51 
The following example illustrates the similar behaviour. 
Project ID 
... Sending 
Organisation 
ID 
Sending 
Organisation 
Legal Name 
... Sending 
Organisation 
Erasmus Code 
Sending 
Organisation 
Postal Code 
... 
... * 
... * 
... 
2014–1–
BE01–
KA101–
00001 
... BEN 
Beneficiary 
Organisation 
... NL AMS01 
BE–1000 
... 
... 
... ... 
... 
... ... 
... 
... 
2014–1–
BE01–
KA101–
00001 
... BEN 
Beneficiary 
Organisation 
... B BRU01 
BE–1000 
... 
2014–1–
BE01–
KA101–
00001 
... BEN 
Beneficiary 
Organisation 
... NL AMS01 
BE–1000 
... 
Please notice that in the last example the beneficiary organisation data will change twice 
during the import process. Once – the “Sending Organisation Erasmus Code” will be 
changed from “NL AMS01” to “BE BRU01” and then, at the very last row, the address 
will be changed back to its original value of “NL AMS01”. 
More scenarios are illustrated in the following chapters. 
ID fields 
The data template files contain 5 ID fields. They play a very important role in the data 
import process. The table below presents all the ID fields with their characteristics. 
Please note that the beneficiary ID should always be provided BEFORE the 
import/export of data is used. 
Field name 
Mandatory? Description 
Project ID 
Yes 
Grant agreement number also called project number, i.e. 2014–1–BE01–
KA101–00001. In the same project this field must always contain the 
same value. 
Participant ID 
No 
Unique identifier for a participant of the mobility. It can be a national ID 
(recommended identifier), student ID or any other ID that identifies one 
Pdf form change font size - Compress reduce PDF size in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
C# Code & .NET API to Compress & Decompress PDF Document
change paper size pdf; advanced pdf compressor online
Pdf form change font size - VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Compression and Decompression Control SDK
change font size in fillable pdf form; adjust pdf size
52 
participant from another. Uniqueness of the value of this field will not be 
checked during the import. 
Mobility ID 
Yes 
Any unique identification of a particular mobility, i.e. 0001MOB01, 
NL–GB–John 
Sending 
Organisation 
ID 
Yes 
Unique alphanumeric string identifying the sending organisation in the 
mobility.  
It is recommended using the Erasmus code (e.g., A WIEN01) in the case 
of the partner
organisation
being a higher education institution holding a 
valid Erasmus Charter for Higher Education ECHE (for manual data 
entry in Mobility Tool+, the change has to be done in the 
"Organisations" menu). 
Receiving 
Organisation 
ID 
Yes 
Unique alphanumeric string identifying the receiving organisation in the 
mobility. 
It is recommended using the Erasmus code in the case of the partner
organisation
being a higher education institution holding a valid 
Erasmus Charter for Higher Education ECHE (for manual data entry in 
Mobility Tool+, the change has to be done in the "Organisations" menu). 
Sending and Receiving Organisation IDs 
The list of Organisation IDs (either sending or receiving) that already exist in the tool can 
be found on the "Organisations" page described in the other chapter of this manual. The 
list of organisations may include a single organisation, i.e. the beneficiary organisation, 
or may include sending and receiving organisations. 
It is suggested that the list of partner organisations is exported and the codes of the 
partners are used in the mobilities template file for the import process. However, there 
the list of partner organisations cannot be imported the same way the mobilities are. 
We recommend using the Erasmus Code (e.g., A WIEN01) as an organisation ID where 
the Erasmus Code is applicable, i.e. for higher education institutions holding an ECHE. 
Data import scenarios 
Let’s analyse few scenarios that illustrate in details the logic behind the ID fields and 
how the system interprets their use. 
C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Powerful .NET PDF edit control allows modify existing scanned PDF text. Ability to change text font, color, size and location and output a new PDF document.
change font size pdf form; change font size pdf form reader
C# PDF Field Edit Library: insert, delete, update pdf form field
Able to add text field to specified PDF file position in C#.NET class. Support to change font size in PDF form. Able to delete form fields from adobe PDF file.
change font size pdf; pdf file compression
53 
The following scenarios describe some data import use cases you may come across in the 
daily management of your mobilities. Some of them lead to unwanted results. Please read 
this chapter carefully as it may save you a lot of time and help you avoiding stressful 
situations. 
Scenario 1 – data import to an empty project – sending organisation different than the 
beneficiary organisation 
This example illustrates a situation, where a sending organisation is different than the 
beneficiary organisation. 
Let’s assume you just received the invitation from Mobility Tool+ to work with your 
project. You login to ECAS with your username or email address and password. The 
website doesn’t contain any information about project mobilities. You may or may not 
already have some partners defined in the project. 
You go to Mobility Tool+ website, "Mobilities", choose “Import – Export” option, then 
"Export" to download the exported data. The files are almost empty – they contain only 
two rows – the field names and their specification – the files do not contain any mobility 
or partner data. 
You open the file in a program of your choice (please read remarks regarding software at 
the end of this chapter) and fill in all required fields, taking into consideration the list of 
codes from the "Mobility Tool+ Data Dictionary" file, format of the fields (please pay 
special attention to the date format) and ID codes described earlier. You save the file in 
CSV format and import the file via the website. 
The result of the successful data import is the following: 
 Minimum two new partners are created with the organisation IDs and partner 
organisation details specified in the import file (sending and receiving partner).  
 Minimum one mobility is created. 
C# PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in C#.
Able to edit and change PDF annotation properties such as font size or color. Abilities to draw markups on PDF document or stamp on PDF file.
change file size of pdf; adjust size of pdf file
C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
Allow users to add comments online in ASPX webpage. Able to change font size in PDF comment box. Able to save and print sticky notes in PDF file.
reduce pdf file size; pdf page size limit
54 
Scenario 2 – data import to an empty project – beneficiary organisation as the sending 
partner 
Let’s assume you just received the invitation from Mobility Tool+ to work with your 
project. You log in to ECAS with your username or email address and password. The 
website doesn’t contain any information about mobilities. You may or may not already 
have some partner organisations in the project and you want to make sure your 
beneficiary organisation is used to create mobilities during the import process. 
You go to "Organisations" page to display the list of organisations in your project. You 
click the pencil icon to edit your organisation and enter a value for “Organisation ID” 
field – if the Organisation ID field is blank, as presented in the screenshot below. For the 
purpose of a demonstration, value BEN is used in the Organisation ID field. The same 
partner data can be obtained by exporting partner details. 
Next, click "Mobilities", choose “Import – Export” option and download the file template 
(click "Export" link). The file is almost empty – contains only two lines – the field names 
and their specification – it does not contain any project data. 
You open the file in an editor of your choice (please read remarks regarding software at 
the end of this chapter) and fill in all required fields, taking into consideration the list of 
codes from the "Mobility Tool+ Data Dictionary" and format of the fields (please pay 
special attention to the date format) and ID codes described earlier. In sending 
organisation part of the template file you use data of your own organisation, making sure 
that “Sending organisation ID” contains value BEN. 
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
PDF document, keeps the elements (like images, tables and chats) of original PDF file and maintains the original text style (including font, size, color, links
change font size pdf text box; adjusting page size in pdf
Generate Barcodes in Web Image Viewer| Online Tutorials
Change Barcode Properties. RasterEdge OCR Engine; PDF Reading; Encode & Decode JBIG 2 Files; Compress & Twain Scanning; DICOM Reading; Form Recognition & Processing
pdf change font size in textbox; pdf custom paper size
55 
The result of the successful import is following: 
 Minimum one new organisation is created with the organisation ID and organisation 
details specified in the import file (receiving organisation). 
 Minimum one mobility is created 
Notice that in this case, your beneficiary organisation (organisation ID BEN) was used as 
the sending organisation. 
You may also notice that unless you entered your organisation details in the import file 
exactly as they were on the website, the organisation data is updated. Please refer to the 
next scenario for more details on how to update data using the import process. 
Scenario 3 – data import to a project with mobilities – adding new and updating existing 
information entered via graphical user  
Let’s assume that you already worked with your project and added some data using the 
website. You have added some organisation with their respective organisation IDs and 
created some mobilities with mobility IDs. You decided to work with the data outside of 
the tool using external editing software. You click "Mobilities", choose “Import – 
Export” option and download the project data. You open the file in the text editor or a 
spreadsheet editor of your choice and notice that both the organisation and the mobilities 
have IDs.  
You decide to update some information about the participants and add more mobilities. 
You add mobility and organisation IDs in the respective columns – you reuse the 
organisation IDs as you have the same sending partner for all your mobilities. Finally, 
you import the data. 
The result is following: 
 You login to the tool and notice that organisation information remained unchanged as 
you didn’t change any partner data in the import file 
 You notice that the list of mobilities is longer than previously – there are new 
mobilities that you defined in the import file. 
VB.NET Image: Visual Basic .NET Guide to Draw Text on Image in .
for example, a VB.NET Windows Form application. Please note that you can change some of the provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
can a pdf file be compressed; pdf change font size
Generate Image in .NET Winforms Imaging Viewer| Online Tutorials
Change Barcode Properties. Multi-page Tiff Processing; RasterEdge OCR Engine; PDF Reading; Encode & JPEG 2000 Files; Twain Scanning; DICOM Reading; Form Recognition
can a pdf be compressed; pdf compress
56 
Highlights from the described scenarios 
To update organisation information use the same organisation ID in the import file as the 
organisation ID you find in the organisation details on the Mobility Tool+ website. 
Similarly, to update mobility information use the same mobility ID in the import file as 
the mobility ID you find on the "Mobilities" page. 
Error handling 
Every failed import process generates a message on the website and a log file for details. 
The log file can be downloaded by clicking on the link in the error message on the 
website. 
As it was already mentioned earlier, unless all the data in the imported file is in the 
correct format, nothing will be stored in Mobility Tool+ (“All or None” approach). 
The error log file has almost exactly the same structure as the imported file – it contains 
field headers and their specifics (whether the field is mandatory or a code must be used) 
with an additional field at the beginning of the file – Line Number (please notice the line 
number is different than the Excel's row number). The other difference is that instead of 
data it contains descriptions of errors from the import process. Each error is linked to a 
specific field in a specific row of the imported file. Using the row number and the error 
in the specified field it is easy to locate the problematic entry in the imported data file. 
Please notice that columns in the error log are shifted left by 1 columns comparing with 
the import data file. 
A sample of the error file is presented on the screenshot below. 
In order to fix problems in the import process, all fields marked in the error log must be 
corrected. 
57 
The most important rules for successful data import 
The following is a non–exhaustive list of example requirements for successful data 
import: 
 The file must use the standard template. For the best results, always export the 
existing data first (or an empty file if none exists), enter and/or update the data in this 
file and then re-import it 
 The file must be in the CSV format and encoded in UTF-8 – please read the next 
chapter for more information about text editors 
 Project agreement number must be the same as the active project on the website. 
Import of data for multiple projects at once is not possible in Mobility Tool+ 
 Organisation ID and Mobility ID must be always provided 
 In order to avoid duplicated mobilities the mobility ID should be unique in the 
imported file 
 All mandatory fields must be provided 
 All fields must have a correct format 
 All codes must be correctly used (please refer to the "Mobility Tool+ Data 
Dictionary" document). 
 The mobility end date must be later than the start date 
6.6.3. Text and spreadsheet editors 
There are many examples of text or spreadsheet editors available on the market. This 
paragraph will not extensively cover any particular example of software but will provide 
few use cases for Microsoft Excel 2010. We will focus on the most typical examples of 
issues that might affect data import process into Mobility Tool+. 
When in doubt you can always check your imported or exported data in some simple text 
editors that support clear text format and UTF-8 encoding, i.e. Notepad++. 
UTF–8 
As mentioned already in this chapter, Mobility Tool+ import process respects national 
characters in the import data file. The requirement is that the data file must be in UTF–8 
encoding standard. Otherwise, some national characters may be displayed incorrectly on 
the website and in the export files. 
Note: 
58 
Microsoft Excel 2010 does not save CSV files in UTF–8 encoding by default. More 
information on Microsoft Excel and saving CSV files in UTF-8 encoding can be found in 
chapter 10.2.1. 
Saving CSV file format from Excel 2010 
Microsoft Excel 2010 is capable of opening and saving files in CSV format. However, 
whilst opening the file is rather straightforward (see troubleshooting section if your Excel 
doesn’t respect CSV field separators used by Mobility Tool), saving files in CSV format 
may require little bit more attention. Here are the steps to ensure that the data is saved in 
a proper format. 
1. When you finish file editing in Excel, select menu “File” and click “Save & Send”. 
2. Click “Change File Type”, select “CSV (Comma delimited) (*.csv)” and click “Save 
As” button. 
3. Select file name and make sure “Save as type” list have “CSV (Comma delimited) 
(*.csv)” option selected. Click “Save” button to confirm. 
4. Excel will display a compatibility warning. Click “Yes” button to save. 
Long numerical values 
Some spreadsheet editors may shorten your long numerical values, for example a phone 
number 3212351234567 to a format of 3.12E+12. Pay special attention to the long data 
entries because unless the type is changed to text, the imported data will contain 
3.12E+12 in the phone number field and the import process will fail due to unexpected 
value (E). 
Auto–completion during writing 
Some software offers auto completion during text editing which may create some 
problems. Automatically corrected by Microsoft Excel values may not be accepted 
during the data import. In Excel, the auto–completion can be disabled in menu File, then 
Options, Proofing, “AutoCorrect Options…” button, “Math AutoCorrect” tab, deselect 
“Replace text as you type”. 
59 
60 
7. P
ARTICIPANT REPORTS
Participant reports provide information about the Erasmus+ projects participants' 
experience. Each participant receives an invite to fill in the participant report at the end 
of their mobility period. The message sent to the email address indicated in the details of 
the participant's mobility includes a link to a website. The link starts with the following 
web address:  
http://ec.europa.eu/eusurvey/
The participant report has a form of a web-based questionnaire with different types of 
questions – single choice, multiple choices, and matrix-type of questions.  
The reporting is handled by EUSurvey tool, developed and managed by the European 
Commission. 
7.1. How to request participant reports? 
Mobility Tool+ sends out requests for participant reporting automatically after the end of 
the mobility period, as indicated in the "End date" field of the mobility details. 
When the report is in status "REQUESTED", the report can be re-requested. To re-send 
the report request, login to Mobility Tool+ and open your project details. Click 
"Mobilities" from the top menu. Select "List Mobilities" from the contextual menu. Edit 
the mobility details and click button "Re-Send" in the "Participant Report" section, as 
presented in the screenshot below. 
When the mobility period is not over or when the participant report is already in status 
"SUBMITTED" re-sending participant report is not available. 
7.2. How to check participant report status? 
The status of the report is displayed on the page "Mobilities". There are 3 types of status 
in the system: 
 NONE – no invite for a report has been sent yet 
Documents you may be interested
Documents you may be interested