Storage formats
E-mail messages and attachments can easily be saved from Outlook directly to M-Files.
The following M-Files functions are available in Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010, and
2013.
Outlook offers the following save options for Save to M-Files:
Figure 107:E-mail messages can be saved to M-Files in many formats.
Outlook message (*.msg)
The e-mail message and any attachments are stored in M-Files in MSG format.The
stored file and its attachments open as a message in Outlook.
Outlook message; separate attachments (*.msg; *.*)
The e-mail message is stored as a multi-file document: message text is stored in MSG
format and the attachments in their native file formats.The stored MSG file opens as a
message in Outlook.The attachments open in the applications associated with the file
format.
Text only; no attachments (*.txt)
The e-mail message is stored as a text file.The stored file opens in, e.g., Notepad.
Attachements are not saved.
Text only; separate attachments (*.txt; *.*)
M-Files® 10
151
M-Files® 10
Pdf change font size - Compress reduce PDF size in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
C# Code & .NET API to Compress & Decompress PDF Document
best compression pdf; can a pdf be compressed
Pdf change font size - VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Compression and Decompression Control SDK
can a pdf file be compressed; change paper size in pdf
The e-mail message is stored as a multi-file document: message text is stored as plain
text and the attachments in their native file formats.The attachments open in the
applications associated with the file format.
MHTML document; no attachments (*.mht)
The e-mail message is stored in M-Files in MHT format.The stored file is opened in a
program that supports reading of MHT files such as Internet Explorer.
MHTML document; separate attachments (*.mht; *.*)
The e-mail message is stored as a multi-file document: the content of the message is
stored in MHT format and the attachments in their native file formats.The attachments
open in the applications associated with the file format.
Save Attachments to M-Files
The Save Attachments to M-Files function stores only e-mail attachments.The attachments
are stored in their native file formats. If an e-mail message contains several files as
attachments, these files are saved as a multi-file document. If the message contains one
attachment, the file is saved as a single-file document.The attachments open in the
applications associated with the file format.
Utilizing Outlook rules
By utilizing Outlook rules, you can easily automate saving certain messages to M-Files,
on the basis of, for instance, the message's sender or subject. Example: you can specify
that all proposals sent are to be saved to M-Files on the basis that the subject contains
the word proposal.
You can find the Outlook rules in the Tools menu (select Rules and Alerts).The rules are
user-specific.
Note:The best practice normally is to move a copy of the message to M-Files, in which
case the actual message remains in the original folder, such as the Inbox or Outbox
folder.
152
6 M-Files Functions in Microsoft
Office and AutoCAD
6 M-Files Functions in Microsoft
Office and AutoCAD
C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Powerful .NET PDF edit control allows modify existing scanned PDF text. Ability to change text font, color, size and location and output a new PDF document.
change font size pdf document; pdf compression settings
C# PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in C#.
Able to edit and change PDF annotation properties such as font size or color. Abilities to draw markups on PDF document or stamp on PDF file.
compress pdf; pdf compressor
Figure 108:You can utilize Outlook rules to automate saving of the desired messages to M-Files.
If Outlook is not open when the user receives a message that would be saved to M-Files
according to the rule, M-Files will suggest "Save pending messages now" when Outlook
is opened the next time.
Saving messages in M-Files folders
In addition to using the Save to M-Files function, you can save messages to M-Files by
using M-Files folders.This offers several additional features for saving messages:
•You can save messages quickly and easily by dragging them to M-Files folders in
Outlook.
•M-Files folders are automatically available to you in Outlook if M-Files (7.0 or higher)
has been installed on your computer. Automatically used M-Files folders correspond to
the M-Files vaults to which you have added a document vault connection.
•The messages are always copied from their original folder in Outlook: messages are
not removed from their original Outlook folder when you move them to the M-Files folder.
•You can specify automatically populated metadata for each M-Files folder.
M-Files® 10
153
M-Files® 10
C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
Allow users to add comments online in ASPX webpage. Able to change font size in PDF comment box. Able to save and print sticky notes in PDF file.
pdf paper size; adjust pdf size
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
PDF document, keeps the elements (like images, tables and chats) of original PDF file and maintains the original text style (including font, size, color, links
pdf page size dimensions; change font size pdf form
The above functions are available in Microsoft Outlook 2007, 2010, and 2013.
Automatically populated metadata
You can specify automatically populated metadata (properties), added to e-mail messages
when you save them to M-Files.The definition is done separately for each M-Files folder,
which means that for each folder there are certain properties defined that are added to
e-mail messages whenever they are saved in the relevant M-Files folder.
Note: In order for this feature to be utilized, the message must be saved by dragging it
to the M-Files folder.
The following functions are available in Microsoft Outlook 2007, 2010 and 2013.
You can find the Specify M-Files Properties function in Outlook by right-clicking the
M-Files folder.
Figure 109: Properties dialog for setting up automatically populated metadata.
By utilizing folder-specific M-Files properties, you can, for example, automatically associate
related messages with a certain project. For instance, if you provide a folder with the
property Project and give it the fixed value Zenith Construction Project, messages in that
154
6 M-Files Functions in Microsoft
Office and AutoCAD
6 M-Files Functions in Microsoft
Office and AutoCAD
Generate Barcodes in Web Image Viewer| Online Tutorials
Change Barcode Properties. Select "Font" to choose human-readable text font style, color, size RasterEdge OCR Engine; PDF Reading; Encode & Decode JBIG 2 Files;
change page size pdf; adjust size of pdf file
C# PDF Field Edit Library: insert, delete, update pdf form field
Able to add text field to specified PDF file position in C#.NET class. Support to change font size in PDF form. Able to delete form fields from adobe PDF file.
change page size of pdf document; best pdf compression tool
folder are automatically associated with Zenith Construction Project. Alternatively, if you
wish to save all job applications in the Job applications class, select the folder property
Class and set its value to be Job applications.
You may also specify M-Files folder properties to be read from the e-mail message itself.
In addition, you can specify whether the metadata card is to be displayed when messages
are saved in the M-Files folder.The metadata card should be displayed if you wish to
check or modify automatically populated metadata during saving, or if you have not defined
any folder-specific properties.
M-Files subfolders
You can create M-Files subfolders under main-level M-Files folders that are in use
automatically. Automatically used M-Files folders correspond to the M-Files vaults to
which you have added a document vault connection. If you are using only one M-Files
vault (e.g., Company), you have only one automatically used M-Files folder (Company)
on the main level, under which you can create subfolders.
You can specify automatically populated metadata for M-Files subfolders in the same
way as for main-level folders. Messages saved in a subfolder are saved in the M-Files
vault on the basis of the main folder.
Note: If you create a folder directly on the main level, you create a normal Outlook folder,
for which you cannot specify M-Files properties.
Specifying common M-Files folders
You can also specify that the M-Files subfolder you created is common to all users, in
which case the folder will be displayed in Outlook to all users. A common M-Files subfolder
can be created and specified by a user with at least the right to manage common views.
When the user drags a message to a common folder, the message automatically receives
the metadata (properties) that have been specified for the common folder.
Associating messages with customers and contact persons
The M-Files administrator can use M-Files Server Administrator to specify that messages
are automatically associated with contact persons and/or customers saved in M-Files,
on the basis of the sender and recipient information. In this case, a message from, for
example, matt.bay@estt.com can be automatically associated with the contact person
Matt Bay and the customer ESTT.
When the user is saving an e-mail message to M-Files in Outlook, M-Files looks for
similarity between the e-mail addresses in the message and the properties that have
been specified in M-Files Server Administrator. On the basis of similarity and the properties
specified by the administrator, M-Files automatically associates the message with
M-Files® 10
155
M-Files® 10
VB.NET Image: Visual Basic .NET Guide to Draw Text on Image in .
Please note that you can change some of the LoadImage) Dim DrawFont As New Font("Arial", 16 provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
reader shrink pdf; pdf change font size
C# Image: Use C# Class to Insert Callout Annotation on Images
including GIF, PNG, BMP, JPEG, TIFF, PDF & Word projects; Easy to set annotation filled font property individually an easy way; C# demo code to change the filled
change file size of pdf document; pdf files optimized
customers and/or contact persons when the message is saved in the M-Files folder in
Outlook.
This automation takes place on a vault-specific basis (with a vault-specific M-Files folder
in Outlook), so it applies to all subfolders of the M-Files folder in question.
Note:The association is possible only if the message is saved in Microsoft Outlook 2007,
2010, or 2013.
Note:The message must be saved via the Save to M-Files function or by dragging the
message to the M-Files folder in Outlook. If you drag the message directly to the M-Files
user interface, it will not be associated with the customer or contact person.
E-mail integration settings
In M-Files Server Administrator, you can make vault-specific specifications concerning
the type of contact person or customer information to be associated with e-mail messages.
M-Files will look for similarity according to contact persons and customers.
Figure 110:The M-Files E-Mail Client Integration Settings dialog.
156
6 M-Files Functions in Microsoft
Office and AutoCAD
6 M-Files Functions in Microsoft
Office and AutoCAD
Contact persons
M-Files looks for a full match with a contact person's e-mail address. M-Files will associate
the message with the contact person Matt Bay if Matt Bay's properties have exactly the
same e-mail address as the message does (matt.bay@estt.com).
Customers
If customer information has been specified in the e-mail integration settings:
1. M-Files looks for customer matches via the contact person (the Customer object type
must be the owner of the Contact person object type): M-Files will associate the
message with the customer ESTT if Matt Bay is the contact person for ESTT.
2. M-Files also looks for similarity between the domain name in the e-mail address and
the customer's properties: M-Files will associate the message with the customer ESTT
on the basis of the e-mail address domain, matt.bay@estt.com or
patsy.bay@estt.com, if the domain estt.com can be found in the customer's properties.
The message will not be associated with any contact person in this case, unless a full
match is found with the contact person information.
The M-Files flag
The M-Files flag, shown in Outlook's message list, indicates that you have already saved
the message to M-Files.
If some other user (for instance another recipient) has saved the same message to
M-Files, M-Files prompts you to confirm whether you wish to save that message again.
Even if you do not save the message again, the M-Files flag will now be displayed in
Outlook for that message.
With the Update M-Files Status function (in the message's context menu), you can easily
display all M-Files flags. Also messages saved in M-Files by other users will then have
an M-Files flag in Outlook.
6.3 Functions in AutoCAD and AutoCAD LT
The M-Files functions accessible directly in AutoCAD and AutoCAD LT make it easy to
work with CAD drawings.You can access the functions from the File menu or the M-Files
menu.The menus may look a little different, depending on the version of AutoCAD or
AutoCAD LT in use.
The following M-Files functions are available in Autodesk AutoCAD and AutoCAD LT
versions 2007–2014.The functions are also available in discipline-specific products based
on these versions of AutoCAD, such as AutoCAD Architecture, AutoCAD Civil 3D,
AutoCAD Map 3D, and AutoCAD MEP.
M-Files® 10
157
M-Files® 10
6.3 M-Files functions in AutoCAD and AutoCAD LT are:
•Open from M-Files
•Save to M-Files
•Check Out
•Check In
•Undo Checkout
For more information about these functions, see Functions in Word, Excel, and PowerPoint
on page 145
6.3 Properties
For more information about this function, see M-Files Properties on page 148
6.3 Insert Field
With the Insert Field function, you can add M-Files metadata to drawings along with
AutoCAD fields.The M-Files metadata fields are located in the M-Files field category in
the Field selection dialog in AutoCAD.
For more information, see Insert M-Files Property on page 148.
158
6 M-Files Functions in Microsoft
Office and AutoCAD
6 M-Files Functions in Microsoft
Office and AutoCAD
7 M-Files Server Administrator
This chapter describes the functionality of the M-Files Server Administrator by examining
the tree structure and the Action menu of the application.
This tool is used for the administration of M-Files Server and related issues.The application
can be used to specify the settings for several document vaults, which are displayed in
a tree structure.
M-Files Server is the backbone of the M-Files system. It saves all objects (such as
documents, employees, and customers), controls access rights, registers modifications
made to objects (version history), and allows the system administrator to configure
connections also to other systems (such as a customer registry). Basically, the M-Files
Server application saves and controls all information related to the M-Files system.
Technically, M-Files Server, like M-Files Client, is a service.This means that M-Files
Server starts automatically when the server computer starts.The M-Files server software
is run even if there are no users logged in on the computer running the M-Files server
software.
Figure 111:All levels of server administration dealt with in this chapter can be found under M-Files Servers.
M-Files® 10
159
M-Files® 10
7 M-Files Server Administration terminology
The document vault is managed with M-Files Server
Administrator.This is where you can add users to the
Vault
document vault, change the metadata structures of
objects, and edit views visible to all users. Also refer
to the table Daily M-Files terminology on page 32.
The M-Files Server login account that is used to log
in to M-Files Server and on the basis of which a new
user can be added to the document vault.
Login account name
The M-Files user, who, at the server level, can be
either a regular user or a system administrator. Users
User
can be added to the desired document vaults, and a
user's document vault administration permissions
depend on the document-vault-level roles assigned to
the user. On the document vault level, roles mainly
determine the user's permissions to document vault
administration. A regular user's basic permissions are
also assigned by means of roles.
Users can be grouped into external and internal users.
For example, you can define your customers as
external users. External users can only see and access
documents and objects specifically marked for them.
By default, they do not have permissions to view any
documents.
A system administrator is a user who has been
assigned the role of system administrator. A system
System administrator
administrator automatically receives all permissions
to every document vault, i.e., basically he can perform
all possible functions in M-Files. A system
administrator can add the role of system administrator
to any other user. However, a system administrator
cannot log in to a document vault if he has not been
added as a user of that particular vault.
You can create user groups on the M-Files server to
which individual users can be added. Each user
User group
automatically belongs to the user group All internal
and external users. In addition, each internal user
automatically belongs to user group All internal users.
User groups are specified on the document vault level.
User groups can be used to define the permissions to
160
7 M-Files Server Administrator
7 M-Files Server Administrator
Documents you may be interested
Documents you may be interested