11 
 
 
Follow‐Up Message 
From Mail view, select the message you want to flag. 
Select the Follow Up 
 icon. Select Add or Edit Flag 
from the resulting Menu.  Check the Urgent Priority
Normal Priority, or Low Priority box. Specify the action in 
the Enter a Follow Up Action Box, this can be a brief 
description for the action you will take at the time 
specified for follow up. Enter a date and time in the When 
to Follow Up box.  To set an alarm, check the Set an alarm 
on this message box and fill in the appropriate options. 
Click the OK button when you are finished. The Follow Up 
icon will appear next to the message in the mail 
view and in the header of the message. 
 
 
*Note: To remove a flag from a message, select the 
message, select Follow Up from the Actions menu, and 
select Remove Flag from the resulting menu. 
 
Saving Mail in Folders 
The recommended way to save and organize messages is to file them in folders. 
To save a message in a folder, click on the down arrow next to the 
 button 
and select Move to Folder where you can choose to Move or Copy to a particular 
folder. 
 
Select the desired folder and press the Move button. 
 
Please refer to the ‘Folders’ section of this document to learn how 
to create and delete folders. 
 
 
 
Change page size pdf acrobat - Compress reduce PDF size in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
C# Code & .NET API to Compress & Decompress PDF Document
pdf file compression; change font size pdf form reader
Change page size pdf acrobat - VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Compression and Decompression Control SDK
change font size in pdf form; change page size pdf acrobat
12 
 
 
 
Setting an Out of Office Message 
You can set an out of office message to let others know when you are away from the office. From the mail View Pane
select More, Out of Office
 
 
 
The following window will appear; fill in the appropriate fields and press Enable and Close
 
The Leaving and Returning fields should be set according to the day you want the Out of Office to begin and the day that 
it should end.  
By enabling the checkbox I am unavailable for meetings, the time you have scheduled to be out of the office, will be 
marked as unavailable on your schedule. 
The Standard Notification will be sent once to each address that emails you during the time that you are out of the 
office. The fields for SubjectBody, and Additional body text will all appear in the out of office notification to each 
address that emails you. 
The Alternate Notification can be configured to alert specified recipients of a different out of office message. Complete 
the Subject and Body fields as you have for the Standard Notification. Fill in the To: field just as you would for a new 
message. 
VB.NET PowerPoint: VB Code to Draw and Create Annotation on PPT
other documents are compatible, including PDF, TIFF, MS a callout annoation on the first page of a obj As New RectangleAnnotation() ' set annotation size obj.X
pdf page size limit; advanced pdf compressor
VB.NET PDF: How to Create Watermark on PDF Document within
or image (such as business's logo) on any desired PDF page. Via our PDF Watermark Creator, users are capable of to customize the text font style, size and color
change font size pdf text box; can pdf files be compressed
13 
 
The Exclusions option can be configured to not send the out of office message to specified people or when the subject 
line of an email contains a specified phrase. 
 
Drafts 
When composing a message, it is possible to save the current message and send it out at a later date.  In order to save 
the message in Draft form, click the Save as Draft button.  This automatically stores it in the Drafts folder.  To retrieve an 
unsent message, click on the selection for Drafts from within the Navigation Pane. Double click on the message to open, 
edit, and send. 
 
Sent  
This folder contains all of the messages that have been sent out (new, forwarded, and reply).  As in all views and folders, 
you have the ability to sort by the columns to help you locate a message: by clicking on any heading (Sender, Subject, 
Date, or Size) this will cause the entire chain of mail to organize itself by the respective heading.  
 
 
All Documents 
All Documents is a reference view.  It contains links to all documents that are located in the mail database.  This is a 
useful view for searching purposes.  To organize the list of items, you can click on Who, Subject, Date, or Size to 
organize the column by each respective choice. 
 
Trash 
When messages are deleted from any of the views or folders, they get stored in the Trash folder where they remain until 
the Trash is manually emptied or after the default time of 48hours.  To quickly free up space, you should empty your 
Trash folder regularly.  To delete a message, highlight the message and hit the delete button on the keyboard,  right click 
and select delete, or click on the trash icon.  This will move the document into the Trash.  To empty the trash, select 
Trash from the navigation panel and click on the Empty Trash button. 
Un‐deleting Documents 
While the message is still in the Trash folder, it can be restored to the location from which it was before deletion.  Once 
a document is deleted and before refreshing the database, a document that has been marked for deletion can be un‐
deleted by highlighting it within the Trash and clicking on the Restore button.   
Note: Once the trash has been emptied, the message is permanently gone. 
 
 
Folders 
To create a folder, from the Menu Bar, choose Create, Folder.  
14 
 
 
Type the name for the folder, select  –Folders‐  and click OK. 
The newly created folder will be displayed under the Folder 
section within the Navigation Pane.  
To create a sub‐folder, after typing the name, select an 
existing folder that will be the parent folder to the new sub‐
folder. 
To Delete folders, you must first delete or move all message 
contained within the folder.  Once the folder is empty, right 
click on the folder name in the Navigation Pane and select 
Remove Folder. 
 
15 
 
 
CALENDAR 
The calendar application allows you to organize appointments, events, meetings, reminders, and anniversaries.  
 
Navigating the Calendar 
To open the Calendar, click the Calendar icon             o  n     the Bookmark Bar. Use the calendar format tabs at the top of 
the View Pane to change the number of days the calendar displays. Click the down arrow on the Format Tabs to display 
formatting options. Click the Back and Forward buttons next to the month in the Navigation Pane to cycle through the 
months. Use the slider bars on the right side and bottom of the View Pane to move through the Calendar. Click on 
Today in the Navigation Pane at any time to return to the current date. 
 
Creating a Calendar Entry 
To create a calendar entry click on the down arrow next to the New button and a menu will appear.  From here you can 
choose what type of entry you would like to create; once an option is selected, a form will open.  Fill out the appropriate 
information and then click Save & Close at the top of the window; the entry will then be added to your calendar. 
 
 
 
 
 
 
 
Calendar Entry Types
 
1. Appointment – to schedule time on your calendar. 
2. Meeting – schedule time on your calendar and invite others. See Creating and Sending Meeting Invitations
3. Anniversary ‐ to add an annual event to your calendar. 
4. Reminder ‐ to remind yourself of something at a particular time.  
5. All Day Event ‐ to schedule an entire day or block of days. 
6. Event Announcement – invite others to an event, no invitee reply options. 
 
Note: To change the color of a Calendar Entry, select More from the Actions menu, and select Preferences from the 
resulting menu. Click on the Calendar & To Do tab and click on the Colors tab. Make color selections and click OK.
 
16 
 
 
Dragging to Create A New Calendar Entry 
Drag a Mail message, Calendar entry, or To Do item onto the Calendar icon         on the Bookmark Bar. Select a 
Calendar entry type from the Copy Into dialog box that appears and click OK. The new calendar entry will appear. Fill in 
the information and select options as desired. (If you create a meeting, the names of the people in the original item will 
be copied into the new meeting as invitees.) 
 
Meetings 
 
Accepting a Meeting 
When someone sets up a meeting and includes you on the invitation list, you will receive an e‐mail in your inbox from 
that person.  To accept the meeting and add it to your calendar, simply choose the Accept option from within the e‐mail.  
Upon doing this, Notes will automatically enter the meeting into your calendar.  Whether you choose to accept or 
decline the invitation, Notes will send a notice to the person chairing the meeting to let them know your decision. 
 
 
 
 
 
 
Creating and Sending Meeting Invitations 
To send out a meeting invitation, create a Meeting entry from within the calendar section.  Fill out the appropriate 
information as you would for any other calendar entry, but here you have the option of sending out meeting invitations 
to other people.  To do this, insert the names of those you wish to invite and choose Save & Send when you are done. 
 
 
 
 
 
 
 
 
17 
 
 
 
Editing or Rescheduling a Meeting Entry 
Double‐click the entry you want to edit. Make changes to the entry. Click the Save and Send Invitations button for a 
meeting, or the Save and Close button for all other entries. 
 
Printing a Calendar 
In Calendar, select Print from the File menu or click the Print button on the Universal toolbar. In the Print Calendar 
dialog box, check the Print Calendar box under What to Print. In the Calendar Style List box, select a style for your 
Calendar. Under the Print Range, select From and To Dates. Click the OK button to Print. 
18 
 
 
CONTACTS BOOK 
The Contacts Book is an application used to store information about people you communicate with. To open the 
Contacts Book, click on the Contacts Book 
icon on the Bookmark Bar
 
1. My Contacts – displays all contacts stored in your Contacts Book 
2. By Category – displays contacts organized by category. 
3. By Company – displays contacts organized by company. 
4. Groups – displays a list of groups 
5. Birthdays and Anniversaries – displays all Birthdays and 
Anniversaries stored in your Contacts book 
6. Advanced – contains access to Accounts, Certificates, 
Connections, International MIMR, and locations. 
 
 
 
Viewing Contacts in the Contacts book 
 
Click on My Contacts in the Navigation Pane of the Contacts Book application. A list of contacts store in your Contacts 
book will appear in the view pane. Double click a Contact to open it. 
 
 
*Note: To close a contact, select close from the File Menu, press the Esc key, or click the close button on the Window 
tab
 
Adding A Contact 
 
A new screen will pop‐up, the most important fields to fill in 
are first and last name as well as e‐mail address.  Be sure to 
click Save & Close at the top of the window when you are 
done. 
*Note: To edit a contact, select the contact and click the Edit 
button. 
 
 
19 
 
 
 
Adding a Contact From a Message, a Meeting Invitation, or a To Do Item 
 
Select the mail message, meeting invitation, or To Do document. Select More from the Actions Menu. Select Add 
Sender to Contacts… from the resulting menu. Click OK. 
 
  
 
 
 
 
Creating a Group 
group is a list of users or servers that can be used in Domino Directories, Contact books, access control, mail lists, etc... 
In Contacts, click the groups folder in the Navigation 
Pane. Click the New Group button in the View Pane 
and select Group. Enter a group name in the Group 
box.  Click the down arrow next to Members. Select 
the contacts you want to add to the group and click 
the Add button. Click the space to the left of the 
names for multiple names.  Click the OK button.  Click 
the Save and Close button. 
 
Printing Contact Labels 
 
In the Contacts Book, select the contact names you want to print. (To select names, click the column to the left of the 
names or press Ctrl + A to select all contacts). Select Print from the File Menu. Click on the documents Style tab. Check 
the Print Multiple Documents on each page box. Select the label format and paper type. Click OK button to print the 
labels. 
 
 
 
 
20 
 
 
TO DO LIST 
 
The To Do List Database 
The To Do List allows you to organize personal tasks and assign tasks to others. To open the To Do List, click the To Do 
icon on the Bookmark Bar
 
1. Incomplete – displays To Do items not completed by their due date 
2. All To Do's – displays personal To Do items and items you have assigned to 
others. 
3. Personal – displays only personal To Do items. 
4. Group – displays group To Do items. 
5. By Category – displays To Do items by category 
6. Complete – displays completed To Do items 
 
 
  
Creating a Personal To Do Item 
 
Click the New To Do Item button at the top of the View Pane. Fill out the appropriate information and then click Save & 
Close at the top of the window. 
 
Note: To quickly create a new To Do item, drag a Mail message, Calendar entry, or To Do item onto the To Do icon. 
 
 
 
 
 
 
Marking a To Do Item Complete 
In the To Do List, select the To Do Item you want to mark as complete. Click the Mark Complete button 
Documents you may be interested
Documents you may be interested