Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
359 
Disable the Include a Job List
checkbox if you do not want the BankLink Practice job 
list incorporated in the BankLink Notes Online transactions 
If the Include a Payee List or Include a Job List
checkboxes are enabled when 
there are no payees or jobs set up, the columns will be available in BankLink Notes 
Online transactions for your client to add Payee or Job details. 
If the client file is set up with one of the following superfund systems as the 
Accounting System, you see the Include Franking Credits
• 
BGL Simple Fund 
checkbox: 
• 
Desktop Super 
• 
MYOB Superfund, or 
• 
Supercorp SuperVisor II 
Disable the Include Franking Credits 
Disable the 
checkbox if you do not want your client to be 
able to add superfund details to transactions in the BankLink Notes transactions. 
Allow your client to add UPCs/UPDs?
Disable the 
checkbox if you do not want your 
client to be able to add in their outstanding cheques, deposits or withdrawals 
Account checkbox if you do not want your client to see the Account 
column in their BankLink Notes Online transactions - you can only disable the 
Account
10 
Disable the 
checkbox if you do not include a chart of accounts with the BankLink Notes 
Online transactions 
GST checkbox if you do not want your client to see the GST
11 
Disable the 
column in 
their BankLink Notes Online transactions - if you disable this checkbox, it is a good 
idea to clearly instruct the client to add any GST information to their description in the 
Note column (such as any GST free or partial GST transactions) 
Tax Invoice
12 
Disable the 
checkbox if you do not want your client to tick a box in 
BankLink Notes Online to advise they have a tax invoice 
Quantity
13 
Click in the 
checkbox if you do not want your client to enter quantities 
File Access Password
14 
Re-type the password in the 
field and type in an initial password if required - 
choose the password in consultation with your client, as they have to use it to view 
their transactions 
Confirm Password
15 
BankLink Practice populates the 
field 
Filename field by default to, for example: 
CLNTCODE_1.trf.  The number following the underscore increases every time a 
transaction is exported 
Bulk pdf to jpg converter online - Convert PDF to JPEG images in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF project
How to convert PDF to JPEG using C#.NET PDF to JPEG conversion / converter library control SDK
change pdf to jpg online; convert pdf to jpg for
Bulk pdf to jpg converter online - VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF project
Online Tutorial for PDF to JPEG (JPG) Conversion in VB.NET Image Application
convert pdf file to jpg format; convert pdf image to jpg
BankLink Practice Guide for Australia 
360 
16 
By default, BankLink Practice includes all bank accounts with entries in the specified 
date range - to generate the transactions for specific accounts 
• 
Click the Advanced
• 
Click 
tab 
Clear al
• 
Select an account by enabling the checkbox next to it 
l to de-select all accounts 
• 
Click Select All
17 
Click 
to select all accounts and restore the default 
BankLink Practice displays the 
OK 
Send BankLink Notes Online Message
• 
The client’s email address is displayed in the 
window 
To field - additional email 
addresses can be entered in the To and CC
• 
The 
fields if required 
Subject field contains the message 
• 
The body of the email contains the message 
Export to BankLink Notes Online, 
notification for CLIENT NAME (dd/mm/yy to dd/mm/yy) now available 
New BankLink Notes Online data 
is now available at: 
• 
The practice’s email signature (if one is set up) is displayed below the link to the 
BankLink Notes Online platform 
http://clientsubdomain.banklinkonline.com?email=emailname@domain.com  
The Accountant can add a message to the email if required 
The link contains the client’s email address so that this is populated in the Email
18 
Click the 
field when the client accesses the BankLink Notes Online platform. 
Attach
19 
Click the 
button to select attachments, for example reports and schedules, to 
send to the client 
Send
BankLink Notes Online sends the email to the client 
button 
20 
The BankLink Notes Online transactions are uploaded to and reside on the BankLink 
Notes Online platform where the client accesses them 
The practice contact details and website specified by the Accountant in Other 
FunctionsClient DetailsAdministration
in the BankLink Practice client file will be 
sent to BankLink Notes Online for display to the client  
Any changes made in BankLink Practice will be reflected in BankLink Notes Online 
If the upload fails the Accountant receives an error message BankLink Practice was 
unable to send the transactions to BankLink Notes Online for the following 
reason - <reason returned from BankLink Notes Online>.  Please contact 
BankLink Support for assistance. 
C# Imaging - Planet Barcode Generation Guide
Draw, paint PLANET bar codes on images of jpeg/jpg, png, gif, and bmp formats. Creating single or bulk PLANET bar codes on documents such as PDF, Office Word
bulk pdf to jpg; convert pdf file to jpg
Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
361 
Updating BankLink Notes Online after uploading new transactions into BankLink 
Practice 
If your client is working on transactions in the BankLink Notes Online transaction grid while 
you are uploading new transactions, the client should not refresh the selection unless there 
is an overlap between the transactions already displayed and those that you are about to 
send. 
If such an overlap occurs BankLink Notes Online displays a message at the client's end 
• 
Not coded by the Accountant, but updated by the client – preserve the client’s 
changes 
Your accountant has uploaded new transactions. Click OK to refresh the transaction 
list. 
Once the client has clicked OK, BankLink Notes Online refreshes the transaction data. 
Rules for updating transaction data in BankLink Notes Online: 
• 
Not coded/updated by the Accountant or client – no change 
• 
Coded by the Accountant and updated by the client – overwrite the client’s 
changes and display the Coded by Accountant indicator 
BankLink Practice Guide for Australia 
362 
Sending contact details 
Your practice logo and contact details, plus a link to your website may be added to BankLink 
Notes and BankLink Notes files in order to brand the BankLink Notes software installed at 
your clients’ premises and the email notification sent to the client by BankLink Notes Online. 
To add a logo, you must be an Administrator or have System menu access (see Chapter A9 
for more details). However, all Normal (but not Restricted) users can add contact details, 
which can vary by client. 
To add your brand to BankLink Notes at client level in BankLink Practice: 
Click 
BankLink Practice displays the 
Other Functions, Client Details 
Client Details
Click the 
window 
Administration
Select one of the 
tab 
Practice Contact Details as seen by this client
• 
options: 
Practice Details to have the client see the details set  via 
• 
System, Practice 
Details 
Staff Member Details to have the client see the details set up for the Assigned 
To staff member via 
• 
System, Users 
Custom
The default option is 
to have the client see the details you set via this window 
Practice Details - selecting Staff Member Details or Custom
Select a 
replaces the practice details with the staff or custom details 
Web site details for this client
• 
option: 
Practice to have the client see the web site set  via 
• 
System, Practice Details 
Custom
The default option is 
to have the client see the web site you set via this window 
Practice - selecting Custom replaces the practice web site 
address with the details that you add to the Web site
field 
These contact details will be reflected in the Send BankLink Notes Online 
Message
window for the email notification created when you export the BankLink 
Notes Online transactions for your client. 
Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
363 
Importing a BankLink Notes file into BankLink Practice 
When a client sends a BankLink Notes transaction file back to your practice, you import the 
file into BankLink Practice. 
In your e-mail program, save the attachment 'to file' in a convenient folder, and then import 
the BankLink Notes transaction file from where you save it. This process can vary depending 
on your mail program. 
If the Check-In Extension has been installed on your PC you can just double-click the 
attachment to either review the file in BankLink Notes or import it into the client file in 
BankLink Practice. If you choose to import the file you can follow the instructions 
below from step 3. See Chapter A1: Installing BankLink Practice - Enabling double-
click import and check-in on users' workstations. 
To import the BankLink Notes transactions: 
In BankLink Practice, open the required client file 
Click 
BankLink Practice displays the 
Other Functions, Import BankLink Notes File 
Import from BankLink Notes file
window 
BankLink Practice enables the Automatically transfer the following information 
into the Narration field for each entry checkbox - if you disable it, no information is 
updated to the narration fields of the transactions and the original narrations are 
retained 
BankLink Practice Guide for Australia 
364 
Select from: 
• 
Notes
• 
Descriptions that your clients type in the note field in BankLink Notes are 
automatically placed in the note panel for each transaction in BankLink Practice 
on import - selecting Notes also places a copy of the note that your client has 
typed directly into the narration field of the transaction 
Payee name
• 
This automatically updates the payee name of a transaction to the narration field 
on import - if payees are not used, this response is the same as leaving the 
narration field in BankLink Practice blank 
Payee name and Notes
If the Narration field already contains some text, select from: 
This places both the payee name and note in the narration field 
• 
Replace it
• 
This replaces any existing narration on import with either the payee name or 
note, depending on what you have selected to be imported into the narration field 
Append it
• 
This adds either the payee name or note on to the end of the existing narration 
separated with a colon (:), depending on what you have selected to be imported 
into the narration field on import 
Do nothing
Enable the 
This retains any existing narration on import and any payee name or note will be 
ignored on import - the notes are still imported into the Notes panel 
Show examples checkbox to see how the Narration
Click the 
field is affected by 
the options you select 
Browse button to select the drive and folder in which the attachment has 
been saved, for example, 
Click 
F:\BK5\BNotes files 
Open to return to the Import from BankLink Notes file
Click 
window 
BankLink Practice displays the 
OK 
Verify Results
10 
Click: 
window 
• 
Yes
• 
to import the transaction file, or 
No
11 
If you click 
to cancel the import 
Yes, BankLink Practice displays a message confirming that the import has 
been successful - click OK 
Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
365 
Rejected transactions  
There are rare circumstances when transactions are rejected during the import process. If 
this happens the Verify Results window contains extra information indicating the number of 
rejected transactions. 
You can click the View button to see the rejected transaction(s) displayed in Notepad. 
Contact BankLink Support for more assistance with rejected transactions. 
BankLink Practice Guide for Australia 
366 
Importing BankLink Notes Online transactions into BankLink 
Practice 
When a client has completed work on their BankLink Notes Online transactions they send 
the transactions back to your practice by clicking the Send to Accountant button, you then 
import the transactions into BankLink Practice.  BankLink Practice queries BankLink Notes 
Online and retrieves a list of available transactions. 
To import a BankLink Notes Online transactions into BankLink Practice: 
BankLink Notes Online sends you an email notification that the client’s transactions 
are available for import 
BankLink Notes Online, in order to comply with payment card industry security 
standards, masks any credit card number it receives.  You will only be able to import 
the data back into BankLink Practice if, when setting up the manual bank account, 
you have masked the credit card number using this format ............1234 (twelve dots 
and the last four digits of the card number) which is displayed as M............1234
In BankLink Practice, open the required client file 
otherwise the numbers will no longer match. 
Click Other Functions
BankLink Practice queries BankLink Notes Online and retrieves a list of available 
transactions, the 
Import BankLink Notes Online File 
Import from BankLink Notes
Select the date range in the 
window is displayed 
From and To
Click: 
fields using the arrows to help you 
• 
Import
Or: 
to import the transactions 
• 
Cancel
If Import was selected the transactions are imported into BankLink Practice 
to reject the import and close the window 
BankLink Practice displays the Import from BankLink Notes Online
BankLink Practice enables the Automatically transfer the following information into the 
Narration field for each entry checkbox - if you disable it, no information is updated to 
the narration fields of the transactions and the original narrations are retained 
window 
Select from: 
• 
Notes 
Descriptions that your clients type in the note field in BankLink Notes are 
automatically placed in the note panel for each transaction in BankLink Practice 
on import - selecting Notes also places a copy of the note that your client has 
typed directly into the narration field of the transaction 
Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
367 
• 
Payee name 
This automatically updates the payee name of a transaction to the narration field 
on import - if payees are not used, this response is the same as leaving the 
narration field in BankLink Practice blank 
• 
Payee name and Notes 
This places both the payee name and note in the narration field 
BankLink Practice Guide for Australia 
368 
If the Narration
• 
Replace it 
This replaces any existing narration on import with either the payee name or 
note, depending on what you have selected to be imported into the narration field 
field already contains some text, select from: 
• 
Append it 
This adds either the payee name or note on to the end of the existing narration 
separated with a colon (:), depending on what you have selected to be imported 
into the narration field on import 
• 
Do nothing 
This retains any existing narration on import and any payee name or note will be 
ignored on import - the notes are still imported into the Notes panel 
10 
Enable the Show examples checkbox to see how the Narration
11 
Click the 
field is affected by 
the options you select 
Browse button to select the drive and folder in which the attachment has 
been saved, for example, 
12 
Click 
F:\BK5\BNotes files 
Open to return to the Import from BankLink Notes file
13 
Click 
window 
BankLink Practice displays the 
OK 
Verify Results
14 
Click: 
window 
• 
OK to import the transactions, BankLink Practice displays a message confirming 
that the import has been successful, click OK, BankLink Practice updates the 
client file with the information provided by the client 
• 
Or: 
Cancel to cancel the import, the Import from BankLink Notes Online file
15 
If 
window closes 
OK
16 
The 
was selected the transactions are imported into BankLink Practice, open the 
updated client file 
Coded By column in the client file’s Code Entries Screen displays BankLink 
Notes Online
next to transactions for which coding information has been imported 
Transactions where notes, payees or jobs have been added, but no chart of 
accounts code has been assigned, do not display BankLink Notes Online in the 
Coded By
column. 
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