line.  By 
following the hyperlink, each user completes the registration process (users 
need to log-in at this step). 
 EXCOL then launches and the user’s name appears in the upper left corner.  For all 
subsequent logins, users simply go to the EXCOL website
20
and login using their 
Sign-In Partner or GCKey credentials. 
E.2.3.  
On-line Applications for Export Permits 
Instructions: 
 Access the EXCOL website
23
and choose the language of your choice. 
 Recognized Users choose “Login now” from the left-hand menu.  
 Under the heading “Apply for…” on the left-hand menu, select the type of 
application:   
For exports of complete firearms or receiver/frames (but not for other firearm parts, 
accessories, or ammunition): 
o on the left-hand menu under the heading  “Apply for …” select Firearms. 
For all other goods and technology (apart from logs and woodchips), including 
firearm parts, accessories, or ammunition: 
o on the left-hand menu under the heading “Apply for …”, select Other 
Controlled Goods. 
Two separate applications are required if firearms and other firearm parts, 
accessories, or ammunition are being exported together. 
 Read and accept the Privacy Disclaimer. 
 Complete the form (see below for detailed instructions for export permit 
applications).  Please provide your Business Number with your first export permit 
application.  
 Attach all supporting documentation electronically.  All paper documents should be 
scanned and saved in .pdf or .jpg formats.  If it is impossible to attach electronic 
documents, you must indicate on the export permit application that they will be sent 
by fax to (613) 996-9933 or by mail to: Export Controls Division (TIE), Foreign 
Affairs, Trade and Development Canada, 125 Sussex Drive, Ottawa, Ontario, K1A 
0G2. 
Once you have submitted your application, the system will automatically generate a 
reference number (Ref. ID).  Please quote the Ref. ID on all correspondence regarding 
your export permit application. 
If you have technical difficulties using the EXCOL system, please contact EXCOL Help 
Desk at 1 (877) 808-8838 or via e-mail to: excol-ceed.TIA@international.gc.ca. 
20
https://www.excol-ceed.gc.ca/Main-Principal/Home_Accueil.aspx 
Convert .pdf to .jpg - Convert PDF to JPEG images in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF project
How to convert PDF to JPEG using C#.NET PDF to JPEG conversion / converter library control SDK
batch convert pdf to jpg online; convert online pdf to jpg
Convert .pdf to .jpg - VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF project
Online Tutorial for PDF to JPEG (JPG) Conversion in VB.NET Image Application
convert pdf file into jpg format; convert pdf page to jpg
E
XPORT 
C
ONTROLS 
H
ANDBOOK
30 
E.2.4. 
Paper Applications for Export Permits 
Data entry of all paper applications may delay the processing time for export permit 
applications.  Required forms may be downloaded from the Export Controls Division 
website at www.exportcontrols.gc.ca (on the EXCOL information page) or may be 
requested from the Export Controls Division at telephone number (343) 203-4331.  
Forms that are not legible may be returned without action. 
For exports of complete firearms or their receiver/frames (but not for other firearm parts, 
accessories, or ammunition): 
 fill in forms EXT-1042 (General Information Form)
21
and EXT-1042-2 (Firearms 
Application)
22
For all other goods and technology (apart from logs and woodchips), including firearm 
parts, accessories, or ammunition: 
 fill in forms EXT-1042 (General Information Form)
24
and EXT-1042-1 (Controlled 
Goods Detail Form)
23
Two applications are required if firearms and other firearm parts, accessories, or 
ammunition are being exported together.   
Export permit applications should be sent, with all supporting documents, by fax to (613) 
996-9933 or by mail to: Export Controls Division (TIE), Foreign Affairs, Trade and 
Development Canada, 125 Sussex Drive, Ottawa, Ontario, K1A 0G2. 
How to Complete the Application to Export 
E.3.
The following section describes the content that is required in each field of the export 
permit application, either in EXCOL or on paper forms.  
Applicants should bear in mind that an export permit and all documentation submitted with 
it are legally binding on all parties once an export permit is issued.  The Export and Import 
Permits Act prohibits the “export or transfer, or attempt to export or transfer, any goods or 
technology included in an Export Control List or any goods or technology to any country 
included in an Area Control List except under the authority of, and in accordance with an 
export permit issued under this Act.” (Section 13)  Furthermore, the Export and Import 
Permits Act states that, “No person shall willfully furnish any false or misleading 
information or knowingly make any misrepresentation in any application for a permit … or 
for the purpose of procuring its issue or grant or in connection with any subsequent use of 
the permit … or the exportation … of goods or technology to which it relates.” (Section 17). 
Incomplete export permit applications may not be processed and will be returned without 
action by the Export Controls Division.  Information entered on the export permit 
application must be consistent with information entered on the Export Declaration (or other 
export reporting documents) submitted to the Canada Border Services Agency when the 
items are presented for export.  Otherwise the items tendered for export may be detained 
at the border. 
E.3.1. 
EXCOL Field: Applicant information 
The Client Name is the name of the business or individual acting as Applicant.   
21
http://www.international.gc.ca/controls-controles/assets/pdfs/forms/documents/EXT1042.pdf 
22
http://www.international.gc.ca/controls-controles/assets/pdfs/forms/documents/EXT1042-2.pdf 
23
http://www.international.gc.ca/controls-controles/assets/pdfs/forms/documents/EXT1042-1.pdf 
Online Convert Jpeg to PDF file. Best free online export Jpg image
Online JPEG to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a JPG to PDF. You can drag and drop your JPG file in the box, and then start
convert pdf into jpg; convert pdf images to jpg
Online Convert PDF to Jpeg images. Best free online PDF JPEG
Download Free Trial. Convert a PDF File to JPG. Easy converting! We try to make it as easy as possible to convert your PDF files to JPG.
batch pdf to jpg online; batch pdf to jpg converter online
S
ECTION 
E:
E
XPORT 
P
ERMIT 
A
PPLICATION 
P
ROCESS
31 
Section 7 of the Export and Import Permits Act requires that the Applicant be a resident of 
Canada (defined as “…in the case of a natural person, a person who ordinarily resides in 
Canada and, in the case of a corporation, a corporation having its head office in Canada 
or operating a branch office in Canada”).   
The Applicant and Exporter do not need to be identical. 
If the Applicant is a business, the Applicant must hold a resident Business Number 
(formerly known as a GST Number) issued by the Canada Revenue Agency (more 
information on the internet at www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/bn-ne/menu-eng.html).  A 
Business Number is not necessary for an application by an individual.  The Applicant must 
hold an EIPA Number issued by Foreign Affairs, Trade and Development Canada 
(application forms are available on the internet at www.exportcontrols.gc.ca) before the 
export permit application can be processed.  However, export permit applications 
submitted through EXCOL by businesses that do not already have an EIPA Number will 
be assigned one upon receipt of the export permit application by Foreign Affairs, Trade 
and Development Canada. 
Please note that Canadian telephone numbers should be separated by a dash (e.g., 613-
996-2387). 
E.3.2. 
EXCOL Field: Exporter information 
In most instances, the applicant would also be the exporter of the controlled goods or 
technology. In a case where the applicant and exporter are different entities (e.g. the 
exporter is a non-resident of Canada), the Client Name provided must be the Exporter, the 
business or individual which exports the goods or technology or has the legal right to 
cause them to be exported.  The wording “cause them to be exported” does not mean the 
person involved in the transportation (carriage) of the goods.  For more information, please 
consult the publication “Exporting Goods from Canada, A Handy Guide for Exporters”, 
available on the internet at www.cbsa.gc.ca
The Exporter address must be the location from which the goods or technology will be 
shipped at the time of export. Where the exporter is a non-resident of Canada, the address 
to be listed in the application will be its foreign address. The exporter name and address 
provided must match the exporter information as stated in the Export Declaration (B13A) 
or other documentation which is presented to customs authorities when the goods are 
presented for export.  
The exporter may be a non-resident of Canada but the applicant must always be a 
resident of Canada.  In the case of a non-resident exporter, the applicant accepts legal 
responsibility for the use of the export permit if issued and is responsible for the export and 
potential violations. 
If the Exporter is a business, the Exporter must hold a resident or non-resident Business 
Number (formerly known as a GST Number) issued by the Canada Revenue Agency 
(more information on the internet at www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/bn-ne/menu-
eng.html) A Business Number is not necessary for an exporter who is an individual.  The 
Exporter must hold an EIPA Number issued by Foreign Affairs and International Trade 
Canada (application forms available at www.exportcontrols.gc.ca) before the application 
can be processed.  However, applications submitted through EXCOL by businesses that 
do not have an EIPA Number will be assigned one upon receipt of the application in the 
Export Controls Division. 
E.3.3. 
EXCOL Field: Consignee information 
Foreign parties (individuals, companies or other entities) that must be identified in an 
export permit application typically fall into the following categories: 
C# Image Convert: How to Convert Adobe PDF to Jpeg, Png, Bmp, &
This demo code just converts first page to jpeg image. String inputFilePath = @"C:\input.pdf"; String outputFilePath = @"C:\output.jpg"; // Convert PDF to jpg.
convert pdf to jpg; convert pdf image to jpg
C# Image Convert: How to Convert Tiff Image to Jpeg, Png, Bmp, &
RasterEdge.XDoc.PDF.dll. This demo code will convert first page to jpeg image. C:\input.tif"; String outputFilePath = @"C:\output.jpg"; // Convert tiff to jpg.
batch convert pdf to jpg; convert multipage pdf to jpg
E
XPORT 
C
ONTROLS 
H
ANDBOOK
32 
 Consignees 
 End-Users 
Information on other foreign parties involved in the export, if any, such as freight 
forwarders and financial institutions, may be provided by the applicant, or requested in 
certain circumstances by the Export Controls Division, but does not usually appear on the 
export permit.  
Accurate and complete information about the foreign parties involved in the export of 
goods and technology from Canada is essential to the Export Control Division’s review of 
an application.  Verification of the legitimacy of the foreign parties to the transaction is one 
of the factors used to determine whether the proposed transaction is consistent with 
Canada’s foreign and defence policies.   
Such verification is also a responsibility of the applicant.  It is expected that Canadian 
exporters of controlled goods and technology will make appropriate enquiries as to the 
intended end-use of the export and to fully declare this end-use when making an 
application.  Furthermore, any relevant information pertaining to the proposed export 
should also be disclosed in the application (see Box 3: Evaluating Foreign Clients below, 
for more information).  In other words, an applicant/exporter should exercise due diligence 
and know who the foreign parties are, including the end-users. 
E.3.3.1. 
Consignee 
The term “consignee” refers to the foreign party or parties to whom the Canadian exporter 
will be shipping the goods or technology to directly.  
In many cases, there are only two parties named in an export contract: the Exporter and 
the Consignee.  The Canadian exporter has signed a contract directly with and will deliver 
the goods or technology to a foreign customer, for their own use.  In this case, the 
customer is the Consignee.  
In cases where the Canadian exporter is carrying or shipping goods or technology to 
several countries (for example, for demonstrations at trade shows or visits to customers), 
the location in the first country of destination should be used for the Consignee.  Other 
destinations should be described in the Overall Description of Goods and End-Use (see 
Section E.3.4 below).  The Canadian export permit will cover the movement from Canada 
to the first country of destination and subsequent movements between countries may be 
subject to foreign export controls. 
A “carnet” is a “cargo control document (CCD)” issued by the Canadian Chamber of 
Commerce. This document may help facilitate subsequent movements between countries.  
A carnet is an international customs document used for temporary, duty-free exports (i.e., 
the exported goods will return to Canada after less than 1 year).  It is currently accepted in 
over 71 countries.  Items which enter a country under the authority of a carnet are not to 
be sold.  For more information about Canadian carnets, please visit a local Chamber of 
Commerce or consult the following website:.
http://www.chamber.ca/carnet/ 
Please note that the possession of a “carnet” does not absolve an exporter or importer 
from the requirement to obtain a permit (if required) in order to export or import goods and 
technology controlled under the Export and Import Permits Act
Applicants may submit permit applications with multiple Consignees, provided they are 
located in the same country. 
C# Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images to
Batch convert PDF documents from multiple image formats, including Jpg, Png, Bmp, Gif, Tiff, Bitmap, .NET Graphics, and REImage.
convert pdf to gif or jpg; convert pdf to jpg 100 dpi
VB.NET PDF Convert to Images SDK: Convert PDF to png, gif images
Resize converted image files in VB.NET. Convert PDF to Jpg, Png, Bmp, Gif, Tiff and Bitmap in ASP.NET. Embed PDF to image converter in viewer.
convert pdf to jpeg; convert multi page pdf to single jpg
S
ECTION 
E:
E
XPORT 
P
ERMIT 
A
PPLICATION 
P
ROCESS
33 
For a Multiple Destination permit (MDP), choose “Multiple” under “Consignee Type” in 
EXCOL and then the applicable multiple destination permit type. (For further information 
on MDPs, see Section F.7, below).  
E.3.3.2. 
End-user 
When possible, applicants for export permits are required to identify end-users of the 
goods or technology proposed for export.  In general, the end-user is the entity that 
employs or uses the goods or technology that were exported from Canada for the purpose 
for which they were intended. 
Box 2: Examples of Consignees and End-Users 
The following examples may help to distinguish between consignees and end-users in 
more complex cases. 
Consignee re-sells to end-user: A company in the UK wins a contract to supply 
parachutes to the UK Ministry of Defence.  The UK company buys the parachutes from 
Canada and, according to its contract with the UK company, the Canadian exporter 
delivers the parachutes to the UK company.  The UK company subsequently sells these 
Canadian parachutes to the Ministry of Defence.  In this scenario, the UK company is the 
consignee and the Ministry of Defence is the end-user. 
Canadian exporter delivers to end-user: A company in the UK wins a contract to source 
parachutes for the UK Ministry of Defence.  The UK company buys these parachutes from 
Canada and contracts with the Canadian exporter to deliver them directly to the UK 
Ministry of Defence.  In this scenario, the Ministry of Defence is both the consignee and 
the end-user. 
Consignee is a manufacturer: A company in the UK that manufactures pilot ejector seats 
buys parachutes from Canada.  The Canadian exporter delivers the parachutes to the UK 
company.  The UK company sells its pilot ejector seats, which include the Canadian 
parachutes, to a company in France, which installs the ejector seats on an aircraft.  The 
Canadian exporter has no direct relationship with the French company.  The UK company 
is the consignee and the end-user of the goods exported from Canada (the parachutes).  
The end-use of the Canadian goods is for the production of pilot ejector seats in the UK, 
for subsequent use by the French company in the assembly of an aircraft; this needs to be 
fully described in the Canadian export permit application (preferably in a cover letter or in 
the “Applicant/Exporter Comments” field, “Items” tab of the permit application). 
Parts used for repair overseas: A company in Italy buys spare aircraft parts from a 
Canadian exporter.  According to its contract, the exporter ships the goods directly to a 
company in Portugal which uses the goods to repair an aircraft owned by the Italian 
company.  In this scenario, the consignee is the Portuguese company and the end-user is 
the company in Italy. 
Multiple trade shows: A Canadian exporter intends to participate in trade shows in 3 
different countries within a period of 2 months.  The first trade show is in Germany, the 
next one in France and the last in the Netherlands. After that, the goods return to Canada.  
The Canadian export permit will identify a consignee in Germany only.  The Canadian 
exporter should obtain a carnet from the Canadian Chamber of Commerce to cover the 
movement of the goods to France and the Netherlands.  The details of the full itinerary 
must be submitted with the permit application including, if possible, a copy of the carnet. 
C# TIFF: C#.NET Code to Convert JPEG Images to TIFF
Use C# Code to Convert Jpeg to Tiff. string[] imagePaths = { @"C:\demo1.jpg", @"C:\demo2.jpg", @"C:\demo3.jpg" }; // Construct List<REImage> object.
best pdf to jpg converter; bulk pdf to jpg converter
VB.NET PDF - Convert PDF with VB.NET WPF PDF Viewer
4. To Image. Convert PDF to image formats, such as PNG, JPG, BMP and GIF. Copyright © <2000-2015> by <RasterEdge.com>. All Rights Reserved.
.net convert pdf to jpg; convert pdf to jpeg on
E
XPORT 
C
ONTROLS 
H
ANDBOOK
34 
Box 3: Evaluating Foreign Clients 
The following questions are meant to assist exporters to evaluate the legitimacy and 
credibility of foreign customers who wish to acquire goods or technology controlled under 
the Export and Import Permits Act If answers to the following questions raise suspicions 
about potential foreign customers, exporters should describe the circumstances in their 
export permit application in the EXCOL field "Overall Description of Goods and End-Use". 
 How well do you know the foreign customer? Is it difficult to obtain information 
about that company or entity? 
 Is the customer reluctant to provide an end-use assurance document or is 
information not forthcoming in comparison to past experiences with other 
customers?  Does the product fit the customer’s business profile? 
 If you have done business with the customer before, is this a usual request for 
him/her to make?  
 Does the customer seem familiar with the product type and its performance 
characteristics or is there an obvious lack of technical knowledge? 
 Does the customer reject the customary installation, training, or maintenance 
services provided? 
 Is unusual packaging and labelling required? 
 Is the shipping route unusual? 
 Is the customer ordering an excessive amount of spare parts or other items that are 
related to the product, but not related to the stated end-use? 
 Is the customer offering unusually profitable payment terms, such as a much higher 
price than normal?  Is the customer offering to pay in cash? 
 Is the customer or the end-user tied to the military or the defence industry, or to any 
military or governmental research body? 
In many cases, the Consignee is the end-user of an exported good or technology.  In other 
cases, when there are several foreign parties with an interest in a transaction, the end-
user may be more difficult to identify.  
A foreign manufacturer that uses goods (such as components, assemblies, etc.) or 
technology to produce or develop new products, or which integrates them into new 
products, is the end-user of the goods or technology exported from Canada.  
Subsequently, the new products may be sold by the foreign manufacturer to a third party.  
The foreign manufacturer may consider the buyers of these new products with Canadian 
content to be its own end-users. 
In cases where the Consignee resells or distributes the goods or technology (in their 
original form, as they were exported from Canada), the Consignee is not considered to be 
the end-user.  In this case, the end-user would be the third party who will acquire the 
goods or technology.   
In the case of repairs, the entity which owns the goods that are being repaired is typically 
the end-user. 
If the roles of the parties are uncertain, applicants should provide sufficient information 
about the transaction for the Export Controls Division to make a determination, including 
copies of contracts and invoices. 
End-use assurances are an essential part of export permit applications.  More information 
about end-use assurances can be found in section E.4.2 below. 
S
ECTION 
E:
E
XPORT 
P
ERMIT 
A
PPLICATION 
P
ROCESS
35 
E.3.3.3. 
Other information about consignees 
For the purpose of export permit applications, consignees are located outside Canada.  
Export permit applications that list a Canadian consignee address cannot be processed 
and will be returned without action. 
Consignee addresses should identify the location of the consignees to whom the goods or 
technology are to be shipped or conveyed to directly.  Consignee addresses must be 
complete.  Post office boxes alone are not acceptable.  Where available, consignee 
website addresses should be indicated along with contact e-mail addresses.   
When entering telephone and fax numbers, applicants should separate country and area 
codes by using a dash between each set of numbers (e.g., 1-613-996-2387).  Applicants 
should verify all consignee contact information (including telephone and fax numbers, e-
mail addresses, and websites).  Information that is found to be incomplete or inaccurate 
may result in the return of the export permit application without action. 
Exporters may wish to refer to Canada Border Services Agency Memorandum D20-1-1
24
which provides a definition of consignee for the purpose of export reporting. 
E.3.4. 
EXCOL Field: Overall description of goods and end-use 
This field is used by the applicant/exporter to share data with their permit officer. It is used 
to provide details/clarification on the goods and their end-use
25
The exporter should provide general information about the proposed export in this field, 
including the following (as applicable): 
 a description of the goods or technology which is understandable to a layperson; 
 a description of the exporter’s understanding of the end-use of the exported goods 
or technology by the consignee and, if known, subsequently by other parties, if 
different from the description provided in the supporting documents (e.g., end-use 
statement); 
 in the case of temporary exports, such as for repair or for demonstration at a trade 
show, a detailed explanation of the reason for the export and a statement as to 
whether the exported goods or technology will remain in the possession of an 
employee of the exporter while outside Canada; 
 in the case of an export for the purpose of marketing or bidding (such as responding 
to a Request for Proposal) prior to a contract being concluded, supporting 
documents to this effect must be attached to the application. 
Example of how to complete “Overall Description of Goods & End-Use” field: 
24
http://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/dm-md/d20/d20-1-1-eng.pdf 
25
Data contained in this field will not be on the final permit for customs purposes. 
E
XPORT 
C
ONTROLS 
H
ANDBOOK
36 
E.3.5. 
EXCOL Field: Applicant/Exporter comments 
As illustrated below, in this field the applicant may, if available and desired, include 
additional comments which are relevant and which may help understand the application, 
such as: 
 in the case of U.S.-origin goods and technology, a declaration of the U.S. authority 
under which the goods and/or their subcomponents or technology, were imported 
into Canada.  If controlled under the International Traffic in Arms Regulations, under 
what authority are the goods, subcomponents or technology being re-exported from 
Canada; 
 shipping date when the export is expected to leave Canada, if known; 
 requests for extended permit validity (see section E.5 for general guidelines on 
permit validity); 
 justification for urgent requests; 
 where multiple parties are involved in the transaction, provide details regarding 
contractual obligations. The role of the consignee should be specified; and 
 information about the rate of exchange used to convert value to Canadian dollars 
(see Box 7 concerning currency fluctuation) if supporting documents reflect sales 
that are not denominated in Canadian dollars.   
Where the above listed information is provided in the “Applicant/Exporter Comment”, a 
separate cover letter need not be submitted.  In complicated transactions, the  Applicant 
may provide a cover letter clearly detailing the relevant information in order for the Export 
Controls Division to fully understand and assess the transaction and the proposed export.   
E.3.6. 
EXCOL Field: Export type 
Indicate the type of export, whether permanent (the items will be exported and are not 
intended to return to Canada) or temporary (the items will be exported and are intended to 
return to Canada after a period of time).  
E.3.6.1. 
Permits for Temporary Exports 
Permits for temporary exports are common for controlled items exported for trade shows, 
exhibitions, demonstrations, provision of services, repair by the original manufacturer, and 
other activities after which the items will be returned to Canada.  Exporters must apply for 
an export permit in the normal manner and must note in the body of the application that 
they are asking for a permit for a temporary export (including the required validity date for 
the permit).  In granting an export permit for a temporary export, the Export Controls 
Division may place certain conditions on the export.  These conditions may include: 
 adhering to the expiry date of the export permit (normally 12 months); 
 ensuring the items are properly supervised while abroad; and 
S
ECTION 
E:
E
XPORT 
P
ERMIT 
A
PPLICATION 
P
ROCESS
37 
 submitting proof that the items were returned to Canada unchanged (except as 
otherwise authorized by the export permit). 
Box 4: Applications to Export Goods Temporarily (including for Repairs, Upgrades, 
and to Loan Equipment) 
In cases where equipment is being temporarily returned to the manufacturer or a foreign 
client for repair, maintenance upgrade or on loan, the value on the permit application 
should be stated in Canadian dollars as the normal commercial value of the goods or 
technology being exported. 
For clarity, the Item Description of each good that is being temporarily exported should 
contain the following: “(to be repaired.)”, “(to be upgraded)”, or “(on loan)”.   
Examples as they might be displayed on an export permit: 
Item 
No. 
Item Description 
Quantity 
Unit 
Value 
Total 
Value 
X35 microprocessor 
P/N 12345 
(to be repaired) 
10 
$560 
$5600 
Utopia display unit  
Model UPZ02 
(to be upgraded) 
$2000 
$4000 
XYZ amplifier  
Model number ABC 
(on loan) 
$1000 
$1000 
E.3.7. 
EXCOL Field: Description 
The “Description” field is one of the most important fields of the permit application as it 
defines the parameters and limitations of the permit. It is also a key element of Canada 
Border Service Agency review. 
The Description is how the goods or technology will be identified on the export permit, 
which will also be verified against the Export Declaration submitted to the Canada Border 
Services Agency at the time of export (see section H). Exporters must ensure that item 
descriptions declared on the customs export declaration is consistent with the description 
found on the export permit. This may avoid unnecessary delays and potential detention of 
the goods.  
You should limit your item description to the following three points: 
1- 
The name of the item – The name should clearly identify the item like a picture 
would do; don’t use internal specialized company jargon, use laymen’s terms that licensing 
and customs officials can relate to; 
2- 
The identification number – Provide a model or part number making sure that it is 
both on the documents and on the item; don’t put a list of numbers, keep it short; 
3- 
What is it used for or part of - The third line of the item description (see below) may 
be used to include details helping the reviewers to better understand the nature of the 
goods being exported (e.g. items to be incorporated in a civilian aircraft XX324). 
Item Descriptions that do not follow this format will no longer be considered for further 
review and the application will be returned without action. 
E
XPORT 
C
ONTROLS 
H
ANDBOOK
38 
Where quantity is given as a weight or volume, the unit of measure must be stated in the 
Description field. 
Additional description related details on packaging, use, or physical appearance of the 
product may be provided in the field “Overall Description of Goods and End-Use” (see 
section E.3.4).  Do not include references to the Export Control List (self-assessments 
should be provided in the field “ECL No.”, section E.3.14), Sales or Purchase Order 
numbers or information that the sale was made in another foreign currency (e.g. that the 
sale was in US dollars). This information can be placed in the “Applicant/Exporter 
Comments” field. 
When exporting complete systems or items such as aircraft, aircraft simulator or vehicle, 
the same approach may be taken.  A single line item description may be used to describe 
the item, for example, “Ford 2001, F-350 Super Duty Truck”.  However, if the item will be 
disassembled for shipment into several major components, these components should be 
clearly reflected in the line item description.  For example, a disassembled car might be 
described as follows: “disassembled Ford 2001, F-350 Super Duty Truck, components 
include 5.4 L V8 engine block, Chassis, body”. 
When exporting spare parts for a complex item, exporters should use several lines to 
reflect the main systems.  For example, a helicopter might be broken down by the 
following systems: Fuselage, Wings, Flight Controls, Avionics, Engines, Hydraulics 
system.  Each line item description should include a high level list of the types of items that 
would be exported under each of these systems. “Lot” may be used instead of specific 
quantities when grouping these types of exports. 
Example of how to complete line item description in EXCOL: 
Item Name 
Identifying Number 
Used in / component of a system 
Documents you may be interested
Documents you may be interested