The Pages Interface
1. Toolbar: includes buttons that are 
shortcuts for some of the commands 
in the Pages menus.
2. Format Bar: allows you to quickly 
change the settings for the currently 
selected object.
3. Page Thumbnails: shows thumbnails 
of the pages in your document. 
4. Document Canvas: this is the main 
work area in Pages, where you will 
add text, images and other content.
5. Inspector: the pane where most 
Pages settings are found. 
6. Status Bar: provides information 
about your document (such as the 
word count) and includes the zoom 
and navigation options. 
Pages ’09 Basics
Created by Luis Perez
Page 1 of 13
Last Update: August 5, 2009
Pages ’09 Basics
Website: http://etc.usf.edu/te/
Pages ʼ09 is the word processing and page layout application included in iWork ʼ09. Pages 
includes many professionally designed templates that allow you to quickly create a docu-
ment by replacing placeholder text and images with your own. Pages integrates well with 
other iLife and iWork applications. You can use the Media Browser to add images from 
iPhoto, music from iTunes and Garageband, and movies from iMovie. Pages also includes 
powerful image editing and drawing features, as well as the ability to create visually appeal-
ing data tables and 2D and 3D charts. When youʼre finished editing, you can export your 
Pages document into a variety of formats including HTML, PDF, and Microsoft Word. 
1
2
3
4
5
6
Pdf specification - Split, seperate PDF into multiple files in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Explain How to Split PDF Document in Visual C#.NET Application
pdf insert page break; break pdf password
Pdf specification - VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Splitter Control to Disassemble PDF Document
break pdf into smaller files; break apart pdf
Creating a New Document 
When you launch Pages, the Template 
Chooser should open to let you select a 
template for your new document (if the 
Template Chooser does not open, choose File 
> New). 
Pages ʼ09 supports two different types of 
templates: Word Processing and Page 
Layout. Word Processing templates are 
intended for linear, text-heavy documents, 
while Page Layout templates are for 
documents that will include a lot of images 
and other objects in a non-linear layout. 
To create a new document using the Template 
Chooser:
1. Select a template category from the 
column on the left. 
2. Click on a thumbnail on the right side of 
the Template Chooser window to select a 
template. If a template includes more than 
one page layout, you can preview those 
layouts by hovering over the templateʼs 
thumbnail and dragging to the left or right 
with your mouse. Use the slider at the 
bottom of the Theme Chooser to adjust 
the size of the thumbnails so you can fit 
more of them in the window.
3. Once youʼve selected a template, click on 
the Choose button.
4. Save your document by selecting File > 
Save As, entering a file name, and 
clicking on Save. 
Importing From Microsoft Word
To import a document created in Microsoft 
Word:
1. Choose File > Open (or click on Open an 
Existing File in the Template Chooser).
2. Navigate to the location where you have 
saved your Word document and select it..
3. Click on Open. Pages will then import the 
Word document. 
You can also open a Word document by 
dragging it from a Finder window to the Pages 
icon in the Dock. You may see a warnings 
popup window if Pages encounters any 
formatting it cannot convert in your Microsoft 
Word document. You can click on the Review 
button to see a list of these warnings. 
Adding Pages and Sections 
Each Pages template includes different page 
types you can add to your current document. 
To add a template page after the current 
page, select Insert > Pages followed by the 
page type you want to use (in Page Layout 
mode) or Insert > Sections (in Word 
Processing mode). You can also use 
the Pages or Sections button in the 
toolbar.
Views and Navigation
To change the view of your 
document, use the zoom controls in 
the lower left corner. Using these 
controls, you can:
Zoom in or zoom out by using the 
popup menu and selecting a 
zoom level.
Display one page at a time or 
facing pages (One Up or Two Up).
Scale the document to the size of 
the window by selecting Fit Width, 
or display only a single page by 
selecting Fit Page. 
To view the layout of your document, select 
View > Show Layout. This will show you the 
different areas of your document, such as the 
header, footer, and columns. To view the 
marks for spaces, paragraph breaks and other 
formatting, select View > Show Invisibles.
To navigate Pages documents:
Use the scroll bar on the right to scroll 
through your document.
Use the Next and Previous buttons found in 
the status bar at the bottom of the screen. 
Click on the Action button (the gear icon) to 
change how you navigate your document. 
For example, you can choose Paragraph 
Style > Heading 1 to move through your 
document using first level headings. 
Display thumbnails of your documentʼs 
pages by selecting View > Page 
Thumbnails, then click on a thumbnail to go 
to a page.
Click on the Page Number indicator on the 
status bar and enter a page number to go 
directly to that page. 
Pages ’09 Basics
Created by Luis Perez
Page 2 of 13
Last Update: August 5, 2009
C# Word: How to Generate Barcodes in C# Word with .NET Library
123456789"; linearBarcode.Resolution = 96; linearBarcode.Rotate = Rotate.Rotate0; // load Word document and you can also load documents like PDF, TIFF, Excel
how to split pdf file by pages; break a pdf file into parts
C# Imaging - C# Code 128 Generation Guide
Automatically add minimum left and right margins that go with specification. Create Code 128 on PDF, Multi-Page TIFF, Word, Excel and PPT.
split pdf into individual pages; acrobat split pdf pages
Full Screen and Outline Views
Pages ʼ09 includes a new Full Screen view to 
help you focus on your writing by hiding the 
toolbars and other interface elements.
To switch to the Full Screen view, 
click on the Full Screen button on the 
toolbar. To navigate to other pages of 
your document, move your cursor to the left 
edge of the screen and click on a page 
thumbnail. To exit the Full Screen view, press 
the Escape key on your keyboard. 
Pages ʼ09 also includes an integrated 
outline view for word processing 
documents. To switch between the 
outline and document views, click on the 
Outline button on the toolbar.
The following options are available for working 
with your outline:
To add a new topic or subtopic at the 
current level, press the Return key on your 
keyboard to move to a new line and begin 
typing. 
To change a topic into a subtopic, press the 
Tab key on your keyboard. This will indent 
the topic and make it into a subtopic. You 
can indent subtopics up to nine levels by 
pressing Tab or clicking on the 
Promote and Demote buttons on 
the Format Bar.
To expand or collapse all of the 
subtopics under a topic, double-click 
on the Outline control for that topic.
To choose how many levels of the outline 
are displayed, use the Levels menu on the 
Format Bar. 
If the text for your topics is too long and you 
only want to see the first line of each topic, 
click on the “Show only first line” 
button on the Format Bar 
To rearrange topics and subtopics, click and 
drag on the Outline controls. Drag an 
Outline control up or down to reorder topics 
within the same level, or drag left or right to 
promote or demote topics or subtopics to a 
different level. When you move a topic, all of 
its subtopics move with it.
Margins and Page Setup 
Before you start adding text, images, and 
other objects to to your document, you may 
want to set up your page so that you can see 
exactly how your document will look when you 
print it. To set page margins, use the 
Document Inspector:
1. Click on the Inspector button on 
the toolbar. 
2. Select the Document Inspector.
3. Make sure the Document pane is selected 
in the Document Inspector.
4. In the Document Margins section, enter 
the page margins you want to use. You 
can also enter margins for the header and 
footer of each page.
5. If you plan to print and bind your 
document, you can set inside and outside 
margins by choosing the Facing Pages 
checkbox.
The Document Inspector also lets you change 
your page setup, which includes the paper 
size and the orientation:
1. Click on the Page Setup button in the 
Document Inspector.
2. Select a paper size using the drop-down 
menu in the middle of the pop-up window.
3. To select a page orientation, 
click on one of the Orientation 
buttons at the bottom of the 
window.
4. If you need to scale your page down, 
enter a percentage in the Scale text field.
5. Once youʼve set your options, click on 
OK.
Tabs and Indents
Tabs can be used to align text in your 
document, while indents can be used to mark 
the beginning of a paragraph or to set off long 
quotes.
To add a tab stop using the rulers:
1. Select View > Show Rulers to display the 
rulers.
2. Click on the ruler in the area where you 
want to add a tab stop. 
3. To change the tab type, control-click on a 
tab stop and select a different tab type. 
You can also change the tab type in the 
Text inspector.
4. To remove a tab stop, drag it off the ruler. 
To add a paragraph indent:
1. Click somewhere inside the paragraph.
2. Open the Text Inspector and select the 
Tabs pane.
Pages ’09 Basics
Created by Luis Perez
Page 3 of 13
Last Update: August 5, 2009
TIFF Image Viewer| What is TIFF
The TIFF specification contains two parts: Baseline TIFF (the core of TIFF) and TIFF and other popular formats, such as Bitmap, Png, Gif, Tiff, PDF, MS-Word
break pdf into multiple files; break a pdf
Generate and Print 1D and 2D Barcodes in Java
linear barcode industry specification with barcode generator for Java. Error correction is valid for all 2D barcodes like QR Code, Data Matrix and PDF 417 in
break apart a pdf file; break pdf password online
3. Enter a value for each type of indent (First 
Line, Left, and Right). To set off a long 
quote, enter the same value in both the 
Left and Right fields. To indent the first 
line, enter a value in only the First Line 
field. To create a hanging indent, enter a 
value in only the Left field.
Guides
Pages helps you align objects using smart 
guides, which are only displayed whenever an 
image or other object aligns with the center or 
edge of another object. These smart guides 
are enabled by default. If you donʼt see smart 
guides, you can turn them on as follows:
1. Select Pages > Preferences.
2. Click on the Rulers tab.
3. Check the boxes next to “Show guides at 
object center” and “Show guides at object 
edges.” Click on the color well to change 
the color of your guides from the default, 
which is blue. Guides will not be visible 
when you print your document.
You can also create more permanent guides 
to help you align images, shapes, and other 
elements in your document. To create guides: 
1. Choose View > Show Rulers.
2. Place the pointer on a ruler and drag into 
the canvas. A blue guide will be displayed 
as you drag.
3. Drag the blue guide to where you want it. 
If you drag away from the top ruler you 
will create a vertical guide, while if you 
drag away from the left ruler you will 
create a horizontal guide. To remove a 
guide, drag it off the page.
Working with Text 
Most Pages templates include placeholder 
text to show you exactly how your text will be 
formatted and where it will appear. To edit  
placeholder text in Pages, click to select the 
placeholder text and then type your own text 
to replace it. The text you type will keep the 
same style and formatting as the placeholder 
text.
There are several ways to format text in 
Pages:
To change the appearance of text, open the 
Inspector and select the Text Inspector. In 
this window, you can use the buttons and 
sliders to change the alignment, color, and 
spacing of your text. 
To change the font and style, click on 
the Fonts button on the toolbar and 
select a font family, font typeface, and 
size using the different columns. The 
buttons at the top of this window will allow 
you to add underlining, a shadow, or other 
styling to your text.
Pages ʼ09 includes a Format Bar which is 
context sensitive. The options on the 
Format Bar will allow you to quickly change 
most of the attributes of your text without 
having to open the Text Inspector or the 
Fonts window. To display the format bar, 
choose View > Show Format Bar. You may 
have to resize the Pages window to see all 
of the buttons in the Format Bar. 
Lists
To add a list:
1. Place the cursor in the line where you 
want to start your list.
2. Select a list type using the List 
button in the Format Bar or the 
Bullets and Numbering pulldown menu in 
the List tab of the Text Inspector. 
3. A new list item will be created each time 
you press Return. To create a line break 
without creating a new list item hold down 
the Shift key on your keyboard as you 
press Return.
4. To end the list, press Return twice so that 
you end up with a blank line.
Styles
Styles provide a way to consistently format 
your headings, paragraphs, and lists. There 
are three types of styles in Pages: 
Paragraph: these apply to one or more line 
of text followed by a carriage return.
Character: these can be used with an 
individual word or even a single letter.
List: these format how your bulleted or 
numbered lists are displayed. These can be 
easily applied by clicking on the List button 
on the Format Bar and selecting a list style.
To apply a style, select the text you want to 
style, click on one of the Style buttons on the 
toolbar and select a style. The button on the 
left is for paragraph styles and the 
button on the right is for character 
styles. 
Pages ’09 Basics
Created by Luis Perez
Page 4 of 13
Last Update: August 5, 2009
DocImage SDK for .NET: Web Document Image Viewer Online Demo
Microsoft PowerPoint: PPTX, PPS, PPSX; PDF: Portable Document Format; TIFF: Tagged Image XPS: XML Paper Specification. Supported Browers: IE9+; Firefox, Firefox
cannot select text in pdf; split pdf
.NET PDF Generator | Generate & Manipulate PDF files
archival records creation; Support for template PDF creation; Easy to use, no need to know PDF specification; Fast Document creation
pdf split; can't select text in pdf file
The Styles drawer is used for managing the 
styles used in a document. To open the Styles 
drawer, click on the blue icon to the left 
of the Style buttons on the toolbar. 
The drawer has three sections: paragraph, 
character, and list. If you do not see the 
character or list sections, click on one of the 
buttons in the lower right corner of 
the drawer to display them. 
To create a new style using the Styles drawer:
1. Select some text in your Pages 
document.
2. Apply the desired formatting for the new 
style to the selected text.
3. Open the Styles drawer, click on the Add 
(+) button at the bottom of the drawer and 
select the type of the style you wish to 
create (paragraph, character or list).
4. Enter a name for the new style, make 
sure “Apply this new style on creation” is 
selected and click on OK. 
To redefine an existing style:
1. Select some text in your Pages document 
and make the desired formatting changes.
2. Open the Styles drawer. The style applied 
to the selected text will be highlighted and 
it will have a red triangle to the right of its 
name.
3. Click on the red triangle and choose 
“Redefine Style from Selection.” The 
formatting changes youʼve made to the 
selected text will be applied to all 
instances of the style throughout the 
Pages document. 
Adding Links
You can add links to web pages or email 
addresses, or use bookmarks to create links 
within a document. To add a hyperlink: 
1. Select the text, shape, image, or movie 
you want to turn into a hyperlink. 
2. Open the Link inspector.
3. Select "Enable as a hyperlink."
4. Select Webpage or Email Message using 
the drop-down menu. 
5. Enter the URL of the web page you want 
to open when you click on the link. 
If you selected Email Message, enter the 
recipientʼs address and a subject line.
To create a bookmark:
1. Select the text you want to use as the 
bookmark.
2. Open the Hyperlink Inspector and select 
the Bookmark tab.
3. Click on the Add (+) button at the bottom.
To link to the bookmark from another section 
of the document, select the desired link text, 
open the Hyperlink Inspector and select 
Bookmark from the Link To drop-down menu. 
Select the bookmark you want to link to using 
the Name drop-down menu.
Page Layout
You can vary the layout of your pages using 
different types of breaks:
Page break: will continue your text on the 
next page.
Column break: will continue your text at the 
top of the next column.
Layout break: can be used to start a 
different layout with different margins, 
columns, etc.
Section break: creates a new section with a 
different header, footer, and page 
numbering.
To add a break, select the type of break you 
want to add at the top of the Insert menu. To 
delete a break, place your cursor after the 
break and then press Delete on your 
keyboard. You may need to display the 
formatting codes by selecting View > Show 
Invisibles.
To add columns to a layout:
1. Add a layout break before the text you 
want to be in columns by selecting Insert 
> Layout Break.
2. Place the cursor after the break.
3. Select the number of columns 
using the Columns button in the 
Format bar.
To resume your layout without columns:
1. Insert another layout break when you 
reach the end of the text you want to be in 
columns.
2. Place the cursor after the layout break.
Pages ’09 Basics
Created by Luis Perez
Page 5 of 13
Last Update: August 5, 2009
GS1-128 Web Server Control for ASP.NET
Microsoft Visual Studio 2005/2008/2010 is supported. GS1-128 is actually a barcode application standard, rather than a barcode specification standard.
cannot print pdf file no pages selected; pdf splitter
VB.NET TWAIN: Overview of TWAIN Image Scanning in VB.NET
It includes the specification, data source manager and sample code implement console based TWAIN scanning and scan multiple pages into a single PDF document in
break apart a pdf in reader; pdf link to specific page
3. Select 1 Column using the Columns 
button in the Format bar.
The Layout Inspector includes options for 
changing a layoutʼs column widths and 
margins (by default the columns are of equal 
width).
In the Section tab, you can set different page 
numbering for individual sections of your 
document, or choose to display different 
headers and footers in a section of your 
document.
Pages ʼ09 allows you to link text boxes out of 
sequence when you are in Page Layout 
mode. 
To create a link between two text boxes that 
are not in sequence: 
1. Click on the first text box to reveal a 
link indicator (a blue square with an 
arrow on it) in the lower right corner. 
2. Click on the link indicator so that a plus 
sign appears on your cursor.
3. Click in the text box where you want the 
text to continue. The two text boxes will 
be linked with a blue line.
4. To remove the link, click on the small blue 
square at the end of the blue line and 
drag it off the text box.
Headers and Footers
Headers and footers can be used to display 
information such as page numbering and the 
date at the bottom of each page. To insert a 
header or footer:
1. Select View > Show Layout to display a 
box at the top and bottom of the page. 
This is where the header and footer are 
displayed.
2. Enter text for the header and footer as 
you would enter any other text.
3. Use the Insert menu to add one of the 
following formatted text fields which are 
updated automatically by Pages as you 
make changes:
Auto Page Numbers: use the options in 
the popup window to choose the 
position of the page number (Header or 
Footer), the alignment, and the Format. 
You can set the page numbers to 
display in the entire document or only in 
the current section.
Page Number: inserts the current page 
number. To change the format, control-
click on the page number and choose a 
different format.
Page Count: inserts the total number of 
pages. 
Date and Time: to choose a different 
date and time format, control-click or 
right-click on the date and time and 
choose Edit Date & Time, then choose 
a different format using the pulldown 
menu. To always display the current 
date and time, check the box next to 
“Automatically update on open.” When 
youʼre done click anywhere in your 
document to close the popup window.
File name: inserts the file name of the 
document. 
Document Statistics
The word count for your current document is 
shown on the status bar, to the right of the 
zoom menu. The word count will change 
whenever you make a selection to show you 
the number of words selected out of the total 
words in the document. To view more 
document statistics, double-click on the word 
count on the Status Bar to open the Info pane 
of the Document Inspector. You will then see 
the number of pages, sections, graphics and 
characters.
Table of Contents
If youʼre working on a long document, a table 
of contents would be useful for your readers. 
Pages can automatically create the table of 
contents for you, but you must use consistent 
styling for headings throughout your 
document. To add a table of contents:
1. Select the TOC pane in the Document 
Inspector.
2. Check the boxes next to the styles, such 
as headings and subheadings, you want 
to appear in the table of contents. 
3. Select the box in the #ʼs column if you 
want the page number to be displayed for 
any of the styles you selected.
4. Place your cursor where you want the 
table of contents to begin and select 
Insert > Table of Contents
5. To update the table of contents after you 
make changes to your headings and 
subheadings, go back into the Inspector 
Pages ’09 Basics
Created by Luis Perez
Page 6 of 13
Last Update: August 5, 2009
XImage.Barcode Generator for .NET, Technical Information Details
View & Process. XImage.Raster. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XImage.OCR. Microsoft Office. View & Process. XImage.Raster. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XImage.
pdf split pages; break a pdf into separate pages
XImage.Twain for .NET, Technical Information Details
View & Process. XImage.Raster. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XImage.OCR. Microsoft Office. View & Process. XImage.Raster. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XImage.
split pdf files; split pdf into multiple files
and click on the Update Now button in the 
Document Inspector.
6. To make the page number links to each 
heading, select this option at the bottom 
of the TOC pane of the Document 
Inspector. 
Footnotes and Endnotes
To add footnotes or endnotes (you canʼt have 
both in Pages):
1. Open the Document pane of the 
Document Inspector.
2. Choose Use Footnotes or Use Document 
Endnotes from the drop-down menu. You 
can also choose Use Section Endnotes if 
you have your document split into 
sections.
3. Choose a numbering format.
4. Place the insertion point where you want 
to add a new footnote or endnote.
5. Select Insert > Footnote or Insert > 
Endnote (or Insert > Section Endnote).
6. The insertion point will move to the 
bottom of the page, the end of the 
document, or the end of a section. 
7. Type in your footnote or endnote text.
Adding Images
There are several ways to add images to a 
Pages document:
Drag and drop an image from a Finder 
window. 
Click on the Media button in the 
toolbar, select iPhoto from the 
pulldown menu, and choose an 
image from your iPhoto library or from one 
of your iPhoto albums.
From the Insert menu, select Choose and 
navigate to the location of your image file on 
your computer.
Once you have added the image, you can 
drag it to a different location or use the 
handles that appear around it to resize it (hold 
down the Shift key before you resize an image 
to constrain its proportions).
The Graphic Inspector can be used to 
customize the appearance of an image:
Check the box next to Shadow to add a 
drop shadow. Use the controls to change 
the angle, offset, and set other options for 
the drop shadow.
Check the box next to Reflection to create a 
reflection effect. Use the slider to change 
the opacity of the reflection.
Use the opacity slider to increase the level 
of transparency in the image.
The Metrics Inspector also has options that 
apply to images:
Use the flip buttons to flip the image 
vertically or horizontally.
Use the Angle wheel to rotate your image.
Pages allows you to edit your images without 
having to open iPhoto:
1. Select the image you want to edit and 
choose View > Show Adjust Image.
2. Use the sliders to change the overall 
brightness and contrast, or fix the colors 
in your image.
3. The histogram at the bottom of the 
window displays tonal information for your 
image. Use the Exposure slider to change 
the mid-tones in your image. To work with 
the shadows or highlights individually, use 
the markers below the histogram. 
4. Drag in from the left to make the shadows 
more pronounced (and make the image 
darker), or from the right to bring out the 
highlights (and make the image brighter).
5. To perform an automatic adjustment, click 
on the Auto Levels button. If youʼre not 
Pages ’09 Basics
Created by Luis Perez
Page 7 of 13
Last Update: August 5, 2009
happy with the results, click on Reset 
Image to start over. 
Wrapping
When you add an image or other object, it can 
be added inline or fixed on the page. The 
difference between the two is that inline 
objects move along with the text as you type, 
whereas fixed objects are fixed on the page 
and can have the text wrap around them. 
Fixed objects can be dragged to any location 
on the page, but inline objects cannot.
To convert between the two types, use the 
Wrap Inspector.
1. Select the image or object by clicking on it 
once.
2. Open the Wrap Inspector.
3. Select Inline to make an object inline, or 
Floating to make it fixed.
4. If you make the object a fixed object, click 
on “Object causes wrap” if you want the 
text to wrap around it. 
5. Click on one of the buttons to choose how 
the text wraps around your object.
6. Enter a value in the Extra Space field to 
determine the amount of white space 
around your fixed object.
To insert an image or other object as a 
background graphic, choose the In 
Background option in the Wrap Inspector. This 
will send the graphic to the back of the 
stacking order so that the text is in front of it. 
Working with Shapes
Pages has a number of shapes that can be 
used callouts, including lines, geometric 
shapes, and freeform curves.
To add a shape:
1. Click on the Shapes button in the 
toolbar and choose a shape from 
the pulldown menu. 
2. Once the shape has been added, click on 
it once to select it and move it where you 
want it to appear in your presentation.
3. Use the handles to resize the shape (hold 
down the Shift key as you resize a shape 
to constrain its proportions).
4. To duplicate a shape, hold down the 
Option key on your keyboard as you drag 
it.
5. Some shapes allow you to add text. To 
add text to a shape, double-click inside of 
it and begin typing. You can use the Text 
Inspector and the Fonts button to change 
the appearance of the text.
To draw a freeform shape, select the Freeform 
tool in the Shapes pulldown menu and click 
on the page to add individual points. To close 
your shape, click on the first point. To add a 
curve between two points, click and drag on a 
point to display bezier handles you can use to 
shape the curve. Drag in the opposite 
direction of the curve you want to create using 
the handles. Shapes can be modified further 
using the controls in the Graphics and Metrics 
Inspectors (see the section on Adding 
Images).
Using Masks
Masks allow you to perform non-destructive 
editing on an image (the part of the image 
covered by the mask is only hidden, not 
deleted).
To add a mask to an image:
1. Click on the image to select it.
2. Select Format > Mask. The grayed out 
area outside the square will be hidden 
once the mask is set.
3. Press Enter to set your mask. If you need 
to start over, select Format > Unmask. 
When you select an image that has a 
mask attached to it, an Edit Mask popup 
window will appear. You can use the slider 
to change the zoom level of the image 
inside the mask, or you can click on Edit 
Mask to modify the mask.
Use shapes to create more complex masks:
1. Select the image you want to mask.
2. Select Format > Mask with Shape and 
choose one of the shapes listed.
3. Adjust the mask by moving the shape and 
resizing it with the handles.
4. Press Return to set the mask.
Pages allows you to use a mask to remove an 
object from its background. This feature, 
which is called Instant Alpha, works well when 
Pages ’09 Basics
Created by Luis Perez
Page 8 of 13
Last Update: August 5, 2009
the object is on a solid background. To use 
Instant Alpha:
1. Choose the image you want to modify.
2. Select Format > Instant Alpha.
3. Click on the color you want to make 
transparent with the mask. As you drag, 
the area that will be made transparent will 
grow. You can also click and drag multiple 
times to select other areas of the image 
you want to make transparent.
4. When youʼre finished, press the Return 
key on your keyboard.
Connection Lines
Connection lines join two shapes or other 
objects. These lines can be used to add labels 
that move along with the images or shapes. 
To add a connection line:
1. Select the two shapes you want to 
connect.
2. Choose Insert > Connection Line.
3. To edit the connection line, click on it once 
to select it and then use the controls on 
the Format Bar to change the line type, 
line thickness, color and other options. 
You can also add endpoints. 
Adding Media Files
You can add movies and music to your 
documents to make them more interactive:
1. Click on the Media button on the 
toolbar. 
2. To add a movie, select the Movies 
tab at the top of the dialog box. To add an 
audio file, select Audio.
3. The area below the tabs will show 
different collections you can click on to 
see files saved on your computer. Once 
you select a collection, you will see a list 
of the files it contains. Movies will display 
as thumbnails, while audio files will be 
listed with additional information such as 
the duration and artist name. 
4. To preview any of the files, click on the 
Play button at the bottom of the window. 
5. Once you find the file you want to use, 
drag it into the document canvas until you 
see a green plus sign and release your 
mouse to add it to the document. 
6. Use the handles to resize the movie 
preview if youʼre adding a movie, or drag 
to move it to a different location on the 
canvas. If you are adding a sound file, 
you will see a speaker icon. To play the 
media file, the person viewing the 
document has to double-click on the 
movie preview or the speaker icon. To 
stop the file from playing they have to 
click outside of it. You may want to include 
a caption next to the movie preview or 
speaker icon with these instructions.
7. Open the QuickTime Inspector (last 
button on the right when you open the 
Inspector) to set additional options. 
8. The slider at the top can be used to 
change the poster frame (the preview 
image displayed before the movie plays in 
your document). A slider for adjusting the 
volume is also available. 
Tables 
Tables are useful for organizing and 
summarizing information. Pages includes 
support for formulas in tables. To add a table 
in Pages:
1. Click on the Table button in the 
toolbar (or choose Insert > Table).
2. Use the handles to resize the 
table.
3. Drag the table to position it where you 
want it on the slide.
4. Double-click on a table cell and start 
typing. Press tab or use the arrow keys to 
move to other cells. 
Another way to add a table is by drawing it on 
the document canvas. To draw a table:
1. Press the Option key as you click on 
Table in the toolbar. The pointer changes 
to crosshairs. 
2. Drag on the document canvas while 
holding down your mouse to draw the 
table.
3. Use the Table pane in the Table Inspector 
to change the number of rows and 
columns.
To format the text in a table cell, click on the 
cell to select it (it will have a blue outline 
around it) and use the options in the Format 
Bar.
Pages ’09 Basics
Created by Luis Perez
Page 9 of 13
Last Update: August 5, 2009
The Table pane of the Table Inspector can be 
used to make the following modifications to a 
table:
add header columns, header rows or footer 
rows by clicking on one of the Header and 
Footer buttons and selecting the number of 
columns or rows.
edit rows and columns: this is a pulldown 
menu with options for adding and removing 
rows and columns, sorting the contents of 
cells, and splitting and joining cells.
change cell borders and backgrounds
use alternating colors for rows to make data 
easier to view
The Format tab of the Table Inspector also 
has the following options for working with 
numeric values:
format cells as currency, date and time, etc.
determine the number of decimal places to 
display when number is chosen as the 
format and the style for negative numbers 
(for example, you can display them in red)
apply conditional formatting so that cells 
matching specific criteria show up in a 
different color
apply formulas by using the Function 
pulldown menu (these formulas allow you to 
find the average of the values in a range of 
cells, find the min or max value, or perform 
a sum or count). The same options can be 
accessed by choosing Insert > Function 
from the menu bar.
The last option in the pulldown menu allows 
you to open a Formula Editor where you can 
perform more advanced calculations using 
cell references. To reference a specific cell, 
you will need to use the letter of the column 
and the number of the row (for example, the 
first cell in a table is A1, the second cell in the 
first row is A2, and so on). The formula has to 
begin with the equals sign and you can use 
two cell references separated by a colon to 
indicate a range (A1:A3, etc.). 
The cells in your formula will be highlighted as 
you enter the cell references in the Formula 
Editor. When youʼre finished entering your 
formula, click on the green check mark.
Charts
To add a chart:
1. Click on the Charts button on the 
toolbar and select a chart type or 
select Insert > Chart.
2. Use the handles to resize the chart or 
drag on it to reposition it on the document 
canvas.
3. Open the Chart Inspector and click on 
Edit Data to open the Chart Data Editor.
The Chart Editor will already have some 
placeholder data entered for you. Click on 
each cell to edit it and enter your own 
data.
4. To change the chart type, use the 
pulldown menu to the left of the Edit Data 
button in the Chart Inspector.
5. To create a 3D chart, select a 3D chart 
type and then use the options in the 3D 
Scene area to set options such as lighting 
direction and chart depth. You can use the 
arrows in the Chart Inspector or on the 3D 
Chart popup window to rotate the chart.
Pages ʼ09 includes mixed chart types that 
allow you to easily overlay two data sets on 
top of each other for comparison. Using the 
Series Type option in the Series tab of the 
Chart Inspector, you can  give each series a 
different visual treatment (line, column or 
area) to help distinguish between the two 
series. Another new feature is the ability to 
show a trend line. To show a trend line:
1. Select the chart by clicking on it once in 
the document canvas.
2. Open the Chart Inspector and click on 
Advanced in the Series pane.
3. Select a trend line type from the pulldown 
menu in the Trendline tab.
Mail Merge
Mail Merge allows you to create a document 
with text placeholders that can be replaced 
with contact information from either Address 
Book or a Numbers spreadsheet. This feature 
is helpful when you want to reuse a form letter 
with several contacts. 
Pages ’09 Basics
Created by Luis Perez
Page 10 of 13
Last Update: August 5, 2009
Documents you may be interested
Documents you may be interested