3.4   Words That Automatically Become Keywords
53
3.4 Words That Automatically Become Keywords
GATE automatically creates keyword entries for:
• Tables
• Reports 
• Batch jobs 
• System windows
A keyword is also created automatically for a Help topic if the topic heading includes a 
context string starting with D_, S_, MC_, DA_, P_, A_ and U_.
The keyword entry in the finalized index is exactly the same as the topic title (but 
without the GATE code). You can also create additional, alternative keywords for these 
topics.
Words That Do Not Automatically Become Keywords
The following do not automatically become keywords:
• Help topics that do not have a context string in the topic heading. These are the task 
and overview topics.
• Help topics whose context strings begin with F_ . This means that keyword entries 
are not created automatically for most windows. (But keyword entries are created for 
system windows.)
• Field help topics do not receive keywords automatically.
This means that you manually need to create index entries for task and overview topics. 
Do not create keywords for windows, fields, or examples.
Setting Up an Index Stop List
You can prevent keywords from automatically being added to a topic by GATE by 
setting up an index Stop List. To set up the index Stop List, use the following procedure:
1 Using Windows Explorer, browse to your project’s Source folder.
2 Find the file named IndexStopList.txt or create a new file with this name.
3 In RoboHelp HTML’s left pane, click the project tab and right-click the Baggage Files 
folder in the project explorer. Select New Baggage File.
4 In the Select Baggage File dialog box, type IndexStopList.txt and click Open. The 
index Stop List file now appears in the Baggage Files folder.
To add an entry to the file, double-click the file in the project explorer. The file opens 
with your default text editor. Type the context string of the keyword that you do not 
want to add automatically. Press Enter, and close the index stop list file. For example, to 
instruct GATE not to add the keyword Customer to the index, you create the following 
entry:
T_18
Each entry must be entered on a new line.
Pdf split and merge - Split, seperate PDF into multiple files in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Explain How to Split PDF Document in Visual C#.NET Application
split pdf into individual pages; break a pdf file into parts
Pdf split and merge - VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Splitter Control to Disassemble PDF Document
pdf no pages selected; break apart a pdf in reader
Chapter 3.   Creating the Table of Contents and Index
54
3.5 Guidelines for Choosing Main Keywords
Choosing the keywords for each topic is the most important part of developing the 
index. Keywords determine whether users can quickly find the information they need 
or not. There is no magic formula for deciding what keywords to use, you just have to 
think like a user. In addition, if you follow these rules when you create keyword entries 
manually, the index will be consistent and easy to understand:
Identifying Keywords • Create keywords based on the important words in topic headings, subheadings and 
in the body text.
• Index users’ questions. Users check indexes for terms based on their questions 
(which may not always match the terminology of the product). Don’t include the 
actual question, rather include an entry that represents the concept behind the 
question.
• If a keyword has more than one meaning (because, for example, it is a function that 
is found in more than one part of the application), you must create keyword entries 
that explain which context the meaning applies to.
• Avoid starting the index entry with words that are in the Words to Avoid in Main 
Entries list (see page 55). In most cases, do not start an entry with a verb such as 
"using" or "changing." The user is more likely to be looking for the thing that is 
being used or changed. Use your judgement. For example, if a topic is about a 
report and how to print it, use the report name as the keyword. If, on the other 
hand, you have a topic about printing in general make sure you have "printing" as a 
keyword for that topic.
• Use the Smart Index wizard in RoboHELP (see page 60) to help you find synonyms 
and keywords (but you need to be selective about accepting the suggestions).
Keyword Style
• Use two levels of index entries (main entries and subentries).
• Keywords should be written in lowercase (except for keywords that are created 
automatically, for example table names, names of batch jobs and reports, and so on, 
and reversed versions of these names). 
• Nouns should be written in the indefinite, singular form; for example, "address," not 
"the address" or "addresses."
• Use the verb in the gerund form (ending with -ing) but preferably include it as a 
subentry. (See the list of Words to Avoid in Main Entries on page 55.)
• There should not be more than one entry for the same word in different forms, for 
example singular and plural, or two entries that are almost the same. For example, 
the conversion program will create an entry "General Journal," so you should not 
create a manual entry "General Ledger; Journal."
• Use a semicolon when creating reversed entries. For example, "service charge" can 
be entered as "charge;service."
• Avoid unnecessary prepositions (only use prepositions in subentries).
• Don’t begin an index entry with articles, conjunctions or words such as "about," 
"another," "how," "what," "where," and so on.
Level of Detail
• Check that the main entries are relevant, specific and comprehensive. They should 
be meaningful, something the user is looking for.
• Create at least one index entry for all task and overview topics. The number of 
entries for a given type of information should reflect its importance in the Help file 
VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
PDF ›› VB.NET PDF: Merge and Append PDF. VB.NET PDF - Merge PDF Document Using VB.NET. VB.NET Guide and Sample Codes to Merge PDF Documents in VB.NET Project.
pdf link to specific page; break up pdf file
C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
|. Home ›› XDoc.PDF ›› C# PDF: Merge and Append PDF. C#.NET PDF Library - Merge PDF Documents in C#.NET. Merge PDF with byte array, fields.
pdf split and merge; c# split pdf
3.5   Guidelines for Choosing Main Keywords
55
and the complexity of the topic. For example, overview topics may have a larger 
number of entries than task topics.
• Aim for between one and five keyword entries per task and overview topic, but 
beware of over-indexing. You should not index passing references or words and 
phrases that are more specific than the topic itself.
• For many entries that consist of more than one word, a second entry should be 
created with the word order inverted, because the user might search for the last 
word in a phrase. This means, for example, that "General Journal" can also be found 
as "Journal; General."Reversed keyword entries must be created manually. Do not 
use commas when you create a main entry, use a semicolon instead. (If you use a 
comma in a main keyword, RoboHELP will interpret the second word as a subentry.)
• You must consider whether it is necessary to create additional entries to supplement 
those created automatically by the conversion program (for example, "printout" in 
addition to "report" or "post more" in addition to "batch post."
• Include synonyms for important terms and concepts.
• Include important, relevant subentries as main entries so that the user can look them 
up.
Words to Avoid in Main Entries
Try to avoid starting your main index entry with the following words. This is because we 
want to avoid a large number of consecutive entries starting with the same word.
Words to avoid at the beginning of main entries:
assigning
canceling
changing
copying
creating
deleting
maintaining
modifying
posting
printing
setting up
C# PDF: C#.NET PDF Document Merging & Splitting Control SDK
C# PDF - Merge or Split PDF File in C#.NET. C#.NET Code Demos to Combine or Divide Source PDF Document File. Visual C#. VB.NET. Home
break apart pdf pages; pdf separate pages
VB.NET PDF: Use VB.NET Code to Merge and Split PDF Documents
VB.NET PDF - How to Merge and Split PDF. How to Merge and Split PDF Documents by Using VB.NET Code. Visual C#. VB.NET. Home > .NET Imaging
split pdf; break pdf into multiple pages
Chapter 3.   Creating the Table of Contents and Index
56
Instead, reverse the entry so that you start with the thing that you are adding, deleting, 
and so on. For example, "reminder; canceling."Alternatively, you can include these 
words as subentries. For example:
If your topic really is about printing (for example) and only links to one or two topics 
about printing in general (but has no subentries), you can use "printing" as a main 
entry keyword. But remember that we want to avoid having a word like printing as a 
main entry with over 50 subentries.
Assigning Topics to Main Entries
There should be a logical reason behind the topics that are displayed when a main 
index entry (that has subentries) is selected. (In printed indexes, you don’t usually 
include a page reference by the main entry, but in the Help index we have to.) Follow 
these rules to ensure consistency:
• Assign a main entry keyword (that has subentries) to the topic with the most general 
information, or to the topic that users are most likely to be looking for if they click 
on the main entry (rather than assigning all the topics that are assigned to the 
subentries below).
• Check that topics attached to a main entry are also assigned to a subentry below this 
main entry (that is, don’t only assign topics to a main entry if the main entry has 
subentries). This is because the user might overlook the topics assigned to the main 
entry.
• Ensure that the exact same topics are linked to both the keyword and its reversed 
entry. For example, if the keyword "network connection" is linked to seven topics, 
the keyword "connection;network" should also be linked to the same seven topics.
VB.NET TIFF: Merge and Split TIFF Documents with RasterEdge .NET
Merge certain pages from different TIFF documents and create a &ltsummary> ''' Split a TIFF provide powerful & profession imaging controls, PDF document, tiff
can't select text in pdf file; pdf specification
VB.NET PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file
Tell VB.NET users how to: create a new PDF file and load PDF from other file formats; merge, append, and split PDF files; insert, delete, move, rotate, copy
pdf format specification; break pdf documents
3.6   Indexing Facilities in RoboHelp HTML
57
3.6 Indexing Facilities in RoboHelp HTML
This section describes how to use RoboHelp HTML to make the index.
Where to Store Keywords
Index keywords can be stored in the topic (.htm) files or in the index (.hhk) files. To 
facilitate localization, we would like to store keywords in the topic files. Before you 
create index entries, check that the project is set up to store keywords in the topic file.
To ensure that keywords are stored in the topic file, follow this procedure:
1 Open the project in RoboHELP.
2 Click File, Project Settings. 
3 Under Add New Keywords To select Topics.
4 Click OK.
Creating Keywords for Online Help
You can create keywords at the same time as you create a new topic. There are several 
ways to create keywords. One method is to enter keywords into the index manually 
and associate topics to them. Using this method, you can maintain a good overview of 
your index as you add entries.
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
functions. Able to create, load, merge, and split PDF document using C#.NET code, without depending on any product from Adobe. Compatible
pdf rotate single page; cannot print pdf no pages selected
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
for each of those page processing functions, such as how to merge PDF document files NET, how to reorganize PDF document pages and how to split PDF document in
break pdf file into multiple files; break apart a pdf file
Chapter 3.   Creating the Table of Contents and Index
58
To add a keyword and link it to an existing topic, follow this procedure:
1 In the left pane of RoboHELP, click the Index tab.
2 In the field in the upper-left corner, select Index.
3 In the adjacent field, enter the new keyword or phrase.
4 Click Add. The keyword will be displayed in the keyword pane. It appears in bold to 
indicate that it is not yet linked to any topics.
To link a topic to the keyword:
5 Ensure that the keyword you want to link a topic to is selected.
6 In the right pane of RoboHELP, click the Topics tab.
7 Select the topic(s) you want to link to this keyword. To select multiple topics, press 
and hold 
CTRL
as you click each one.
8 Drag and drop the topic(s) into the Topics For pane.
A white icon beside a topic means that it has not been linked to any keywords and a 
blue icon means that the topic has at least one keyword linked to it in the index. 
To modify a keyword, right-click the keyword and click Rename. Type the new keyword 
name and press 
ENTER
. To delete a keyword, right-click the keyword and click Delete.
3.7   Guidelines for Choosing Subentries
59
3.7 Guidelines for Choosing Subentries
When you create subentries, follow the same principles as for creating main entries. In 
addition to this, follow these rules:
• The number of subentries should be restricted to 15 or fewer (ideally seven or 
fewer). This is because in the finished total compiled help, too many subentries will 
fill the pane and the user will lose the overview of the main entry.
• Use subentries when a main entry has too many topic references (more than about 
four or five). However, if a main entry only has one subentry, eliminate the subentry 
and include the link in the main entry.
• If the term is important, you should also include a subentry as a main entry.
• Use subentries to avoid consecutive entries starting with the same word or phrase. 
However, be careful of combining entries where the words are the same but their 
meaning is not. 
• Include synonyms as subentries as well as main entries.
• Don’t use subentries if all the subentries reference the same topic.
Creating Subentries for Online Help
To add a subentry to an existing main entry in RoboHELP, follow this procedure:
1 In the left pane of RoboHELP, click the Index tab.
2 Right-click the keyword that you want to add a subentry to, and click New, Index 
Subkeyword.
3 You can then enter your subentry in the highlighted field.
Chapter 3.   Creating the Table of Contents and Index
60
3.8 Generating Synonyms
We can improve the index by including synonyms that users are likely to think of. This 
will provide the user with a greater opportunity to find the information they need, even 
if they don’t know our terminology. RoboHELP offers a Smart Index wizard that can 
help you find synonyms (and keywords). To use the wizard:
1 In the right pane of RoboHELP, click the Topics tab.
2 Select the topic whose keywords you want to work with. Right-click and select Smart 
Index Topic. The Smart Index Wizard window appears.
3 Under Select search criteria, select Find new and existing index keywords. Under 
Search for index keywords in, select Topic title and topic text.
4 Ensure that there is no check mark in the Capitalize all new keywords field. Click 
Next.
5 In the pane containing suggested keywords, select the keyword that you want to 
create a synonym for. Click Options, Synonyms. The Synonyms window appears, 
displaying suggested synonyms for the selected keyword.
6 If you decide to include one of these synonyms in the index, select the word and 
click Add to Topic.
3.9   Indexing Checklist
61
3.9 Indexing Checklist
Here is a summary of things to remember when creating index entries for online Help.
Identifying Keywords
x
Choose keywords based on important words in topic headings, 
subheadings and body text.
Don’t assign the same keyword to more than about nine topics.
If a keyword has more than one meaning, create keyword 
entries that explain the context the meaning applies to.
Try to think like a user.
Avoid starting a main entry with words in the Words to Avoid 
in Main Entries list.
Use RoboHELP’s Smart Index wizard to help you find synonyms.
Level of Detail
x
Create at least one index entry for all task and overview topics.
Create entries to supplement the ones automatically created by 
GATE. 
Create reversed entries that reference the same topics as the 
original keyword.
Include synonyms.
Main entries should be relevant, specific and comprehensive.
Include relevant subentries as main entries.
Keyword Style
x
Use two levels of index entries (main entries and subentries).
Use lowercase entries (except with references to parts of the 
program that are usually capitalized).
Use nouns in the indefinite, singular form.
Use the verb in the gerund form (ending with -ing). Preferably 
include it as a subentry rather than a main entry.
Check for non-significant differences in capitalization or plurals 
that cause separate entries to appear. Either make the entries 
identical or make the difference explicit in a subentry.
Avoid unnecessary prepositions.
Chapter 3.   Creating the Table of Contents and Index
62
Don’t begin an index entry with articles, conjunctions or words 
such as "about, " "another, " "how," "what, " and so on.
Avoid consecutive entries starting with the same word or 
phrase.
Subentries
x
Have fewer than 15 subentries (ideally seven or less).
Use when a main entry has too many topic references.
Don’t have only one subentry for a main entry.
Include subentries as main entries where appropriate.
Don’t use subentries if they all reference the same topic.
Keyword Style
x
Documents you may be interested
Documents you may be interested