44 
Create Shapefiles in subfolder named “Shapefiles” under the QAQC folder (if multiple 
sites, put under site subfolder): 
From bench mark form: then check file name; description of mark; location; STR; 
County; sketch. 
From site control (if it was included in the spreadsheet for initial review): check location 
vs. sketch in field notes. 
From spreadsheet (don’t include site control if it was included in error):  
 Add a column for the vendor’s abbreviated name 
 Check location vs. proposed 
 If this is a bridge site: distance to upstream and downstream; bridge details 
per SR requirements; review ‘lowest bottom of bridge’ elevation based on 
bridge deck and bridge detail in the field notes. 
 Label points in order of NAVD88, description, point number; review 
elevations and descriptions. 
 For MFL lakes separate data into separate shapefiles i.e. Hydro, Typo, Low 
Road, Low Floor, etc. 
Survey Report: 
Required SR information; signed, sealed, dated. 
Included spreadsheet printouts: page numbering pertaining to the pages within the 
sites’ spreadsheet; on the first line: file name, date, file size vs. the same listed in the 
report; file name, date, file size appears on each page of the sites’ spreadsheets  
Draft Email: 
List any review issues to be addressed, if any. 
QAQC folder: 
Add PDFs of any of the delivered files that have issues to the SR pdf, bookmark, and 
add comments at the issues (these should be the same comments that appear in the 
draft email. 
Create a Geospatial Origin.txt for the shapefiles created. 
25. File Name Definitions (Active) 
(Road) RW Maps.pdf: Use this if a few project specific sheets are supplied and include in 
the Reference Data.zip. 
Drawing No. xx-xxx-xxx.pdf: These should be temporary copies of surveys for or by the 
District of proposed or acquired District lands that are listed under SDI and will be deleted at 
archive.  
The following information as formatted below should be added to the work order Reference 
Data* section of the work order: 
Parcel/Drawing No. XX-XXX-XXX (XXXXXX.dwg or no CAD file); or 
Parcel No. XX-XXX-XXX, Drawing No. XX-XXX-XXX (XXXXX.dwg or no CAD file); 
If it’s not a boundary survey of a parcel, use title description: 
Error processing SSI file
45 
Title description, Drawing No. XX-XXX-XXX (XXXXXX.dwg or no CAD file); 
*If there are multiple entries, use a semicolon at the end of each entry. 
If these temporary copies of surveys were completed under Survey Central, they should be 
linked to the archived location from the current work order. They do not need to be listed 
under the Reference Data section and will be deleted at archive. 
B_XXX.pdf: This file will contain all pages (preferably) of a survey 1) by other than the 
District, 2) District or non-District lands, 3) not surveyed for the District and used as a project 
reference. One should be created for each such survey. 
XXX represents the next available number, number sequentially while project is active. 
When archiving project, replace with next available number in SDI. 
Note: Each survey should be listed under the Reference Data section of the work order and 
be prefaced by Survey by Others: then the surveyor’s name (same as given for SDI) and the 
date (same given for SDI). 
Example: 
Surveys by Other: 
Surveyor’s Name, Date of survey 
B_XXX.txt: This file is a companion to the same named file with a PDF extension and 
contains the following data: 
Title - identical to the title. 
Date of survey - date last revised. 
Number of sheets - total of set. 
Surveyor’s name - Company name, if any, otherwise surveyor’s name. 
County - list all 
Section-Township-Range - all that apply. 
Related: (list job name and work order number) 
CCR.pdf: This file should include all certified corner records retrieved and be bookmarked. 
Closure Report.pdf: This should contain a Net DeedPlotter closure report using the legal  
description for the boundary to be checked. Use the center and label commands for the 
graphic display. Save the file with the appropriate name before printing to PDF. 
Control Map.pdf: A map of the control and points to be set. 
Control.txt: This file should contain the post processed control coordinates that are to be 
uploaded to the data collector for layout. 
County Road XXXX-XXXXXX County.pdf: This applies only to full sets of right-of-way 
maps. 
Data Transformation Report.pdf: This file should contain the HTML output file from 
Corpscon. Results will contain the input data and the prior datum information. Note: Data 
transformations made from requestor's tables other than the deliverable (i.e. MFL Riverine 
Error processing SSI file
46 
Proposed Transects) will be created and kept while project is active and discarded at 
archive. 
Data Transformation.txt: This file should contain the text output file from Corpscon for use 
as input to other applications. Minimum fields to be selected are Point Number, X, Y, and/or 
Elevation. 
Descriptive Name.mxd: This map should be derived from the Survey Section base map 
located on the L drive under the Reference section. It should be created during an active 
project for analysis of raw, post processed or created data. 
Examples: 
Development of feature classes or shapefiles 
Aerial overlay of collected data for QAQC 
When a shapefile is created from requestor's data i.e. CAD, spreadsheet or table, it should 
be placed in this folder with a readme explaining source, etc. It will not be archived as it can 
be recreated, if needed. When appropriate, a PDF will be created to memorialize the 
mapping analysis for future reference. Note: All GIS files including the XXXXXX.mxd will be 
deleted when the project is archived. 
Draft Email.pdf: The file name is self explanatory. If it is "marked up" for changes, it should 
be placed in the QAQC.zip at archive. If there are no changes, DO NOT SAVE.  
NOTE: Make sure to include any attachments. 
Drawing No. xx-xx-xxx QAQC.pdf: Add the suffix QAQC to a PDF copy of the drawing file 
name. This file will be used for mark-ups during the QAQC process. It should contain all 
review versions in descending order. Do not use bookmarks. This file will be preserved in 
the QAQC.zip at archive. 
Drawing No. XX-XX-XXX.pdf: A plot of the **NON-PARCEL** drawing delivered for this 
work order, which uses the basin and work order number. 
Drawing No. XX-XXX-XXX.pdf: A plot of the **PARCEL** drawing delivered for this work 
order, which uses the parcel number. 
Feedback STG.docx: When noncompliance issues with STG - Field section are discovered 
by the technician processing the work order, comments are to be created in this document 
and will reference the applicable portions that were not followed and/or misunderstood as 
well as the field book and pages. Comments will be dated, initialed and listed in descending 
order. Responses (in bold/red) will also be dated, initialed and in parenthesis following the 
issue. 
Example: xx-xx-xx initials, issue. (xx-xx-xx initials, response) 
The Project Surveyor (or Survey Coordinator when PS not available) will review these 
issues with the appropriate field crew members and document the conversation by adding 
comments to this document. 
This document will be included in the QAQC.zip at archive. 
Error processing SSI file
47 
When order is complete and ready for archiving the technician will add a comment to the 
work order stating STG Field Noncompliance – Issues (Resolved or Not Resolved) and 
ready for archive.  
If issues could not be resolved while the project was active the Survey Coordinator will be 
advised by an email from the technician at archive (include it in the Project Emails).  
The subject of the email will contain: STG Feedback – Job Name Work Order Number.  
The Body of the email will contain: 
During the processing of the subject project issues were discovered concerning 
noncompliance with the STG - Field Section. As the project has been archived, you will 
need to extract a copy of the Feedback STG.docx located in QAQC.zip and add the 
appropriate comments after your resolution. Email the revised document to the Survey 
Manager for archival when complete. 
After the above has been completed, the work order status should be changed to TBA and 
sent to the Survey Manager for archiving. 
FEMA.pdf: This file should include all applicable community panels, LOMRs or LOMAs and 
be bookmarked. 
Field Notes.pdf: This file should contain a scan of the field notes (final) produced for THIS 
work order. Bookmarks are to be added if pages are not continuous and/or multiple books 
were used. AFTER SCANNING USE REDUCE FILE SIZE UNDER THE PDF FILE MENU. 
Field Notes QAQC.pdf: This file should contain the field notes created by survey section 
staff during the review process of outsourced surveying. Note: This file should be added to 
the QAQC.zip 
Final Adjusted Coordinates.pdf: This should be a printout of the FINAL least square 
adjustment results using StarNET select from the pull-down menu 'Output' then 
'Coordinates'. 
Final Adjusted Elevations.pdf: This should be a printout of the FINAL least square 
adjustment results using StarNET select from the pull-down menu 'Output' then 'Listing'. 
Final Review.pdf: This file is for work orders processed "IN-HOUSE" and should contain all 
"check prints" that were made FOR THE PSM during the review process and that HAVE 
MARK-UPS WITH COMMENTS. 
Garmin76, 72 or 60CSx.gtm: This should be the native GPS Trackmaker file. The name of 
this file should be the Garmin unit used in the field. 
Garmin76, 72 or 60CSx.txt: This file should contain all downloaded waypoints from the 
Garmin unit and be in comma delimited format. The name of this file should be the Garmin 
unit used in the field. 
Geospatial Origin.docx: This should explain the process of orienting the shapefile and will 
be included in Shapefile.zip at archive, but will not be provided to the requestor. Describe 
the following: 
Error processing SSI file
48 
Control Points and Rotation (if applicable) 
Source and datum of existing coordinate system for the data. 
If the source is CAD, name the file (include date, time, bytes) and list the layer(s) that were 
used. 
Note: If there are multiple shapefiles, each will have a geospatial origin file. In which case, 
append shapefile name, example: Geospatial Origin (Shapefile Name).docx 
GLO.pdf: This file should include all government land office township plats, field notes and 
be bookmarked. 
Job Name XX-XXX.xlsx: If the XLSX (table) is referenced in the Survey Report, use this file 
name. 
Legal Description Review.pdf: This file should be bookmarked and contain the legal 
description (and sketch if available) with a comment(s) inserted listing the original file name 
and source (e.g. Project Emails, from, date and name of file). Comments concerning errors 
and/or omissions from the review should be inserted where applicable. Also include a plot of 
the shapefile created for the review parcel with aerial background showing STRs, streets, 
District parcels and/or PA boundaries, as applicable. 
Legal Description XX-XXX-XXX.docx: Using the form located at 
L:\SURVEY\Reference\Documents\Forms\Legal Description, this should contain legal 
description(s) created or reviewed and approved. If there is more than one legal description, 
for example when there is both a temporary and permanent interest (i.e. well  site) to be 
granted by the District, create two documents and add a suffix in parenthesis  to the file 
name to indicate which type i.e. Legal Description XX-XXX-XXX (Permanent).docx or Legal 
Description XX-XXX-XXX (Temporary).docx. Note: Do not use SWF prefix for parcel 
number. DO NOT LIST AREAS AT THE END OF THE LEGAL DESCRIPTION. 
Level_Circuit.[all shapefile extensions]: This shapefile is for projects involving leveling 
where Garmin is used for horizontal location and contain these attributes in the following 
order: 
WO_Num (work order number) 
Waypoint (if applicable) 
MHWL.pdf: This file should contain a scan of all data pertaining to the determination of the 
Mean High Water Line (MHWL) as directed by the Florida Department of Environmental 
Protection (FDEP) or the Tampa Port Authority (for water bodies in Hillsborough County). 
Minimally Constrained Adjustment.pdf: .LST report, holding a maximum of one fixed 
control point. 
Modified.dat: Dat file with required edits in order to post process. 
Name of Road - PB XX, PG XX - XXXX County.pdf: This applies only to full sets of right-
of-way maps. Use for maintained right-of-way maps. 
NGS_Control.[all shapefile extensions]: Downloaded shapefiles of NGS control should 
include a projection. 
Error processing SSI file
49 
Observations Report.txt: Generated from the controller. This file contains a report of the 
points in the job that provides the point name, grid coordinates, point code, horizontal and 
vertical precisions, PDOP and number of satellites. 
OHWL.pdf: This file should contain a scan of all data pertaining to the determination of Safe 
Upland Line (SUL), Safe Upland Elevation Line (SUEL), Ordinary High Water Line (OHWL) 
as directed by the Florida Department of Environmental Protection (FDEP) or the Tampa 
Port Authority (for water bodies in Hillsborough County). 
Original.dat: First attempt to process raw file without changes. 
Original.err: If applicable. 
P_XXX.pdf: This file will contain all pages of a plat used as a project reference. One should 
be created for each such plat and remain at archive. These should be named as follows: 
P_xx1, P_xx2, etc. Note: Each plat (format: Plat Name, PB XX, Pg XX;) should  
be 
listed (single line) under the Reference Data section of the work order. 
P_XXX.txt: This file is a companion to P_XXX.pdf and contains the following data: 
Plat Name - identical to the title. 
Date of Recording 
Plat Book number/Page number - first sheet in set. 
Comments: state here if a Condominium or Road Plat 
Number of sheets - total of set. 
Surveyor’s name - Company name, if any. Otherwise surveyor’s name. 
County - list all 
Section-Township-Range - all that apply. 
Related: (list job name and work order number) 
Parcel Number or Job Name.ndp: This file is created by the program Net DeedPlotter of 
the input data. If the legal description is associated with the parcel or job e.g. ingress-
egress, etc. then its file name should be descriptive. 
Peer Review.pdf: This file will be compiled by the reviewing technician and contain the final 
deliverables. Mark-ups, corrections and/or comments will be added as necessary. Peer 
review should be an objective look and include all aspects of the project, including folder 
structure, work order completion, etc. This file will be included in the QAQC.zip at archive. 
Peg Test.pdf: When a peg test is performed, the process is recorded in a digital file called 
"Peg Test.job" in the data collector. This file is downloaded and placed in the party chief's 
folder by date and project number. Export a Raw Data Report select Generate a report with 
all fields in columns and check include note records. Print this report to a PDF named Peg 
Test.pdf and store in the project Computations subfolder. 
Points.csv: Generated from the controller. This file is a report of the points in the job and 
includes the point code plus any features and attributes assigned to the points as well as the 
point name and coordinates. Each attribute value included with a point is preceded by the 
attribute name (prefixed with the feature name and a colon). If the points have any 
descriptions assigned to them these will follow the attributes. 
Error processing SSI file
50 
Project Emails.pdf: This file should contain all emails received and sent relating to a work 
order. "Project Scope”
should normally be the first email and labeled as such in the 
"Description" field. This is normally the requestors email, survey web site request form or 
scan of hard copy.If scanned, name Project Scope.pdf and add to portfolio. Add description 
for "Initial Deliverables", "Final Deliverables" and/or intermediate deliverables. Use the 
"Description" field to identify key emails that will allow easier location. 
Project Review.pdf: This file will contain emails sent to team members concerning 
procedural issues discovered at archival by the Survey Manager. 
Raw Conversion-StarNet.log: This should contain the log generated when using the 
StarNet utility for converting the TDS RAW file to a StarNet Dat (input) file. 
Reference Deeds.pdf: This file should contain any deeds that were part of the project 
processing. When there are multiple deeds, make bookmarks using the ORB xxxx, Pg xx 
and Parcel No. xx-xx-xx (if applicable). 
Reference Field Notes.pdf: This file should contain a compilation of Historical Field Notes. 
The book and page numbers from this file are to be listed under the reference-data section 
of the work order. It is to be created by the person gathering historical survey data for a 
current project as a pre-requisite to sending crews to the field. If more than one field book or 
if there are non-sequential pages bookmarks will be added listing the book number and 
pages i.e. FB 20/145, Pgs 12-52. 
All historical field notes are located at: L:\SURVEY\Reference\Field Books\Scanned. Note: 
When the project is complete, this file will be deleted. 
Reg. CE IOP Form.pdf: This file should contain a collection of the IOP form and associated 
data (e.g. legal description, maps, title certificate, deed, plans, etc.) provided by Regulatory 
for review of a Conservation Easement. The documents should be bookmarked (set to 
open) with the IOP form as the first item. Comments should be entered for each document 
indicating its source (e.g. email attachment - from/date).The file will be saved and included 
in the Reference Data.zip at archive. 
RTK GPS Report.pdf: This file should contain a compilation of all the reports generated for 
a RTK job, bookmarking each specific report/file. 
Examples: Export Points List.pdf - his file should be created from the text file (.csv) 
generated from the "Export" option under "File" of the main menu bar. The format should be 
P,N,E,Desc Code. Point List Report.pdf - Contains a simple summary of the coordinates for 
each point in the project. Renamed Point List.pdf - Only created if any points are renamed in 
a static session to see a simple summary of the original and new names of points. 
Site Location Map.pdf: This map should be created and printed for the field crew during 
initial setup to show the scope of work and/or control and will be DELETED AT ARCHIVE. 
Site Photos.pdf: All site pictures should be inserted in this PDF and have comments to 
identify date, position, direction, subject, etc. 
Source Control.pdf: This file should contain the datasheets of control stations used for the 
project. Although several source control stations may be included at the onset of the project, 
when the project is archived, only include the stations referenced in the survey report. This 
Error processing SSI file
51 
PDF will contain the horizontal and vertical data sheets separated by bookmarked 
categories. If the NGS station(s) is both horizontal and vertical it would be under its own 
bookmark category. For example: 
Horizontal 
XXXXXX XXXX, [PID Designation] 
Vertical 
XXXXXX XXXX, [PID Designation] 
Horizontal-Vertical 
XXXXXX XXXX, [PID Designation] 
StarNet Post Process.zip: This should contain all of the files created by StarNet during 
post processing, e.g.*.lst, *.prj, *.pts, *.sbf. 
State Road XXX - XXXXXX County.pdf: This applies only to full sets of right-of-way maps. 
Static GPS Report.pdf: This file should contain a compilation of all the reports generated 
for a Static job, bookmarking each specific report/file. 
Examples: Baseline Processing Report.pdf: This file is created after the baselines have 
been processed in the project to capsulate the solution types, precisions, and an 
acceptance summary for the processed baselines. It should also include detailed reports for 
each processed session as well. Export Points List.pdf: This file should be created  from 
the text file (.csv) generated from the "Export" option under "File" of the main menu  bar. 
The format should be P,N,E,Desc Code. Loop Closure Report.pdf: Contains loop closure 
analysis of all the baselines in the project that have been processed and saved. Point List 
Report.pdf: Contains a simple summary of the coordinates for each point in the project. 
Project Computation Report.pdf: This report contains a summary of the errors and warnings 
that occurred during computation of the data. Renamed Point List.pdf: Only created if any 
points are renamed to see a simple summary of the original and new names of points. 
Vector List.pdf: This report should contain a review of the solution types and precisions for 
all the vectors created from processed baselines in your project. 
Survey Report QAQC.pdf: Add the suffix QAQC to a PDF copy of the report file name. This 
file will be used for mark-ups during the QAQC process. It should contain all review versions 
in descending order. Do not use bookmarks. This file will be preserved in the QAQC.zip at 
archive. 
Survey Report.docx: This file should contain the final Word document of the Surveyor's 
Report created from the most recent form template. (See 
L:\SURVEY\Reference\Documents\Forms\Survey Reports). When a report with a table 
becomes too large for one page and is continued on the next, do not split the table between 
pages. Instead, space the report to begin the table on the second page.When a blank area 
is left on the first page, insert the following statement, centered in the blank  area: "- 
continued on next page -" (do not include quotes). For those situations when the table will fill 
more than one page and therefore will be split between pages, the second and subsequent 
page(s) of the table must have headers added. 
Survey Report.pdf: This file should contain both a scan of the signed and sealed (highlight 
seal) report AND a PDF of the Excel file (XLS) if one was certified in the report. 
Error processing SSI file
52 
Tax Map.pdf: This should be downloaded from the County's Property Appraiser web site. At 
archive this file is to be included in Reference Data.zip. 
Title Commitment.pdf: If an update is provided it should be inserted above the original and 
both bookmarked. At archive this file is to be included in Reference Data.zip. 
Worksheet Field.pdf: This file should be to illustrate corner setting or layout and plotted 
from Worksheet.dwg. 
Worksheet.dwg: A worksheet is required for all survey work to graphically represent the 
raw survey data analysis and solutions. It should include data collected in the field and/or a 
composite of existing geometric data for historical reference. The worksheet shall clearly 
show and label all relevant features, lines, geometry and contain concise explanatory notes 
concerning existing conditions and solutions. If other CAD files are incorporated (or parts 
thereof), their layer name will include the source CAD file name as a suffix. Worksheets will 
contain appropriately named layers that can be manipulated through the use layer 
management. Note: All survey maps to be delivered as the final product will contain a 
worksheet. 
Worksheet.pdf: This file should be created for illustrating the relative relationship of the 
subject review parcel with the District survey(s), where no CAD file can be located and for 
performing geometric analysis. Note: When CAD is available for the District survey,  a 
worksheet.dwg will be prepared. 
XX-XXX.raw: During the processing of the project this file should be the most recent file 
from Downloads. 
XX-XXXR.raw: File name should use work order number and the letter R e.g. 09-999R.raw. 
This file should only be created when it is NECESSARY to make edits (use Forsight DXM) 
to the RAW (horizontal) data collection file. These changes/revisions will be documented 
(use Note command) in the file, including your initials and date.  NORMALLY, CHANGES IN 
THE RAW DATA WILL BE MADE TO THE DAT FILE. 
XX-XX-XXX.dwg: Original of the **NON-PARCEL** drawing delivered for this work order, 
which uses the basin and work order number. 
XX-XXX-XXX.dwg: Original of the **PARCEL** drawing delivered for this work order, which 
uses the parcel number. 
26. File Name Definitions (Archive) 
B_XXX.pdf: This file will contain all pages (preferably) of a survey 1) by other than the 
District, 2) District or non-District lands, 3) not surveyed for the District and used as a project 
reference. One should be created for each such survey. XXX represents the next available 
number, number sequentially while project is active. When archiving project, replace with 
next available number in SDI. Note: Each survey should be listed under the Reference Data 
section of the work order and be prefaced by Survey by Others: then the surveyor’s name 
(same as given for SDI) and the date (same given for SDI). 
Example: 
Surveys by Other: 
Surveyor’s Name, Date of survey 
Error processing SSI file
53 
B_XXX.txt: This file is a companion to the same named file with a PDF extension and 
contains the following data: 
Title - identical to the title. 
Date of survey - date last revised. 
Number of sheets - total of set. 
Surveyor’s name - Company name, if any. Otherwise surveyor’s name. 
County - list all 
Section-Township-Range - all that apply. 
Related: (list job name and work order number) 
CAD.zip: All AutoCAD drawing files created should be contained in this file at archive. This 
would include Worksheet.dwg, Drawing No. xx-xxx-xxx.dwg and Drawing No. xx-xxx.dwg. 
Closure(s).zip: This should contain all of the NDP and PDF files in the Project subfolder 
Closures. Do not include temporary TXT or DOCX files. 
Computations.zip: This file is to contain all of the files in this folder when the project is 
archived. 
County Road XXXX - XXXXXX County.pdf: This applies only to full sets of right-of-way 
maps. 
Data Collection QAQC.zip: This file should contain data collection files created by survey 
section staff during the review process of outsourced surveying. Note: This file should be 
added to the QAQC.zip 
Data Collection.zip: The technician responsible for the project archival will ZIP the Party 
chief's work order downloads folder and the dated sub folders. The Zip file will be named 
Data Collection.zip and placed in the Project Data Collection subfolder. After which the Party 
Chief's files for the work order, under _Downloads are to be deleted. 
TIP: Highlight the work order numbered folder to be zipped (under the Party chief), right click 
and select "add to new archive" name the zip file “Data Collection.zip”. The zip file will be 
located under the party chief's name, move it to the appropriate project Sub folder. 
Documents.zip: All Word documents created should be contained in this file at archive. 
This would include Legal Description XX-XXX-XXX.docx and Survey Report.docx. 
Drawing No. XX-XX-XXX.pdf: A plot of the **NON-PARCEL** drawing delivered for this 
work order, which uses the basin and work order number. 
Drawing No. XX-XXX-XXX.pdf: A plot of the **PARCEL** drawing delivered for this work 
order, which uses the parcel number. 
Field Notes QAQC.pdf: This file should contain the field notes created by survey section 
staff during the review process of outsourced surveying. Note: This file should be added to 
the QAQC.zip 
Field Notes.pdf: This file should contain a scan of the field notes (final) produced for THIS 
work order. Bookmarks are to be added if pages are not continuous and/or multiple books 
were used. AFTER SCANNING USE REDUCE FILE SIZE UNDER THE PDF FILE MENU 
Error processing SSI file
Error processing SSI file