G
UIDE FOR CREATING ACCESSIBLE DIGITAL CONTENT 
37 
Chapter 2. Creating accessible presentations 
with PowerPoint 
Translators: 
Eva García López  
Antonio García Cabot  
University of Alcalá, Spain 
Authors: 
Carmen Pagés Arévalo  
Luis Fernández Sanz  
University of Alcalá, Spain 
PowerPoint is the Microsoft Office tool for creating presentations. Its use has 
become so widespread that in many cases presentations are created to directly 
convey the information, without the speaker being present. 
A PowerPoint presentation is composed of multiple slides that are passed 
sequentially and that may contain text, shapes, figures, graphs and multimedia 
files. Therefore, when creating accessible presentations we should take into 
account the accessibility of the presentation itself (format in which it is 
distributed, transitions between slides, narration, slides design, etc.) as well as 
the accessibility of the elements of the slides (text, figures, audio, video, 
animations of the elements, etc.). 
This chapter explains the guidelines to be followed for creating accessible 
presentations and tools that help creating accessible presentations, and 
verifying that they are. 
Convert pdf to jpg for - Convert PDF to JPEG images in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF project
How to convert PDF to JPEG using C#.NET PDF to JPEG conversion / converter library control SDK
to jpeg; change pdf to jpg
Convert pdf to jpg for - VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF project
Online Tutorial for PDF to JPEG (JPG) Conversion in VB.NET Image Application
change from pdf to jpg; best convert pdf to jpg
C
HAPTER 
2:
C
REATING ACCESSIBLE PRESENTATIONS WITH 
P
OWER
P
OINT
38 
2.1 Creating accessible PowerPoint presentations 
2.1.1 Tips for creating an effective presentation 
Before explaining the points to be taken into account for creating an accessible 
presentation, some tips will be presented for creating effective presentations, 
because an accessible presentation should be equally or more effective than 
any other presentation. Here are some points to be taken into account when 
creating an effective presentation, which can be considered as good practices: 
2.1.1.1 Reduce the number of slides and structure them 
In order to convey a clear message and to keep the attention and the interest of 
the public, reduce the number of slides of the presentation to a minimum. The 
slides should have a hierarchical structure that facilitates the comprehension of 
the overall presentation, by using titles, subtitles, lists, etc. It is more convenient 
to use slide preexisting designs instead of starting from a blank slide and then 
adding elements. For example, using a slide with a title element provides 
information about the structure of the presentation. This does not happen when 
using a blank slide and including a text which is then bold formatted and is set 
to a large size, simulating a title. It is also convenient to include a slide's index 
at the beginning of the presentation, which explains the structure of the 
presentation and, if it is long or has a complex structure, remember on each 
slide to the public which part of the structure of the presentation is he/she 
explaining, so that the receiver does not feel lost. Including the number of the 
slide will help the receiver and also to the own speaker, to be oriented during 
the presentation. 
2.1.1.2 Select a size and type of font suitable for the public 
Select the most suitable font size helps to convey the message. The public 
should be able to read the slides from a certain distance, so a font size below 
24 points may be too difficult to read. It is also recommendable to use a clear 
font type and a sufficient line spacing to facilitate reading. 
Online Convert Jpeg to PDF file. Best free online export Jpg image
Online JPEG to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a JPG to PDF. You can drag and drop your JPG file in the box, and then start
conversion pdf to jpg; convert .pdf to .jpg online
Online Convert PDF to Jpeg images. Best free online PDF JPEG
Download Free Trial. Convert a PDF File to JPG. Easy converting! We try to make it as easy as possible to convert your PDF files to JPG.
to jpeg; conversion of pdf to jpg
G
UIDE FOR CREATING ACCESSIBLE DIGITAL CONTENT 
39 
2.1.1.3 Simplify the slide text 
Use vignettes or short sentences, trying to include each of them in one line, 
because some projectors cut the edges of the screen. Complete the sentences 
with dots or semicolons and use bulleted or numbered lists. If acronyms are 
used, it is recommended to explain the full meaning of the acronym in its first 
appearance. 
2.1.1.4 Use visual controls to help expressing the message 
Add meaningful figures to complement the text, because figures and graphs 
help the public to remember, always limiting the number of figures to not 
overload the presentation. Avoid the use of text as figures, which may lose 
clearness. Do not use color as the only expressive medium, for example, using 
the colors of a traffic light to indicate something allowed, dangerous or 
prohibited, because some users will not be able to distinguish it. If it is used, 
then add a meaningful text to the color. 
2.1.1.5 Create tags for graphs and diagrams so that they are 
understandable 
Use simple and concrete tags for graphs and diagrams in order to make them 
understandable. Do not include too much information, as it would force to use a 
small font size or little separation between lines, which may difficult the reading. 
2.1.1.6 Apply subtle and consistent backgrounds to the slides 
The theme used for the presentation should not be too colorful to not distract 
the attention of the listeners. It is also important that there is enough contrast 
between the foreground and the background, in order to achieve an easy 
reading. It is best to use black text on white background. 
2.1.1.7 Use templates and patterns 
Using templates and patterns simplifies creating presentations because the 
structure, design and theme used in the presentation are already defined. 
Templates can be customized and created for different types of presentations. 
C# Image Convert: How to Convert Adobe PDF to Jpeg, Png, Bmp, &
This demo code just converts first page to jpeg image. String inputFilePath = @"C:\input.pdf"; String outputFilePath = @"C:\output.jpg"; // Convert PDF to jpg.
reader pdf to jpeg; pdf to jpg
C# Image Convert: How to Convert Tiff Image to Jpeg, Png, Bmp, &
RasterEdge.XDoc.PDF.dll. This demo code will convert first page to jpeg image. C:\input.tif"; String outputFilePath = @"C:\output.jpg"; // Convert tiff to jpg.
convert pdf image to jpg image; change pdf to jpg image
C
HAPTER 
2:
C
REATING ACCESSIBLE PRESENTATIONS WITH 
P
OWER
P
OINT
40 
If a template is accessible, using it in future presentations will avoid many 
accessibility problems. Patterns can be created for all those elements that are 
considered to be included in every slide. Do not include indispensable 
information in a pattern, as it is not verbalized by screen readers. 
2.1.1.8 Check spelling and grammar 
Before showing a presentation to a public it is very important to check its 
spelling and grammar, because one error of this type would give a bad 
impression to the audience. Therefore, it is necessary to define the language of 
the document as the language used during the presentation. If some sentences 
or paragraphs are used in other languages, the correct language for each of 
them should be defined (it is also useful for correct intonation of screen 
readers). Short sentences and grammatically simple should be used, so that all 
people that are listening can understand the message. 
2.1.2 Good practices for designing and creating accessible 
presentations 
Below are the points to be followed in order to create accessible presentations 
for users with disabilities. 
2.1.2.1 Adding alternative text to figures and objects 
Alternative text (Alt text) appears when you hover the mouse over a figure or 
object, and helps people who use screen readers to understand their meaning. 
It should be included for the following objects: 
 Figures. 
 Clip arts. 
 Graphs (not available in version 2007). 
 Tables (not available in version 2007). 
 Pivot tables (not available in version 2007). 
 Shapes not containing text. 
C# Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images to
Batch convert PDF documents from multiple image formats, including Jpg, Png, Bmp, Gif, Tiff, Bitmap, .NET Graphics, and REImage.
change pdf to jpg file; convert pdf to jpg 300 dpi
VB.NET PDF Convert to Images SDK: Convert PDF to png, gif images
Resize converted image files in VB.NET. Convert PDF to Jpg, Png, Bmp, Gif, Tiff and Bitmap in ASP.NET. Embed PDF to image converter in viewer.
.net pdf to jpg; .pdf to jpg converter online
G
UIDE FOR CREATING ACCESSIBLE DIGITAL CONTENT 
41 
 SmartArt graphs. 
 Embedded objects. 
 Groups (all objects in a list, except shapes, should also have alternative text 
when they are in groups). 
 Pen inputs. 
 Audio and video files. 
To add alternative text, press with the right mouse button over the figure or 
object and select “Format picture...”. In the left column, select option “Alt text” 
and add a title and a description (Figure 2-1). For adding alternative text to an 
entire graph or a SmartArt graphic, press over the edge of the graph or 
SmartArt graphic and not over a specific shape or part. 
Figure 2-1. How to set alternative text for an object. 
In the “Description” field, type an explanation about the shape, figure, graph, 
table, SmartArt graph or other object. This field should always be filled. 
Optionally, in the “Title” field, type a brief summary. This field should only be 
C# TIFF: C#.NET Code to Convert JPEG Images to TIFF
Use C# Code to Convert Jpeg to Tiff. string[] imagePaths = { @"C:\demo1.jpg", @"C:\demo2.jpg", @"C:\demo3.jpg" }; // Construct List<REImage> object.
change file from pdf to jpg; bulk pdf to jpg converter online
VB.NET PDF - Convert PDF with VB.NET WPF PDF Viewer
4. To Image. Convert PDF to image formats, such as PNG, JPG, BMP and GIF. Copyright © <2000-2015> by <RasterEdge.com>. All Rights Reserved.
batch pdf to jpg online; convert pdf to jpg file
C
HAPTER 
2:
C
REATING ACCESSIBLE PRESENTATIONS WITH 
P
OWER
P
OINT
42 
filled if a long and detailed explanation is written in the “Description” field. Only 
the description is usually typed, unless the graph or the table are complex. If 
so, it would be also useful to fill the title, so it is not necessary to read the whole 
description unless the user wants to read it.  
People with disabilities can listen the title and determine whether or not they 
want to listen the description. If an element is purely decorative and it is not 
necessary to add information about it, a blank space should be included 
instead of a description. 
For best results, add alternative text in field “Description”, not in field “Title”. 
The information contained in the field “Title” will not be saved as alternative text 
when the file is saved as HTML. 
Alt Text command can be added to the toolbar shortcut to create a shortcut. 
This is usually useful when adding alternative text to shapes, figures, tables, 
SmartArt graphs or other objects. To do this, select “Customize quick access 
toolbar” in the upper left corner over the ribbon tabs. After selecting “More 
commands...”, select “Commands not in the ribbon” (below “Choose commands 
from:”), then select “Alt text...” and press button “Add >>“. 
For using command Alt Text in the toolbar shortcut, firstly select the shape, 
figure, graph, table, SmartArt graph or other object before pressing the button 
in the toolbar, and then add the alternative text. 
2.1.2.2 Enter information in the table column header 
Having clear information about the column headers may put into context the 
listener and help navigating the table. This guideline means that data tables 
(except pivot tables) should have one or more header rows. For creating 
accessible row headers it is necessary to select the table, click over “Design” 
and then “Header row”. 
2.1.2.3 Check that each slide has a title and it is unique 
Titles of the slides are used for that people with visual disabilities are able to 
navigate and select the correct slide, so it is essential that each of them has a 
G
UIDE FOR CREATING ACCESSIBLE DIGITAL CONTENT 
43 
title and that it is unique, i.e., that uniquely identifies each slide. It is convenient 
that the titles of slides are meaningful and a useful way to convey the structure 
of the presentation to the reader. 
For showing the titles of all slides, select tab “Outline”. This will show all the 
slides and their elements (Figure 2-2). Each slide is represented with a 
rectangle and its title, and below it, the elements of the slide appear in a 
bulleted list. 
Figure 2-2. Outline view, showing some slides and their elements. 
Titles may be assigned to slides in order to make the presentation more 
accessible, even when we do not want that they are visible. This may be useful 
in presentations completely visual, without text. There are two ways to include 
titles: 
 Visible titles. In “Home” tab, press “Reset” to reset the placeholders on the 
selected slide. Placeholders are boxes with dotted borders that are part of 
all slide layouts. These boxes contain text of a title and main text; or objects 
C
HAPTER 
2:
C
REATING ACCESSIBLE PRESENTATIONS WITH 
P
OWER
P
OINT
44 
such as SmartArt graphs, graphs, tables and figures. Once the placeholders 
have been reset, write a unique name in the title field. 
 Not visible titles. Select “Home”, then “Arrange” and then “Selection 
Pane...”. Finally, press over the eye icon that is located next to the title text 
field of the slide to change visibility. 
2.1.2.4 Use meaningful text for hyperlinks 
The text of the hyperlinks should provide a clear description about the target of 
the link and should be presented in a legible format. The text of the hyperlink 
should not provide only the URL or only the name of the target file. Therefore, 
the following are not correct: 
 The text of the hyperlink is the same as the target. For example, the text of 
the link is http://office.com/en-us/help/HA103691921033.xml. 
 The text of the hyperlink has five or less characters, starts with “.” and does 
not show information on the screen. For example, using a file extension 
(e.g., .pdf) as the text of the hyperlink. 
For making a hyperlink more accessible, firstly select the link, then select tab 
“Insert” and then “Hyperlink”. In field “Text to display”, type a sentence that 
describes briefly the target of the link. It is also possible to add additional 
information to a hyperlink. To show some text in a floating box when the mouse 
is over the hyperlink, press button “ScreenTip” and type the message. This 
message, for example, may give some indication about the type of information 
that will be accessed, and the degree of accessibility. 
2.1.2.5 Use simple table structures 
Navigation will be much simpler when not using nested tables, or combining 
and dividing cells. A table should have a simple two-dimensional structure so 
that people with disabilities are able to navigate through it and understand it 
easily. 
G
UIDE FOR CREATING ACCESSIBLE DIGITAL CONTENT 
45 
To test and simplify a table structure, select the first cell and then press the tab 
key more than once just to make sure that the focus is firstly moved by the row 
and then down to the next row. The focus should always move from one cell to 
the next column, if it is not the last one in the row; and if it is the last one, the 
focus should move to the first cell of the next row. If combining or dividing cells 
is necessary to simplify the table, click on “Layout” (in “Table tools”) and then 
“Merge cells” or “Split cells”, as appropriate. 
Figure 2-3 shows two tables. In the first one, the tabulator moves from the cell 
containing number 7 to the cell containing number 11, which is not the next 
column (it is column B and it should move to column C). In the second one, the 
tabulator moves from the cell containing number 10 to that containing number 
11, which is not the next row (it is the second one and should move to the 
third). In both tables, the cell containing number 11 should not exist, and it 
should be combined with the cell containing number 7 to get just one cell. 
Figure 2-3. Examples of incorrect tables’ structures. 
2.1.2.6 Avoid using blank cells for formatting 
Using blank cells (blank single cells or blank rows and columns) may confuse 
the user when using screen readers, because they may think that there is no 
more content to read in the table. To avoid this, the blank row or column should 
be removed, by locating the tabulator in a cell of the row or column, then 
clicking with the right mouse button and select “Delete rows” or “Delete 
C
HAPTER 
2:
C
REATING ACCESSIBLE PRESENTATIONS WITH 
P
OWER
P
OINT
46 
columns”. When single blank cells are used, if they cannot be removed, it is 
better to type on them the word “empty” or any other value representing the 
absence of content. 
Avoid using tables when for only formatting content. For example, if a text in 
two columns is desired, do not use a table with three columns and one row, 
and type the text in the first and the third columns. In such a case, a two 
content design should be selected for the slide and then type the text in each of 
the placeholders. 
2.1.2.7 Include captions for audio and video 
The multimedia audio, voice and video may convey important information that 
probably is not available for people with disabilities. When inserting multimedia 
content in a presentation, it is necessary to check that the content is available 
in alternative formats such as captions in videos, alternative text or transcripts 
of a narrative in the notes, which users with disabilities can use. 
Recording a narration for the presentation allows people with visual disabilities 
to hear the presentation content. Typing the narration as notes in the slides 
may benefit people with hearing impairments or whose computers do not have 
sound card. When saving the presentation as a webpage file (.htm), the notes 
will appear below each slide. If the presentation is saved as a presentation file 
(.pptx), the notes can be printed. 
If the presentation will be subtitled during its oral presentation, the bottom of the 
slide should not be used, since normally the captions occupy that space. 
There is an add-in for inserting captions in Microsoft PowerPoint, called 
Subtitling Text Add-in for Microsoft PowerPoint (STAMP) (Office, n.d.-d). It 
allows creating closed captions for the video and audio of the presentations 
(only available in version 2010). This add-in allows to: 
 Import captions from a Timed Text Markup Language (TTML) file, for 
creating captions from a video or audio file in the presentation. 
 Create and edit captions in PowerPoint 2010. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested