10 minutes guide to the proposal submission 
31 of 45 
Forms 
The PDF forms are programmed by the European Commission services and have some built-in logic. All fields in 
the forms should be filled with information. The fields where information is missing are highlighted in pink. The 
colour will disappear when the data entry is complete.  
Some action buttons are available in the PDF form, to help you find and verify the information easily. 
Go to (drop down list), this allows you to go to the PDF form sections in one click. In order to avoid moving up 
and down the PDF form. 
Show button takes you to the selected section of the proposal 
By default, the administrative data is copied from the European Commission databases.  
Convert pdf picture to jpg - Convert PDF to JPEG images in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF project
How to convert PDF to JPEG using C#.NET PDF to JPEG conversion / converter library control SDK
convert pdf image to jpg image; change pdf file to jpg online
Convert pdf picture to jpg - VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF project
Online Tutorial for PDF to JPEG (JPG) Conversion in VB.NET Image Application
convert pdf to 300 dpi jpg; bulk pdf to jpg converter online
10 minutes guide to the proposal submission 
32 of 45 
Change this data: This button allows you to change the status of your organisation data, if it is not correct. Note 
that the changes will be used only at the proposal submission stage. 
Validate Form, when clicking this button, all data fields in the forms will be validated against a set of rules. 
Presence of valid data is assessed, formats are checked, computations are done and interlinked data is checked 
for consistency. Any issue present in the form is reported at the end of the PDF form. By default, all fields must be 
filled with a value with the exception of the budget form. 
Save and close, this button saves the complete administrative form (as there is only one proposal submission 
form dealing with administrative details).  The save function works even if the form is not completely filled. You 
have the possibility to edit it at any moment prior the deadline. 
View history 
Click on the VIEW HISTORY to see in details the list of all system and user actions. This allows the coordinator to 
verify that partners have updated their forms and allows partners to verify that the coordinator has submitted the 
proposal in a timely fashion. 
Print preview 
The PRINT PREVIEW button allows you to download the proposal and save it locally on your computer. The only 
difference with the option available from the reader resides in the fact that you have downloaded a copy. This copy 
can be sent to participants or retained for archiving purposes. 
Download templates 
Click on the DOWNLOAD TEMPLATES to retrieve the latest information package available for the call. By default, 
the proposal template is included in a readily editable format (RTF). It is your responsibility to convert the proposal 
into the PDF format.   
When converting the proposal to a PDF file, pay attention to the following: 
• The proposals are printed in black and white. Evaluators may not have access to the colour version of the 
proposal. Make sure that colours are correctly interpreted as nuances of gray. 
• There is no need to select high resolution of illustration or pictures when creating the PDF documents. The 
maximum resolution to use is 300 dpi (photocopy quality). This can reduce the file sizes dramatically. 
• The file size itself is limited. The limits are given in the call fiche. 
• Do not put a password on the attached file. It will not be printed and the Commission will not request any 
additional information from you.  
• If special characters are needed, embed the font in the PDF file (math symbols, non Latin alphabet text, 
etc.). 
• When a limit in pages is expressed, the underlying measurement is A4 pages, with 2 centimetres border 
and minimum 11 points type. Any divergence from these standards may render your proposal ineligible. 
• Practice the conversion to the PDF format. Download the proposal submitted from the site to check 
whether the transfer is correct and whether the file is complete. 
If the Commission encounters a problem at opening or printing the file, the complete proposal will be ineligible. 
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
Jpg, Png, Gif, Bmp, Tiff and other bitmap images. Powerful .NET PDF image edit control, enable users to insert vector images to PDF file. Import graphic picture
convert pdf to gif or jpg; convert pdf to jpg
VB.NET Image: Visual Basic .NET Guide to Draw Text on Image in .
for drawing text on a local picture with Visual Dim LoadImage As New Bitmap("C:\1. jpg") Dim Text As powerful & profession imaging controls, PDF document, image
change pdf to jpg format; change pdf to jpg online
10 minutes guide to the proposal submission 
33 of 45 
Upload files 
Uploading the complete files might take a few second or minutes, depending on the speed of your Internet 
connection. At the end of the upload, a confirmation message is shown and an entry is created in the history log. 
The mandatory requirements are: 
1. For the proposal Part B must be in PDF format, compatible with Adobe version 3 or higher, with 
embedded fonts. Other file formats will not be accepted by the submission system. Irrespective of any 
page limits, there is an overall limit of 10 Mbytes to the size of proposal file Part B. It is advised to limit the 
size of the proposal to 2 Mbytes.  
2. The file name of the Part B file must be limited to alphanumeric characters (A-Z, 0-); special characters 
must be avoided.  
3. Clean your document before converting it to PDF (e.g. accept all tracked changes, delete internal review 
notes).  
4. Check that your conversion software has successfully converted all the pages of your original document 
(e.g. there is no problem with page limits, with tables or graphics).  
5. Check that your conversion software has not cut down landscape pages to fit them into portrait format. 
6. Check that captions and labels have not been lost from your diagrams Please note that the Commission 
prints out proposals in black and white on plain A4 paper.  
7. The printable zone on the print engine is bounded by 1.5 cm right, left, top bottom. No scaling is applied to 
make the page "fit" the window. Printing is done at 300 dots per inch. 
To upload the files that will be part of the proposal, 
1. Click on the UPLOAD button  
2. Select the file from the file upload system window  
3. Click on the OPEN
button.  
4. At the confirmation message click on the CLOSE button 
VB.NET Image: VB.NET Planet Barcode Generator for Image, Picture &
and a document file (supported files are PDF, Word & barcode image format as you need, including JPG, GIF, BMP Generate Planet Barcode on Picture & Image in VB
convert pdf page to jpg; changing pdf file to jpg
VB.NET Image: How to Save Image & Print Image Using VB.NET
printing multi-page document files, like PDF and Word VB.NET Method to Save Image / Picture. different image encoders, including tif encoder, jpg encoder, png
batch pdf to jpg; change file from pdf to jpg on
10 minutes guide to the proposal submission 
34 of 45 
SUBMIT to continue 
Completing the Part A forms in the submission system and uploading a Part B does not yet mean that the proposal 
is submitted.  
Once there is a consolidated version of the proposal, the SUBMIT button must be pressed. The system performs a 
limited automatic validation of the proposal. A list of any problems such as missing data, wrong file format or 
excessive file size will then appear on the screen. Submission is blocked until these problems are corrected. When 
corrected, the coordinator must then repeat the above steps to achieve submission. If the submission sequence 
described above is not followed, the Commission considers that no proposal has been submitted. 
When the proposal is successfully submitted, the system will proceed to Step 6 where message that indicates that 
the proposal has been received is displayed. The system also sends a submission confirmation e-mail to the
proposal coordinator, with the details of the submitted proposal. The mail can end up in the spam folder or be 
blocked by the anti-spam system of your organisations 
Submission is deemed to occur at the moment when the proposal coordinator completes the submission sequence 
described above. It is not the point at which the upload of the part B is started. If you wait until too near to the close 
of the call to start uploading your proposal, there is a serious risk that you will not be able to submit in time
You can upload your Part B or submit your proposal as many times as you wish prior to the call deadline, but it is 
advised not to wait until the final moment to perform these operations. Every time you upload a new Part B 
document you must click on the submit button in order to save your changes. 
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
Support various image formats, like Jpeg or Jpg, Png, Gif, Bmp, Tiff and Import graphic picture, digital photo, signature and logo into PDF document.
.pdf to jpg converter online; batch pdf to jpg online
C# PDF remove image library: remove, delete images from PDF in C#.
VB.NET delete PDF pages, VB.NET convert PDF to SVG. Support removing vector image, graphic picture, digital photo remove multiple or all images from PDF document.
best pdf to jpg converter; changing pdf to jpg on
10 minutes guide to the proposal submission 
35 of 45 
The sixth step: proposal submitted page 
Reaching this step means that the proposal is submitted (i.e., send to the European Commission services for 
evaluation). It does not mean that the proposal is valid, complete, and eligible in all aspects or that it will be funded. 
In Step 6 you can: 
Revise proposal 
Re-edit the proposal, going back to step 5. The coordinator may continue to modify the proposal and submit 
revised versions overwriting the previous one right up until the deadline
Download submitted proposal package 
Download the proposal. It is advised to download the proposal once submitted to check that it has been correctly 
sent. The downloaded proposal will be digitally signed and time stamped. Depending on the system load, this 
facility may take some time before being available. 
VB.NET PDF remove image library: remove, delete images from PDF in
C#.NET convert PDF to text, C#.NET convert PDF to images Support removing vector image, graphic picture, digital photo or all image objects from PDF document in
batch convert pdf to jpg; changing pdf to jpg
VB.NET Word: Word to JPEG Image Converter in .NET Application
NET example below on how to convert a local been converted into an individual Jpeg image / picture. powerful & profession imaging controls, PDF document, image
convert online pdf to jpg; changing file from pdf to jpg
Withdraw submitted proposal 
Withdraw the proposal. If the proposal is withdrawn, it will not be considered for evaluation. However, the 
proposal draft will be kept by the system and the withdraw action may be reversed by resubmitting the proposal 
before the deadline. A reason for the withdrawal will be requested by the system. When a proposal is withdrawn a 
message is displayed on the Step 6 screen 
The status will be shown on the My proposals tab of the participant portal. 
VB.NET Image: How to Create Visual Basic .NET Windows Image Viewer
including png, jpeg, gif, tiff, bmp, PDF, and Word What's more, you can even convert an image to ofd.Title = "Open Picture" ofd.Filter = "Picture File |*.bmp
change pdf to jpg on; convert pdf file to jpg format
VB.NET PDF copy, paste image library: copy, paste, cut PDF images
copying, pasting and cutting from adobe PDF file in Supported image formats, including Jpeg or Jpg, Png, Gif and cut vector image, graphic picture, digital photo
change file from pdf to jpg; convert pdf image to jpg
10 minutes guide to the proposal submission 
37 of 45 
Contributing to a proposal as a partner 
When the proposal coordinator invites you to participate to a proposal, you receive an electronic invitation (e-mail) 
with the proposal details and a link to access the participant portal. 
Remember that in order to access the submission system, you must have an account with the European 
Commission (ECAS). If you do not have an account, the system will guide you through the necessary steps.  
Once you enter the submission system, the step 5 of the submission process is displayed and you are able to 
access the electronic administrative forms by clicking on the EDIT FORM button, and the rest of the proposal 
package. To access the consortium contact details, click on the BACK button. This will bring you at step 4 of the 
system. 
Completing forms 
When the PDF form is opened, you will have to verify or fill your administrative forms. 
Click on the SHOW MYSECTIONS button to access your administrative forms and proceed to complete the 
requested information. 
When you finish, make sure that no validation errors are left.  To do this use the 
VALIDATE FORMS
button located at the bottom of the page. 
Contributing to a proposal as a referee 
When the proposal coordinator invites you to participate as a Referee, you receive an electronic 
invitation (e-mail) with the proposal details and a link to access the PDF assessment form to submit 
your opinion on the participant to the Commission services. The referee does not need to access the 
proposal. This reference letter will be used as part of the evaluation and decision process. 
In order to submit your assessment letter, 
1. Click on the link received by electronic mail. 
2. A form will be downloaded to your computer. 
3. Fill the form as requested or save it to your computer.  
4. Click on the SUBMIT button 
The timeline around the deadline 
Proposals can be submitted multiple times before the call deadline specified in the call fiche Calls deadlines are 
absolutely firm and are strictly enforced. Only the last submitted version will be evaluated, overwriting the previous 
one. After the call deadline, the proposal can no longer be modified nor can participants be invited. Practice the 
submission action well before the deadline. 
The proposal remains accessible in read only fashion, from step 6 – “Signed proposal download” - for th
coordinator and for the proposal's participants that were invited before the deadline.  
Final checks before final submission 
• Do you have the agreement of all the members of the consortium to submit the proposal on their behalf? 
10 minutes guide to the proposal submission 
38 of 45 
• Is your Part B in portable document format (PDF), including no material in other formats? 
• Is your Part B filename made up only of the letters A to Z and numbers 0 to 9 without special characters? 
• Have you printed out your Part B, to check that it really is the file you intend to submit, and that it is 
complete, printable and readable? After the call deadline it will not be possible to replace your Part B file 
• Have you respected the minimum font size (11 point) and the page limitations for the different sections? 
• Is your Part B file within the size limit? 
• Have you virus-checked your computer? The Submission system will automatically block the submission 
of any file containing a virus. 
Submitting the proposal 
• Have you made yourself familiar with Submission system in good time, i.e., have you submitted a draft 
version of your proposal well in advance of the deadline (at least several days before). You can continue 
to improve it with regular resubmissions of improved version. 
• The submission button is available on step 5. Have pressed on submit? Have you reached step 6 without 
errors or warnings issued by the system? 
• From step 6 of the system, have you downloaded and checked the “signed proposal”? This is the version  
that will be retained for evaluation. 
The deadline 
• Have you completed the submission process for your final version? When the deadline is over or when the 
cut-off date is reached, no one is allowed to submit proposals; usually, calls do close at 17:00:00, Brussels 
time. 
Following submission deadline 
• Information submitted to the Submission system can still be reviewed (read only mode) by the 
participants, provided (1) the invitation was made before the deadline and (2) that an account has been 
created. 
• Do this while there is still time to submit a corrected version if necessary 
Messages at submission action 
The system will give you warnings where possible in order to avoid eligibility issues further in the process. Most 
likely, the system will issue a warning when: 
• The number of partners is insufficient. This will not block submission but you will be requested to provide 
information on why you think the proposal is eligible. 
• Other messages may also be displayed. 
10 minutes guide to the proposal submission 
39 of 45 
Frequently asked questions  
What are the differences with the EPSS (the previous submission system)? 
The participant portal submission system (PPSS) differs from the EPSS for service and support request. Contact 
details have changed. Next, the system relies on the Adobe Reader. 
Which system will be used for the research proposals calls? 
The Participant portal submission system will be the mainstream submission system starting July 2012. The EPSS 
will be gradually phased out. 
How do I obtain a username and password for the Submission system? 
You need to create an account with the Commission, from the participant portal in order to access the submission 
system and other information systems dealing with proposals and research projects. There is no mailing of 
passwords. 
It was recommended, but not required for an organization to be in the possession of a PIC code in 
proposal submission stage. This has changed? 
It is required to have a PIC in order to submit a proposal. Getting a PIC is a simple process that takes five minutes 
to complete. Note that the PIC code which is requested does not need to be validated for proposal submission. If 
your proposal is selected, then additional information and validation will be needed at a later stage. 
I received a security message while using Adobe Reader. The Reader tries to connect to the Internet. 
This is the intended behaviour of the Adobe Reader. It must be allowed to connect to the Internet in order to send 
form data to the submission system (in case of offline submission) or to check the signature of the European 
Commission when displaying the submitted proposal (signed PDF). 
While working on Offline mode, the computer displays: "Security warning the document is trying to 
connect https://ec.europa.eu/research/" 
This is the standard behaviour.  Adobe Reader will NEVER connect to an external site without approval of the user 
because of security reasons. This behaviour cannot be overridden. Obviously, you can check the "remember my 
action" checkbox to dismiss the message the next time.  
Note: the message is not showed when you display a PDF in the web browser using the inline mode edition. 
To disable this message, please: 
• Open Reader  
• Click Edit > Preferences > Trust manager  
• Click Change Settings  
• Click "Allow all websites" (or white list ec.europa.eu)  
Why PDF form can be opened in Adobe Reader on iPad, and not the Submission forms? 
Adobe Reader 10.2 for iPad only supports AcroForms. Submission system uses a different type of form (XFA 
Forms), and they are not supported. Support for XFA forms on mobile devices is not on the roadmap. Adobe wants 
to move to HTML5-forms instead. 
- An AcroForm is created with the Forms toolbar in Adobe Acrobat Professional, and is limited in functionality. 
These forms are supported on mobile devices. 
10 minutes guide to the proposal submission 
40 of 45 
- An XFA form is created/rendered with LiveCycle, has an XML structure, and has a very comprehensive feature 
set. These forms are NOT supported on mobile devices. 
The European Commission digital signature (eReceipt) of the submitted proposal is not validated. 
The following procedure is only applicable for Windows operating systems 
After downloading the submitted proposal: 
• Click once on the signature located at the table of contents page 
• Click on 'Signature Properties…' in the Signature Valid d ation Status window 
• In the Signature Properties window click on ' Show Certificate…'  
• Select 'Trust' tab and Click on 'Add to Trusted Identities' in the Certificate Viewer window 
• Click on 'OK' to confirm in the Acrobat Security pop-up window  
• The Import Contact Settings window should be displayed 
• Tick off the 'Use this certificate as a trusted root' and click OK (note: ticking off 'Certified documents' is not 
required) 
• In the Signature Properties window click first on 'Validate Signature' and then on 'Close'  
• The Commission digital signature or  eReceipt should be validated 
I have been invited to participate in a proposal, but when I click on the link, I receive the following error 
message: "Error 403 — Forbidden we can't seem to fin n d what you are looking for" 
Most of the times, this error is displayed when the person who is trying to access the system is already logged in at 
the ECAS service with another username. 
Please do the following: 
• Close your  internet browser sessions 
• Click again on the link to access the proposal  
• When the ECAS page is displayed, verify the selected domain is "External" 
• Provide your username and password and click on the login button 
I cannot install the version 9 or 10 of the reader 
Contact your local service desk support; probably you don't have administration rights to install programs on your 
computer. If you have an old version already installed on your computer, it is highly recommended to uninstall it 
before installing the new one. 
Searching organisations takes a long time 
Revise your search criteria. Non Latin characters in the search are not supported. Accents are not supported either. 
The search takes the usual business name of the organisation, the VAT number or the PIC as search criteria. 
I have forgotten the account identifier associated to my electronic mail – the service desk request a 
diagnostic on the account used for further analysis 
Close all browser windows start your Internet browser again and click on the following link: 
https://webgate.ec.europa.eu/cas/userdata/ShowDetails.cgi 
Your account details will be displayed. 
I am using MAC OSX and I cannot edit the Part A form, the form-page is opening, but I only can see the 
sign indicating that the system is busy trying to open the form.  
There is a compatibility issue with Adobe Reader's plugin on MAC OSX. Disabling Adobe Reader plugins on your 
browser is the only way to work around this issue. If you need help contact the Submission Service Desk. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested