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Publication 1075 (October 2014) 
Page x 
9.3.9 Maintenance ........................................................................................................73 
9.3.9.1
System Maintenance Policy and Procedures (MA-1) ................................................. 73
9.3.9.2
Controlled Maintenance (MA-2) .................................................................................. 74
9.3.9.3
Maintenance Tools (MA-3) .......................................................................................... 74
9.3.9.4
Non-Local Maintenance (MA-4) .................................................................................. 74
9.3.9.5
Maintenance Personnel (MA-5) .................................................................................. 75
9.3.10 Media Protection ..................................................................................................75 
9.3.10.1
Media Protection Policy and Procedures (MP-1) ........................................................ 75
9.3.10.2
Media Access (MP-2) .................................................................................................. 75
9.3.10.3
Media Marking (MP-3) ................................................................................................. 75
9.3.10.4
Media Storage (MP-4) ................................................................................................. 76
9.3.10.5
Media Transport (MP-5) .............................................................................................. 76
9.3.10.6
Media Sanitization (MP-6) ........................................................................................... 76
9.3.11 Physical and Environmental Protection ................................................................77 
9.3.11.1
Physical and Environmental Protection Policy and Procedures (PE-1) ...................... 77
9.3.11.2
Physical Access Authorizations (PE-2) ....................................................................... 77
9.3.11.3
Physical Access Control (PE-3) .................................................................................. 78
9.3.11.4
Access Control for Transmission Medium (PE-4) ....................................................... 78
9.3.11.5
Access Control for Output Devices (PE-5) .................................................................. 78
9.3.11.6
Monitoring Physical Access (PE-6) ............................................................................. 78
9.3.11.7
Visitor Access Records (PE-8) .................................................................................... 79
9.3.11.8
Delivery and Removal (PE-16) .................................................................................... 79
9.3.11.9
Alternate Work Site (PE-17) ........................................................................................ 79
9.3.11.10
Location of Information System Components (PE-18) ................................................ 79
9.3.12 Planning ...............................................................................................................80 
9.3.12.1
Security Planning Policy and Procedures (PL-1) ........................................................ 80
9.3.12.2
System Security Plan (PL-2) ....................................................................................... 80
9.3.12.3
Rules of Behavior (PL-4) ............................................................................................. 81
9.3.13 Personnel Security ...............................................................................................81 
9.3.13.1
Personnel Security Policy and Procedures (PS-1) ..................................................... 81
9.3.13.2
Position Risk Designation (PS-2) ................................................................................ 81
9.3.13.3
Personnel Screening (PS-3) ....................................................................................... 82
9.3.13.4
Termination (PS-4) ...................................................................................................... 82
9.3.13.5
Personnel Transfer (PS-5) .......................................................................................... 82
9.3.13.6
Access Agreements (PS-6) ......................................................................................... 82
9.3.13.7
Third-Party Personnel Security (PS-7) ........................................................................ 83
9.3.13.8
Personnel Sanctions (PS-8) ........................................................................................ 83
9.3.14 Risk Assessment .................................................................................................83 
9.3.14.1
Risk Assessment Policy and Procedures (RA-1) ........................................................ 83
9.3.14.2
Risk Assessment (RA-3) ............................................................................................. 84
9.3.14.3
Vulnerability Scanning (RA-5) ..................................................................................... 84
9.3.15 System and Services Acquisition .........................................................................85 
9.3.15.1
System and Services Acquisition Policy and Procedures (SA-1) ............................... 85
9.3.15.2
Allocation of Resources (SA-2) ................................................................................... 85
9.3.15.3
System Development Life Cycle (SA-3) ...................................................................... 85
9.3.15.4
Acquisition Process (SA-4) ......................................................................................... 85
9.3.15.5
Information System Documentation (SA-5) ................................................................ 86
9.3.15.6
Security Engineering Principles (SA-8) ....................................................................... 87
9.3.15.7
External Information System Services (SA-9) ............................................................. 87
9.3.15.8
Developer Configuration Management (SA-10) .......................................................... 87
9.3.15.9
Developer Security Testing and Evaluation (SA-11) ................................................... 88
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VB.NET PDF Document Splitter Control to Disassemble PDF Document
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Publication 1075 (October 2014) 
Page xi 
9.3.15.10
Unsupported System Components (SA-22) ................................................................ 88
9.3.16 System and Communications Protection ..............................................................88 
9.3.16.1
System and Communications Protection Policy and Procedures (SC-1) ................... 88
9.3.16.2
Application Partitioning (SC-2) .................................................................................... 88
9.3.16.3
Information in Shared Resources (SC-4) .................................................................... 88
9.3.16.4
Denial of Service Protection (SC-5) ............................................................................ 89
9.3.16.5
Boundary Protection (SC-7) ........................................................................................ 89
9.3.16.6
Transmission Confidentiality and Integrity (SC-8) ....................................................... 90
9.3.16.7
Network Disconnect (SC-10) ....................................................................................... 90
9.3.16.8
Cryptographic Key Establishment and Management (SC-12) .................................... 90
9.3.16.9
Cryptographic Protection (SC-13) ............................................................................... 91
9.3.16.10
Collaborative Computing Devices (SC-15) ................................................................. 91
9.3.16.11
Public Key Infrastructure Certificates (SC-17) ............................................................ 91
9.3.16.12
Mobile Code (SC-18)................................................................................................... 91
9.3.16.13
Voice over Internet Protocol (SC-19) .......................................................................... 91
9.3.16.14
Session Authenticity (SC-23) ...................................................................................... 92
9.3.16.15
Protection of Information at Rest (SC-28) ................................................................... 92
9.3.17 System and Information Integrity..........................................................................92 
9.3.17.1
System and Information Integrity Policy and Procedures (SI-1) ................................. 92
9.3.17.2
Flaw Remediation (SI-2) ............................................................................................. 93
9.3.17.3
Malicious Code Protection (SI-3) ................................................................................ 93
9.3.17.4
Information System Monitoring (SI-4) ......................................................................... 94
9.3.17.5
Security Alerts, Advisories, and Directives (SI-5) ....................................................... 95
9.3.17.6
Spam Protection (SI-8) ................................................................................................ 96
9.3.17.7
Information Input Validation (SI-10) ............................................................................ 96
9.3.17.8
Error Handling (SI-11) ................................................................................................. 96
9.3.17.9
Information Handling and Retention (SI-12) ............................................................... 96
9.3.17.10
Memory Protection (SI-16) .......................................................................................... 96
9.3.18 Program Management .........................................................................................97 
9.3.18.1
Senior Information Security Officer (PM-2) ................................................................. 97
9.4 Additional Computer Security Requirements .................................................................97 
9.4.1 Cloud Computing Environments ..........................................................................97 
9.4.2 Data Warehouse ..................................................................................................99 
9.4.3 Email Communications ........................................................................................99 
9.4.4 Fax Equipment ................................................................................................... 100 
9.4.5 Integrated Voice Response Systems ................................................................. 100 
9.4.6 Live Data Testing ............................................................................................... 101 
9.4.7 Media Sanitization ............................................................................................. 102 
9.4.8 Mobile Devices .................................................................................................. 102 
9.4.9 Multi-Functional Devices .................................................................................... 104 
9.4.10 Network Protections ........................................................................................... 104 
9.4.11 Storage Area Networks ...................................................................................... 105 
9.4.12 System Component Inventory ............................................................................ 106 
9.4.13 Virtual Desktop Infrastructure ............................................................................. 106 
9.4.14 Virtualization Environments ................................................................................ 107 
9.4.15 VoIP Systems .................................................................................................... 108 
9.4.16 Web-Based Systems ......................................................................................... 109 
9.4.17 Web Browser ..................................................................................................... 109 
9.4.18 Wireless Networks ............................................................................................. 110 
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Publication 1075 (October 2014) 
Page xii 
10.0
Reporting Improper Inspections or Disclosures ......................................... 112
10.1 General ....................................................................................................................... 112 
10.2 Office of Safeguards Notification Process .................................................................... 113 
10.3 Incident Response Procedures .................................................................................... 113 
10.4 Incident Response Notification to Impacted Individuals ............................................... 114 
10.5 FTI Suspension, Termination, and Administrative Review ........................................... 114 
11.0
Disclosure to Other Persons ......................................................................... 115
11.1 General ....................................................................................................................... 115 
11.2 Authorized Disclosures Precautions ............................................................................ 115 
11.3 Disclosing FTI to Contractors ...................................................................................... 115 
11.4 Re-Disclosure Agreements .......................................................................................... 116 
12.0
Return Information in Statistical Reports ..................................................... 117
12.1 General ....................................................................................................................... 117 
12.2 Making a Request under IRC 6103(j) .......................................................................... 117 
12.3 State Tax Agency Statistical Analysis .......................................................................... 117 
12.4 Making a Request under IRC 6108 .............................................................................. 118 
Exhibit 1
USC Title 26, IRC 6103(a) and (b) ..................................................... 119
Exhibit 2
USC Title 26, IRC 6103(p)(4) ............................................................. 123
Exhibit 3
USC Title 26, CFR 301.6103(p)(7)-1 .................................................. 125
Exhibit 4
Sanctions for Unauthorized Disclosure .......................................... 127
Exhibit 5
Civil Damages for Unauthorized Disclosure ................................... 129
Exhibit 6
Contractor 45-Day Notification Procedures .................................... 131
Exhibit 7
Safeguarding Contract Language .................................................... 133
Exhibit 8
Warning Banner Examples ............................................................... 139
Exhibit 9
Record Retention Schedules ........................................................... 140
Exhibit 10
Data Warehouse Security Requirements ........................................ 142
Exhibit 11
Media Sanitization Techniques ........................................................ 149
Exhibit 12
Glossary and Key Terms .................................................................. 151
Index of Terms ........................................................................................................... 159
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Publication 1075 (October 2014) 
Page xiii 
Table of Tables 
Table 1 – Safeguard Review Cycle ............................................................................... 11
Table 2 – Minimum Protection Standards ..................................................................... 16
Table 3 – Training Requirements .................................................................................. 31
Table 4 – SSR Due Dates ............................................................................................. 38
Table 5 – CAP Due Dates ............................................................................................. 39
Table 6 – FTI Destruction Methods ............................................................................... 42
Table 7 – IT Testing Techniques ................................................................................... 45
Table 8 – Proactive Auditing Methods to Detect Unauthorized Access to FTI .............. 56
Table 9 – TIGTA Field Division Contact Information ................................................... 112
Table 10 – Record Retention Schedules ..................................................................... 140
Table 11 – Media Sanitization Techniques .................................................................. 149
Table of Figures 
Figure 1 – Sample Electronic FTI Log ........................................................................... 14
Figure 2 – Sample Non-Electronic FTI Log ................................................................... 14
Figure 3 – Sample Visitor Access Log ........................................................................... 18
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Introduction 
Section 1.0 
Publication 1075 (October 2014) 
Page 1 
1.0 Introduction 
1.1 General 
To foster a tax system based on voluntary compliance, the public must maintain a high 
degree of confidence that the personal and financial information furnished to the Internal 
Revenue Service (IRS) is protected against unauthorized use, inspection, or disclosure. 
The IRS must administer the disclosure provisions of the Internal Revenue Code (IRC) 
according to the spirit and intent of these laws, ever mindful of the public trust. The IRC 
defines and protects the confidential relationship between the taxpayer and the IRS and 
makes it a crime to violate this confidence. IRC 7213 prescribes criminal penalties for 
federal and state employees and others who illegally disclose federal tax returns and 
return information to be a felony offense. Additionally, IRC 7213A makes the 
unauthorized inspection of Federal Tax Information (FTI) to be a misdemeanor, 
punishable by fines, imprisonment, or both. And finally, IRC 7431 prescribes civil 
damages for unauthorized inspection or disclosure, and upon criminal indictment or 
information under IRC 7213 or 7213(A), notification to the taxpayer that an unauthorized 
inspection or disclosure has occurred. 
The concerns of citizens and Congress regarding individual rights to privacy require the 
IRS to continuously assess disclosure practices and the safeguards used to protect the 
confidential information entrusted. While the sanctions of the IRC are designed to 
protect the privacy of taxpayers, the IRS recognizes the importance of cooperating to 
the fullest extent permitted by law with other federal, state, and local authorities in their 
administration and enforcement of laws. 
Those agencies or agents that legally receive FTI directly from either the IRS or from 
secondary sources (e.g., Social Security Administration [SSA]), pursuant to IRC 6103 or 
by an IRS-approved exchange agreement, must have adequate programs in place to 
protect the data received. Furthermore, as agencies procure contractor services, it 
becomes equally important that contractors protect that information from unauthorized 
use, access, and disclosure. 
Safeguards reports and related communications in possession of federal, state and 
local agencies are considered the property of the Internal Revenue Service (IRS) and 
may not be disclosed to anyone outside the agency and are subject to disclosure 
restrictions under federal law and IRS rules and regulations. This includes but not 
limited to Preliminary Findings Report (PFR); Safeguards Review Report (SRR); 
Safeguards Security Report (SSR) and Corrective Action Plan (CAP). 
Release of any IRS Safeguards document requires the express permission of the 
Internal Revenue Service. Requests received through Sunshine and/or Information 
Sharing/Open Records provisions must be referred to the federal Freedom of 
Information Act (FOIA) statute for processing.  State and local agencies receiving such 
requests should refer the requestor to the instructions to file a FOIA request with the 
IRS. Federal agencies should follow established procedures which require consultation 
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Introduction 
Section 1.0 
Publication 1075 (October 2014) 
Page 2 
before citing FOIA exemptions on IRS agency records; or directly refer the FOIA 
request to IRS for processing.  
The intent of this requirement is to address any public request for sensitive information 
and prevent disclosure of data that would put FTI at risk. The agency may still distribute 
these reports internally and within other state agencies, auditors or oversight panels as 
required to either take corrective actions or report status without further IRS approval. 
Additional guidance may be found at:  http://www.irs.gov/uac/IRS-Freedom-of-
Information and questions should be referred to the Safeguards mailbox at 
Safeguardreports@irs.gov . 
1.2 Overview of Publication 1075 
This publication provides guidance to ensure the policies, practices, controls, and 
safeguards employed by recipient agencies, agents, or contractors adequately protect 
the confidentiality of FTI. 
Enterprise security policies address the purpose, scope, roles, responsibilities, 
management commitment, coordination among organizational entities, and compliance 
to implement all applicable security controls. This document contains the managerial, 
operational, and technical security controls that must be implemented as a condition of 
receipt of FTI. 
The guidelines outlined herein apply to all FTI, no matter the amount or the media in 
which it is recorded. FTI must be afforded the same levels of protection regardless of it 
residing on paper or electronic form. Systematic, procedural, or manual security policies 
must minimize circumvention. 
A mutual interest exists in our responsibility to ensure that FTI is disclosed only to 
persons authorized and used only as authorized by statute or regulation. The IRS is 
confident of your diligence in this area and believes that this publication will be a helpful 
resource. 
Conforming to these guidelines meets the safeguard requirements of IRC 6103(p)(4) 
and makes our joint efforts beneficial. 
Requirements throughout this document apply to all organizational segments of an 
agency receiving FTI. It is the agency’s responsibility to ensure all functions within the 
agency, including consolidated data centers and contractors (where allowed by federal 
statute) with access to FTI, understand and implement the requirements in this 
publication. 
This publication provides the preliminary steps to consider before submitting a request 
to receive FTI, requirements for proper protection, expectations from the IRS, and 
considerations that may be helpful in establishing a program to protect FTI. The exhibits 
in this publication are provided for additional guidance. 
Introduction 
Section 1.0 
Publication 1075 (October 2014) 
Page 3 
The Office of Safeguards is responsible for all interpretations of safeguarding 
requirements. Publication 1075 requirements may be supplemented or modified 
between editions of Publication 1075 via guidance issued by the Office of Safeguards 
and posted on the Office of Safeguards website. The website contains templates, 
guidance, and frequently asked questions to assist with safeguard requirement 
compliance. See Section 1.3, Access Safeguards Resources Online, for additional 
information. 
1.3 Access Safeguards Resources Online 
The Office of Safeguards maintains Publication 1075, templates, guidance, and 
frequently asked questions online at http://www.irs.gov/uac/Safeguards-Program. 
Agencies are highly encouraged to periodically visit the website for new updates. The 
website is maintained with many resources to assist agencies with meeting Publication 
1075 requirements. Examples of the website’s features include: 
 Safeguard alerts and technical assistance memorandums 
 Recommendations on how to comply with Publication 1075 requirements 
 Reporting requirement templates (e.g., Safeguard Security Report [SSR]) and 
guidance 
 Instructions for reporting unauthorized accesses, disclosures, or data breaches 
 Internal inspections report templates and instructions 
 IRS disclosure awareness videos and resources 
Introduction 
Section 1.0 
Publication 1075 (October 2014) 
Page 4 
 Disclosure and physical security requirements documented in the Safeguard 
Disclosure Security Evaluation Matrix (SDSEM) template 
 Computer security requirements documented in Safeguard Computer Security 
Evaluation Matrix (SCSEM) templates organized by technology or topic 
1.4 Key Definitions 
This section establishes a baseline of key terms used throughout this publication. For 
additional definitions of terms and phrases, refer to Exhibit 12, Glossary and Key Terms
1.4.1 Federal Tax Information 
Safeguarding FTI is critically important to continuously protect taxpayer confidentiality 
as required by the IRC 6103. FTI may consist of returns or return information and may 
contain personally identifiable information (PII). 
FTI is any return or return information received from the IRS or secondary source, such 
as SSA, Federal Office of Child Support Enforcement or Bureau of Fiscal Service. FTI 
includes any information created by the recipient that is derived from return or return 
information. 
FTI may not be masked to change the character of information to 
circumvent requirements under IRC 6103. 
1.4.2 Return and Return Information 
IRC 6103(b)(2)(B) defines a return as any tax or information return, estimated tax 
declaration, or refund claim (including amendments, supplements, supporting 
schedules, attachments, or lists) required by or permitted under the IRC and filed with 
the IRS by, on behalf of, or with respect to any person or entity. Examples of returns 
include forms filed on paper or electronically, such as Forms 1040, 941, 1120, and other 
informational forms, such as 1099 or W-2
*
. Forms include supporting schedules, 
attachments, or lists that are supplemental to or part of such a return. 
Return information, in general, is any information collected or generated by the IRS with 
regard to any person’s liability or possible liability under the IRC. IRC 6103(b)(2)(A) 
defines return information as very broad. It includes but is not limited to: 
 Information, including the return, that IRS obtained from any source or developed 
through any means that relates to the potential liability of any person under the 
IRC for any tax, penalty, interest, fine, forfeiture, or other imposition or offense 
 Information extracted from a return, including names of dependents or the 
location of business 
 The taxpayer’s name, address, and identification number 
 Information collected by the IRS about any person’s tax affairs, even if identifiers, 
such as name, address, and identification number are deleted 
*
Refer to IRS.gov for a complete catalog of IRS forms. 
Introduction 
Section 1.0 
Publication 1075 (October 2014) 
Page 5 
 Status of whether a return was filed, under examination, or subject to other 
investigation or processing, including collection activities 
 Information contained on transcripts of accounts 
1.4.3 Personally Identifiable Information 
FTI may include PII. FTI may include the following PII elements: 
 The name of a person with respect to whom a return is filed  
 His or her mailing address  
 His or her taxpayer identification number 
 Email addresses  
 Telephone numbers  
 Social Security Numbers  
 Bank account numbers  
 Date and place of birth  
 Mother’s maiden name  
 Biometric data (e.g., height, weight, eye color, fingerprints)  
 Any combination of the preceding 
1.4.4 Information Received From Taxpayers or Third Parties 
FTI does not include information provided directly by the taxpayer or third parties (third 
parties do not include the secondary sources identified in Section 1.4.1, Federal Tax 
Information). If the taxpayer or third party subsequently provides returns, return 
information, or other PII independently, the information is not FTI as long as the IRS 
source information is replaced with the newly provided information. 
1.4.5 Unauthorized Access 
Unauthorized access occurs when an entity or individual receives or has access to FTI 
without authority, as defined in IRC 6103. An unauthorized access is willful when it is 
done voluntarily and intentionally with full knowledge that it is wrong. 
Access to FTI is permitted only to individuals who require the FTI to 
perform their official duties and as authorized under the IRC. FTI must 
never be indiscriminately disseminated, even within the recipient agency, 
body, or commission. Agencies must evaluate the need for FTI before the 
data is requested or disseminated. 
1.4.6 Unauthorized Disclosure 
An unauthorized disclosure occurs when an entity or individual with authorization to 
receive FTI discloses FTI to another entity or individual who does not have authority, as 
defined in IRC 6103, and a need-to-know. 
Introduction 
Section 1.0 
Publication 1075 (October 2014) 
Page 6 
An unauthorized disclosure has occurred when FTI is provided to an 
individual who does not have the statutory right to have access to it under 
the IRC. 
Subject to the disclosure provisions of IRC 6103, agencies may need to disclose FTI to 
outside entities (e.g., prosecution, appeals, or collection processes) as long as the 
receiving entity has a need-to-know. If the entity does not have a need-to-know, this 
constitutes an unauthorized disclosure. 
1.4.7 Need to Know 
Under need-to-know restrictions, even if an entity or an individual has the authority to 
access FTI, one would not be given access to such information if it were not necessary 
to perform his or her official duties. 
Limiting access to individuals on a need-to-know basis reduces 
opportunities to ³browse´ or improperly view FTI. Restricting access to 
designated personnel minimizes improper access or disclosure. When FTI 
must be provided to clerical, computer operators, or others, these should 
only be provided the FTI that is essential to accomplish their official duties. 
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