5/10/2010
1
© Debra Charlesworth
© Debra Charlesworth
Spring 2010
Spring 2010
An Acrobatic Adventure
An Acrobatic Adventure
Debra D. Charlesworth, PhD
Assistant to the Dean, Graduate School
Debra D. Charlesworth, PhD
Assistant to the Dean, Graduate School
Web Tip
2
Other Seminars –online!
http://www.gradschool.mtu.edu/professional
Introduction to Adobe Acrobat (July 7, 2009)
An Introduction to External Funding (June 4, 2009)
Planned for summer (all will be taped)
Submitting your thesis or dissertation –best for students 
planning to finish in the summer or fall (May 19)
An office full of tips (2008 online now, June 9)
Copyright basics (in collaboration with the Library, June 30)
Using EndNote(in collaboration with the Library, July 14)
3
Change file size of pdf - Compress reduce PDF size in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
C# Code & .NET API to Compress & Decompress PDF Document
adjust file size of pdf; pdf page size
Change file size of pdf - VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Compression and Decompression Control SDK
batch pdf compression; change font size in pdf form
5/10/2010
2
What is a form?
A way to collect information from people
Faculty, staff, students, alumni, companies, etc.
Several ways to disseminate forms
Paper
Electronic (web based, pdf, e-mail response)
Verbal
PDF forms are our focus today
4
Benefits of PDF
Portable Document Format (PDF) is an ISO 
standard, so there are many readers available
Readers for PDF forms are free
The software to create a PDF is generally not free
Adobe Acrobat is probably the most popular commercial 
option for PDF creation
Readers for PDF forms are available on many 
computing platforms (Mac, PC, Linux, Solaris)
5
Differences between PDF forms
Static forms
Display information in an 
unchanging manner
Do not adapt to the user
Dynamic forms
Respond to user input
Display only the information 
that is needed
Displays the entire form 
when file is opened
Can be made in Adobe 
Acrobat or Adobe 
LiveCycle
Fields expand as needed 
to allow user input over 
one line or several
Can only be made in 
Adobe LiveCycle
6
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Divide PDF file into multiple files by outputting PDF file size. Split PDF document by PDF bookmark and outlines. Split PDF file by output file size.
adjust pdf page size; can a pdf file be compressed
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Divide PDF file into multiple files by outputting PDF file size. Split Split PDF File by Output File Size Demo Code in VB.NET. This
pdf reduce file size; best pdf compressor
5/10/2010
3
Where do I get Adobe LiveCycle?
Ironically, you probably already have it!
It’s included with Adobe Acrobat Pro and Adobe 
Acrobat Pro Extended
Used to be called Designer
Full name is Adobe LiveCycleDesigner
Not available on the Macintosh operating system
7
Graduate School Forms –Issues
Students don’t know all of the rules, so their 
forms would be incomplete or incorrect
Multiple forms existed to request the same 
information from different types of students (MS, 
PhD, Meng, Mfor)
We were collecting multiple forms at the same 
time that requested similar information
8
Design Goals for Forms
Combine forms for degree programs
Consolidate forms that are collected at the same 
time
Validateinputandperformcalculations
Validate input and perform calculations
Display fields that are context specific for each 
student
Display fields that can expand as needed
Thesis titles and addresses
9
VB.NET Image: How to Create Visual Basic .NET Windows Image Viewer
2) Dim FormSizeY As Integer = (Me.Size.Height / 2 Height * zoomFactor))) End Sub ' Save The File Private Sub sfd.FileName) End If End Sub ' Change Zoom Level
change font size in pdf form field; pdf font size change
C# PDF Text Box Edit Library: add, delete, update PDF text box in
A web based PDF annotation application able to add text box comments to adobe PDF file online in ASP.NET. Ability to change text size in PDF text box.
best way to compress pdf files; best pdf compression
5/10/2010
4
Continuing Challenges with Dynamic Forms
Not all students have equal access to Reader
Computers in research labs are not always up-to-date
Computers across campus aren’t always patched to the 
most current versions
Alternate operating systems don’t have a reader that is 
compatible with dynamic forms
User error
Ignoring error messages (“Your form is not complete.”)
Training needed initially to reduce confusion
Pushing any combination of buttons to outsmart the form
10
Effect of Dynamic Forms
Eliminated six forms, reducing the number of 
forms that we need to update
Plan to eliminate another three
Significantly reduced incomplete or incorrectly 
completed forms returned by students
Allowed for program specific prompts
Has eliminated program-specific forms in some areas
Tailored warnings to be program specific rather than 
generic blanket statements for all students
11
© Debra Charlesworth
© Debra Charlesworth
Spring 2010
Spring 2010
Form Basics
Form Basics
C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
Allow users to add comments online in ASPX webpage. Able to change font size in PDF comment box. Able to save and print sticky notes in PDF file.
change font size in pdf; pdf change font size
C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Ability to change text font, color, size and location and page, we will demonstrate how to use C#.NET class code to add and insert text to PDF file page.
change font size pdf comment box; pdf custom paper size
5/10/2010
5
Design Tips
Use one font that displays well on a computer 
screen –Myriad Pro is a great font
Consistent layout is important
Items should line up
Questions should be positive
Group items together in a way that makes sense 
to the user
Adjust the “tab order” so that the tab key leads to 
next logical field
13
Good things for all forms
Have users only enter data once
In Adobe Acrobat, form fields with the same name are 
“global” or linked together
In Adobe LiveCycle, “global” can be set for fields as needed
Enter “Name” once and have this propagate to other form 
fields as needed
Validate that data is entered correctly
Give prompts for proper data entry
Phone number: XXX-XXX-XXXX
M-number: M12345678
14
Use Appropriate Form Fields
Text Fields allow data entry of free-form text
Numeric Fieldsallow data entry of numbers
Textallows for instructions
Radiobuttonsareusedtopresentanarrayof
Radio buttons are used to present an array of 
choices when only one choice is allowed (yes/no)
Check boxes are used to present an array of 
choices when more than one is allowed
Drop-down lists are used to present many 
choices when only one choice is allowed
15
C# PDF Convert: How to Convert Word, Excel, PowerPoint, Tiff
no change for image size. Able to adjust and customize image resolution to meet various C# PDF conversion requirements. Conversion from other files to PDF file
pdf page size limit; change font size in pdf text box
C# Tiff Convert: How to Convert PDF, Word, Excel, PowerPoint, Jpeg
C# class code to convert Dicom image to Tiff image file. are suggested to keep the actual size for conversion will tell C# programmers how to change and convert
pdf markup text size; change font size pdf fillable form
5/10/2010
6
Enable Reader Access
Off campus users don’t necessarily have access to 
the full version of Adobe Acrobat
Enabling Reader access will allow users with 
Reader (a free program for PCs and Macs) to save 
the form
Open the PDF file in Adobe Acrobat
Version 9:  Advanced…Extend Features in Adobe Reader
Version 8:  Advanced…Enable Usage Rights in Adobe Reader
16
© Debra Charlesworth
© Debra Charlesworth
Spring 2010
Spring 2010
Static Forms
Static Forms
Create a static form using Adobe Acrobat 
Create a file in program of your choice, leaving 
blanks or lines to enter information
Convert file to PDF using tools in program
Print…Adobe PDF
Acrobat Tab… Create PDF in MS Office
Lay form fields on top of PDF document
To edit the form, go back to the beginning and (in 
some cases) start all over
Form fields can be copy/pasted from one form to another
18
5/10/2010
7
Create a static form using Adobe LiveCycle8.2
Create a new blank form in LiveCycle(File..New)
Drag fields from the Object Library onto the page
Arrange fields as you wish –form is ready when 
youhavethedesiredfieldsontheform
you have the desired fields on the form
To edit the form, open the pdffile in LiveCycle
and edit the fields
There is an option to import a Word document as 
a template, but I’ve had mixed success.
19
Benefits of Using Adobe LiveCycle
Easier form creation and editing
You’re creating a pdffile instead of laying form fields on top 
of a static pdfdocument
LiveCycleincludes some pre-customized fields 
that are very useful
Pull-down calendar
E-mail, phone fields
Once you’ve customize your own fields, you can 
save them to your library and re-use them
20
Disadvantages of Using Adobe Live Cycle
Longer learning curve
Learning Adobe LiveCycle
Learning JavaScript (not necessary for basic static forms)
Forms aren’t always backward compatible
Acrobat 8 is usually fine, but 9 is better
Preview on a Mac doesn’t work and Linux users 
have had difficulties
Layout options for text blocks are basic
21
5/10/2010
8
Limitations of static forms
All parts of the form are visible
We wanted to display context specific information
Forms can’t expand to fit the text students are 
entering into the fields
Thesis and dissertation titles are variable lengths
Addresses can be standard US addresses or extended 
international addresses
22
© Debra Charlesworth
© Debra Charlesworth
Spring 2010
Spring 2010
Form Data
Form Data
Options for obtaining form data from user
E-mail entire form (pdffile) to recipient
Larger file size –includes data and layout information
E-mail form data to recipient
Smaller file size –layout information is excluded
Recipient can import data into form
Recipient can import raw data into spreadsheet
Forms created using LiveCycleexport in xml format
Forms created using Acrobat have xml, txt, and a 
proprietary format (fdf) as export options
24
5/10/2010
9
Exporting Data
Open completed form in Adobe Acrobat
Forms…Manage Form Data…Export Data
Multiple formats are available
TXT(Acrobatforms)
TXT (Acrobat forms)
XML (Acrobat and LiveCycleforms)
FDF (Acrobat forms; can only be opened by Acrobat)
TXT and XML can be opened in Excel
25
In Excel, open the TXT file
First row will contain label for each field
Easiest if you use good names for fields when the form is 
created in Acrobat
Second row will contain data
26
In Excel, open the XML file
27
5/10/2010
10
Drag and Drop Fields to the Spreadsheet
Turning on the “Preview”
option may assist you in
determining which fields you
need in the spreadsheet.
Descriptive names are
important.  
XML is more rigid in LiveCycle,
which leads to better results
28
Importing Data into Spreadsheet
Right-click on
a mapped cell
XML…Import
Navigatetofile
Navigate to file
Import can 
append to
existing data or
replace it
29
Importing Data into a PDF form
Open empty form in Adobe Acrobat
Forms…Manage Form Data…Import Data
Only possible with full PDF files –not reader 
enabledfiles
enabled files
Useful to…
Import data into the same form
Import data into different form with samefields
30
Documents you may be interested
Documents you may be interested