Adobe Acrobat 9 Professional 
Project 5 guide 
© 2008 Adobe Systems Incorporated 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio 
1 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio   
There is a difference between a PDF portfolio and a PDF document. A PDF portfolio is a container for documents, 
but it isn’t a document itself. Each of these enhancements must be made in each document contained in a PDF 
portfolio. 
With a PDF document, you can: 
• Attach sticky notes to the document 
• Create links from one part of a document to another 
• Create links to external websites 
• Add bookmarks to a document 
• Add video, audio, and Flash movies to a PDF 
• Manage reader rights for viewers with Acrobat Reader 
Although you can also make many more enhancements, we will cover these main ones that will help you prepare the 
documents for PDF portfolios. For other enhancements, see Acrobat online help for more information or visit the 
Acrobat in Education blog at http://blogs.adobe.com/acrobatineducation/
Converting files to PDF format 
You create a PDF by converting other documents and resources to Portable Document Format. You can usually 
choose from several PDF creation methods, depending on the type of file you start with and your requirements for 
the PDF. 
There are a number of ways to create PDFs. For instance, if a file is open in its authoring application (such as a 
spreadsheet that is open in Microsoft Excel), you can usually convert the file to PDF without starting Acrobat. 
However, every PDF strikes a balance between efficiency (small file size) and quality (such as resolution and color). 
When that balance is critical to your task, you’ll want to convert the files by using Acrobat, because that method 
includes access to various conversion options. 
To convert a file to PDF: 
1. In Adobe Acrobat 9 Professional, do one of the 
following: 
• Choose File > Create PDF > From File. 
• In the toolbar, click the Create button and choose 
PDF From File. 
2. In the Open dialog box (Figure 1), select the file.  
You can browse all file types or select a specific type 
from the Files Of Type menu (Windows) or Show menu 
(Mac OS). 
3. Optionally, click Settings to change the conversion 
options. The options available vary depending on the file 
type and include such settings as adding bookmarks 
automatically, implementing security settings, and 
managing color or compression. 
Note: The Settings button is unavailable if you choose 
All Files as the file type or if no conversion settings are 
available for the selected file type. 
Figure 1 Open dialog box  
Settings button 
Pdf link to specific page - Split, seperate PDF into multiple files in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Explain How to Split PDF Document in Visual C#.NET Application
break pdf documents; break pdf into pages
Pdf link to specific page - VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Splitter Control to Disassemble PDF Document
split pdf files; break pdf into multiple documents
Adobe Acrobat 9 Professional 
Project 5 guide 
2 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio 
© 2008 Adobe Systems Incorporated 
4. Click Open to convert the file to a PDF. 
Depending on the type of file you are converting, the 
authoring application starts automatically or a progress 
dialog box appears. If the file is in an unsupported 
format, a message appears telling you the file cannot be 
converted to PDF. 
5. When the new PDF opens, choose File > Save or choose 
File > Save As. Then select a name and location for the 
PDF. 
When naming a PDF that’s intended for distribution via 
the web or e-mail, consider limiting the filename to 
eight characters (with no spaces) and include the .pdf 
extension. This ensures that email programs or network 
servers don’t truncate the filename and that the PDF 
opens as expected. 
Converting Web pages to PDF format 
You can include web-based materials in a portfolio. You can use Acrobat to link to web pages or capture them and 
convert them into a PDF for viewing offline. When you convert a web page to PDF, the HTML file and all 
associated files—such as JPEG images, Adobe Flash files, cascading style sheets, text files, image maps, and 
forms—are included in the conversion process. 
The resulting PDF behaves much like the original web page. For example, the images, links, image maps, and most 
media files appear and function normally within the PDF. (Animated GIF files appear as still images, showing the 
last frame of the animation.) 
In preparing to convert web pages to PDF, consider the following factors, which affect how you approach the 
conversion process: 
• How much do you want to convert? If you want to convert several levels or all of a multipage website to PDF, 
work within Acrobat. 
• Do you want to create a new PDF from the web pages or to append the converted pages to an existing PDF? 
You can do both in either Acrobat or Internet Explorer, but you choose different buttons or commands to 
accomplish these things. 
• How complicated is the web page? Some web pages display differently in different browsers, and a web page 
that uses unconventional code or media may not convert the way you expect it to. If you have difficulty 
converting a particular web page to PDF, consider linking to the web page instead (see “Creating links in a PDF 
document”). 
Here’s how to use Acrobat to convert one or more pages from a website into a PDF. 
C# PDF url edit Library: insert, remove PDF links in C#.net, ASP.
Able to embed link to specific PDF pages. Link access to variety of objects, such as website, image, document, bookmark, PDF page number, flash, etc.
c# split pdf; acrobat split pdf into multiple files
VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in vb.net
VB.NET Sample Code to Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page in VB.NET Class. Able to embed link to specific PDF pages in VB.NET program.
can print pdf no pages selected; break pdf into single pages
Adobe Acrobat 9 Professional 
Project 5 guide 
© 2008 Adobe Systems Incorporated 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio 
3 
To convert a web page to PDF: 
1. Choose File > Create PDF > From Web Page. 
2. In the Create PDF From Web Page dialog box 
(Figure 2), enter the complete path to the web page or 
click Browse and locate an HTML file. 
3. To change the number of levels in the website to convert 
(that is, the depth of links Acrobat should follow), 
expand Capture Multiple Levels. Enter the number of 
levels to include, or select Get Entire Site to include all 
levels from the website. 
Figure 2 Create PDF From Web Page dialog box 
Note: Some websites have hundreds or even thousands 
of pages. Converting a large website can make your 
system slow and unresponsive and can even use up 
available hard-drive space and memory, causing a 
system crash. A good idea is to begin by downloading 
one level of pages and then go through them to find 
particular links to download. 
4. If Get Only N Level(s) is selected, select one or both of 
the following options: 
• Stay On Same Path: Downloads only web pages 
subordinate to the specified URL. Select this option 
if you want to capture only a particular section of a 
website. 
• Stay On Same Server: Downloads only web pages 
stored on the same server. Select this option if you 
want to avoid capturing web pages from other 
websites. your target website links to. 
5. Click Settings, change the selected options in the Web 
Page Conversion Settings dialog box as needed 
(typically you can use the default settings), and click 
OK. 
6. Click Create. 
Note: You can view PDF pages while they are 
downloading; however, you cannot modify a page until 
the download process is complete. 
7. If you closed the Download Status dialog box, choose 
Advanced > Web Capture > Bring Status Dialogs To 
Foreground to see the dialog box again. 
Adding media to a PDF document 
Inserting a media file into a PDF document has different results than adding media files directly to a PDF portfolio.  
The advantage to placing a video or audio file in a PDF document is that Acrobat converts the file to a format that 
can be played by Reader. This conversion process greatly reduces the file size of the PDF portfolio that includes this 
document compared to adding the file in its original format, and anyone with Reader can view and/or hear the media 
without additional software. 
However, when such files are placed directly into a PDF portfolio, they are not converted. To view the files, viewers 
must have whatever application was used to create them; choose this option if you want viewers to have access to 
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
Image: Copy, Paste, Cut Image in Page. Link: Edit URL. XDoc.PDF allows you to easily move PDF document pages specific APIs to copy and get a specific page of PDF
c# print pdf to specific printer; pdf split
VB.NET PDF File & Page Process Library SDK for vb.net, ASP.NET
By referring to this VB.NET guide, you can use specific APIs to copy and get a specific page of PDF file; you are also able to copy and paste pages from a PDF
reader split pdf; break a pdf file
Adobe Acrobat 9 Professional 
Project 5 guide 
4 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio 
© 2008 Adobe Systems Incorporated 
the original file format. The original files retain their individual identities but are still part of the one PDF portfolio 
file. Viewers can open, read, edit, and format each component file independent of the other component files in the 
PDF portfolio (provided they have the native applications that created those files). 
PDFs can include Flash, QuickTime, MP3, MPEG, and Windows Media files, among others. You can play these 
files directly from the page or activate them from a link or a bookmark. Each multimedia file includes a play area 
from which you can activate the media. The play area typically appears on the PDF page as an image or a rectangle 
but can also be invisible. 
Any computer that has Adobe Reader 9 can play these files: 
• Media files created in Flash (FLV format) 
• Media files that comply with the H.264 standard for video compressions 
Media files in other formats require the necessary hardware and software to play. 
When you add a media file to a PDF document, Acrobat Pro Extended automatically converts video to FLV files. 
This format ensures both high-quality viewing and compatibility across computer platforms. FLV files are also 
compact, so converting multimedia to this format helps reduce the size of multimedia PDFs. Acrobat converts the 
following file formats to FLV format: ASF, ASX, AVI, 3GPP, MOV, MP4, MPEG, MPG, QT, and WMV files. 
MP3 audio files can also be added to a PDF for playback on any platform. 
Note: All multimedia developed in Adobe Flash® and any multimedia that is H.264 compliant can be played back 
in Adobe Reader® 9 and later. (H.264, also known as MPEG-4 part 10, is a video compression standard that 
provides high-quality video without substantially increasing file size.) Video files of varying formats and filename 
extensions can be H.264 compliant. 
To add video to a PDF document: 
1. Open the PDF document. 
If the document is in a PDF portfolio, right-click 
(Windows) or Control-click (Mac OS) the document and 
choose Open. Double-clicking a document in a PDF 
portfolio allows you to preview (rather than open) the 
document. You will not be able to proceed with this 
activity in a previewed document. 
2. Choose Tools > Multimedia > Video Tool. 
3. Drag or double-click to select the area on the page where 
you want the video to appear. 
The Insert Video dialog box appears (Figure 3). 
If you double-click the page, Acrobat places the upper-
left corner of the video where you clicked. If you drag 
an area on the page, the media is placed within the area. 
The play area of the video is the exact size of the video 
frame (if Acrobat is able to read the video clip 
dimensions). 
4. Insert a URL in the File text box, or click Browse 
(Windows) or Choose (Mac OS) to find the video file. 
For URLs, use the full file address, including the video 
filename extension, such as .flv or .mp4. 
5. (Optional) To specify which playback controls will be 
displayed for the video, select Show Advanced Options. 
Then select the Controls tab. In the Skin menu, select 
which set of controls to use. 
Figure 3 Insert Video dialog box 
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
Add and Insert Blank Page to PDF File Using VB. This demo explains how to use VB to insert an empty page to a specific location of current PDF file .
pdf split pages in half; acrobat split pdf pages
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
Add and Insert Blank Page to PDF File in C#.NET. This C# demo explains how to insert an empty page to a specific location of current PDF file.
pdf split and merge; break password pdf
Adobe Acrobat 9 Professional 
Project 5 guide 
© 2008 Adobe Systems Incorporated 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio 
5 
6. (Optional) To select an image to be displayed when the 
video isn’t playing, select Show Advanced Options. 
Then select the Video tab. Move the marker above the 
slider bar to the frame you want to use, and then click 
Set Poster Image From Current Frame. 
7. Click OK to close the Insert Video dialog box. 
The video may take a few seconds to process before it 
appears in the location you specified. 
8. To play the video, use the Hand tool or the Select tool to 
click the play area of the video file. When the pointer is 
positioned over the play area, it changes to the play 
mode icon . 
To add Flash to a PDF document: 
1. Open the PDF document. 
If the document is in a PDF portfolio, right-click 
(Windows) or Control-click (Mac OS) the document and 
choose Open. Double-clicking a document in a PDF 
portfolio allows you to preview (rather than open) the 
document. You will not be able to proceed with this 
activity in a previewed document. 
2. Choose Tools > Multimedia < Flash Tool. 
3. Drag or double-click to select the area on the page where 
you want the Flash movie to appear. 
The Insert Flash dialog box appears (Figure 4). 
If you double-click the page, Acrobat places the upper 
left corner of the video where you clicked. If you drag 
an area on the page, the media is placed within the area. 
The play area of the movie is the exact size of the video 
frame (if Acrobat is able to read the video clip 
dimensions). 
4. Insert a URL in the File text box, or click Browse to find 
the Flash movie file, and then click Open. 
For URLs, use the full file address, including the 
filename extension. 
5. (Optional) To specify advanced options (such as 
whether to display a border around the movie or make 
the movie’s background transparent), select Show 
Advanced Options. 
6. Click OK. 
The movie appears in the PDF document. 
7. To play the movie, use the Hand tool or the Select tool 
to click the play area of the video or sound file. When 
the pointer is positioned over the play area, it changes to 
the play mode icon.  
Figure 4 Insert Flash dialog box 
VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Click to add a text box to specific location on PDF page. Outline width, outline color, fill color and transparency are all can be altered in properties.
pdf splitter; break pdf into smaller files
C# HTML5 PDF Viewer SDK to annotate PDF document online in C#.NET
Click to add a text box to specific location on PDF page. Outline width, outline color, fill color and transparency are all can be altered in properties.
acrobat separate pdf pages; break pdf file into multiple files
Adobe Acrobat 9 Professional 
Project 5 guide 
6 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio 
© 2008 Adobe Systems Incorporated 
To add sound to a PDF document: 
1. Open the PDF document. 
If the document is in a PDF portfolio, right-click 
(Windows) or Control-click (Mac OS) the document and 
choose Open. Double-clicking a document in a PDF 
portfolio allows you to preview (rather than open) the 
document. You will not be able to proceed with this 
activity in a previewed document. 
2. Choose Tools > Multimedia > Sound Tool. 
3. Drag or double-click to select the area on the page where 
you want to place the sound. 
The Insert Sound dialog box appears (Figure 5). 
If you double-click the page, Acrobat places the upper 
left corner of the sound play area where you clicked. If 
you drag an area on the page, the media is placed within 
the area. 
4. Insert a URL in the File text box, or click Browse to find 
the media file, and then click Open. 
For URLs, use the full file address, including the 
filename extension. 
5. (Optional) To specify advanced options (such as what 
image, or “poster,” to display in the sound play area), 
select Show Advanced Options. 
6. Click OK. 
A play area representing the sound appears in the PDF 
document. 
7. To play the audio, use the Hand tool or the Select tool to 
click the sound play area. 
When the pointer is positioned 
over the play area, it changes to the play mode icon.  
Figure 5 Insert Sound dialog box 
Converted media require Adobe Reader 9 or Acrobat 9 for playback. Viewers who attempt to play converted media 
in earlier versions of Adobe Reader or Acrobat are prompted to upgrade to Adobe Reader 9 or Acrobat 9. 
You can delete or move media that has been inserted. Choose the media tool for that type of media again and move 
or delete the embedded media. 
Managing reader rights 
You may wish to create a portfolio that allows viewers to comment and respond to its contents. If you enable 
commenting rights in a PDF, peers can offer feedback even if they do not have a copy of Adobe Acrobat. Enabling 
these rights allows viewers using Adobe Reader 8 or later to participate in reviews of that PDF. When a PDF with 
commenting rights opens in Reader, it includes a document message bar and commenting tools that are otherwise 
unavailable. For more on commenting and reviewing in Acrobat, see “Digital assessment with Adobe Acrobat.” 
To enable commenting rights, open the PDF and choose Comments > Enable For Commenting And Analysis In 
Adobe Reader. 
Note: If you enable commenting for Reader in a digitally signed document, the signature is invalidated. 
C# PDF remove image library: remove, delete images from PDF in C#.
Image: Copy, Paste, Cut Image in Page. Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit Delete and remove all image objects contained in a specific PDF page
how to split pdf file by pages; break a pdf into smaller files
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
C#: Select All Images from One PDF Page. C# programming sample for extracting all images from a specific PDF page. // Open a document.
split pdf into multiple files; cannot select text in pdf file
Adobe Acrobat 9 Professional 
Project 5 guide 
© 2008 Adobe Systems Incorporated 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio 
7 
Adding bookmarks to a document 
Bookmarks are navigational links—located in the Bookmarks panel in the navigation pane of Adobe Acrobat 9—
that display specific document pages when clicked. You can also set up bookmarks to link to other documents (not 
only PDFs) and to web pages. Organized in a hierarchy, bookmarks display the organizational structure of a 
document for readers (Figure 6). 
When you export PDFs from some programs, Acrobat creates bookmarks automatically. You can also create them 
by using the Adobe Acrobat 9 interface.  
Figure 6 Bookmarks in a document 
Initially, a bookmark displays the page that was in view when the bookmark was created, which is the bookmark’s 
destination. In Acrobat, you can set bookmark destinations as you create each bookmark. However, it is sometimes 
easier to create a group of bookmarks and then set the destinations later. 
To create a bookmark: 
1. Open the page where you want the bookmark to link to, 
and click the Bookmarks button to view the existing 
bookmarks in the document (Figure 6). 
2. Use the Select tool to create the bookmark: 
• To bookmark a single image, click in the image, or 
drag a rectangle around the image. 
• To bookmark a portion of an image, drag a 
rectangle around the portion. 
• To bookmark selected text, drag to select it. The 
selected text will be the label of the new bookmark 
(Figure 7). 
Figure 7 Select text to create a new bookmark. 
Bookmarks 
button 
Navigation 
pane 
Select tool  
New Bookmark 
button 
Adobe Acrobat 9 Professional 
Project 5 guide 
8 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio 
© 2008 Adobe Systems Incorporated 
3. In the Bookmarks panel, click the New Bookmark 
button (Figure 8). 
The new bookmark is added to the bookmarks list.  
4. To re-order a bookmark, click the bookmark icon and 
drag the bookmark to its new location.  
An arrow and dotted line indicate the destination of the 
bookmark (Figure 9
Figure 8 New Bookmark button and editable label  
Figure 9 Dragging a bookmark to re-order 
To rename a bookmark: 
1. Click the bookmark you want to rename in the 
Bookmarks panel, and select Rename Bookmark from 
the options menu. 
2. Type a new name and press Enter (Windows) or Return 
(Mac OS) (Figure 10). 
Figure 10 Renaming a bookmark 
New Bookmark 
button 
Options 
menu 
Adobe Acrobat 9 Professional 
Project 5 guide 
© 2008 Adobe Systems Incorporated 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio 
9 
To delete a bookmark: 
1. Select the bookmark or range of bookmarks you want to 
delete. 
Note: To select multiple book marks, hold down 
Control (Windows) or Command (Mac OS). 
2. Select Delete Bookmark(s) from the options menu 
(Figure 11) or press Delete on the keyboard. 
Deleting a bookmark deletes all child bookmarks but 
does not delete any document text. 
Figure 11 Options menu  
To change a bookmark’s destination: 
1. In the Bookmarks panel of the navigation pane, select 
the bookmark for which you want to change the 
destination (Figure 12). 
2. Using the Select tool, select the new bookmark location 
in the document. 
3. With the new text selected in the document, select Set 
Bookmark Destination from the options menu in the 
Bookmarks panel (Figure 13). 
4. Select Yes when the message appears asking you to 
confirm the change. 
Figure 12 Bookmarks panel 
Figure 13 Options menu 
Adobe Acrobat 9 Professional 
Project 5 guide 
10 
How to prepare and organize files for a PDF portfolio 
© 2008 Adobe Systems Incorporated 
Adjusting the appearance of a bookmark 
You can change the size, color, and style of a bookmark and wrap the text of long bookmarks in the navigation pane. 
To change the text size of all bookmarks: 
1. Display the Bookmarks panel in the navigation pane. 
2. Select Text Size from the options menu and select a text 
size for the bookmarks (Figure 14). 
Figure 14 Options menu 
To change the text style and color of selected bookmarks: 
1. Display the Bookmarks panel in the navigation pane. 
2. Select a bookmark or range of bookmarks and select 
Properties from the options menu. 
The Bookmark Properties dialog box appears 
(Figure 15). 
3. Click the Appearance tab. 
4. Select a style and color for the bookmark text. 
5. Click OK. 
Figure 15 Bookmark Properties dialog box 
To wrap the text of long bookmarks: 
1. Display the Bookmarks panel in the navigation pane. 
2. Select Wrap Long Bookmarks from the options menu. 
The full text of long bookmarks will now be displayed, 
regardless of the width of the navigation pane. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested