Correcting Proofs via  
PDF Commenting
The “paperless office” often works better in theory than the real 
world, but it is becoming feasible to mark text corrections electroni-
cally. The free Adobe Reader provides a convenient means for doing 
so via “PDF Commenting” (also known as “Acrobat Commenting”) 
once this capability has been enabled for a given PDF.
The basic commenting process is quite simple. You open the 
enabled PDF with Adobe Reader version 7 or later and use the Note 
Tool to make little “sticky notes,” where you describe the correction. 
A little “speech balloon” icon indicates where your note goes on the 
PDF page, and after the note window has been closed you can click 
on its icon to re-open the window for review or revision; you can 
also reposition the icon by dragging it with the mouse. When you 
have finished making notes, you save the PDF (under a new name 
if you want to retain the original), and it is ready to send it on its 
way.
This bare-bones approach is good enough for many purposes, 
and it has worked well for me in several projects. It minimizes fuss 
while preserving the method’s singular advantage: communicating 
corrections over the Internet, i.e., quickly and cheaply.
Like other computer tasks, PDF commenting is no panacea; rather, 
it is a tool offering a finite set of features which may or may not serve 
for a given project. In other words, one should not suspend common 
sense. First of all, this is a method is for marking corrections: copy-
. The help system for Acrobat 7 Pro has a section entitled “Initiating Docu-
ment Reviews,” which suggests the process is complex to set up. It certainly can be 
for a highly structured system that sends out files and harvests comments. On a more 
modest scale, all that is necessary is for the PDF to be “enabled” for commenting in 
Adobe Reader. As mentioned elsewhere, this step requires Acrobat 7 Pro (though 
it can be skipped if those adding comments have the full version of Acrobat 5 or 
later). Then you transmit the file to whoever will be making corrections, perhaps as 
an e-mail attachment, and ask them to proceed.
Pdf format specification - Split, seperate PDF into multiple files in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Explain How to Split PDF Document in Visual C#.NET Application
pdf specification; pdf split pages in half
Pdf format specification - VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Splitter Control to Disassemble PDF Document
break apart a pdf file; break a pdf file
 
Correcting Proofs via PDF Commenting
editing on a grander scale may well go more efficiently on paper or, 
for those who prefer typing, in a word-processor re-write. I wouldn’t 
start a new project with the aim of going paperless. Instead, I’d sug-
gest getting one’s feet wet with a late round of corrections, where 
changes should be fewer.
In making corrections via PDF, the goal remains the same as in 
the traditional process: to show each change precisely and unambig-
uously so that whoever must process the result does not waste time 
figuring out what is intended. This is second-nature to experienced 
editors and authors, accustomed to anticipating how readers read. 
The need for clarity is especially important in preparing material 
for publication—old hands will have seen the consequences of as-
suming infinite wisdom on the part of typesetter or proof-reader. 
The standard ways for marking changes in manuscripts and proofs 
evolved over centuries, and it would be foolhardy to ignore all that 
experience. We should seek instead to transpose the accumulated 
expertise for the keyboard. “Proof-readers’ marks” are still listed in 
the back pages of dictionaries, but newcomers may want to consult 
the various manuals offering detailed instructions on how to mark 
up paper manuscripts and proofs.
Finally, if the pages being corrected will end up on paper, it would 
be prudent to check a printout of the PDF before the job goes to press. 
Certainly there are advantages to proofing on screen—I know on-
screen enlargement helps me find some kinds of typos—but other 
errors (e.g., type size) are easier to spot on paper. When making your 
printout, you want to be sure that Acrobat or Reader is printing 
at final size: this may seem elementary, but for some installations 
Adobe’s default setting (on the printer menu) was to fit the PDF page 
to the printer’s standard sheet; more than one production editor has 
claimed PDF type samples I submitted were strangely enlarged, not 
realizing that their Acrobat settings had “adjusted” my smaller-than-
letter-size pages.
. Another default setting that can cause problems is that to “use local fonts,” 
i.e., show text exclusively with fonts actually installed on the viewing device, substi-
tuting as necessary and ignoring any other font embedded in the PDF. This can destroy 
careful typesetting and hide unusual characters. For Adobe Reader this setting is on 
TIFF Image Viewer| What is TIFF
The TIFF specification contains two parts: Baseline TIFF (the edit and processing images with TIFF format and other such as Bitmap, Png, Gif, Tiff, PDF, MS-Word
break pdf documents; pdf separate pages
DocImage SDK for .NET: Web Document Image Viewer Online Demo
Microsoft PowerPoint: PPTX, PPS, PPSX; PDF: Portable Document Format; TIFF: Tagged Image File Format; XPS: XML Paper Specification. Supported Browers: IE9+;
break up pdf into individual pages; c# print pdf to specific printer
 
Correcting Proofs via PDF Commenting 
PDF Commenting 101: Introduction
“PDF” stands for “Portable Document Format.” PDF was originally 
intended as an electronic equivalent of a paper printout, and the 
analogy holds in many ways.
Like paper, a PDF is supposed to be 
stable, looking the same no matter the device used to view it (prac-
tically speaking, the device is another computer, or a printout from 
same). Adobe, the powerhouse of graphics software, came up with 
the format more than a decade ago and continues to refine it. Adobe 
had previously revolutionized the publishing industry with a “page 
description language” (Postscript) that offers very sophisticated con-
trol over the printing process. PDF is an outgrowth of Postscript, and 
by the fourth iteration PDF had shown the reliability and capability 
to become an essential standard in print publishing. It is nearly ubiq-
uitous in computerdom.
Adobe’s major program for manipulating PDF files is Acrobat, 
and PDFs are frequently referred to as “Acrobat files.” Adobe released 
a free “Acrobat Reader” to allow reading PDFs on various computer 
platforms. Nowadays, new computers often come with Reader in-
stalled, in part so that manuals for hardware and software can be 
provided in electronic form, avoiding the expense of printed ver-
sions. Capital-R Reader can also be incorporated in web-browsers as 
a plug-in, allowing PDFs to be read on-line. Most purchased versions 
of Acrobat come with a program called Distiller, the original means 
for generating PDFs (and still offering more control over the process 
than the various PDF printer drivers). This three-part relationship, 
Acrobat, Reader, and Distiller, always caused a certain amount of 
confusion, which Adobe then increased by re-naming Acrobat 
Reader as Adobe Reader. Old hands continue to refer to PDFs as 
Acrobat files, but inevitably some neophytes speak of “Adobe files,” 
as if the company did nothing else. Terminological issues only get 
worse: the family of Acrobat products continues to grow, complicat-
ing the old short-hand of “full” version for referring to everything 
beyond the free Reader; plus, as discussed below, successive versions 
. In fact, many PDFs are generated by “printing” to a special printer driver; 
this capability is now built into the Mac’s OS X, and available for Windows via 
various add-ons. 
GIF Image Viewer| What is GIF
routines according to the latest GIF specification to meet edit and processing images with Gif format and other such as Bitmap, Png, Gif, Tiff, PDF, MS-Word
break pdf into smaller files; break password pdf
C# Imaging - C# Code 128 Generation Guide
minimum left and right margins that go with specification. load a program with an incorrect format", please check Create Code 128 on PDF, Multi-Page TIFF, Word
c# split pdf; break pdf into separate pages
 
Correcting Proofs via PDF Commenting
of the PDF file format end up with two naming schemes, a file format 
number, and an Acrobat version number.
At first blush, the PDF format’s emphasis on stability would seem 
to conflict with the notion of correcting the text it contains. How-
ever, the analogy with paper holds here as well: when you use PDF 
commenting to make corrections, you are not changing the text in 
the PDF; rather, you are marking the corrections that someone else 
will make in the master file(s): you will not see the actual correc-
tions in place until a new PDF has been generated from the master. In 
fact, the process of “enabling” Reader Commenting in a PDF invokes 
several of the format’s security feature preventing modification of 
the underlying document; after all, anyone gathering corrections via 
PDF commenting needs to be sure they refer to precisely the same 
text.
For Adobe’s purposes, PDF is a way to participate in their vision 
of the workplace of the future, where much of the work will be col-
laborative and electronic. With PDF’s place in print publication 
firmly established, this organizational aspect of the format contin-
ues to evolve. Thus there are now commenting tools specifically for 
marking edits—deleting and inserting text. Moreover, Acrobat Pro 
can help structure the process by which files are made available for 
review electronically, and then track the review process.
Keeping comments separate from a PDF’s content has several 
benefits, but there is one immediate drawback: there is no satisfac-
tory way to get a printout of the marked-up PDF showing the com-
ments in context on the page.
PDF Commenting is very much an 
electronic process, and once you commit to it you may be stuck with 
the process—another reason to start on a modest scale.
. Full versions of Acrobat, and some specialized plug-ins thereto, permit di-
rectly editing the text in a PDF, but this task is not to be undertaken lightly.
5. The help system for Acrobat 7 Pro has a section entitled “Initiating Docu-
ment Reviews.” The directions are rather daunting, involving a mailing list among 
other preliminaries. Happily, smaller-scale projects work just fine without such 
elaboration: you send a personal e-mail to reviewers, attaching the PDF, and follow 
the progress the old-fashioned way, via personal communication.
. Low-resolution screen shots are generally a compromise unworthy of an 
electronic “workflow.”
VB Imaging - EAN-8 Generating Tutorial
compatible with the latest GS1 General Specification, with the Besides the PNG image format, other supported common 8 on defined page area of a PDF, multi-page
break pdf file into parts; acrobat split pdf into multiple files
VB.NET Image: Create Code 11 Barcode on Picture & Document Using
REFile.SaveDocumentFile(doc, "c:/code11.pdf", New PDFEncoder()). Data, Valid: 0-9, -, Format, PNG GIF JPEG. to the ISO/IEC international specification, the minimum
pdf split and merge; pdf no pages selected
 
Correcting Proofs via PDF Commenting 
5
Before getting fancier, it is worth noticing other details in Notes 
Tool comments. The upper left corner of the note’s window shows 
the comment’s type, along with the name of whoever wrote the 
comment; comments of the type “Note” also have a Note icon; on 
the upper right there is a time stamp and a “flyout” of options (click 
on the triangle to reveal the options menu). The time comes from 
the system clock. There may be value in keeping your computer’s 
clock accurate in any case, but the real benefit of the time stamp is 
that if you have second thoughts after you’ve returned your correc-
tions, and you send a later version, the recipient can sort comments 
chronologically to segregate the additions.
By default, comments insert the name used when the system 
logged in. No surprise there, but this detail is worth checking: if 
I borrow my teenager’s laptop to work on a PDF, I don’t want my 
corrections to bear his name. Commenting under the name “Ad-
ministrator” is bad on two counts: first, it isn’t very distinctive, and 
second, it suggests you are violating a basic rule of computer security: 
“Do not log in with administrator privileges for ordinary tasks.” The 
preferences for the full version of Acrobat allow specifying the name 
to be used for all notes, while a note’s options flyout will let you 
adjust the name for that note.
PDF Commenting 201: Intermediate
The Note discussed above is only one type of comment among sev-
eral others. The most useful for present purposes are those available 
through the Text Edits tool.
“Text Edits”
Simple Note Tool notes can work for marking corrections, but 
PDF commenting includes tools specifically designed for editing text. 
In Acrobat 7 Pro, these are available from the Commenting tool bar 
under “Text Edits.” It is worth re-stating that, despite the terminol-
ogy, these tools are for editorial mark-up rather than actually editing 
the text of the PDF.
Text Edits comments can indicate text to be inserted, crossed 
out or replaced. This anchoring to the PDF’s text immediately distin-
C# Imaging - QR Code Image Generation Tutorial
to draw, insert QR Codes in PDF, TIFF, MS C# code to adjust bar code image format, location, resolution ISO+IEC+18004 QR Code bar code symbology specification.
break a pdf password; break a pdf into separate pages
C# Imaging - EAN-8 Generating Tutorial
compatible with the latest GS1 General Specification, with the Besides the PNG image format, other supported common 8 on defined page area of a PDF, multi-page
add page break to pdf; break a pdf into multiple files
 
Correcting Proofs via PDF Commenting
guishes them from Note Tool comments: their positioning is more 
precise. For many projects, this precision will outweigh the simplic-
ity of Note Tool comments.
To insert text, click on the Text Edits tool, then click on the 
point in the PDF text where you want to make the insertion, and im-
mediately begin typing: your keystrokes will appear in a blue-framed 
note of the type “Inserted Text.” If you want the addition to fall on a 
particular side of a punctuation mark, that is where you should click; 
the arrow keys can help position the cursor precisely if required. A 
blue caret appears in the PDF’s text at the precise insertion point, so 
it remains fixed through change in resolution. You can click on the 
caret later to review or revise your proposed insertion. The process 
could hardly be easier. My problem is that I tend to forget I am in 
Text Edits mode, and then when I click elsewhere in the PDF I ac-
cidentally create an empty comment which I must then delete.
Crossing out text is just as simple. Again in Text Edits mode, 
select the text to be deleted (click-and-drag with the mouse, or step 
through the text with the arrow keys while holding down the shift 
key), then right-click, and select Crossed Out Text. A red cross-out 
bar appears over the selection. Click on the bar and a red-framed 
note window appears, of the type “Cross-Out,” where you can ex-
plain your marking.
Acrobat/Reader can also display the Comments List at the bot-
tom of the screen. You can scroll through the list, and then click on 
an item to jump to (and highlight) its location on the PDF page. Notes 
keep their speech-balloon icon in the list, insertions are symbolized 
with a cap-T (presumably for “Text”) followed by a blue caret, and 
crossings-out get a cap-T with a red cross-out bar. A handy feature of 
the Comments List is that it can be sorted by various criteria (name, 
time, type, etc.).
Naturally, one can use Crossed Out and Insert Text at Cursor 
7. The fact that the Note Tool’s speech-balloon icons allow re-positioning 
indicates that the icons are located with reference to boundary of the PDF page. 
Change the viewing magnification for the PDF, or open it on a device with a dif-
ferent screen resolution, and the icons’ positions are re-calculated, causing them to 
move. The difference can be more than a line of text, an obvious violation of the 
“clear and unambiguous” principle.
VB Imaging - Micro PDF 417 VB Barcode Generation
with established ISO/IEC barcode specification and standard You can easily generator Micro PDF 417 barcode and a program with an incorrect format", please check
break apart a pdf; pdf insert page break
GS1-128 C#.NET Integration Tutoria
by GS1 in its system standards using Code 128 barcode specification. text //Generate EAN 128 barcodes in GIF image format ean128.generateBarcodeToImageFile
break password on pdf; break a pdf apart
 
Correcting Proofs via PDF Commenting 
7
comments to indicate changes in wording, but there is also a spe-
cial Replace Text comment combining elements from both. As with 
Crossed Out Text, the Replace Text option becomes available when 
you select text and right-click. As with Insert Text at Cursor, you 
can immediately key in the new wording, and it appears in a blue-
framed note, this time of the type Replacement Text. In the PDF 
text, the same, red cross-out bar appears over the selected text, with 
the blue insertion caret at the end. In the Comments List, Replace-
ment Text is symbolized by a cap-T with a blue cross-out bar.
Obviously, the Replace Text tool is intended to reduce the num-
ber of comments, and worth using for that reason alone. In fact, 
using three comments for one basic change (a deletion, an inser-
tion, and an explanatory note) is asking for trouble: the greater the 
number of individual comments, the easier it is for anyone reviewing 
them to miss one in the jumble. It is generally prudent to put the 
relevant information in as few comments as practicable.
Copy-and-Paste
One can copy-and-paste text from the PDF itself into any type of 
comment. This is quite useful in any case, but it is especially handy 
for clarifying transpositions. These are a very common correction, 
and simple to mark with a pencil, but the case is altered when work-
ing at the keyboard. Copy-and-paste allows one to paste the copied 
selection into a comment two times, producing first an uncorrected 
version, and then a second version that can be edited to show the 
changes—a clear and unambiguous “before” vs. “after.” This tech-
nique has the further advantage that whoever prepares the corrected 
master can cut-and-paste the corrected version out of the comment 
into the master file without risk of re-keying errors.
Copy-and-paste makes use of the clipboard, which means the 
source is not limited to the text of the PDF under review: one can 
paste in text copied from an e-mail, a word-processor file, or any-
thing else that allows pasting from the system clipboard. This can be 
especially handy for inserting special diacritics or Asian characters 
that may be hard to type directly via the Note Tool. 
Note, however, that copy-and-paste may or may not convey 
typeface features, such as italics or boldface. If not, one can use 
 
Correcting Proofs via PDF Commenting
conventional means for conveying emphasis with plain ASCII—an 
underscore character or an asterisk at either end of the phrase.
Changing a Comments’ Type
Acrobat 7 does not allow changing the type for a given com-
ment. Thus if you wish to combine an Inserted Text and a Crossed 
Out Text comment into a single comment of the type Replacement 
Text, you must delete the first two and start anew with the third. 
Careful use of copy-and-paste can at least preserve your keystrokes.
Effective Commenting
Inserted, Crossed Out and Replacement Text are all sub-types of 
comments, which is to say they all provide a note window for anno-
tations—an opportunity for clarification that generally should not 
be missed. On paper, the standard marking for correcting a comma 
into a period is to draw a small circle around it; adding a comma 
entails writing it in place and drawing a caret above. These hand-
drawn details are important for “clear and unambiguous,” but obvi-
ously they do not translate directly to the keyboard. Simply typing 
a period or comma into an Replace Text or Inserted Text note is 
equivalent to leaving out the circle or caret when marking by hand, 
as the punctuation marks themselves are too small to be recognized 
quickly in the note window. In other words, transposition here in-
volves typing a quick explanation in the comment, such as “comma 
to period” or “insert comma.”
Moreover, an empty comment looks like an accidental click: as 
mentioned above, it is all too easy to click on the text while in the 
wrong “mode” and insert an empty comment by mistake.
Still More Types of Comments
There are other kinds of comments that can be applied to selected 
text. One is Highlight, which applies a yellow swath over it; click on 
the swath and a yellow-framed window appears where one can write 
notes under the comment type “Highlight”. “Add Note to Text” is 
another option that appears when you select text and right-click; 
this behaves similarly, but with the comment type “Comment on 
Text.” One can Underline selected text and get a green-framed note 
 
Correcting Proofs via PDF Commenting 
window of type Underline; by default the underline is green and 
straight, though there is a “Squiggly” option. I am sure all of these 
can be useful, though I remain wary of losing something significant 
in a blizzard of notes and markings.
Separating Comments for Transit
As computers grow more powerful, with ever-larger hard-disk 
capacities, file sizes are not the issue they once were—so long as you 
do not need to transmit them. True, the PDF format includes features 
to minimize file sizes, and it is perfectly feasible for a press-ready PDF 
for a 00-page book to fit on an old . MB floppy disk. On the other 
hand, a single piece of professional artwork can easily occupy many 
MB, and the PDF for even a brief illustrated article may well exceed 
an e-mail system’s limits on attachment sizes.
Happily, this does not 
mean you must forego the convenience of transmitting PDF com-
ments via e-mail: the comments can be detached from the PDF and 
sent as a special PDF comment file. Under the Comments menu, you 
choose Export and then the “file” option; this will produce a new 
file, “filename.fdf” (by default, Windows systems hide file “extents,” 
so you may need to turn them on to see the “fdf”).
Common sense suggests that before committing to this process 
of detaching comments it would be wise test the technique with the 
recipient. (Some safeguards are built in: as mentioned previously, 
enabling PDFs for commenting with Adobe Reader prevents modi-
fication of the file to help coordinate later import of detached com-
ments.) The ability to import comments offers a further advantage: 
one can collect comments from several reviewers’s copies of a given 
PDF into a single file, where they can be viewed in various ways (i.e., 
ordered by time, name, etc.).
Mark with Checkmark
Just as one can check off corrections processed on a paper ms., PDF 
commenting has a similar feature, Checkmarks. Of course, making 
these stick means saving the file after applying them: whether this is 
. Note that such limits do not include processing the attachment: for exam-
ple, the popular MIME protocol can increase file sizes by 0% or more.
0 
Correcting Proofs via PDF Commenting
worth changing the time stamp for the whole file will depend on the 
circumstances.
PDF Commenting 401: Advanced Topics
Those interested in more complex features will have to seek guid-
ance elsewhere. Advanced topics include facilities for replying to 
comments, organizing a review process, and migrating comments.
Pre-Requisites
Software
For the free Adobe (née Acrobat) Reader, commenting works 
only with version 7 or later, and then only if “Reader Commenting” 
has been “enabled” for a given PDF. “Full” (i.e., non-gratis) versions 
of Acrobat could use commenting as early as version 5, though more 
commenting features arrived in later versions. Enabling Reader 
Commenting for a PDF requires the “Pro” version of Acrobat 7 or 
later; those who lack that version can probably ask the compositor 
to do the enabling if the PDFs being corrected are typeset proofs.
Software Version
Enabling Reader Commenting is not the end of the story for PDF 
versions. If you send a PDF compatible with Acrobat 7 to someone 
who uses Acrobat or Reader version 5, their software will nag them 
to upgrade—and there are lots of folks who may prefer not to disturb 
their system; for one thing, the full version of Acrobat and Reader 
often cannot co-exist on the same computer, and those who have 
purchased an older, full version may not want to dump it for the sake 
of Reader 7 commenting. It might be wiser to offer two versions, 
one with Reader commenting enabled (and thus compatible with 
Acrobat 7), and another compatible with, say, Acrobat , allowing 
collaborators to choose.
All of this is made more complex by the numbering of the format 
versions. So far, each new version of Acrobat (and Adobe Reader) 
has been accompanied by a new version of the PDF format. Adobe 
Documents you may be interested
Documents you may be interested