Adjusting assignments in the Team Planner view    
245
11
To conclude this exercise, you’ll address some of the resource overallocation 
problems that are visible in the timescale side of the Team Planner view‮
10 
On the View tab, in the Zoom group, click the down arrow next to the Timescale box 
and click Weeks‮
The timescale adjusts to show more of the plan‮ 
11 
Scroll the view horizontally until the week of June 28 is visible in the timescale‮
Most of the resource overallocations in the plan are due to the weekly  editorial  status 
meeting (represented in this view as the thin vertical lines) overlapping with other 
tasks‮ Because each occurrence of the editorial status meeting is only one hour long, 
you’re not concerned with  addressing this level of overallocation‮ You can see a more 
severe overallocation for Hany Morcos in the week of June 28, however‮
Because you need Hany’s full attention on the Interior illustration design task, you’ll 
reassign the Copyedit incorp task to someone else‮
12 
Right-click Hany’s task, Copyedit incorp, and in the shortcut menu that appears, click 
Reassign To, and then select Carole Poland
Pdf merge comments - Merge, append PDF files in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Provide C# Demo Codes for Merging and Appending PDF Document
acrobat merge pdf; batch merge pdf
Pdf merge comments - VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET Guide and Sample Codes to Merge PDF Documents in .NET Project
add pdf together; reader combine pdf pages
246
Chapter 11 Fine-tuning resource and assignment details 
Project reassigns the task but does not change the task’s start or finish date or 
duration‮
TIP
You can also reassign tasks by dragging them from one resource to another‮ To better 
control the scheduling of tasks when you reassign them this way, set the timescale to daily 
(to do this, on the View tab, in the Zoom group, click Days in the Timescale box)‮
There are still overallocation issues in the plan, but they are minor issues that don’t require 
additional attention‮
+
CLEAN UP
Close the Advanced Assignments file.
C#: XDoc.HTML5 Viewer for .NET Online Help Manual
document. 5. Save Comments. Click to save created redaction with customized name. Sample Files Tab. Item. Name. Description. 1. Adobe PDF. Click
apple merge pdf; acrobat split pdf into multiple files
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit PDF
HTML5 Viewer for C# .NET provides permanent annotations adding feature, all annotation comments on PDF are able to be saved. PDF Protection.
pdf merger; add pdf together one file
Key points     
247
11
Key points 
You can account for variable resource availability over time (via a resource’s Max‮ 
Units value)‮
When working with resource costs, you can specify different pay rates for different 
assignments and apply different pay rates at different times‮
Create material resources to track the cost of items that are consumed during the 
execution of the project‮
You can change when a resource will start work on an assignment without affecting 
other resources assigned to the same task‮
Project includes several predefined work contours that you can apply to an 
assignment‮
When working with resource costs, you can specify different pay rates for different 
assignments‮
When assigned to a task, material resources can have a fixed or variable consumption 
rate‮
In a usage view, you can see the remaining availability of work resources at whatever 
time increment you want‮
The Team Planner view allows easy drag-and-drop adjusting of assignments between 
resources ( Project Professional only)‮
C# PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in C#.
C# source code for adding or removing annotation from PDF file in .NET framework. Support to add flatten comments to PDF document online in ASPX webpage.
combine pdf; c# merge pdf files
How to C#: Modify Image Metadata (tag)
Blending. Effect: Sharpness. Effect: Special. Alpha Channel Edit. Merge Images. VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET XImage.Raster library, you can get comments of
.net merge pdf files; add pdf pages together
Chapter at a glance
Examine
See how resources are scheduled to work 
over the duration of a project, page 250‮
Resolve
Edit resource assignments to manually 
resolve overallocations, page 255‮
Level
Use resource leveling to resolve resource 
overallocation problems, page 259‮
Inactivate
Strike out tasks without removing them from 
the plan (Project Professional only), page 271‮
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Bookmarks. Comments, forms and multimedia. Detect and merge image fragments. VB.NET Demo Code to Optimize An Exist PDF File in Visual C#.NET Project.
split pdf into multiple files; pdf combine two pages into one
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
Bookmarks. Comments, forms and multimedia. Convert smooth lines to curves. Detect and merge image fragments. C#.NET DLLs: Compress PDF Document.
reader create pdf multiple files; break a pdf into multiple files
12
249
IN THIS CHAPTER, YOU WILL LEARN HOW TO
Look at how resources are scheduled to work over the duration of a project‮
Edit a resource assignment to resolve a resource overallocation‮
Resolve resource overallocations automatically‮
Check the plan’s overall cost and finish date.
Inactivate tasks so that they remain in the plan but have no effect on the schedule 
(Project Professional only)‮
In the previous three chapters, you focused on details about tasks, resources, and 
assignments‮ Now, you will examine the results of your previous work on the schedule 
and dive deeper into resource assignments‮ In some cases, you’ll revisit Project features 
introduced in previous chapters, but in this chapter your focus is on managing across the 
entire plan, including overall duration and cost‮
PRACTICE FILES
Before you can complete the exercises in this chapter, you need to copy 
the book’s practice files to your computer. A complete list of practice files is provided in 
“Download the practice files” at the beginning of this book. For each exercise that has a 
practice file, simply browse to where you saved the book’s practice file folder.
IMPORTANT
If you are running Project Professional with Project Web App/Project Server, take 
care not to save any of the practice files you work with in this book to Project Web App (PWA). For 
more information, see Appendix C, “Collaborating: Project, SharePoint, and PWA‮”
Fine-tuning the  
Project plan
VB.NET PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in
When we are reading or viewing a PDF document file, we may often need to mark the source PDF file by adding some comments, notes, explanations or other remarks
acrobat combine pdf files; all jpg to one pdf converter
C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
Allow users to add comments online in ASPX webpage. Able to change font size in PDF comment box. Able to save and print sticky notes in PDF file.
acrobat merge pdf; batch pdf merger
250
Chapter 12 Fine-tuning the Project plan  
Examining resource allocations over time
In this section, you will focus on resource allocation—how the task assignments you’ve 
made affect the workloads of the work resources (people and equipment) of a plan‮ A 
resource’s capacity to work in a given time period is determined by her maximum units and 
resource calendar‮ The relationship between a resource’s capacity and her task assignments 
is called allocation‮ Each work resource is in one of three states of allocation:
Underallocated The resource’s assignments do not fill the resource’s maximum 
capacity to do work‮ For example, a full-time resource who has only 25 hours of work 
assigned in a 40-hour workweek is underallocated.
Fully allocated The resource’s assignments fill the resource’s maximum capacity. 
For example, a full-time resource who has 40 hours of work assigned in a 40-hour 
workweek is fully allocated.
Overallocated The resource’s assignments exceed the resource’s maximum  capacity 
for any period of time‮ For example, a full-time resource who has 65 hours of work 
assigned in a 40-hour workweek is overallocated.
Project management focus: Evaluating resource 
allocation
It is tempting to say that fully allocating all resources on every occasion is every 
project manager’s goal, but that would be an oversimplification. Depending on the 
nature of your project and the resources working on it, some underallocations might 
be perfectly fine. Overallocation might not always be a problem either,  depending 
on the amount of overallocation‮ If one resource is overallocated for just a half-
hour, Project will flag the overallocation, but such a minor overallocation might not 
be a problem that you need to solve, depending on the resource involved and the 
nature of the assignment‮ Severe overallocation—for example, a resource  being 
assigned twice the work he could possibly accomplish in one week—is always a 
problem,  however, and you should know how to identify it and maintain strategies for 
addressing it‮ This chapter helps you identify and remedy resource overallocation‮
C# WPF PDF Viewer SDK to annotate PDF document in C#.NET
versions. C#.NET WPF PDF Viewer control allows to add various annotation comments to PDF document in .NET WinForms project. A .NET
merge pdf; add two pdf files together
VB.NET Image: VB.NET Web Image Viewer Installation and Integration
get more details on sample (PDF) Web Doc Image Viewer integration, creation and customization, please see VB.NET Imaging - Create PDF Web Viewer. Comments on VB
pdf combine; add pdf files together reader
Examining resource allocations over time    
251
12
These states of allocation apply to work resources‮ Cost and material resources do not do 
work; therefore, their assignments are not subject to allocation issues‮ 
In Project, a resource’s capacity to work is measured in units; the maximum capacity of a 
given resource is called maximum units (labeled Max. Units in Project)‮ Units are measured 
either as numbers (such as three units) or as a percentage (such as 300% units)‮
The scenario: At Lucerne Publishing, the new children’s book plan is developed to the point 
that you’re ready to closely examine resource assignments and overallocation issues‮ You’ll 
begin with Carole Poland‮
In this exercise, you look at resource allocations and focus on a resource who is 
overallocated‮
SET UP
You need the Advanced Plan_Start file located in your Chapter12 practice 
file folder to complete this exercise. Open the Advanced Plan_Start file, and save it as 
Advanced Plan.
On the View tab, in the Resource Views group, click Resource Usage‮
The Resource Usage view appears‮
On the left side of the view is a table (the Usage table, by default) that shows 
assignments grouped per resource, the total work assigned to each resource, and 
each assignment’s work‮ This information is organized into an outline that you can 
expand or collapse‮
The right side of the view contains assignment details (work, by default) arranged on 
a timescale‮ You can horizontally scroll the timescale to see different time periods‮ 
You can also change the tiers on the timescale to display data in units of weeks, days, 
hours, and so on‮
252
Chapter 12 Fine-tuning the Project plan  
Notice the name in the first row, Unassigned. This item lists any tasks to which no 
specific resources are assigned.
Next, you will collapse the outline in the table to see total work per resource over 
time‮
Click the Resource Name column heading‮
On the View tab, in the Data group, click Outline and then click Hide Subtasks‮
TIP
You also can collapse the outline by pressing Alt+Shift+– (a minus sign)‮
Project collapses the outline (assignments per resource) in the Resource Usage view‮ 
In the Resource Name column, click the name Carole Poland
Resource assignments are currently hidden, and the resources’ total work values over 
time appear in the timescaled grid on the right‮
Point to the M column heading (for Monday) for the week of April 5 at the top of the 
timescaled grid‮
A ScreenTip appears with the date of the assignment: 4/6/15‮
In timescaled views, you can get details 
about dates by pointing at the timescale.
Such ScreenTips are handy in timescaled views, such as the Resource Usage view or 
the Gantt Chart view‮
Currently, the timescale is set to display weeks and days‮ You will now change the 
timescale to see the work data summarized more broadly‮
Examining resource allocations over time    
253
12
On the View tab, in the Zoom group, in the Timescale box, click Months‮
Project changes the timescaled grid to show scheduled work values per month‮
Notice that the names and some assignment values of Carole Poland and some 
other resources appear in red‮ The red formatting means that these resources are 
overallocated: at one or more points in the schedule, their assigned tasks exceed their 
capacity to work‮ 
IMPORTANT
If you do not see any overallocated resources, verify in the Resource 
Leveling dialog box that Day By Day and Manual are selected (on the Resource tab, in 
the Level group, click the Leveling Options dialog box)‮ If you still don’t see overallocated 
resources, click the Clear Leveling button in the Leveling Options dialog box‮ If all else  
fails, reopen the Advance Plan_Start practice file.
As you can see in the timescaled grid, Carole Poland is overallocated in April‮ She 
is underallocated for the other months in which she has assignments‮ Notice that 
Carole’s June work value of 45 hours is formatted in red‮ Even though 45 hours 
within a month isn’t an overallocation for a full-time resource, at some point in June 
( perhaps even for just one day), Carole is scheduled to work more hours than she can 
accommodate‮
Next you will change the timescale settings to take a closer look at Carole’s 
overallocations‮
On the View tab, in the Zoom group, in the Timescale box, click Days‮
Project adjusts the timescale to its previous setting‮
Click the expand/collapse arrow next to Carole’s name in the Resource Name 
column‮
Project expands the Resource Usage view to show Carole’s individual assignments‮
If necessary, scroll the Resource Usage view horizontally to the right to see Carole’s 
assignments the week of April 19‮
254
Chapter 12 Fine-tuning the Project plan  
Carole’s total work on that Monday, April 20, is 9 hours‮ This is formatted red, 
indicating the overallocation‮
These two assignments make up the 
9 hours of work scheduled on Monday.
Carole has two assignments on April 20: eight hours on the Content edit task and the 
one-hour task Editorial staff meeting 2 (one instance of a recurring task)‮
These two tasks are scheduled at times that overlap between the hours of 8 A‮M‮ 
and 9 A‮M‮ (If you want to observe this, adjust the timescale to display hours‮) This 
is a real overallocation: Carole probably cannot complete both tasks simultaneously‮ 
However, it is a relatively minor overallocation given the scope of the plan, and you 
don’t need to be too concerned about resolving this level of overallocation‮ However, 
there are other, more serious overallocations in the schedule that you will remedy 
later in this chapter‮
10 
Click the expand/collapse arrow next to Carole’s name in the Resource Name column 
to collapse her assignments‮
Here are a few other things to keep in mind when viewing resource allocation:
A quick way to navigate to resource overallocations in the Resource Usage view is to 
use the Next Overallocation button in the Level group of the Resources tab‮
By default, the Resource Usage view displays the Usage table; however, you can 
display different tables‮ On the View tab, in the Data group, click Table and then click 
the table you want displayed‮
By default, the Resource Usage view displays work values in the timescaled grid‮ 
However, you can display additional assignment values, such as cost and remaining 
availability‮ To do this, on the Format tab, in the Details group, click the value that you 
want displayed‮ 
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