PDF/A for design drawings
Drawings such as CAD plans and maps are 
ideal candidates for long-term archiving as 
PDF/A files. Drawings from the fields of ar-
chitecture and statics must o晴en be kept 
for long periods of time. Technical blue-
prints frequently require long-term storage, 
too.
PDF 1.4 can handle the large page for-
mats with lengths of several meters that of-
ten occur in technical drawings. PDF 1.4, 
the PDF specification on which PDF/A-1a 
and -1b are based, supports a maximum 
page size of 200 x 200 inches, which corre-
sponds to 5.08 x 5.08 meters. As of PDF 1.7, 
virtual page sizes of up to 381 kilometers in 
length are permitted, but the PDF/A stan-
dard only permits the maximum page size 
for PDF 1.4. 
Design drawings can be output to PDF 
or even to PDF/A directly from current 
CAD programs – the PDFMaker is o晴en 
Cahloc – PixelQuelle.de
Design plans: PDF/A is an appropriate for-
mat for the long-term archiving of circuit 
diagrams, construction drawings, street 
maps, and many other types of design 
plan. 
60
PDF/A 
in a Nutshell
PDF/A applications in everyday life
Pdf no pages selected - Split, seperate PDF into multiple files in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Explain How to Split PDF Document in Visual C#.NET Application
break pdf password online; break pdf into separate pages
Pdf no pages selected - VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Splitter Control to Disassemble PDF Document
pdf print error no pages selected; break pdf into multiple files
used for the PDF conversion process. How-
ever, the PDF/A conversion may take place 
in Adobe or in another PDF/A converter. 
Older plans are o晴en line scans in formats 
such as TIFF G4. Such plans can be con-
verted to PDF and then to PDF/A using Ac-
robat Professional (or other PDF conver-
sion solutions). It is o晴en possible to use the 
text recognition function to give drawings 
searchable text during this process.
No 3D models in PDF/A
Designs created in 2D can be archived as 
PDF/A without any problems. 周is is not 
the case for 3D models. 周ree-dimensional 
designs have only been supported since Ac-
robat 7 (PDF 1.6). 周ey are therefore not 
permitted in PDF/A-compliant files. 
Electronic signatures
Our everyday life is now digital. Within the 
space of a few years, e-commerce has be-
come much more widespread and business 
agreements are now o晴en made online us-
ing e-mail. Digital communication be-
tween public authorities and citizens is no 
longer a thing of the future – just think of 
electronic tax return systems such as 
EFTPS. 
Because parties taking part in such 
transactions are not in the presence of each 
other or witnesses, it is more important 
than ever to ensure that digital documents 
can be reliably checked for authenticity. 
Electronic signatures enable a completely 
digital flow of communication and trans-
actions of a contractual nature. 
Proving authenticity by means of a mark 
or signature dates back nearly as far as the 
first written evidence of mankind. Even the 
Mesopotamians signed their records with a 
seal or stamp. 周e practice of signing docu-
ments with a stamp instead of by hand – 
which is still used in China and Japan to-
day – has a history that dates back over 
millennia. Magnificent wax seals are 
known to have been used during the Mid-
dle Ages. Placing one’s own signature at the 
bottom of a contract is a relatively new pro-
cedure, just as general literacy is a relatively 
new achievement for our culture. 
But now we are faced with another prob-
lem – how can we make digital files into 
legal documents? 
周e simplest way of electronically sign-
ing a file is to place a scanned signature on 
a page of the document in the form of an 
image file. 周is procedure can be legally 
recognized, as it is in the United States.   
photocase.com/de
The terms ‘digital signature’ 
and ‘electronic signature’ are 
often used interchangeably. 
However, the term ‘digital sig-
nature’ refers to a crypto-
graphic, technical process, 
whereas „electronic signature“ 
is a legal term.
PDF/A applications in everyday life
PDF/A 
in a Nutshell 
61
VB.NET TWAIN: TWAIN Image Scanning in Console Application
First, there is no SelectSourceDialog in VB.NET TWAIN console scanning application. image scanning SDK, like how to scan multiple pages to one PDF or TIFF
break pdf into multiple pages; split pdf
VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
VB.NET programmers can easily render selected PowerPoint slide our VB.NET PowerPoint to PDF conversion add pptx document file independently, no other external
cannot print pdf no pages selected; break a pdf password
However, it is obvious that this solution 
provides no security against signature 
fraud. As a result, the development of pow-
erful and reliable systems for digital signa-
tures is extremely important.
Identity, integrity, and time stamps
Nowadays, a great number of agreements 
and contracts are concluded digitally. To a 
great extent, the Internet has now replaced 
communication channels such as couriers 
and postal services. In today’s world, users 
carry out transactions including quoting, 
ordering, and invoicing in e-business or 
motions and rulings in e-government us-
ing only digital means. 
Certain basic prerequisites must be ful-
filled for these kinds of transactions. Re-
cipients of data must be able to easily de-
termine whether the person who sent the 
files really is the person specified. In addi-
tion, they must be able to ascertain that 
the content received has not been changed 
or falsified. 周ese requirements therefore 
relate to identity (determination of the 
writer) and integrity (determination of in-
tact content).
Advanced electronic signatures ensure 
that these requirements are met. 周ey al-
low recipients to use cryptographic tech-
nology to detect any changes to content.
Recipients can also use a cryptographic 
key to definitively identify the author of a 
signed message. 
Time is o晴en another criteria for ensuring 
legally valid transactions or agreements. 
Time stamps that specify the date and time 
of a content version are o晴en used for this 
task. Electronic signatures and encryption 
have different purposes. Whereas electronic 
signatures ensure that the content, involved 
party, and time of digital transactions can 
be clearly identified and not changed, en-
cryption protects confidential data from be-
ing viewed by unauthorized parties by, for 
example, only permitting documents to be 
opened with a password.
Security levels
周ere are various well-used procedures for 
signing digital documents. 周ey differ in 
their scope and the security level that they 
provide for users in cases of uncertainty or 
contention.
Electronic signatures: Overview of signature types
Simple electronic signatures
Example: Scanned signatures in the form of image files
Advanced electronic signatures
Signatures with cryptographic encryption
Qualified electronic signatures
Signatures with a certificate from a certification 
service provider and notification.
Qualified electronic signatures with provider 
accreditation
Signatures with a certificate from a cer-
tification service provider and 
accreditation.
62
PDF/A 
in a Nutshell
PDF/A applications in everyday life
C# HTML5 PDF Viewer SDK deployment on IIS in .NET
the place where you store XDoc.PDF.HTML5 Viewer Bit Applications" in accordance with the selected DLL (x86 site configured in IIS has no sufficient authority
break password on pdf; pdf split pages
VB.NET PDF - VB.NET HTML5 PDF Viewer Deployment on IIS
the place where you store XDoc.PDF.HTML5 Viewer Bit Applications" in accordance with the selected DLL (x86 site configured in IIS has no sufficient authority
split pdf into multiple files; break pdf into smaller files
Simple electronic signatures
Simple electronic signatures include image 
files of scanned signatures. 周ey only pro-
vide low levels of authentication.
Advanced electronic signatures
周ese signatures are subject to more strin-
gent requirements: 周ey must enable the 
detection of content manipulation and it 
must be possible to determine the authen-
ticity of the signatory using an electronic 
certificate. Advanced electronic signatures 
provide less authenticity in a court of law 
than qualified electronic signatures.
Qualified electronic signatures
周ese signatures provide the highest level of 
security. A qualified certificate is used to as-
sign each electronic signature to its origina-
tor. Qualified certificates are signed by a cer-
tification service provider (CSP/CA). CAs 
are required to comply with the require-
ments of signature legislation, which stipu-
lates that they must operate their certifica-
tion services in a protected environment 
(trust center). 
Common Criteria
‘Common Criteria’ refers to an interna-
tional standard that defines the criteria for 
the evaluation and certification of the secu-
rity of computer systems in relation to data 
integrity and protection. 周e Common 
Criteria standard avoids the need for com-
ponents and systems to be certified more 
than once in different countries. Digital 
signature solutions can also be certified in 
accordance with the Common Criteria 
standard.
Digital signatures in PDF with Acrobat
Digital signatures in PDF documents have 
been supported since Acrobat 4.0 and Ado-
be Reader 5.1. Whereas older Reader ver-
sions only enable digital signatures to be 
viewed and checked, users of Adobe Reader 
8 can actually sign documents as long as 
the Acrobat function for doing so has been 
activated. 
With Acrobat, signatures are embedded 
into the PDF documents they authenticate. 
周e maximum security level supported is 
that provided by ‘advanced electronic sig-
natures’. Users who wish to use qualified 
electronic signatures must use specialist 
so晴ware such as Openlimit PDF Sign for 
Adobe. For more information, see 
www.openlimit.com on the Internet.
PDF/A and digital signatures
It is not uncommon for users to be faced 
with a dilemma regarding the correct se-
quence of steps when using digital signa-
tures in PDF/A documents: 周e creation of 
the PDF/A version and the process of digi-
tally signing a document both take place at 
the end of the work process. A PDF is saved 
as a PDF/A-compliant document once it 
has the precise form in which it is to be ar-
chived – this means that it can no longer be 
changed once it has been converted to 
PDF/A. However, a digital signature certi-
fies the authenticity of a PDF document at a 
specified moment in time – therea晴er, no 
changes are permitted. However, in prac-
tice signed PDF/A files do not pose a prob-
lem. It is entirely possible to give a PDF/A 
file a digital signature without causing the 
document to lose its PDF/A-compliant va-
lidity. 周e PDF/A file is generated first and 
it is then given a digital signature. 周is is 
because a signature does not actually con-
stitute a document change – it merely indi-
cates that the document has exactly the 
same form at the point when it was signed. 
周is means that a digital signature does not 
damage or impede the compliance of a 
PDF/A document.  
Adobe Reader 8 enables the digital sign-
ing of documents as long as the function 
has been activated in Acrobat.
Strictly speaking, even the addition of a 
digital signature constitutes a change to a 
PDF document. However, this is one excep-
tion where the change does not affect the 
PDF/A status or content of the document 
in question. Digitally signing a PDF/A file 
is therefore both permitted and sensible.
PDF/A applications in everyday life
PDF/A 
in a Nutshell 
63
C# Image: Create C#.NET Windows Document Image Viewer | Online
C# Windows Document Image Viewer Features. No need for viewing multiple document & image formats (PDF, MS Word value of selected drop-down list to switch pages.
pdf split file; cannot print pdf file no pages selected
VB.NET TIFF: .NET TIFF Printer Control; Print TIFF Using VB.NET
document printing add-on has no limitation on the function to print multiple TIFF pages by defining powerful & profession imaging controls, PDF document, image
pdf no pages selected to print; acrobat separate pdf pages
In fact, it underwrites compliance as long 
as the signature itself meets the require-
ments of the PDF/A standard.
Challenges in practice
周ere are certain fields of application where 
digital signatures come up against brick 
walls for technical reasons or where users 
have to plan the flow of individual process 
steps in detail. 
Multiple signatories
In business and politics, documents o晴en 
have to be signed in multiple. 周is might be 
the case if all members of a board of direc-
tors have to sign a ruling or if several secre-
taries of state need to ratify a resolution. 
周is causes a technical problem for digital 
signatures: Each time a signature is added 
to a PDF document, the validity of the pre-
vious digital signature is nullified, since the 
addition of the new signature constitutes a 
change to the PDF document. 周is is main-
ly a problem that is specific to PDF because 
signatures are embedded; other external 
types of signature are not subject to this is-
sue due to the different procedures used to 
apply them to documents.
Signing documents again
For security reasons, digital signatures are 
only afforded restricted validity periods. 
Since we can assume that computer perfor-
mance will continue to rise constantly in 
years to come, security codes that are ex-
tremely difficult if not impossible to crack 
today might be eradicated in a few hours in 
the future by simple trial and error. For this 
reason, documents have to be signed again 
a晴er a certain period of time to keep the 
validity of the signature up-to-date. 周is 
makes the previous digital signature inval-
id since, as explained above, each newly 
added digital signature invalidates any pre-
vious signature.
Archiving signed PDFs as PDF/A files
Users who receive signed documents that 
are not yet PDF/A-compliant face practical 
problems if they wish to archive them as 
PDF/A documents. 周e only solution is to 
have such documents signed again follow-
ing conversion to PDF/A. 
Another complication arises when a PDF 
form (such as a contract) that needs to be 
signed in order to be valid then needs to be 
stored in an archive as a PDF/A file. 周is is 
another case where the document in ques-
tion needs to be converted to PDF/A before 
it is signed. 周is means that JavaScript 
functions in the form need to be removed 
and fonts used in filled text fields need to be 
embedded before digital signing. 
Tracking changes in Acrobat: To find out 
when and what changes have been 
made to a PDF document following the 
addition of a signature, users can go to 
the ‘Signature Properties’ area. This dia-
log box is opened by clicking on a signa-
ture. The ‘View Signed Version...’ option 
in the ‘Signature Properties’ dialog box 
can be used to display saved versions of a 
PDF file.
64
PDF/A 
in a Nutshell
PDF/A applications in everyday life
VB.NET Word: Use VB.NET Code to Convert Word Document to TIFF
Render one or multiple selected DOCXPage instances into to TIFF image converting application, no external Word user guides with RasteEdge .NET PDF SDK using VB
break up pdf into individual pages; pdf rotate single page
C# Word: C#.NET Word Rotator, How to Rotate and Reorient Word Page
Remarkably, no other external products, including Microsoft Office rotate all MS Word document pages by 90 & profession imaging controls, PDF document, image
break pdf file into multiple files; break a pdf into parts
Wichert – PixelQuelle.de
The outlook:  
PDF/A in the future
PDFs are extremely practical and it is diffi-
cult to argue against their usefulness for 
many application areas. PDF as a format 
has ‘grown up’ over a period of 14 years, 
and today the format itself and the so晴ware 
required to use it take various mature 
forms. In addition, the adoption of the 
PDF/A standard has made PDF a highly re-
liable format, both for today and for the fu-
ture. Does this make the issue of technical 
formats and procedures for the long-term, 
secure archiving of digital documents a 
closed topic? What has PDF/A achieved 
and what remains to be done?
Enhancements in PDF/A-2
周e PDF/A standard constitutes an ex-
tremely solid base, at least regarding the 
unambiguous and reliable visual repro-
duction of content. Without a doubt, the 
PDF/A standard will be developed further 
to incorporate technical fine-tuning of the 
PDF format in a manner that allows ar-
chiving. 
周e second part of the PDF/A standard 
– PDF/A-2 – is planned for 2009. It is im-
portant to note that the second part will 
not invalidate PDF/A-1; PDF/A-1-compli-
ant documents will still be valid and reli-
able archive files. It will not be necessary to 
migrate existing PDF/A-1 archives to 
PDF/A-2 once the new PDF/A standard is 
published. Doing so would benefit nobody. 
However, in some cases it might make sense 
to archive new archive documents as 
PDF/A-2 files. For example, PDF/A-2 will 
support the JPEG2000 image compression 
format. If files contain image data in 
JPEG2000 format, it is clearly sensible to 
archive that data in JPEG2000, thereby 
avoiding the need to carry out a recompres-
sion into JPEG (which can cause albeit low 
6.
PDF/A 
in a Nutshell 
65
levels of data loss) or ZIP (which increases 
the amount of memory required to save 
files). 
Looking towards PDF/A-3
A third part to the standard is already being 
discussed – PDF/A-3. 周is part should deal 
with ‘dynamic’ PDF documents. PDF/A-1 
deals exclusively with PDF documents 
whose content and depiction does not 
change and may not be modified (as is the 
case with paper documents). In the case of 
PDF files that contain audio or video data, 
self-playing animated presentations, ‘walk-
able’ 3D models, or complex form logic with 
database connections, it is only possible to 
preserve a snapshot of a certain display point 
or specific content form when printing them 
or archiving them as PDF/A-1. 周is is hardly 
an ideal solution. It is certain to take several 
years to complete and adopt the PDF/A-3 
standard, since depicting dynamic content 
is far more difficult than capturing static, 
two-dimensional visual content.
PDF/A-1 developments
In any case, there are bound to be new de-
velopments for PDF/A-1 itself – not for the 
PDF/A-1 standard, but for related issues. 
Digital signatures
One closely monitored issue is the interac-
tion of PDF/A-1 and digital signatures. 周e 
PDF/A standard intentionally permits digi-
tal signatures, but just as deliberately re-
frains from stipulating actual implementa-
tion methods. One important reason why 
there is not yet an ISO standard on digitally 
signing PDF/A documents is that require-
ments and legislation for digital signatures 
differ from country to country. Despite the 
prevalence of economic processes that are 
generally globalized, this area is subject to 
an extremely high degree of disparity and 
incertitude. In addition, digital signature 
technology is still a long way from being 
mature, and is not as wide-spread or easy to 
use as PDF technology, which is accessible to 
all and sundry. 
Full-text searching
Another important aspect is full-text search-
ing. 周is function usually works so well with 
traditional PDFs that we take its permanent 
availability for granted. However, there are 
always a couple of actual hits that are, in 
fact, missed – even if we do not notice it, 
precisely because the hits in question are not 
found by the text search. 周e failure of a full-
text search to find certain hits can result 
from something as basic as a typing error 
(for example, if the name ‘Smith’ is typed as 
‘Smiht’). However, perfectly legitimate dif-
ferences in spelling or punctuation can also 
cause a hit to be missed: For example, the 
number one thousand point zero is written 
Claudia Hautumm – PixelQuelle.de
66
PDF/A 
in a Nutshell
The outlook: PDF/A in the future
as 1,000.0 in the US, 1.000,0 in Germany, 
and 1’000,0 in Switzerland. 周ere is also a 
great variety of ways to write down tele-
phone numbers – various countries use 
spaces, brackets, or hyphens to improve 
readability or conform with different format 
rules. 周e PDF/A standard requires all char-
acters to have unique Unicode names for the 
PDF/A-1a compliance level. However, it is 
not possible for the PDF/A standard to en-
sure that a unique Unicode character-to-
code assignment is correct. Only a human 
operator can decide whether or not an X is 
being passed off as a U. 
Structured content
周ere is also room for improvement in rela-
tion to the structure of content in PDF files: 
Countless documents that require archiving 
do not only contain structured content (a 
reading order and important specifications 
such as title, image caption, or sequential 
body text) but also include specific, uniquely 
identifiable data specifications. For example, 
telephone bills always contain fields such as 
‘Customer Number’ and ‘Invoice Number’, 
and they always state the amount owed. 
Tagged PDF (which is also specified in PDF/A-
1a for the structure of content) already helps a 
great deal in this area. However, it would be 
even more useful if this kind of data specifi-
cation could be determined and read directly 
and uniquely, as data records are read from a 
database. Format-related ambiguities also 
need to be eliminated. In fact, the current 
state of technology enables these tasks to be 
accomplished, but a standard that makes 
documents and so晴ware interoperable is still 
required.
PDF/A in one hundred years time
周e aspects mentioned above will probably 
be implemented during the next five or ten 
years. But what will the world of PDF/A be 
like in fi晴y or even one hundred years time? 
For example, what is the probability of a per-
son interested in the beginnings of PDF/A 
being able to find and read a printout (or mi-
crofilm or TIFF version) or a PDF/A-1 ver-
sion of this publication in the year 2107? 
周is can partly be answered by a harsh truth: 
Money makes the world go round. As long 
as PDF/A is widely used, its popularity will 
create a market where providers of solutions 
and services can make a profit. 周ere is no 
need to worry about the future of the format 
unless this market shrinks to a critical size. 
Unwanted stumbling blocks in the form of 
patents and other industrial property rights 
are increasingly less likely than for many 
other formats, even if they cannot be com-
pletely ruled out in the society in which we 
live. Consider, for example, Unisys and its 
LZW patent that has only recently expired, 
Forgent and its JPEG patent claims, or Mi-
croso晴, which had to pay over one and a half 
billion US dollars to Alcatel-Lucent in a dis-
pute over the widely used MP3 format. In 
any case, one thing’s for sure: In fi晴y or one 
hundred years time, all of these patents will 
have expired. 
However, one question remains: Have we 
already reached the critical PDF/A target re-
quired to ensure an enduring market, and, if 
not, when will the target be reached? As far as 
the rollout and practical implementation of 
PDF/A are concerned, we are still only begin-
ning. However, in terms of the advantages of-
fered by PDF/A, there cannot be any doubt 
that, by 2010, PDF/A will be so widely used 
that this critical target is certain to be met. 
周is is why: No format other than PDF and/
or PDF/A is so ideally suited, practical, and 
widespread when it comes to archiving the 
rapidly increasing number of digital docu-
ments. Moreover, no other format has been 
adopted as an ISO standard, which makes 
manufacturers far more likely to use it.
As mentioned previously, the PDF/A 
landscape will continue to develop in vari-
ous ways in order to achieve technical 
progress and meet application-specific re-
quirements. However, it is important to 
note that this will not result in a need to 
revise the basic principles of the standard: 
周e ISO PDF/A-1 standard provides a very 
solid basis for the field – even in the light of 
planned additional parts to the PDF/A 
norm. It describes a strong foundation that 
is not subject to noteworthy change in the 
long term. 周is fact is sure to facilitate the 
strategic and economic justification of in-
vestment when implementing PDF/A-bases 
archiving processes.  
The outlook: PDF/A in the future
PDF/A 
in a Nutshell 
67
■■3D annotation used: 周ree-dimensional comments can 
contain complex 3D models that generally originate from CAD 
programs. 周ey can be embedded as comments in PDF files 
and rotated interactively on a monitor, for example. Interactive 
rotation is obviously not possible when a document is printed 
out. Because the PDF/A stipulates that a PDF must look exactly 
the same (to the greatest extent possible) regardless of whether 
it is displayed on a monitor or printed out, PDF/A files may not 
contain 3D comments. Remedy: 周e Acrobat 8 Preflight mod-
ule can be used to discard 3D comments. 
■■Additional actions (AA) used: PDF files can dynamically 
alter their content during visualization. Actions can be con-
tained in the PDF file for this purpose. 周e PDF/A standard 
stipulates that the visualization of a document must be guar-
anteed and always the same. For this reason, active content is 
not permitted in PDF/A files. 周e only exception is elements 
for page navigation. Remedy: 周e Acrobat PDF Optimizer can 
be used to remove these actions.
■■Alternate image present: An image in a PDF file can con-
tain ‘alternate interpretations’. 周is allows monitor visualiza-
tion to be accelerated if, for example, high-resolution images 
also have a low-resolution alternate interpretation. However, 
the visualization of the PDF is then no longer uniform but var-
ies depending on the output device used. Because PDF/A de-
mands the unambiguous visualization of all page objects, al-
ternate interpretations of images are not permitted in PDF/A 
files. Remedy: 周e Acrobat PDF Optimizer contains an option 
called ‘Discard all alternate images’ in the ‘Discard Objects’ 
area. 
■■Annotation has C entry but no OutputIntent present: In 
this PDF file, at least one comment uses a DeviceRGB-defined 
color for drawing the outline of a comment field. PDF/A does 
not differentiate between page objects and comments for col-
ors, so the requirements for text, graphics, and images also ap-
ply here. Remedy: Such files can normally be converted to 
PDF/A using the ‘sRGB’ output intent. 
■■Annotation has CA value that is not 1.0: A comment sym-
bol in this PDF file is set to ‘transparent’ so that the background 
shows through the symbol when it is displayed on a monitor or 
printed out. 周e PDF/A standard stipulates that all features 
used in a PDF file must be displayed in a single unique way on 
a monitor or in a printout. Because this cannot be ensured in 
the case of transparent objects and their backgrounds, trans-
parency is not permitted in PDF/A files. Remedy: 周e Acrobat 
PDF Optimizer enables comments to be discarded. 
■■Annotation has IC entry but no OutputIntent present: 
In this PDF file, at least one comment uses a DeviceRGB-de-
fined color for drawing the background of a comment field. 
What the error messages mean
Preflight results and troubleshooting for PDF/A
During PDF/A conversion or validation in Acrobat 8 Profes-
sional, the Preflight tool informs the user of problems that 
prevent compliance with the standard. Although the user re-
ceives a short explanation of each error in the info window, 
not all descriptions are easy to understand. For this reason, 
this alphabetical list of all PDF/A error messages that might 
occur is intended to help provide an overview of why the tool 
has declared a document to be non-PDF/A-compliant. In ad-
dition, each error message is followed by a description of 
measures that users can carry out in advance or later on in 
order to enable the production of a valid PDF/A file.
Puzzling error messages: Not all explanations that the Preflight tool provides for PDF/A prob-
lems can be understood without further explanation. This list intends to shed some light on er-
ror messages users might see.
68
PDF/A 
in a Nutshell
PDF/A does not differentiate between page objects and com-
ments for colors, so the requirements for text, graphics, and 
images also apply here. Remedy: Such files can normally be 
converted to PDF/A using the ‘sRGB’ output intent. 
■■Annotation has no Flags entry: A comment element in a 
PDF file must contain certain additional information that de-
termines its appearance when displayed on a monitor or 
printed out. 周is information is missing for the comments in 
this PDF file. 周is means that it is unclear whether/how the 
comment will be rendered when the document is displayed or 
printed out. 周e PDF/A standard stipulates that all informa-
tion required for visualizing a comment must be contained 
within the PDF file in which the comment appears. Remedy: 
周ese comments are normally invisible components of hy-
perlinks. 周ey can be removed using the Acrobat PDF Opti-
mizer (‘Discard all comments, forms and multimedia’). 
■■Annotation Hidden flag set: Comments can set to ‘Hid-
den’ to prevent them from being displayed on the monitor. 
周e ‘Hidden’ flag is used to do this. Because the PDF/A stan-
dard stipulates that the visualization of a document must be 
ensured and because it is impossible to guarantee that the 
‘Hidden’ flag will be correctly evaluated, PDF/A documents 
may not use this flag for comments. Remedy: 周ese comments 
can be discarded using the Acrobat PDF Optimizer (‘Discard 
all comments, forms and multimedia’). 
■■Annotation Invisible flag set: Comments in PDF files 
can be set to ‘invisible’ to prevent them from being displayed 
on a monitor. 周e ‘Invisible’ flag is used to do this. Because 
the PDF/A standard stipulates that the visualization of a doc-
ument must be ensured and because it is impossible to guar-
antee that the ‘Invisible’ flag will be correctly evaluated, 
PDF/A documents may not use this flag for comments. Rem-
edy: 周ese comments can be discarded using the Acrobat 
PDF Optimizer (‘Discard all comments, forms and multime-
dia’). 
■■Annotation not set to print: Comments in PDF files can 
be defined as non-printing to prevent them being printed out. 
Because the PDF/A standard stipulates that the visualization 
of a document must be ensured and that a document must be 
identical whether displayed on a monitor or output using a 
printer, comments in a PDF/A document must not be defined 
as not to be printed. Remedy: Current PDF-to-PDF/A con-
verters correct this error during the conversion process.
■■Annotation NoView flag set: Comments in PDF files can 
be set to ‘NoView’ to prevent them from being displayed on a 
monitor. Because the PDF/A standard stipulates that the vi-
sualization of a document must be ensured and that a docu-
ment must be identical whether displayed on a monitor or 
output using a printer, comments in a PDF/A document must 
not be defined as not to be displayed. Remedy: 周ese com-
ments can be discarded using the Acrobat PDF Optimizer 
(‘Discard all comments, forms and multimedia’). 
■■Annotation’s AP (appearance) contains only N entry is 
not true: Comments in PDF files can contain differing visu-
alization methods that are used, for example, depending on 
whether the mouse cursor is moved over a comment symbol 
or the comment symbol is clicked. 周ese effects are, of course, 
not possible when a document is output on a printer. Because 
the PDF/A standard stipulates that the visualization of a doc-
ument must be guaranteed and that it must appear identical 
when output on a printer and when displayed on a monitor, 
comments in a PDF/A document may not have different visu-
alization variants for mouse effects. Remedy: 周e Acrobat 
Professional PDF Optimizer has an option called ‘Discard all 
comments, forms and multimedia’ in the ‘Discard User Data’ 
area. 周is option corrects this error. 
■■Author mismatch between Document Info and XMP 
metadata: In this PDF document, the data on the author in 
the XMP area does not match the data in the general docu-
ment properties. 周e PDF/A standard stipulates that docu-
ment information must exist in the XMP area. If this data is 
also contained in the document properties, it must be identi-
cal to the entries in the XMP area. Remedy: New PDF/A con-
version. 
■■Belongs to transparency group: A group of page objects 
is defined as ‘transparent’. 周e PDF/A standard stipulates 
that all features used in a PDF file must be displayed in a sin-
gle unique way on a monitor or in a printout. Because this 
cannot be ensured in the case of transparent objects and their 
backgrounds, transparency is not permitted in PDF/A files. 
Remedy: Adobe Acrobat Professional (Version 6, 7, or 8) in-
cludes a flattener module that can be used to remove trans-
parencies. 
■■Bits per color component > 8: Images with a color depth 
other than 8 bits are used in this PDF. Color depths that are 
not 8 bits are not reliably supported by all visualization de-
vices (monitors and printers). In addition to this, such fine 
nuances cannot be visualized technically on most devices in 
a way that ensures that differing color depths do not lead to 
differences in color or brightness when visualized. For this 
reason, only 8 bit images are permitted in PDF/A files. Rem-
edy: 周e PDF must be regenerated using images that have an 
8 bit color depth. Acrobat 8’s Preflight module also has a cor-
rection option that reduces the color depth of images from 16 
bits to 8 bits. 
What the Preflight error messages mean
PDF/A 
in a Nutshell 
69
Documents you may be interested
Documents you may be interested