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Lawyer’s Guide to Forms of Production 
Craig Ball 
© 2014 
We are awash in digital information, and the forms in which it’s produced in discovery dictate 
whether it is complete and functional or just a pale imitation of the original.  Forms of production 
matter more than most lawyers appreciate, perhaps because it’s difficult for lawyers to assess 
the full content and capability of ESI without knowing what they’re missing.   
This article explains the significance of forms of production and lays out options to guide the 
reader in making sensible selections.  It seeks to help lawyers eschew the wasteful and 
outmoded practice of downgrading digital information to paper-like forms and, instead, embrace 
forms that function—that is, forms of production that preserve the integrity, efficiency and 
functionality of digital evidence. 
Contents 
Lawyer’s Guide to Forms of Production .......................................................................... 1
Background ..................................................................................................................... 3
Growing Tension ............................................................................................................. 3
What are the options for forms of production? ................................................................ 5
Paper ............................................................................................................................... 5
Imaged Production .......................................................................................................... 5
Native Production ............................................................................................................ 6
Near-Native Production ................................................................................................... 6
Hosted Production ........................................................................................................... 7
Forms of Production in the Federal Rules ....................................................................... 7
Practice Tip: .................................................................................................................... 8
The Federal Forms Cha-cha-cha .................................................................................... 8
Practice Tip: .................................................................................................................. 10
Texas Practice re: Forms of Production ........................................................................ 10
Onward through the Fogg: Learning the Language of Forms ........................................ 10
Onward through the Fogg: Load files ............................................................................ 14
The Lowdown on Load Files ......................................................................................... 15
Onward Through the Fogg: The Case against Native ................................................... 20
The Case Against Native ............................................................................................... 21
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More on Mastering Bates Numbers ............................................................................... 23
Printouts and images of ESI are not the same as ESI .................................................. 24
Most of what’s produced in discovery is never used in proceedings ............................. 25
Names of electronic files can be changed without altering contents ............................. 26
The case against imaged production............................................................................. 27
But what if they want imaged production? ..................................................................... 28
Modern Requests for Modern Evidence ........................................................................ 28
Dump the Definition of “Document” ............................................................................... 30
Cut the Crap .................................................................................................................. 30
Don’t define a term unless you use it ............................................................................ 30
Specify the forms you seek ........................................................................................... 31
Address Redaction ........................................................................................................ 32
Specify the medium of production ................................................................................. 33
Secure the production in transit ..................................................................................... 33
Don’t leave the form of the load file to chance .............................................................. 33
Consider de-duplication ................................................................................................. 35
Exemplar Production Protocols ..................................................................................... 35
Onward through the Fogg: Native production of e-mail ................................................. 35
What is Native Production for E-mail? ........................................................................... 36
Native in Transit: Text per a Protocol ............................................................................ 36
Outlook and Exchange .................................................................................................. 37
Practice Tip: .................................................................................................................. 37
Outlook: ......................................................................................................................... 38
MSGs ............................................................................................................................ 38
Exchange ...................................................................................................................... 39
Litmus Test for Forms that Function .............................................................................. 39
Gmail ............................................................................................................................. 40
Just Get Forms that Function ........................................................................................ 41
Production from Databases ........................................................................................... 42
Gathering data on databases ........................................................................................ 43
NOTICE OF DEPOSITION(S) PURSUANT TO F.R.C.P. 30(b)(6) ................................ 43
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Forms of Production Matter ........................................................................................... 45
About the Author ........................................................................................................... 46
Appendices ................................................................................................................... 47
Appendix 1 Broken Badly: Anderson Living Trust v. WPX Energy Production .............. 48
Appendix 2: Exemplar Production Protocol ................................................................... 55
Appendix 3: U.S. S.E.C. Data Delivery Standards ........................................................ 60
The currency of discovery is information, once embodied over many centuries as oral testimony 
and paper records.  Historically in litigation, oral testimony was memorialized by official transcript 
and paper was faithfully copied to other paper.  The law little concerned itself with “forms” of 
production because options were few and the precept that evidence be faithful to its source and 
complete in its content was deeply rooted in our jurisprudence.  To alter, destroy or degrade 
evidence was abhorrent—it rarely occurred, and when it did, spoliation was punished severely. 
Then, something extraordinary happened.  In barely the space of a generation, information 
became digital, created, communicated and recorded as a sequence of binary data termed 
“ones” and “zeroes.”  These, in turn, manifested as encoded forms capable of reflecting the full 
spectrum of human creativity: pictures, sounds, text messages, e-mail, spreadsheets, 
presentations, databases, documents and more.  What were once just “flat” forms of information 
little different than paper acquired new dimensions and depth.   
Digital photographs hold EXIF data revealing where they were taken and by what camera.  
Digital spreadsheets carry formulae supporting complex calculations.  Word processed 
documents store editorial histories and are laced with conversations between collaborators.  
Presentations feature animated text and rich media, including sound, video and dynamic 
connections to other data.  Databases don’t “store” documents as much as assemble them on 
demand.  Even conversations—once the most ethereal of interactions—now loiter as text 
messages and voice data packets traversing the internet and cellular networks.   
This torrent of data is itself described or bolstered by more data called metadata supporting the 
ability to find, use and trust digital information.  All of a sudden, the forms in which information is 
supplied determine if it is intelligible, functional and complete. 
Initially, lawyers accustomed to the printed page wanted none of the digital deluge and proved 
adept at keeping it at bay, expending princely sums to print digital data to images approximating 
the appearance of paper records.  Many then printed these out for review and proceedings, little 
Background 
Growing Tension 
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caring about the content and utility surrendered.  Lawyers loved that pages could be embossed 
with Bates numbers and that paper and paper-like forms, lacking the dynamic character of digital 
information, couldn’t be plumbed for embedded content, yield metadata intelligence or be 
inadvertently altered. 
But a growing cadre of lawyers came to appreciate that electronically stored information (ESI) 
produced as images and load files was incomplete and ungainly.  These lawyers questioned 
why they should settle for production in static forms that lack the innate searchability, 
functionality and full complement of data as that enjoyed by producing parties.  They began 
demanding more utile and complete forms of production, first for forms like spreadsheets, which 
are manifestly incapacitated by conversion, and then for more subtly degraded forms, like 
presentations and word processed documents.  Now, they seek e-mail in native and near-native 
forms, for it’s become clear that even e-mail productions lose key capabilities when converted to 
static images for production. 
The 2006 amendments to the Federal Rules of Civil Procedure supported the move toward more 
functional and complete forms of production.  Rule 34(b) was amended to state that requesting 
parties may specify the form or forms in which electronically stored information is to be 
produced.  The objective was to forestall costly defacement of data in discovery absent 
demonstrated need and justification by the producing party.   
But in a bizarre turnabout, the practice of downgrading electronic evidence to images became so 
commonplace that litigants routinely argued that requesting parties must show cause to stop 
producing parties from downgrading the evidence!  The burden was backwards.  More 
peculiarly, lawyers have seen only image and load file productions for so long that most seem 
oblivious to—and threatened by—alternatives.  They fail to appreciate that their clients never 
work with information in the forms used by lawyers and may barely recognize these forms when 
confronted with them in depositions or on the witness stand. 
Even when attorneys for producing parties use native and near-native forms when reviewing for 
responsiveness and privilege, the final step before production is often to downgrade the 
evidence to images.  This is the 21
st
century equivalent of shuffling paper documents before they 
are produced, though most do it without guile, believing that it has “always” been done thusly 
and so must be appropriate. 
And, indeed it is appropriate when the parties agree upon the form of production.  Absent Court 
intervention, parties are free to incur any waste, hardship or delay they jointly consent to 
tolerate, even to the point of printing everything out.  What a producing party is not free to do 
(absent order of the Court) is downgrade forms of production against the express, timely wishes 
and objections of a requesting party. 
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Notwithstanding the attendant waste and inefficiency, the reality is that quite a few lawyers are 
content with paper-like productions and seek TIFF and PDF images in lieu of native and near-
native forms.  Accordingly, this paper also addresses the essential elements of imaged 
productions in the hope that, until they cease altogether, they can be accomplished with as little 
confusion as possible. 
Options for forms of production include native forms, near-native forms, imaged production (PDF 
or, more commonly, TIFF images accompanied by load files containing searchable text and 
metadata) and paper (printed out) productions.  It is not necessary—and rarely advisable—to 
employ a single form of production for all items exchanged in modern discovery; instead, tailor 
the forms to the data in a hybrid production.  TIFF and load files work best for items requiring 
redaction and for scans of paper records; native forms are best suited to spreadsheets, 
electronic presentations and word processed documents; and e-mail and database content are 
best exchanged in near-native forms. 
Converting searchable electronic data to costly and cumbersome paper is usually a step 
backward, but not always. Paper still has its place.  In a case where the items to be 
produced are paper documents and the volume of same so modest that electronic 
searchability isn’t needed, paper remains a reasonable choice.  
Here, production consists of files that are digital “pictures” of the documents, e-mails and 
other electronic records. These images are typically furnished in formats like Adobe’s 
Portable Document Format (PDF) or as a series of Tagged Image File Format (TIFF) 
images.  Converting ESI to TIFF images strips the evidence of its electronic searchability 
and metadata.  Accordingly, load files accompany TIFF image productions to hold 
searchable text and selected metadata.  Searchable text is obtained either by extraction 
from an electronic source or, in the case of scanned paper documents, by use of optical 
character recognition (OCR).  Load files are composed of delimited text, meaning that 
values in each row of data follow a rigid sequence and are separated by characters like 
commas, tabs or quotation marks. Using load files entails negotiating their organization or 
agreeing to employ a structure geared to review software such as AD Summation or 
LexisNexis Concordance.   
Imaged formats are ideal for production of scanned paper records, microfilm and 
microfiche, especially when OCR serves to add electronic searchability.  Even some other 
types of ESI work reasonably well in imaged formats, albeit at a higher cost than native 
production, so long as the ESI lends itself to a printed format and remains electronically 
searchable and complete when printed or imaged.  However, when the ESI holds 
What are the options for forms of production? 
Paper 
Imaged Production 
embedded information (such as collaborative content or formulae in spreadsheets) and 
otherwise extends beyond the confines of printable information (as with voice mail, 
databases or video), imaged production breaks down. 
In native production, the defendant duplicates and produces the actual data files 
containing responsive information.   Word documents are supplied in their native .DOC or 
.DOCX formats.  Excel spreadsheets are supplied in .XLS and .XLSX formats.  
PowerPoint presentations are produced in native .PPT and .PPTX formats.  The 
immediate benefits to the producing party are speed and economy--little or nothing must 
be spent on image conversion, text extraction or optical character recognition.  Because 
items produced natively are inherently searchable, functional and complete, forms of 
production are unlikely to be a bone of contention.  The benefits to the requesting party 
are substantial.  Using native review tools or the same applications used to create and 
manipulate the data, requesting parties see the items produced exactly as they appear to 
the producing party.
1
Embedded commentary and metadata aren’t stripped away, 
deduplication is facilitated, e-mail messages may be threaded into conversations, time 
zone irregularities can be reconciled and, every step of the way in discovery and trial 
preparation, costs are reduced and utility is enhanced. 
Sounds great, but native production is not without its issues. Specialized native 
applications needed to view obscure data formats may be prohibitively expensive or 
difficult to deploy without expertise and pricey tools (e.g., specialized engineering 
applications or enterprise database software).  Additionally, care must be exercised not to 
corrupt native data while reviewing it.  The rule of thumb is that native production is 
preferable, but it takes a measure of competence to work with it. 
Some ESI can’t be feasibly or prudently handed over in true native formats.  Common 
examples include enterprise e-mail, databases and social networking content.  Near-
native forms are forms which preserve the essential utility, content and searchability of 
native forms, but which are not, strictly speaking, native forms.  Near-native forms are 
sufficiently similar in it content and structure to permit the near-native forms to be brought 
back into the native application with little or no loss of content or utility.  It’s possible 
1
Don’t confuse the production of ESI in native forms with the use of native applications to open and 
review data.  When someone produces an Excel or Word file, the recipient need not–and should not–use 
Excel or Word to undertake review of same.  In a pinch, maybe; but, it’s best to use review tools purpose-
built to the task.  Competent counsel needs the utility and completeness of native or near native 
production; but competent counsel does not want to alter the evidence by using native applications for 
review.  Native applications (Word, PowerPoint, Excel, etc.) are not designed to protect the integrity of 
their files as evidence, nor do they support the workflow of review, tagging and the other common 
features of a well-crafted review tool.  The proper way to undertake litigation review of native ESI is by 
use of a tool designed for review of native ESI, not the native applications themselves. 
Native Production 
Near-Native Production 
because the structure of the data (a/k/a the “fielding” of the data) can be easily mapped 
back and forth between the native and near-native iterations.  This is in contrast to 
imaged forms which do not preserve fielding or functionality (although load files are often 
supplied with imaged productions in a feeble effort to restore a diminished level of 
functionality). 
For example, when the contents of a single e-mail account are exported from a corporate 
Exchange mail database to a PST container, the container is not native to the mail 
server,, but it replicates the pertinent content as well as the essential functionality of the 
source.  Not “native,” but near enough.   
Exports of information from database applications are often produced in so-called 
“delimited” formats not native to the database, but which nevertheless support the ability 
to interpret the exported data in ways faithful to the native source.  Collection and 
production from social networking sites like Facebook won’t replicate the precise manner 
in which the content is stored in the Cloud; yet, it’s possible to tender the information in 
near-native forms that mirror much of the essential utility, completeness and searchability 
of the online original. 
Arguably, a fifth alternative is hosted production.  This is production without production, in 
that the tendered information resides on a controlled-access website. The requesting 
party reviews the data through an online application (similar to a web browser) capable of 
searching and displaying a variety of electronic formats.  More commonly, hosted data 
and online review tools are used internally by a producing party’s counsel to search the 
data for privileged and responsive items rather than as a means to afford access to the 
requesting party. The items identified are then duplicated onto transfer media (e.g., 
optical disks or a hard drive) and produced in one or more of the formats described 
above. 
The drafters of the Federal Rules recognized there would be fewer e-discovery battles if lawyers 
understood the forms of ESI in their cases and agreed upon the forms in which ESI changes 
hands.  Their goal was to insure forms disputes would be identified and addressed in the earliest 
days of a lawsuit, well before the first requests for production were served, obviating costly do-
overs.  Opponents who couldn’t work out forms disputes were expected to get them in front of 
the Court quickly.  
Rule 26(f)(3)(C) of the Federal Rules of Civil Procedure requires the parties to a lawsuit to 
submit a discovery plan to the Court prior to the first pretrial conference.  The plan must address 
“any issues about disclosure or discovery of electronically stored information, including the form 
or forms in which it should be produced.”   
Hosted Production 
Forms of Production in the Federal Rules 
In a Nutshell 
The 2006 Federal Rules amendments gave 
requesting parties the right to designate the 
form or forms in which ESI is to be produced.  
A responding party may object to producing 
the designated form or forms, but if the parties 
don’t subsequently agree and the Court 
doesn’t order the use of particular forms, the 
responding party must produce ESI as it is 
ordinarily maintained or in a form that is 
reasonably usable.  Moreover, responding 
parties may not simply dump other forms on 
the requesting party, but must disclose the 
other forms before making production so as to 
afford the requesting party the opportunity to 
ask the Court to compel production in the 
designated form or forms. 
In practice, discussions about forms rarely occur in a timely or constructive way.  Lawyers still 
leave meet and confer sessions having agreed that CDs or DVDs will be the form of production.
2
Practice Tip: A requesting party’s first step in getting forms that function is to furnish 
opponents with a clear and practical written specification of preferred forms before the 
initial Rule 26(f) conference, affording opponents the opportunity to assess feasibility, cost 
and burden of producing in the preferred forms.  At the outset, a requesting party may not 
know all the various forms in which the data resides natively on opponents’ systems; 
however, a requesting party can usually anticipate the most common forms of ESI that 
will be sought (e.g., e-mail, word processed documents, presentations and spreadsheets) 
and put forward a preferred production format for those. 
Rule 34(b)(1)(C) of the Federal Rules of Civil Procedure allows a requesting party to “specify the 
form or forms in which electronically stored information is to be produced.”  Yet, it’s common for 
requests for production to be wholly silent on forms of production, despite pages of absurdly 
detailed definitions and instructions.  It’s a squandered opportunity. 
The Federal Rules of Civil Procedure lay out five steps in the forms of production cha-cha-cha: 
Step One: Before the first pretrial conference, 
parties are obliged to hash out issues related to “the 
form or forms in which [ESI] should be produced. 
Fed. R. Civ. P. 26(f)(3)(C).   
Step Two: A requesting party specifies the form or 
forms of production for each type of ESI sought.  
Paper aside, these break down to native, near-
native, imaged formats or a mix of same.  Fed. R. 
Civ. P. 34(b)(1)(C). 
Step Three: If the responding party is content to 
deliver what the requesting party seeks, the forms 
dance is over.  But if the specified forms aren’t 
acceptable, the responding party must object and 
designate the forms in which it intends to make 
production. Even if the requesting party fails to specify the form or forms sought, the responding 
party must state the form or forms it intends to use.
3
Fed. R. Civ. P. 34(b)(2)(D).   
2
That should be funny because optical disks are production media, not production forms.  If you’re not 
laughing, maybe you’re one of those lawyers.
3
This may qualify as the most ignored obligation in the Federal Rules of Civil Procedure. 
The Federal Forms Cha-cha-cha 
Step Four: If the requesting party won’t accept the forms the producing party designates, the 
requesting party must confer with the producing party in an effort to resolve the dispute. Fed. R. 
Civ. P. 37(a)(1). 
Step Five: If the parties can’t work it out, the requesting party files a motion to compel, and the 
Court selects the forms to be produced, unconstrained by the choice specified by either side. 
But you can’t dance if you don’t feel the beat, and the ESI rules forgot the beat.  That is, they set 
no discrete deadline for the producing party to object to the requested forms or identify the forms 
that will be produced.  It’s an omission responsible for costly false starts and frustration, and one 
that increases the risk a requesting party will be stuck with TIFFs when native forms are the 
better, cheaper choice. 
The rules simply provide that the producing party answer the request in writing within 30 days.  
Consequently, the sensible choreography hoped for devolves into foot dragging.  Objections get 
filed with responses—usually on the last day—and ESI is produced in forms the requesting party 
didn’t seek and doesn’t want. 
By the time the dispute gets in front of the judge, the producing party howls that it already made 
production in one form and shouldn’t have to produce another, pointing to the single form of 
production provision of Fed. R. Civ. P. 34(b)(2)(E)(3).
4
They also argue it’s unduly expensive 
and burdensome to start over in order to produce the same ESI in a different form.
5
The requesting party counters that the forms produced weren’t the forms sought.  The Court 
demands to know why the forms produced aren’t reasonably usable.   
In the end, the requesting party’s right to seek preferred forms of production gets short shrift—
largely because no deadline requires the responding party to make objection and designate 
intended forms before proceeding with processing and production.  The requesting party loses 
the ability to act before the die is cast. 
The Notes to Rule 34(b) of the 2006 Rules amendments make clear that the Advisory 
Committee appreciated the risk: “A party that responds to a discovery request by simply 
producing electronically stored information in a form of its choice, without identifying that form in 
advance of the production . . . runs a risk that the requesting party can show that the produced 
form is not reasonably usable and that it is entitled to production of some or all of the information 
in an additional form.”  
Unfortunately, the risk of additional production has proven insufficient to promote good practice. 
4
The Rule states, “A party need not produce the same electronically stored information in more than one 
form.” 
5
Having conducted a review of TIFF images, the producing party may assert that it is unduly burdensome 
to relate relevance and privilege assessments made of images to native counterparts. 
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