Figure 10: Header and Footer dialog – Notes and Handouts page
Slide Sorter view
The Slide Sorter view (Figure 11) contains all of the slide thumbnails. Use this view to work with a 
group of slides or with only one slide.
Figure 11: Slide Sorter view
Customizing Slide Sorter view
To change the number of slides per row:
1) Check View > Toolbars > Slide Sorter and Slide View to show or hide the slide sorter and 
view toolbars (Figure 12).
2) Adjust the number of slides (up to a maximum of 15).
Figure 12: Slide Sorter and Slide View toolbars
Chapter 1  Introducing Impress
21
Error processing SSI file
Moving a slide using Slide Sorter
To move a slide in a presentation using the Slide Sorter:
1) Click the slide to highlight it (Figure 11).
2) Drag and drop it to the location you want.
Selecting and moving groups of slides
To select a group of slides, use one of these methods:
Using the Ctrl key – click on the first slide and, while pressing the Ctrl key, select the other 
desired slides.
Using the Shift key – click on the first slide, and while pressing the Shift key, select the final 
slide in the group. This selects all of the other slides between the first and the last slide 
selected.
Using the mouse – click slightly to one side (left or right) of the first slide to be selected. 
Hold down the left mouse button and drag the cursor until all of the slides you want 
selected are highlighted.
To move a group of slides:
1) Select a group of slides.
2) Drag and drop the group to their new location.
Working in Slide Sorter view
You can work with slides in the Slide Sorter view just as you can in the Slide pane. To make 
changes, right-click a slide and choose any of the following from the context menu:
New Slide – adds a new slide after the selected slide.
Duplicate Slide – creates a duplicate of the selected slide and places the new slide 
immediately after the selected slide.
Delete Slide – deletes the selected slide.
Rename Slide – allows you to rename the selected slide.
Slide Layout – allows you to change the layout of the selected slide.
Slide Transition – allows you to change the transition of the selected slide.
For one slide, select a slide and add the desired transition.
For more than one slide, select a group of slides and add the desired transition.
Hide Slide – any slides that are hidden are not shown in the slide show.
Cut – removes the selected slide and saves it to the clipboard.
Copy – copies the selected slide to the clipboard without removing it.
Paste – inserts a slide from the clipboard after the selected slide.
Creating a new presentation
This section shows you how to create a new presentation using the Presentation Wizard.
Tip
The first thing to do is decide on the purpose of the presentation and plan the 
presentation. Although you can make changes as you go, having an idea of who 
the audience will be, the structure, the content, and how the presentation will be 
delivered, will save you a lot of time from the start.
22
LibreOffice 4.0 Impress Guide
Error processing SSI file
When you start Impress, the Presentation Wizard (Figure 13) appears.
1) Under Type, choose one of the options:
Empty presentation creates a blank presentation.
From template uses a template design already created as the basis for a new 
presentation. The wizard changes to show a list of available templates. Choose the 
template you want. More details can be found in Chapter 2, Using Slide Masters, 
Styles, and Templates.
Open existing presentation continues work on a previously created presentation. The 
wizard changes to show a list of existing presentations. Choose the one you want.
Figure 13: Choosing the type of presentation
2) Click Next and the Presentation Wizard step 2 opens. It appears as shown in Figure 14 if 
you selected Empty presentation at step 1. If you selected From template, an example slide 
is shown in the Preview box.
3) Choose a design under Select a slide design. The slide design section gives Presentation 
Backgrounds with a list of choices for slide designs. If you want to use one of these other 
than <Original>, click it to select it.
4) Select how the presentation will be used under Select an output medium. Most often, 
presentations are created for computer screen display, so you would select Screen. You 
can change the page format at any time.
Note
The default Screen page is for a 4:3 display (28cm x 21cm) which is not suitable for 
modern wide-screen displays. You can change the slide size at any time by 
switching to Normal view and selecting Format > Page.
5) Click Next and the Presentation Wizard step 3 (Figure 15) opens.
Chapter 1  Introducing Impress
23
Error processing SSI file
Figure 14: Selecting a slide design
Figure 15: Selecting a slide transition effect
6) Select the desired slide transition from the Effect drop-down menu.
7) Select the desired speed for the transition between the different slides in the presentation 
from the Speed drop-down menu. Medium is a good choice for now.
8) Select the presentation type – Default or Automatic.
a) Choosing Default displays the presentation as a full screen presentation with the 
specified speed you selected from the Speed drop down list.
b) Choosing Automatic will allow you to set the duration the slide is displayed and the 
duration of the pause between the end and restart of the presentation.
9) Click Create and your new presentation is created.
24
LibreOffice 4.0 Impress Guide
Error processing SSI file
Tip
You can accept the default values for both Effect and Speed unless you are skilled 
at creating presentations. Both of these values can be changed later while working 
with Slide transitions and animations. These two features are explained in more 
detail in Chapter 9 Slide Shows.
Note
If you selected From template on step 1 of the Wizard, the Next button will be active 
on step 3 and other pages will be available. These pages are not described here.
Caution
Remember to save frequently while working on the presentation, to prevent any 
loss of information should something unexpected occur. You might also want to 
activate the AutoRecovery function (Tools > Options > Load/Save > General)
Make sure Save AutoRecovery information every is selected and that you have 
entered a recovery frequency.
Formatting a presentation
A new presentation only contains one empty slide. In this section we will start adding new slides 
and preparing them for the intended contents.
Inserting slides
New slide
A new slide can be inserted into a presentation as follows:
1) Go to Insert on the main menu bar and select Slide.
2) Or right-click on a slide in the Workspace, Slides Pane or Slide Sorter view and select 
Slide > New Slide from the context menu.
3) Or click the Slide icon 
in the Presentation toolbar. If the Presentation toolbar (Figure 
16) is not visible, go to View > Toolbars on the main menu bar and select Presentation 
from the list.
4) A new slide is inserted after the selected slide in the presentation.
Figure 16: Presentation toolbar
Duplicate slide
Sometimes, rather than starting from a new slide you may want to duplicate a slide already 
included in your presentation. To duplicate a slide:
1) Select the slide you want to duplicate from the Slides Pane.
2) Right click on the slide in the Slides Pane or Workspace and select Duplicate Slide from 
the context menu.
3) Or, go to Slide Sorter view, right click on a slide and select Duplicate Slide from the 
context menu.
Chapter 1  Introducing Impress
25
Error processing SSI file
4) Alternatively, go to Insert on the main menu bar and select Duplicate Slide.
5) A duplicate slide is inserted after the selected slide in the presentation.
Figure 17: Available slide layouts
Selecting a slide layout
In the Tasks pane, select the Layout drawer to display the available layouts (Figure 17). The 
Layouts differ in the number of elements a slide will contain, from a blank slide to a slide with six 
contents boxes and a title.
The first slide in a presentation is normally a title slide. The Title Slide (which also contains a 
section for a subtitle) or Title Only are suitable layouts for the first slide, while for most of the 
remaining slides you will probably use the Title, Contents layout.
Selecting layout
Assuming that the Blank Slide layout was not selected:
1) Click on Click to add title and then type the title text. To adjust the formatting of the title, 
modify the Title presentation style; see Chapter 2 Using Slide Masters, Styles, and 
Templates for instructions.
2) If you are using the Title Slide layout, click on Click to add text to add a subtitle. To adjust 
the formatting of the subtitle, modify the Subtitle presentation style; see Chapter 2 Using 
Slide Masters, Styles, and Templates for instructions.
Note
Text and graphic elements can be readjusted at any time during the preparation of the 
presentation, but changing the layout of a slide that already contains some contents 
can have a dramatic effect. It is therefore recommended that you pay particular 
attention to the layout you select. If you do need to change the layout after contents 
have been added, the contents are not lost though they may need to be reformatted.
Tip
To view the names for the included layouts, use the Tooltip feature: position the 
cursor on an icon in the Layout section (or on any toolbar icon) and its name will be 
displayed in a small rectangle.
26
LibreOffice 4.0 Impress Guide
Error processing SSI file
Figure 18: Selecting contents type
Changing layout
To select or change the layout:
1) Place the slide in the work area and select the desired layout from the layout drawer in the 
Task Pane. Several layouts contain one or more content boxes. Each of these boxes can 
be configured to contain one of the following elements: Text, Movie, Picture, Chart or Table.
2) Select the type of contents by clicking on the icon that is displayed in the middle of the 
contents box as shown in Figure 18.
3) If instead you intend to use the contents box for text, just click on the Click to add text and 
type your text.
Note
If you have selected a layout with one or more contents boxes, this is a good time to 
decide what type of contents you want to insert.
Modifying slide elements
A slide contains elements that were included in the slide master, as well those elements included in 
the selected slide layout. However, it is unlikely that the predefined layouts will suit all your needs 
for your presentation. You may want to remove elements that are not required or insert objects 
such as text and graphics.
Although Impress does not have the functionality to create new layouts, it allows you to resize and 
move the layout elements. It is also possible to add slide elements without being limited to the size 
and position of the layout boxes.
To resize a contents box, click on the outer frame so that the 8 resizing handles are displayed. To 
move it place the mouse cursor on the frame so that the cursor changes shape. You can now click 
the left mouse button and drag the contents box to its new position on the slide.
To remove any unwanted elements, do this:
1) Click the element to highlight it. The resizing handles show it is highlighted.
2) Press the Delete key to remove it.
Chapter 1  Introducing Impress
27
Error processing SSI file
Caution
Changes to any of the layouts included in Impress can only be made using View > 
Normal, which is the default. Attempting any changes by modifying a slide master, 
although possible, may result in unpredictable results and requires extra care as 
well as a certain amount of trial and error.
Adding text
To add text to a slide that contains a text frame, click on Click to add text in the text frame and then 
type your text. The Outline styles are automatically applied to the text as you insert it. You can 
change the outline level of each paragraph as well as its position within the text by using the arrow 
buttons on the Text Formatting toolbar (see Figure 6 and “Outline view” on page 19). For more 
information on text, see Chapter 3 Adding and Formatting Text.
Adding objects
To add any pictures or objects to a slide, for example a picture, clipart, drawing, photograph, or 
spreadsheet, click on Insert then select from the drop down menu what type of insert you require. 
For more information, see the following chapters:
For pictures, see Chapter 4 Adding and Formatting Pictures.
For graphic objects, see Chapter 5 Managing Graphic Objects and Chapter 6 Formatting 
Graphic Objects.
For OLE and other objects, see Chapter 7 Including Spreadsheets, Charts, and Other 
Objects.
Modifying slide appearance
To change the background and other characteristics of all slides in the presentation, you need to 
modify the master page or choose a different master page.
Slide Master is a slide with a specified set of characteristics that acts as a template and is used 
as the starting point for creating other slides. These characteristics include the background, objects 
in the background, formatting of any text used, and any background graphics.
Note
LibreOffice uses three interchangeable terms for this one concept. Master slide, 
slide master, and master page. These terms all refer to a slide that is used to 
create other slides. This user guide, however, uses only the term slide master, 
except when describing the user interface.
Impress has included a range of slide masters, found in the Master Pages section of the Tasks 
pane. You can also create and save additional slide masters or add more from other sources. See 
Chapter 2 Using Slide Masters, Styles, and Templates for information on creating and modifying 
slide masters.
If all you need to do is to change the background, you can use a shortcut:
1) Select Format > Page and go to the Background tab on the Page Setup dialog that opens.
2) Select the desired background between solid color, gradient, hatching and bitmap. 
3) Click OK to apply it.
A dialog box opens, asking if the background should be applied to all the slides. If you click Yes, 
Impress automatically modifies the master page for you.
28
LibreOffice 4.0 Impress Guide
Error processing SSI file
Note
Inserting and correctly formatting a background is beyond the scope of this chapter, 
but you can find all the information you need in the Chapter 6 Formatting Graphic 
Objects and the Draw Guide Chapter 4 Changing Object Attributes.
Modifying a slide show
By default the slide show will display all the slides in the same order as they appear in the slide 
sorter, using any transition between slides specified in the Presentation Wizard, and you need 
some keyboard or mouse interaction to move from one slide to the next.
Now is a good time to review the entire presentation and answer some questions. Run the slide 
show at least once (see “Running a slide show” on page 30) before answering them. You might 
want to add some questions of your own.
1) Are the slides in the correct order? If not, some of them will need to be moved.
2) Is the information well spaced and visible to members of an audience at the back of a large 
room? They may not be able to see information at the bottom of a slide, so you may need 
to design your presentation to fit the top three-quarters of the screen.
3) Would an additional slide make a particular point clearer? If so, another slide needs to be 
created.
4) Do some of the slides seem unnecessary? Hide or delete them.
5) Would custom animations help some of the slides? (Advanced technique.)
6) Should some of the slides have a different slide transition than others? The transition of 
those slides should be changed.
Tip
If one or more slides seem to be unnecessary, hide the slide or slides, and view the 
slide show a few more times to make sure they are not needed. To hide a slide, 
right-click the slide in the Slides pane and select Hide Slide from the context menu. 
Do not delete a slide until you have done this; otherwise you may have to create 
that slide again.
Once you have answered these and your own questions, make the necessary changes. This is 
done most easily in the Slide Sorter view (see “Slide Sorter view” on page 21). Use the Slide Show 
menu to change the order of the slides, choose which ones are shown, automate moving from one 
slide to the next, and other settings. To change the slide transition, animate slides, and make other 
enhancements, use the various selections in the Task pane.
Custom animations
If you wish to add a custom animation to a slide, do it now. Custom animations are found in the 
Custom Animation section of the Tasks pane. This is an advanced technique and is explained in 
Chapter 9 Slide Shows.
Slide transitions
Your first slide show will probably have the same slide transition for all slides. Setting Advance 
slide to On mouse click is the default. If you want each slide to be shown for a specific amount of 
time, click Automatically after and enter the number of seconds. Click Apply to all slides.
Transition choices are found under Slide Transition on the Tasks pane. For more information 
about slide transitions see Chapter 9 Slide Shows.
Chapter 1  Introducing Impress
29
Error processing SSI file
Tip
The Slide Transition section has a very useful option: Automatic preview. With this 
option selected, when you make any changes in a slide transition, the new slide is 
previewed in the Slide Design area, including its transition effect.
Running a slide show
1) To run the slide show, do one of the following:
Click Slide Show > Slide Show on the main menu bar.
Click the Slide Show icon 
on the Presentation toolbar or the Slide Sorter toolbar.
Press F5 or F9. (F9 does not work on a Mac.) 
2) If the slide transition is Automatically after x seconds, let the slide show run by itself.
3) If the slide transition is On mouse click, do one of the following to move from one slide to 
the next.
Click the mouse button to advance to the next slide.
Use the arrow keys on the keyboard to go to the next slide or to go back to the previous 
one.
Press the Spacebar on the keyboard to advance to the next slide.
4) Right-click anywhere on the screen to open a menu from which you can navigate the slides 
and set other options.
5) When you advance past the last slide, the message Click to exit presentation... appears. 
Click the mouse or press any key to exit the presentation.
6) To exit the slide show at any time including at the end, press the Esc key.
Figure 19: Impress Presenter Console
30
LibreOffice 4.0 Impress Guide
Error processing SSI file
Error processing SSI file