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Examining resource costs    
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15
This sort quickly tells you who are cumulatively the most and least costly resources 
(as indicated in the Cost column), but it doesn’t help you see variance patterns‮ You 
will do that next‮
Click the AutoFilter arrow in the Variance column heading, and in the menu that 
appears, click Sort Largest to Smallest‮
Project re-sorts the resources by cost variance from highest to lowest‮ 
With the resource list sorted by cost variance, you can quickly zero in on resources 
with the greatest variance—Copyeditors in this case‮ 
On the View tab, in the Data group, click Sort, and then click by ID‮
Project re-sorts the resources by ID‮
Acrobat merge pdf files - Merge, append PDF files in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
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batch pdf merger online; c# merge pdf pages
Acrobat merge pdf files - VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET Guide and Sample Codes to Merge PDF Documents in .NET Project
append pdf files reader; adding pdf pages together
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Chapter 15 Viewing and reporting project status 
Note that the dollar amount of variance, while important, doesn’t tell you the whole story‮ 
What would be useful to know is what tasks had the highest percentage of variance‮ A task 
with a $1,000 baseline and $1,200 actual cost has a lower percentage of variance than does 
a cost with a $100 baseline and $200 actual cost‮ In complex projects, understanding what 
tasks are prone to greater percentages of variance can help you avoid similar problems in 
the future‮ In the next section, you will see one way to begin to analyze variance in this way‮
Here are some additional tips and suggestions for working with resource costs:
You can use the Cost Overview report to see resources who are over budget‮ To do 
this, on the Report tab, in the View Reports Group, click Dashboards and then click 
Cost Overview‮ 
You can also see timephased cost values in a usage view‮ For example, in the Resource 
Usage view, on the Format tab, in the Details group, click Add Details‮ In the Details 
Styles dialog box, show the Baseline Cost and Cost fields. This also works in the Task 
Usage view‮
If you have Excel, you can use the Resource Cost Summary Report‮ To do this, on 
the Report tab, in the Export group, click Visual Reports‮ On the Resource Usage 
tab of the Visual Reports dialog box, click Resource Cost Summary Report and then 
click View‮
Reporting project cost variance with a 
stoplight view
There are many different ways to report a project’s status in terms of task or budget 
variance or other measures‮ There is no shortage of features in Project that support 
reporting project status, but the main point to keep in mind is that the method by which 
you report project status is less a technical question than a communications question‮ For 
example, what format and level of detail do your stakeholders need to see? Should project 
sponsors see aspects of a project’s performance that are different than those seen by its 
resources? These questions are central to the project manager’s job‮ Fortunately, as noted 
earlier, Project is a rich communications tool you can use to construct the type of project 
status information that best meets the needs of your stakeholders‮
.NET PDF Document Viewing, Annotation, Conversion & Processing
Merge, split PDF files. Insert, delete PDF pages. Edit, update, delete PDF annotations from PDF file. Print. Support for all the print modes in Acrobat PDF.
attach pdf to mail merge in word; add pdf together one file
C# Windows Viewer - Image and Document Conversion & Rendering in
without using other external third-party dependencies like Adobe Acrobat. By using the Windows Viewer, you can convert word files as follows: Convert to PDF.
pdf merge files; acrobat merge pdf files
Reporting project cost variance with a stoplight view    
337
15
Next, you focus on creating what is often called a stoplight report This status report 
represents key indicators for tasks, such as schedule or budget status, as a simple red, 
yellow, or green light‮ Such status reports are easy for anyone to understand, and they 
quickly provide a general sense of the health of a project‮ Strictly speaking, what you’ll 
create here is not a report in Project, so we’ll call it a stoplight view instead‮
TIP
This exercise uses custom fields and formulas. These are powerful features in Project 
and you’ll find they have applicability for many other needs beyond the stoplight report we 
show here‮
The scenario: At Lucerne Publishing, you conclude that the best way to help the team 
working on the new children’s book plan to better understand cost variance is to employ a 
red/yellow/green stoplight style of view‮ 
In this exercise, you edit a view using custom fields and formulas to visually focus on the 
cost variance of tasks‮
On the View tab, in the Task Views group, click Other Views and then click Task 
Sheet‮
Project displays the Task Sheet view‮ It currently contains the Cost table‮
To save you time, we have customized a field in this Project file containing a formula 
that evaluates each task’s cost variance‮ Next, you will view the formula to under-
stand what it does and then view the graphical indicators assigned to the field.
On the Format tab, in the Columns group, click Custom Fields‮
The Custom Fields dialog box appears‮
In the Type box located in the upper-right corner of the dialog box, click Number in 
the drop-down list‮
In the Field list box, click Overbudget (Number3). This is the customized field we set 
up for you‮
C# powerpoint - PowerPoint Conversion & Rendering in C#.NET
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how to combine pdf files; add pdf together
C# PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file formats
manipulate & convert standard PDF documents in .NET class applications independently, without using other external third-party dependencies like Adobe Acrobat.
apple merge pdf; add multiple pdf files into one online
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Chapter 15 Viewing and reporting project status 
The Number3 field has been 
renamed “Overbudget” and 
customized with a formula 
and graphical indicators.
Under Custom attributes, click Formula‮
The Formula dialog box appears‮
When writing a formula, use these buttons to insert 
Project fields or functions into your formula.
This formula evaluates each task’s cost variance‮ If the task’s cost is 10 percent or less 
above baseline, the formula assigns the number 10 to the task‮ If the cost is between 
10 percent and 20 percent above baseline, it is assigned a value of 20‮ If the cost is 
more than 20 percent above baseline, it receives a 30‮ These values of 10, 20, or 30 
appear in the Number3 field customized to be Overbudget
Click Cancel to close the Formula dialog box‮
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Excel documents in .NET class applications independently, without using other external third-party dependencies like Adobe Acrobat. Excel to PDF Conversion.
add pdf files together; break pdf file into multiple files
JPEG to PDF Converter | Convert JPEG to PDF, Convert PDF to JPEG
Features and Benefits. Powerful image converter to convert images of JPG, JPEG formats to PDF files; No need for Adobe Acrobat Reader; Seamlessly integrated into
pdf combine; pdf merge documents
Reporting project cost variance with a stoplight view    
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15
In the Custom Fields dialog box, under Values to display, click Graphical Indicators‮
The Graphical Indicators dialog box appears‮ Here, you specify a unique graphical 
indicator to display, depending on the value of the field for each task. Again, to save 
you time, the indicators are already selected‮
Depending on the value returned by the formula, 
Project will display one of these three graphical
indicators in the Overbudget column.
Click the first cell under the Image column heading (it contains a green smiley face), 
and then click the drop-down arrow‮
Here, you can see the many graphical indicators you can associate with the values of 
fields.
Click Cancel to close the Graphical Indicators dialog box, and then click Cancel again 
to close the Custom Fields dialog box‮
10 
In the Task Name column, click the expand\collapse arrow next to the name of task 
1, the Editorial staff meeting recurring summary task‮
The recurring task list collapses to show just the recurring summary task‮
To conclude this exercise, you will display the Overbudget (Number3) column in the 
Cost table‮
11 
On the right side of the table, click the Add New Column column heading‮
A list of available fields appears.
PDF to WORD Converter | Convert PDF to Word, Convert Word to PDF
Acrobat and Microsoft Word; Has built-in wizard to guide your conversion process; Has a very high rate for conversion process; Allow you display your PDF files
combine pdf; build pdf from multiple files
C# Word - Word Conversion in C#.NET
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scan multiple pages into one pdf; reader combine pdf
340
Chapter 15 Viewing and reporting project status 
12 
In the list of fields, click Overbudget (Number3) in the drop-down list‮
You will also see the same customized field named Number3 (Overbudget) in the list 
of fields.
TIP
When selecting items from a list like this, you can begin typing the name of the 
item you want and, when its full name appears, select it‮
Project displays the Overbudget column in the Cost table‮
TIP
To see a graphical indicator’s numeric value in a ScreenTip, just point to the 
indicator‮
As each task’s cost variance changes, so do the graphical indicators according to the 
ranges specified in the formula. This is a handy format for identifying tasks whose 
cost variance is higher than you’d like, as indicated by the yellow or red indicators‮ 
You can see that tasks 31 and 32, and consequently their summary task 30, experi-
enced both a high dollar amount of variance and a high percentage above baseline, 
as indicated by the red sad face indicators‮ 
VB.NET PDF: How to Create Watermark on PDF Document within
Watermark Creator, users need no external application plugin, like Adobe Acrobat. profession imaging controls, PDF document, image to pdf files and components
pdf merge; merge pdf files
TIFF to PDF Converter | Convert TIFF to PDF, Convert PDF to TIFF
PDF to TIFF Converter doesn't require other third-party such as Adobe Acrobat. PDF to TIFF Converter can protect PDF files with password.
break pdf into multiple files; combine pdf online
Key points     
341
15
Up to now, you’ve identified schedule and budget variance in a task view and budget 
variance in a resource view—each an important measure of project status‮ This is a good 
time to remind yourself that the final qualifier of project status is not the exact formatting 
of the data in Project, but the needs of your project’s stakeholders‮ Determining what these 
needs are requires your good judgment and communication skills‮
+
CLEAN UP
Close the Reporting Status file. 
Key points 
Schedule variance is caused by tasks that have slipped from their planned start or 
finish dates (as recorded in a baseline). You can use a combination of views, tables, 
filters, and reports to identify which tasks have slipped and caused variance.
Schedule and cost variance are closely related—if a plan has one, it likely has the 
other. As with schedule variance, you can apply a combination of views, tables, filters, 
and reports to locate cost variance‮
You can use formulas and graphical indicators in custom fields to create a highly 
customized view, such as a stoplight view, to communicate key project health 
indicators to your stakeholders‮
Chapter at a glance
Resolve
Resolve missed deadlines by rescheduling 
tasks, page 345‮
Reduce
Add additional resources to reduce task 
durations, page 352‮
Substitute
Replace resources with less expensive 
resources, page 353‮
Inactivate
Inactivate tasks (Project Professional) or 
delete tasks (Project Standard) to reduce 
overall project scope, page 357‮
16
343
IN THIS CHAPTER, YOU WILL LEARN HOW TO
Address a missed deadline by adjusting task details such as task relationships and 
resource assignments‮
Reduce cost and overallocation by replacing resources assigned to tasks‮
Reduce project scope by deleting or inactivating tasks‮
After work has started on a project, addressing variance is not a one-time event, but 
instead is an ongoing effort by the project manager. The specific way in which you should 
respond to variance depends on the type of variance and the nature of the project‮ In this 
chapter, we’ll focus on some of the many variance problems that can arise during a project 
as work progresses‮ We’ll frame these problems around the project triangle, described in 
detail in Appendix A, “A short course in project management‮”
Scope
Time
Cost
In short, the project triangle model frames a project in terms of time (or duration), cost (or 
budget), and scope (the project work required to produce a satisfactory deliverable)‮ In this 
model time, cost, and scope are interconnected; therefore, changing one element can  affect 
the other two‮ For purposes of identifying, analyzing, and addressing problems in project 
management, you’ll find it useful to fit problems into one of these three categories.
Getting your project  
back on track
344
Chapter 16 Getting your project back on track  
In virtually any project, one of these factors will be more important than the other two‮ The 
most important factor is sometimes called the driving constraint because meeting it drives 
your actions as a project manager‮ For example, for a project that must be concluded by 
a specific date, you might need to make cost and scope compromises to meet the dead-
line‮ Working with the project triangle provides you with a good method to analyze the 
trade-offs that nearly always must be made‮ Just as importantly, it gives you a clear way of 
explaining the pros and cons of trade-offs to the project’s resources, sponsors, and other 
stakeholders.
The specific issues that we’ll focus on in this chapter are not necessarily the most common 
problems you’ll face in your own projects‮ Because every project is unique, there’s no way to 
anticipate specifically what you’ll run into. However, we’ve attempted to highlight the most 
pressing issues at the midpoint of the new children’s book project at Lucerne Publishing 
that we have been discussing throughout this book and apply solutions to common prob-
lems‮ You’ve already worked with most of the features used in this chapter, but here your 
intent is different—getting the plan back on track‮ In this chapter, you will apply a variety of 
strategies to address time, cost, and scope issues that have occurred in a project‮
PRACTICE FILES
Before you can complete the exercises in this chapter, you need to copy 
the book’s practice files to your computer. A complete list of practice files is provided in 
“Download the practice files” at the beginning of this book. For each exercise that has a 
practice file, simply browse to where you saved the book’s practice file folder.
IMPORTANT
If you are running Project Professional with Project Web App/Project Server, take 
care not to save any of the practice files you work with in this book to Project Web App (PWA). For 
more information, see Appendix C, “Collaborating: Project, SharePoint, and PWA‮”
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